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AnleitungLink-Einstellungen

Passwort, Ablaufdatum und Widerruf eines geteilten Links

Ein Link kann so lange zugänglich bleiben, bis du seine Einstellungen änderst. Du schickst einer Person einen Entwurf, und sechs Monate später können alle, die den Link jemals erhalten haben, ihn noch immer öffnen.

Mit den Link-Einstellungen kannst du das steuern. Ein öffentlicher Scholarly-Link kann ein Passwort verlangen, automatisch ablaufen, nur das Ansehen erlauben oder vollständig widerrufen werden.

Wo du die Einstellungen findest

  1. Öffne den Inhalt und wähle Teilen.
  2. Wähle Alle mit dem Link oder, falls verfügbar, Öffentlich. Die Link-Einstellungen gelten für beide Linktypen.
  3. Den Bereich Link-Einstellungen findest du oben in der Freigabeliste.

Sie funktionieren bei allen teilbaren Inhalten gleich: Seiten, PDFs, Karteikartenstapeln, Quiz, Podcasts, Videolektionen, Besprechungsnotizen, Rechercheberichten, Dateien, Ordnern, Projekten und KI-Chats. In allen Tarifen verfügbar.

Wichtig zu wissen: Diese Einstellungen gelten für alle, die den öffentlichen Link nutzen. Personen, die du per E-Mail eingeladen hast, und dein Team bei geteilten Inhalten im Arbeitsbereich behalten ihren bisherigen Zugriff. Ein Passwort für den Link sperrt also niemanden aus, den du direkt eingeladen hast.

Passwort

Gib ein Passwort ein und wähle Festlegen. Ab dann sehen alle, die den Link öffnen, „Für diesen Link ist ein Passwort erforderlich“ und müssen es eingeben, bevor der Inhalt geladen wird.

  • Verwende 4 bis 72 Zeichen.
  • Aktualisieren ersetzt das Passwort. Personen mit dem alten Passwort brauchen dann das neue.
  • Passwort entfernen hebt den Passwortschutz auf. Der Link funktioniert weiterhin.

Sobald ein Passwort festgelegt ist, zeigt der Bereich Passwort aktiviert an. So erkennst du den Status auf einen Blick.

Schicke das Passwort getrennt vom Link. Wenn du beides in dieselbe Nachricht einfügst, ist das so, als gäbe es gar kein Passwort.

Wähle, wie lange der Link gültig bleibt:

Option Wirkung
Läuft nicht ab Die Standardeinstellung. Der Link funktioniert, bis du etwas änderst.
24 Stunden Gut für eine einmalige Prüfung.
7 Tage Gut für eine Feedbackrunde.
Eigenes Datum Wähle ein Datum in der Zukunft, höchstens ein Jahr im Voraus, und dann Datum speichern.

Danach zeigt der Bereich Läuft am {date} ab an. Nach diesem Zeitpunkt erscheint beim Öffnen des Links „Dieser Link ist abgelaufen“ statt des Inhalts. Der Inhalt selbst bleibt unverändert in deiner Bibliothek. Du kannst das Ablaufdatum jederzeit verlängern oder entfernen.

Speichern und Exportieren

Standardmäßig erlaubt der Link das Speichern einer Kopie und das Exportieren. Wer den Inhalt exportieren möchte, braucht weiterhin den dafür erforderlichen Tarif. Die Exportfreigabe schaltet keine kostenpflichtigen Downloads für ein Free-Konto frei. Wer deinen Karteikartenstapel öffnet, kann ihn im eigenen Konto speichern und mitnehmen.

Wähle Nur ansehen, um beides zu deaktivieren: Kopien können dann weder gespeichert noch exportiert werden. Der Bereich zeigt anschließend „Nur ansehen. Speichern und Exportieren sind deaktiviert.“ an. Mit Speichern erlauben aktivierst du beides wieder.

Nutze „Nur ansehen“ für Material, das gelesen, aber nicht weitergegeben werden soll, etwa eine Richtlinie, ein Arbeitsergebnis für einen Kunden oder den Entwurf einer Schulung. Die Einstellung erschwert die Weitergabe, verschlüsselt den Inhalt aber nicht: Wer eine Seite sehen kann, kann sie weiterhin lesen, einen Screenshot machen oder den Text abtippen.

Link widerrufen macht die Adresse ungültig. Alle, die sie danach öffnen, auch über ein Lesezeichen, sehen „Dieser Link wurde widerrufen.“

Nutze diese Einstellung, wenn ein Link bei Personen gelandet ist, für die er nicht bestimmt war. Verlass dich in diesem Fall nicht darauf, nur das Passwort zu ändern.

Der Widerruf lässt sich für diese Adresse nicht rückgängig machen. Der Bereich zeigt dann „Dieser Link wurde widerrufen. Erstelle einen neuen Link, um den Inhalt erneut zu teilen.“ an. Wähle Neuen Link erstellen, um eine neue Adresse zu erhalten, und teile diese. Der alte Link bleibt ungültig.

Stattdessen einer einzelnen Person den Zugriff entziehen

Wenn es um eine einzelne Person geht und nicht um den Link, brauchst du keine der oben genannten Einstellungen. Entziehe der Person den Zugriff in der Einladungsliste des Freigabefensters. Wenn sie den Link das nächste Mal öffnet, sieht sie die Seite Zugriff anfordern. Mehr dazu unter Teilen und Zusammenarbeiten.

Die passende Einstellung wählen

Situation Einstellung
Einen Entwurf zur Prüfung in dieser Woche verschicken Ablauf nach 7 Tagen
Material, das nicht weitergegeben werden soll Passwort + Nur ansehen
Ein Link ist in falsche Hände geraten Link widerrufen, dann Neuen Link erstellen
Eine Person soll keinen Zugriff mehr haben Ihre Einladung widerrufen, nicht den Link
Etwas ausdrücklich Öffentliches, etwa eine Portfolioarbeit oder ein Präsentationsbeispiel Alles offen lassen

Was beim Öffnen angezeigt wird

Status Anzeige auf der Seite
Passwort festgelegt Für diesen Link ist ein Passwort erforderlich, mit einem Passwortfeld
Abgelaufen Dieser Link ist abgelaufen
Widerrufen Dieser Link wurde widerrufen
Privat, nie eingeladen Die Seite Zugriff anfordern

In diesen Zuständen besteht kein Zugriff auf den vollständigen Inhalt. Die Seite zum Anfordern des Zugriffs auf einen privaten Inhalt kann den Titel, den Inhaber und eine Vorschau anzeigen, etwa ein Videovorschaubild oder die Dauer. Die Einladungsliste wird nicht angezeigt.

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