Daten, Datenschutz und Modellverwaltung in Teams

Diese Seite kannst du an alle weitergeben, die Scholarly freigeben müssen, etwa an die Verantwortlichen für Sicherheitsprüfungen, IT oder Einkauf. Sie erklärt, was mit den Materialien deines Teams passiert, was Admins steuern und sehen können und was unabhängig von der anfragenden Person privat bleibt.

Rechtlich verbindliche Einzelheiten findest du in der Datenschutzerklärung. Diese Seite beschreibt das Verhalten des Produkts.

Wie Scholarly mit den Materialien deines Teams umgeht

Deine Quellen werden verarbeitet, um die von dir angeforderten Funktionen bereitzustellen. Wenn jemand aus einem Handbuch einen Lernleitfaden erstellt, wird das Handbuch gelesen, um diesen Lernleitfaden zu erstellen. Wenn jemand eine Frage zu seinen Quellen stellt, werden die relevanten Quellen gelesen, um sie zu beantworten. Darauf beschränkt sich die Verarbeitung.

Private Nutzerinhalte werden standardmäßig nicht zum Trainieren allgemein einsetzbarer KI-Modelle verwendet. Jedes freiwillige Trainingsprogramm würde eine separate, informierte Einwilligung erfordern. Für Daten aus verbundenen Diensten, etwa Dateien aus Google Drive, gelten unabhängig davon weiterhin die jeweiligen strengeren Einschränkungen. Das ist ausdrücklich in den Nutzungsbedingungen von Scholarly festgehalten. Siehe die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzerklärung.

Ein KI-Modell auszuführen, um deine Anfrage zu beantworten, ist nicht dasselbe, wie ein Modell mit deiner Anfrage zu trainieren. Diese Unterscheidung ist bei einer Prüfung wichtig und wird besonders häufig übersehen.

Festlegen, welche KI-Modelle dein Team verwenden darf

Admins legen die Modellrichtlinie für das gesamte Team unter Team → Abrechnung → Tarif und KI-Modelle fest.

Einzelne Modelle oder ganze Modellgruppen

Der Katalog führt jedes Modell nach Anbieter auf: OpenAI, Anthropic, Google, xAI, Meta sowie eine freigegebene Open-Source-Gruppe mit Modellen von Mistral, Z.ai und Moonshot AI. Angaben zu Hosting und Datenspeicherung werden angezeigt, soweit sie verfügbar sind. Du kannst:

• Den Katalog nach Modell- oder Anbieternamen durchsuchen.
• Nach Alle, Aktiviert oder Deaktiviert filtern.
• Sehen, wie viele Erstellungsfunktionen jedes Modell unterstützt, damit du weißt, welche Auswirkungen das Deaktivieren tatsächlich hat.
• Die laufend aktualisierte Übersicht „X von Y Modellen für Mitglieder verfügbar“ ablesen, damit du die Reichweite einer Richtlinie nicht schätzen musst.

Übergeordnete Schalter gelten für ganze Modellgruppen statt für einzelne Modelle: Premium-Modelle, Führende KI-Modelle und den erweiterten Open-Source-Katalog, der über die kuratierte Standardauswahl hinausgeht.

Eine Richtlinie kann den Zugriff nur einschränken

Diese Regel verhindert Überraschungen in beide Richtungen:

Eine Teamrichtlinie kann den Zugriff nur einschränken. Sie schaltet keine kostenpflichtigen Modelle für ein Free-Konto frei. Kostenpflichtige Nutzerplätze, einschließlich Premium, können unterstützte führende KI-Modelle zur Inhaltserstellung zu den angezeigten Credit-Kosten nutzen, sofern die Teamrichtlinie sie nicht sperrt. Das Aktivieren eines Modells hebt diese Einschränkung durch die Richtlinie auf. Es macht das Modell nicht in einem Werkzeug verfügbar, das es nicht unterstützt.

Null-Datenspeicherung verlangen

Wenn die Datenrichtlinie deiner Organisation ausschließt, dass Anbieter Anfragedaten speichern, aktiviere an derselben Stelle Null-Datenspeicherung verlangen.

Was die Einstellung bewirkt: Nur Modelle, deren Zugangsweg über den Anbieter für Null-Datenspeicherung freigegeben ist, bleiben für das Team verfügbar. Alle anderen werden für jedes Mitglied gesperrt. Niemand muss eigens darauf hingewiesen werden, welche Modelle zu meiden sind.

Welche Modelle verfügbar bleiben: Genügend, um damit zu arbeiten. Null-Datenspeicherung schränkt den Katalog ein, leert ihn aber nicht. Für den Chat und die Erstellungswerkzeuge bleiben Modelle mehrerer Anbieter verfügbar. Die genaue Auswahl siehst du jederzeit im Katalog mit dem Filter Aktiviert. Das ist zuverlässiger als jede hier aufgeführte Liste.

