Dein Team verwalten

Du findest dein Team auf der Seite Team in der Seitenleiste. Oben ist sie in die Bereiche Bibliothek, KI-Profile, Personen, Übersicht und Abrechnung unterteilt. Alle Teammitglieder können diese Bereiche öffnen. Nur die Abrechnung ist Inhabern und Admins vorbehalten.

Bereich	Wofür er da ist
Bibliothek	Alles, was mit dem Team geteilt wurde: Quellen und fertige Inhalte zusammen, neueste zuerst. Dazu kommen Filter nach Typ mit aktuellen Anzahlen, eine Suche nach Titeln und der Person, die etwas geteilt hat, sowie Aufrufzahlen bei geöffneten Inhalten.
KI-Profile	Gemeinsame Anpassungsprofile, die jedes Mitglied anwenden kann
Personen	Teammitglieder einladen, Rollen verwalten, Einladungen zurückziehen, den Beitrittslink verwalten und Beitrittsanfragen genehmigen oder ablehnen
Übersicht	Nutzerplätze auf einen Blick, die Checkliste zur Einrichtung und der Bereich Aktivität
Abrechnung	Tarif, Nutzerplätze, Zugriff auf KI-Modelle, Zahlungsdaten und Rechnungen für Inhaber und Admins

Die Team-Seite öffnet sich in der Bibliothek. Sie ist auch das Erste, was neue Teammitglieder sehen.

Nutzerplätze und Einladungen

Die Nutzerplatzübersicht zeigt aktive, gekaufte, verfügbare und durch ausstehende Einladungen reservierte Nutzerplätze. Ausstehende Einladungen reservieren einen Nutzerplatz, bis sie angenommen werden, zurückgezogen werden oder ablaufen. Wenn dir ein Nutzerplatz fehlt, ist es daher oft schneller, eine alte Einladung zurückzuziehen, als einen weiteren Platz zu kaufen.

Unter Personen → Teammitglieder einladen kannst du bis zu 100 E-Mail-Adressen auf einmal einfügen. Wähle Mitglied oder Admin und sende die Einladungen. Scholarly weist dich darauf hin, wenn du mehr Personen einlädst, als Nutzerplätze verfügbar sind. Adressen von Personen, die bereits Mitglied sind, bereits eingeladen wurden oder bereits einem anderen Team angehören, werden übersprungen.

Der Beitrittslink

Statt Personen per E-Mail einzuladen, kannst du einen Einladungslink erstellen und ihn in eurem Chat teilen. Wer ihn öffnet, tritt als Mitglied bei.

Behandle ihn wie ein Passwort: Jede Person, die ihn hat, kann ihn nutzen, solange Nutzerplätze verfügbar sind. Mit Neu erstellen machst du den alten Link ungültig. Mit Deaktivieren schaltest du ihn vollständig ab, sobald alle beigetreten sind.

Beitrittsanfragen

Wenn jemand Zugriff auf deinen Arbeitsbereich anfragt, erscheint unter Personen eine Anfrage. Wenn du sie genehmigst, erhält die Person eine reguläre Teameinladung. Wenn du sie ablehnst, wird die Anfrage geschlossen. Die Benachrichtigungs-E-Mail führt direkt zur Anfrage, damit du sie ohne Suchen bearbeiten kannst.

Sind keine Nutzerplätze mehr frei, zeigt Scholarly den Hinweis direkt an und verlinkt zur Abrechnung. Die Aktion schlägt also nicht ohne Rückmeldung fehl.

Änderungen an Nutzerplätzen

• Wenn du ein Mitglied entfernst, wird sein Nutzerplatz sofort frei.
• Eine ausstehende Einladung reserviert einen Nutzerplatz, bis sie angenommen wird, zurückgezogen wird oder abläuft.
• Um eine Beitrittsanfrage zu genehmigen, brauchst du einen freien Nutzerplatz. Hat der Arbeitsbereich noch keinen Teamtarif, wechsle zuerst auf einen Teamtarif.
• Eine alte Einladung zurückzuziehen, geht meist schneller, als einen Nutzerplatz zu kaufen.

Mitglieder und Rollen

• Inhaber: hat volle Kontrolle über den Arbeitsbereich und die Abrechnung.
• Admin: kann Mitglieder, Einladungen, Modellrichtlinien, Profile und die Abrechnung verwalten.
• Mitglied: nutzt den Premium- oder Laureate-Zugang des Teams und die gemeinsame Bibliothek, hat aber keine Verwaltungsrechte.

Du kannst die Rolle einer Person in ihrer Mitgliederzeile unter Personen ändern. Wenn du ein Mitglied entfernst, wird sein Nutzerplatz sofort frei. Alles, was die Person erstellt hat, bleibt in ihrem eigenen Konto.

Teamprojekte

Ein Projekt kann dem Team statt einer einzelnen Person gehören. Jedes aktive Mitglied kann ein Teamprojekt ohne separate Einladung öffnen. Alle Beiträge der Mitglieder bleiben darin erhalten, auch wenn die Person, die das Projekt erstellt hat, das Team verlässt.

