Datos, privacidad y controles de modelos en Teams

Esta es la página que puedes enviar a quien deba aprobar el uso de Scholarly: una persona encargada de revisar la seguridad, un responsable de TI o un contacto de compras. Explica qué ocurre con el material de tu equipo, qué controla un administrador, qué puede ver y qué se mantiene privado sin importar quién lo solicite.

Los detalles legalmente vinculantes se encuentran en la Política de privacidad. Esta página describe cómo funciona el producto.

Qué hace Scholarly con el material de tu equipo

Tus fuentes se procesan para ofrecer las funciones que solicitas. Cuando alguien genera una guía de estudio a partir de un manual, ese manual se lee para producir esa guía. Cuando alguien hace una pregunta basada en sus fuentes, se leen las fuentes pertinentes para responderla. Ese es todo el alcance.

El contenido privado del usuario no se usa de forma predeterminada para entrenar modelos de IA de propósito general. Cualquier programa opcional de entrenamiento requeriría un consentimiento informado y por separado. Además, los datos de servicios conectados, como los archivos de Google Drive, siguen sujetos a sus propias restricciones más estrictas en todos los casos. Los Términos de servicio de Scholarly lo establecen directamente. Consulta los Términos de servicio y la Política de privacidad.

Ejecutar un modelo de IA para responder a tu solicitud no es lo mismo que entrenar un modelo con ella. Esta distinción es importante en una revisión y es la que más suele pasarse por alto.

Elegir qué modelos de IA puede usar tu equipo

Los administradores configuran la política de modelos para todo el equipo en Equipo → Facturación → Plan y modelos de IA.

Por modelo o por nivel

El catálogo enumera todos los modelos agrupados por la empresa que los desarrolla: OpenAI, Anthropic, Google, xAI, Meta y un grupo aprobado de modelos de código abierto de Mistral, Z.ai y Moonshot AI. Incluye detalles sobre alojamiento y retención de datos cuando están disponibles. Puedes:

• Buscar en el catálogo por nombre del modelo o de la empresa.
• Filtrar por Todos, Habilitados o Deshabilitados.
• Ver cuántas herramientas de creación admite cada modelo para saber qué afecta realmente desactivarlo.
• Consultar un resumen actualizado, "X de Y modelos disponibles para los miembros", para conocer el alcance de una política sin tener que adivinar.

Los controles más amplios abarcan niveles en lugar de modelos individuales: el nivel de modelos Premium, el grupo de modelos de vanguardia y el catálogo ampliado de código abierto, que incluye opciones más allá de la selección predeterminada.

Una política solo puede restringir el acceso

Esta es la regla que evita sorpresas en ambos sentidos:

Una política del equipo solo puede restringir el acceso; no desbloquea modelos de pago para una cuenta Free. Las licencias de pago, incluidas las de Premium, pueden usar los modelos de vanguardia compatibles para crear contenido al costo en créditos indicado, salvo que la política del equipo los bloquee. Habilitar un modelo elimina esa restricción de la política; no hace que el modelo esté disponible en una herramienta con la que no es compatible.

Exigir retención cero de datos

Si tu organización tiene una política de manejo de datos que no permite que los proveedores retengan los datos de las solicitudes, activa Exigir retención cero de datos en el mismo lugar.

Qué hace: solo siguen disponibles para el equipo los modelos cuya vía de acceso al proveedor está aprobada para la retención cero de datos. Todos los demás quedan bloqueados para cada miembro, sin necesidad de indicarles qué modelos deben evitar.

Qué modelos siguen disponibles: suficientes para trabajar. La retención cero de datos reduce el catálogo sin dejarlo vacío. Siguen disponibles modelos de más de un proveedor tanto en el chat como en las herramientas de creación. La selección exacta se muestra en tiempo real en el catálogo al filtrar por Habilitados, lo que ofrece una respuesta más confiable que cualquier lista escrita aquí.