Warum etwas nicht verfügbar ist, bleibt immer nachvollziehbar. Ein gesperrtes Modell zeigt an, welche Regel es sperrt: Durch die Regel zur Null-Datenspeicherung gesperrt, Durch die Regel für führende KI-Modelle gesperrt, Durch die Regel für Premium-Modelle gesperrt, Durch die Regel für den Open-Source-Katalog gesperrt. Admins sehen den Grund, statt dass ein Modell einfach fehlt. So lässt sich eine Frage zur Richtlinie auf einen Blick beantworten.

Modelle ohne Null-Datenspeicherung tragen einen klaren Hinweis, dass ihr Anbieter Anfragedaten gemäß der Anbietervereinbarung speichern kann. Admins treffen ihre Entscheidung damit anhand der angezeigten Fakten.

Wo die Modelle betrieben werden

Scholarly nutzt Modelle mehrerer KI-Anbieter, darunter Open-Source-Modelle und in der EU gehostete Optionen für Teams, die europäische Datenanforderungen erfüllen müssen. Alle Zugangswege zu Open-Source-Modellen werden in den USA gehostet. Der Katalog kennzeichnet den Hosting-Standort, sofern er bekannt ist.

Der praktische Vorteil liegt in der Verfügbarkeit. Fällt ein Anbieter aus, kann das Team möglicherweise mit einem anderen aktivierten Modell weiterarbeiten. Die Verfügbarkeit hängt weiterhin von der Funktion, deinem Tarif und der Modellrichtlinie des Teams ab. Ein Arbeitsbereich, der nur einen einzigen Anbieter nutzt, hat diese Möglichkeit nicht.

Wenn deine Organisation voraussetzt, dass jedes Modell in einer bestimmten Region gehostet wird, sprich vor der Einführung mit uns. Siehe unten unter An wen du dich wenden kannst.

Was Admins sehen können und was nicht

Nutzungsberichte findest du unter Team → Übersicht → Aktivität. Sie beantworten die Fragen „Nutzt das Team Scholarly?“ und bei mit dem Team geteilten Lektionen „Wer hat sie abgeschlossen?“. Mehr nicht.

Was angezeigt wird

Für die letzten 30 Tage, wahlweise 7 Tage, nach UTC-Tag gruppiert:

Kennzahl	Was gezählt wird
Aktive Mitglieder	Mitglieder mit erfasster Aktivität im Zeitraum
Erstellte Inhalte	Fertiggestellte Inhalte, aufgeschlüsselt nach Typ: Karteikarten, Podcasts, Besprechungsnotizen, Erklärvideos, Folien, Dokumente, Lernleitfäden, Arbeitsblätter, Tabellen, Recherchen, Infografiken, Mindmaps und mehr
KI-Generierungen	Ausgeführte Generierungsvorgänge
Chatnachrichten	Gesendete Nachrichten
Lernsitzungen	Lernaktivität

Es gibt eine Ansicht Aktivität im Zeitverlauf und eine Aufschlüsselung pro Mitglied. So erkennst du den Unterschied zwischen einer einzelnen begeisterten Person und einem Team, das das Werkzeug breit nutzt.

Fortschritt bei geteilten Lektionen

Bei einem kostenpflichtigen Teamtarif zeigt Geteilte Lektionen unter „Aktivität“ die Videolektionen und Podcasts an, die mit dem Team geteilt wurden. Öffne einen Eintrag, um für jedes aktuelle Mitglied, das ihn geöffnet hat, Folgendes zu sehen:

• wann es ihn zum ersten Mal geöffnet hat,
• wie weit es gekommen ist, gemessen am weitesten erreichten Punkt,
• ob es ihn abgeschlossen, also das Ende erreicht hat, und wann,
• sein Ergebnis bei den Fragen innerhalb der Videolektion: die Anzahl richtiger Antworten im besten Versuch im Verhältnis zur Gesamtzahl, die Anzahl der Versuche und welche Fragen richtig beantwortet wurden.

Inhaber und Admins sehen diese Angaben für jede mit dem Team geteilte Lektion und können CSV herunterladen wählen. Die Person, die die Lektion erstellt hat, sieht dieselbe Tabelle für ihre eigene Lektion unter Teilen → Abschlüsse ansehen, jedoch ohne E-Mail-Spalte und ohne Download. Mitglieder sehen die Ergebnisse anderer Mitglieder nicht.

Nur an dieser Stelle nennen Berichte konkrete Inhalte. Das ist bewusst so gestaltet: Erfasst werden ausschließlich Lektionen, die jemand mit dem Team geteilt oder in einem teameigenen Projekt abgelegt hat. Aufgelistet werden nur Personen, die aktuell zum Team gehören. Private Inhalte sind nie enthalten. Die angezeigten Fragen stammen aus der Lektion selbst, nicht aus Eingaben eines Mitglieds.

Was nicht angezeigt wird

• Titel privater oder persönlicher Inhalte. Die einzigen Titel in Berichten stammen aus Lektionen, die bereits mit dem Team geteilt wurden.
• Prompts, Anweisungen oder Chatnachrichten. Diese werden Admins niemals angezeigt.
• Private Quellen oder erstellte Inhalte. Es gibt keine Admin-Ansicht, keinen Export und keine Sonderberechtigung, die private Inhalte eines Mitglieds zugänglich macht. Für eine private Lektion gibt es keinen Fortschrittsbericht.
• Wiedergabedauer oder Aufmerksamkeit. „Abgeschlossen“ bedeutet, dass die Wiedergabe das Ende erreicht hat. Es belegt nicht, dass jemand jede Minute angesehen hat. Scholarly erfasst weder übersprungene Abschnitte noch inaktive Tabs oder die Anzeigedauer auf dem Bildschirm.