Du kannst ein persönliches Projekt an das Team übertragen und ein Teamprojekt an ein einzelnes Mitglied übergeben. In beiden Fällen zeigt ein Bestätigungsdialog genau, wer Zugriff erhält und wer ihn verliert.

Lege für jede wiederkehrende Aufgabe ein eigenes Teamprojekt an. So bleibt die Arbeit erhalten, unabhängig davon, wer das Projekt eingerichtet hat. Die vollständige Anleitung findest du unter Deine Teambibliothek und Teamprojekte.

Tarif und KI-Modelle

Öffne Team → Abrechnung → Tarif & KI-Modelle. Hier legt ein Admin fest, welche KI-Modelle das Team verwenden darf. Die Modelle sind nach Anbietern gruppiert: OpenAI, Anthropic, Google, xAI, Meta sowie eine freigegebene Open-Source-Gruppe mit Modellen von Mistral, Z.ai und Moonshot AI. Soweit verfügbar, zeigt der Katalog Angaben zum Hosting und zur Datenspeicherung. Du kannst den Katalog durchsuchen, nach „Aktiviert“ oder „Deaktiviert“ filtern und sehen, in wie vielen Erstellungsbereichen jedes Modell verfügbar ist.

Drei Schalter steuern die wichtigsten Modellgruppen:

• Premium-Modelle: die hochwertigsten kostenpflichtigen Modelle in unterstützten Erstellungsbereichen.
• Führende KI-Modelle: bei Laureate-Nutzerplätzen enthalten. Du kannst sie deaktivieren, um sie auszublenden, oder sie nur für Mitglieder erlauben, die selbst einen persönlichen Laureate-Tarif haben.
• Erweiterter Open-Source-Katalog: das vollständige Open-Source-Angebot über die kuratierte Standardauswahl hinaus.

Keine Datenspeicherung voraussetzen

Wenn deine Organisation eine Richtlinie zum Umgang mit Daten hat, aktiviere im selben Bereich Keine Datenspeicherung voraussetzen. Dann bleiben für das Team nur Modelle verfügbar, deren Anbindung über den Anbieter für die Verarbeitung ohne Datenspeicherung freigegeben ist. Alle anderen werden gesperrt. Die Modellliste zeigt genau, welche Regel ein Modell gesperrt hat.

Modelle außerhalb dieser Auswahl tragen einen klaren Warnhinweis, dass ihr Anbieter Anfragedaten gemäß der Anbietervereinbarung speichern darf. So können Admins auf Grundlage der verfügbaren Informationen entscheiden.

Eine Teamrichtlinie kann den Zugriff immer nur einschränken. Sie kann einem Mitglied keinen Zugriff auf ein Modell gewähren, das über seinen geltenden Tarif hinausgeht.

Mehr zum Umgang mit Daten, zum Training und dazu, was Admins sehen können und was nicht, findest du unter Daten, Datenschutz und Modellsteuerung in Teams.

Anpassungsprofile

KI-Profile sind gemeinsame Voreinstellungen, die jedes Mitglied in jedem Erstellungsfenster anwenden kann. Sie enthalten gemeinsame Anweisungen, ein bevorzugtes Modell und ein visuelles Erscheinungsbild. Richte ein Profil einmal mit Schreibstil, Ton und Markenauftritt ein. So entstehen im gesamten Team einheitliche Folien, Dokumente und Videos, ohne dass jemand die Vorgaben jedes Mal neu eingeben muss.

Nur Admins können Profile erstellen oder ändern. Mitglieder können sie anwenden.

Wie die visuelle Gestaltung funktioniert, erfährst du unter Anpassungsprofile.

Aktivität

Öffne Team → Übersicht und scrolle zu Aktivität. Der Bereich ist für Inhaber und Admins mit einem kostenpflichtigen Teamtarif sichtbar. Mitglieder sehen ihre eigenen Limits stattdessen unter Einstellungen → Tarif & Nutzung. Standardmäßig werden die letzten 30 Tage angezeigt. Du kannst auf die letzten 7 Tage umschalten. Die Daten sind nach UTC-Kalendertagen gruppiert:

• Erstellt: fertiggestellte Inhalte, aufgeschlüsselt nach Typ, etwa Karteikarten, Podcasts, Besprechungsnotizen, Erklärvideos, Folien, Dokumente, Lernleitfäden, Arbeitsblätter, Tabellen, Recherchen, Infografiken, Mindmaps und weitere.
• Aktive Mitglieder mit erfasster Aktivität.
• KI-Generierungen: Anzahl der ausgeführten Generierungsvorgänge.
• Chatnachrichten und Lernsitzungen.
• Aktivität im Zeitverlauf, mit einer ausklappbaren Tabelle nach Mitglied.
• Geteilte Lektionen: alle mit dem Team geteilten Videolektionen und Podcasts. Du siehst, wie viele Teammitglieder sie geöffnet und abgeschlossen haben und wie sie bei den zugehörigen Fragen im Durchschnitt abgeschnitten haben. Öffne einen Eintrag für die Tabelle nach Person: wann sie den Inhalt geöffnet hat, wie weit sie gekommen ist, ob und wann sie ihn abgeschlossen hat und ihr bestes Ergebnis bei jeder Frage. CSV herunterladen exportiert diese Tabelle.