El motivo por el que una opción no está disponible siempre está claro. Un modelo bloqueado indica qué regla lo bloqueó: Bloqueado por la regla de retención cero de datos, Bloqueado por la regla de modelos de vanguardia, Bloqueado por la regla de modelos Premium o Bloqueado por la regla del catálogo de código abierto. Los administradores ven el motivo en lugar de una ausencia sin explicación, de modo que pueden resolver una duda sobre la política de un vistazo.

Los modelos que no forman parte del conjunto de retención cero muestran una advertencia clara de que su proveedor puede retener los datos de las solicitudes según el acuerdo con el proveedor. Así, el administrador decide con los datos en pantalla, sin depender de su memoria.

Dónde se ejecutan los modelos

Scholarly distribuye las solicitudes entre modelos de varios laboratorios de IA, incluidas opciones de código abierto y opciones alojadas en la UE para equipos sujetos a requisitos europeos de protección de datos. Todas las opciones de código abierto están alojadas en Estados Unidos, y el catálogo indica la ubicación del alojamiento cuando se conoce.

La razón práctica de esto no es ofrecer variedad por sí misma, sino continuidad. Si un proveedor no está disponible, otro modelo habilitado puede permitir que el equipo continúe. La disponibilidad sigue dependiendo de la función, tu plan y la política de modelos del equipo. Un espacio de trabajo conectado a un único proveedor no tiene esa opción.

Si tu organización necesita que todos los modelos estén alojados en una región específica, conviene hablarlo con nosotros antes de implementar Scholarly. Consulta Con quién contactar más abajo.

Qué pueden y qué no pueden ver los administradores

Los informes de adopción se encuentran en Equipo → Resumen → Actividad. Responden a las preguntas "¿El equipo está usando esto?" y, en el caso de las clases compartidas con el equipo, "¿Quién la terminó?". Nada más.

Qué muestran

Durante los últimos 30 días, con una opción de 7 días, agrupado por día UTC:

Métrica	Qué cuenta
Miembros activos	Miembros con actividad registrada durante el período
Creaciones	Creaciones completadas, desglosadas por tipo: tarjetas de estudio, podcasts, notas de reunión, videos explicativos, diapositivas, documentos, guías de estudio, hojas de ejercicios, hojas de cálculo, investigaciones, infografías, mapas mentales y más
Generaciones con IA	Acciones de generación utilizadas
Mensajes de chat	Mensajes enviados
Sesiones de estudio	Actividad de estudio

Hay una vista de actividad a lo largo del tiempo y un desglose por miembro, para que puedas distinguir entre un usuario entusiasta y un equipo que ha adoptado la herramienta.

Progreso en las clases compartidas

En un plan de equipo de pago, Clases compartidas, dentro de Actividad, enumera las clases en video y los podcasts compartidos con el equipo. Abre uno para ver, por cada miembro actual que lo haya abierto:

• cuándo lo abrió por primera vez,
• hasta dónde llegó, según el punto más avanzado que alcanzó,
• si lo terminó, es decir, si llegó al final, y cuándo,
• su resultado en las preguntas integradas en el video de la clase: los aciertos de su mejor intento sobre el total, cuántos intentos hizo y qué preguntas respondió correctamente.

Los Propietarios y Administradores ven esta información de todas las clases compartidas con el equipo y pueden Descargar CSV. La persona que creó la clase ve la misma tabla de su propia clase desde Compartir → Ver quién terminó, sin la columna de correo electrónico ni la opción de descarga. Los Miembros no ven los resultados de los demás.

Este es el único lugar donde los informes identifican el material por su nombre, y es deliberado: solo abarca clases que alguien decidió compartir con el equipo o guardar en un proyecto propiedad del equipo, solo enumera a las personas que actualmente pertenecen al equipo y nunca incluye nada que se haya mantenido privado. Las preguntas que se muestran son las de la propia clase, no algo que haya escrito un miembro.