Nutzungszahlen werden bewusst zusammengefasst. Die Berichte zeigen Admins, ob das Team Scholarly nutzt und wer die bereitgestellte Schulung abgeschlossen hat. Sie zeigen nicht, was einzelne Personen geschrieben haben. Es gibt auch kein gemeinsames Credit-Guthaben für das Team und keinen Bericht zu den Kosten pro Aktion, da die Limits pro Person gelten.

Was innerhalb eines Teams privat bleibt

Wenn du einem Team beitrittst, wird dein Konto dadurch nicht für andere einsehbar.

• Persönliche Inhalte sind zunächst privat. Mit Alle bei [team name] teilst du einen Inhalt mit dem Team. Materialien können auch zugänglich sein, weil sie in einem geteilten oder teameigenen Projekt abgelegt sind. Alle mit dem Link bedeutet, dass der Inhalt nicht öffentlich gelistet ist. Öffentlich macht geeignete Inhalte unter „Entdecken“ und in der Suche auffindbar.
• Projekt-Chats und Projekterinnerungen werden niemals geteilt. Auch in einem teameigenen Projekt hat jedes Mitglied eigene private Chats und eigene private Erinnerungen. Kein anderes Mitglied, kein Projektinhaber und kein Admin kann sie lesen.
• Admin-Einstellungen regeln Richtlinien, nicht den Zugriff auf Inhalte. Admins können festlegen, welche Modelle das Team nutzen darf, Null-Datenspeicherung verlangen, geteilte Profile veröffentlichen sowie Nutzerplätze und Rollen verwalten. Nichts davon gewährt Zugriff auf private Inhalte eines Mitglieds.
• Beim Austritt oder Entfernen endet der Zugriff, nicht das Eigentum. Ein ausscheidendes Mitglied verliert sofort den Zugriff auf die geteilte Bibliothek und den Teamtarif. Inhalte in seiner persönlichen Bibliothek bleiben in seinem Konto. Inhalte in einem teameigenen Projekt bleiben beim Team.

Wie das für persönliche Konten gilt, erfährst du unter Datenschutz, Cookies und deine Daten.

Verbundene Konten

Google Drive wird für jedes Mitglied und jede Datei einzeln verbunden.

• Dateien werden über Googles eigene Dateiauswahl ausgewählt. Scholarly kann nur die Dateien verwenden, die das Mitglied ausgewählt hat, sowie Dateien, die Scholarly beim Export dort erstellt.
• Scholarly kann den übrigen Drive-Inhalt nicht durchsuchen: weder nicht ausgewählte Ordner noch Dateien, die andere Personen mit dem Mitglied geteilt haben.
• Auf ausgewählte Dateien besteht nur Lesezugriff: Scholarly liest diese Dateien, um Fragen zu beantworten und Inhalte zu erstellen. Es bearbeitet, benennt um, teilt oder löscht nichts.
• Ein Mitglied kann die Verbindung jederzeit unter Verbindungen trennen oder den Zugriff im Google-Konto widerrufen. Das Trennen verhindert künftige Zugriffe. Bereits importierte oder erstellte Inhalte werden separat entfernt.

Siehe Verbindungen.

An wen du dich wenden kannst

Teams lässt sich mit 1–29 kostenpflichtigen Nutzerplätzen selbst einrichten. Sprich direkt mit uns, wenn:

• für eine Sicherheits-, Datenschutz- oder Beschaffungsprüfung Antworten speziell für deine Organisation benötigt werden.
• jedes Modell in einer bestimmten Region gehostet werden muss.
• du Scholarly abteilungsübergreifend einführst, mehr als 29 Nutzerplätze benötigst oder eine Rechnung beziehungsweise die Abwicklung per Bestellauftrag brauchst.

Wähle Mit unserem Team sprechen auf der Teams-Seite und beschreibe, was du einführen möchtest. Wir antworten per E-Mail, in der Regel innerhalb eines Werktags. Wir beantworten lieber eine konkrete Frage, als dass sich jemand bei einer Prüfung die Antwort aus einem Hilfeartikel erschließen muss.

Weitere Informationen

• Datenschutz, Cookies und deine Daten: dieselben Fragen aus Sicht eines persönlichen Kontos.
• Dein Team verwalten: Nutzerplätze, Rollen, Einladungen und wo du die jeweiligen Einstellungen findest.
• Deine Teambibliothek und Teamprojekte: was die geteilte Bibliothek enthält und wem was gehört.
• KI-Modelle: der Modellkatalog und wie sich die Modellwahl auf einen erstellten Inhalt auswirkt.
• Scholarly Teams: Tarife, Nutzerplätze und was ein Team umfasst.