Nutzungsberichte zeigen Anzahlen, niemals Inhaltstitel oder Prompts. Geteilte Lektionen sind bewusst die einzige Ausnahme: Sie führen ausschließlich Lektionen auf, die bereits mit dem Team geteilt wurden, und berücksichtigen nur aktuelle Mitglieder. So erkennst du, ob dein Team Scholarly nutzt und wer die von dir geteilten Schulungen abgeschlossen hat. Was einzelne Personen geschrieben haben, siehst du nicht. Es gibt weder ein gemeinsames Credit-Guthaben noch einen Bericht zu Kosten pro Aktion, da die Nutzung pro Person erfasst wird. Was genau angezeigt wird und was nicht, erfährst du unter Daten, Datenschutz und Modellsteuerung in Teams.

Limits pro Mitglied

Es gibt kein gemeinsames Credit-Guthaben, keinen Token-Pool und kein Teamguthaben. Aufladungen werden einem bestimmten Mitglied gutgeschrieben, siehe unten. Jeder aktive Nutzerplatz erhält den vom Team gekauften Tarif: Premium for Teams umfasst den Premium-Katalog und dessen 15 wöchentliche Credits für KI-Inhalte, Laureate for Teams umfasst Laureate und dessen 80 Credits. Die Nutzung von Uploads, PDFs, Sprachfunktionen, Lernfunktionen und Inhaltserstellung wird für jedes Mitglied getrennt gezählt. Die Aktivität eines Teammitglieds verringert also nie das Kontingent eines anderen.

Mitglieder sehen ihre eigenen Nutzungszähler und den Zeitpunkt der Zurücksetzung unter Einstellungen → Tarif & Nutzung.

Wenn ein Mitglied sein Kontingent aufgebraucht hat

Wenn die wöchentlichen Credits für KI-Inhalte aufgebraucht sind, brauchst du deshalb keinen weiteren Arbeitsbereich zu kaufen. Ein Inhaber oder Admin kann für die betreffende Person einmalig ein Credit-Paket über die Teamabrechnung kaufen:

• Unter Team → Übersicht kennzeichnet die Karte Credits für KI-Inhalte Mitglieder mit Limit erreicht oder Limit fast erreicht. In ihrer Zeile gibt es die Schaltfläche Credits hinzufügen. Über Credits hinzufügen oben auf der Karte kannst du ein beliebiges Mitglied auswählen.
• Unter Team → Abrechnung öffnet der Bereich Zusätzliche Credits für Mitglieder dasselbe Fenster.

Wähle das Mitglied und ein Paket mit 10, 35, 120, 500 oder 2.200 Credits aus und bezahle anschließend über Stripe Checkout. Die Zahlung läuft über die Teamabrechnung, nicht über deine persönliche Karte. Im Abrechnungsverlauf des Teams erscheint sie als Credit-Paket für ein Mitglied. Die Credits werden diesem Mitglied gutgeschrieben, verfallen nie und werden erst nach seinem wöchentlichen Kontingent verbraucht. Die Credits-Karte zeigt noch nicht verbrauchte Paket-Credits als +N zusätzlich an.

Mitglieder mit einem kostenpflichtigen Nutzerplatz können auch selbst ein Paket über den Limithinweis oder unter Einstellungen → Tarif & Nutzung kaufen. Diese Zahlung wird ihrer eigenen Karte belastet. Weitere Informationen findest du unter Credit-Pakete für KI-Inhalte.

Die Bibliothek liefert einen weiteren hilfreichen Hinweis: Inhalte zeigen eine Aufrufzahl, damit du erkennen kannst, welche geteilten Quellen tatsächlich geöffnet wurden. Bei einer geteilten Videolektion oder einem Podcast kann die Person, die den Inhalt erstellt hat, außerdem Teilen → Abschlüsse ansehen öffnen.

Abrechnung

Team → Abrechnung → Abrechnung verwalten öffnet das Abrechnungsportal. Dort kannst du die Anzahl kostenpflichtiger Nutzerplätze ändern, Zahlungsdaten aktualisieren, Verlängerungs- und Kündigungsbedingungen prüfen und Rechnungen herunterladen.

Auch Tarif & KI-Modelle befindet sich unter Abrechnung. Tarif und Modellrichtlinie stehen somit auf derselben Seite.

Weiterführende Artikel

• Erste Schritte mit Teams: Einrichtung und erste Einladungen.
• Deine Teambibliothek und Teamprojekte: die gemeinsame Bibliothek und Projekte im Besitz des Teams im Detail.
• Daten, Datenschutz und Modellsteuerung in Teams: Modellrichtlinien, Datenspeicherung und was Admins sehen können.
• Scholarly in deinem Team einführen: ein praktischer Plan für den ersten Monat.
• Scholarly Teams: Tarife, Preise, Nutzerplätze und was jeder Nutzerplatz enthält.
• Eine gemeinsame Schulungsbibliothek für dein Team einrichten: die vollständige Berechtigungstabelle für Inhaber, Admins und Mitglieder.