Qué no muestran

• Títulos de trabajos privados o personales. Los únicos títulos en los informes son los de clases que ya se compartieron con el equipo.
• Prompts, instrucciones o mensajes de chat. Nunca se muestran a un administrador.
• Fuentes o creaciones privadas. No hay ninguna vista de administrador, exportación ni mecanismo de acceso excepcional que permita abrir el trabajo privado de un miembro, y una clase privada no tiene informe de progreso.
• Tiempo de visualización o atención. "Terminada" significa que el reproductor llegó al final; no demuestra que alguien haya visto cada minuto. Scholarly no registra saltos en la reproducción, pestañas inactivas ni tiempo en pantalla.

Los recuentos de uso se agrupan por diseño. Los informes le indican al administrador si el equipo está adoptando Scholarly y quién ha terminado la capacitación que recibió, no lo que escribió cada persona. Tampoco hay un saldo de créditos del equipo ni un informe de costo por acción, porque los límites son por persona.

Qué se mantiene privado dentro de un equipo

Unirte a un equipo no expone tu cuenta a los demás.

• El contenido personal es privado desde el inicio. Todos en [team name] comparte un elemento con el equipo. El material también puede ser accesible si se guarda en un proyecto compartido o propiedad del equipo. Cualquier persona con el enlace permite acceder al contenido sin que aparezca en listados públicos; Público permite descubrir el contenido que cumpla los requisitos en Explorar y en las búsquedas.
• Los chats y las memorias de los proyectos nunca se comparten. Incluso en un proyecto propiedad del equipo, cada miembro tiene sus propios chats privados y sus propias memorias privadas. Ningún otro miembro, propietario del proyecto ni administrador puede leerlos.
• Los controles de administrador definen políticas, no conceden acceso. Un administrador puede decidir qué modelos puede usar el equipo, exigir retención cero de datos, publicar perfiles compartidos y gestionar licencias y roles. Nada de eso permite acceder al contenido privado de un miembro.
• Salir del equipo o ser eliminado de él pone fin al acceso, no a la propiedad. El miembro que sale pierde de inmediato el acceso a la biblioteca compartida y al plan del equipo. El trabajo de su biblioteca personal permanece en su cuenta. El trabajo guardado en un proyecto propiedad del equipo permanece con el equipo.

Para consultar la versión de todo esto desde una perspectiva personal, ve a Privacidad, cookies y tus datos.

Cuentas conectadas

Google Drive se conecta por miembro y por archivo.

• Los archivos se seleccionan mediante el selector de Google. Scholarly solo puede usar los archivos que ese miembro seleccionó, además de los archivos que crea allí cuando el miembro exporta algo.
• No puede explorar el resto de Drive: ni carpetas no seleccionadas ni archivos que otra persona haya compartido con ese miembro.
• El acceso a los archivos seleccionados es de solo lectura: Scholarly los lee para responder preguntas y generar creaciones. No edita, cambia de nombre, vuelve a compartir ni elimina nada.
• Un miembro puede desconectar su cuenta en cualquier momento desde Conexiones o revocar el acceso desde su cuenta de Google. La desconexión detiene el acceso futuro; cualquier contenido ya importado o generado se elimina por separado.

Consulta Conexiones.

Con quién contactar

La contratación de Teams por autoservicio cubre de 1 a 29 licencias de pago. Habla directamente con nosotros cuando:

• Una revisión de seguridad, privacidad o compras requiera respuestas específicas para tu organización.
• Necesites que todos los modelos estén alojados en una región determinada.
• Estés implementando Scholarly en varios departamentos, necesites más de 29 licencias o requieras facturación o una orden de compra.

Usa Hablar con nuestro equipo en la página de Teams y cuéntanos qué estás implementando. Respondemos por correo electrónico, por lo general en un día hábil. Preferimos responder una pregunta concreta a que una persona encargada de la revisión tenga que deducir la respuesta a partir de un artículo de ayuda.

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