Mot de passe, expiration et révocation d'un lien partagé
Un lien peut rester accessible tant que vous ne modifiez pas ses paramètres. Vous envoyez un brouillon à une personne et, six mois plus tard, toute personne ayant reçu le lien peut encore l'ouvrir.
Les Paramètres du lien permettent d'y remédier. Un lien public Scholarly peut exiger un mot de passe, expirer automatiquement, autoriser uniquement la consultation ou être révoqué.
Où les trouver
- Ouvrez l'élément et appuyez sur Partager.
- Choisissez Toute personne disposant du lien, ou Public si cette option est disponible. Les paramètres du lien s'appliquent aux deux types de liens.
- Le panneau Paramètres du lien se trouve en haut de la liste de partage.
Ils fonctionnent de la même manière pour tous les éléments partageables : pages, PDF, paquets de fiches, quiz, podcasts, cours vidéo, notes de réunion, rapports de recherche, fichiers, dossiers, projets et discussions avec l'IA. Aucun forfait particulier n'est requis.
Un point à préciser. Ces paramètres s'appliquent à toute personne utilisant le lien public. Les personnes que vous avez invitées par e-mail, ainsi que votre équipe pour les éléments d'un espace de travail partagé, conservent leur accès habituel. Ajouter un mot de passe au lien ne bloque pas l'accès d'un collègue que vous avez invité directement.
Mot de passe
Saisissez un mot de passe et appuyez sur Définir. Dès lors, toute personne ouvrant le lien voit « Ce lien nécessite un mot de passe » et doit le saisir avant que le contenu ne se charge.
- Utilisez 4 à 72 caractères.
- Mettre à jour remplace le mot de passe. Les personnes qui possèdent l'ancien auront besoin du nouveau.
- Supprimer le mot de passe retire cette protection tout en laissant le lien actif.
Le panneau affiche Mot de passe activé une fois le mot de passe défini, pour que vous puissiez le vérifier d'un coup d'œil.
Envoyez le mot de passe séparément du lien. Coller les deux dans le même message revient à ne pas mettre de mot de passe.
Expiration du lien
Choisissez la durée de validité du lien :
| Option | Effet |
|---|---|
| N'expire pas | L'option par défaut. Le lien fonctionne tant que vous ne modifiez rien. |
| 24 heures | Adapté à une relecture ponctuelle. |
| 7 jours | Adapté à une période de recueil de commentaires. |
| Date personnalisée | Choisissez une date future dans un délai d'un an, puis appuyez sur Enregistrer la date. |
Une fois la date définie, le panneau affiche Expire le {date}. Passé ce moment, le lien affiche « Ce lien a expiré » à la place du contenu. L'élément lui-même reste intact dans votre bibliothèque. Vous pouvez prolonger ou supprimer l'expiration à tout moment.
Enregistrement et exportation
Par défaut, le lien autorise l'enregistrement d'une copie et l'exportation. La personne qui le consulte doit toujours disposer du forfait requis pour l'exportation concernée. Autoriser l'exportation ne débloque pas les téléchargements payants pour un compte Free. Une personne qui ouvre votre paquet de fiches peut l'enregistrer dans son propre compte et le conserver.
Appuyez sur Consultation seule pour désactiver ces possibilités : plus d'enregistrement de copie ni d'exportation. Le panneau affiche alors « Consultation seule. L'enregistrement et l'exportation sont désactivés. » Appuyez sur Autoriser l'enregistrement pour les réactiver.
Utilisez la consultation seule pour les contenus que vous souhaitez faire lire sans qu'ils soient redistribués : un document de politique interne, un livrable client ou un brouillon de contenu de formation. C'est une mesure dissuasive, pas un chiffrement : toute personne qui peut voir une page peut toujours la lire, en faire une capture d'écran ou la recopier.
Révoquer un lien
Révoquer le lien désactive l'adresse. Toute personne qui l'ouvre ensuite, y compris si elle l'a ajoutée à ses favoris, voit « Ce lien a été révoqué. »
C'est l'option à utiliser lorsqu'un lien a été diffusé au-delà du public prévu, plutôt que de changer le mot de passe en espérant que cela suffise.
La révocation est irréversible pour cette adresse. Le panneau affiche alors « Ce lien est révoqué. Créez-en un nouveau pour partager à nouveau. » Appuyez sur Créer un nouveau lien pour obtenir une nouvelle adresse à partager. L'ancienne reste désactivée.
Révoquer plutôt l'accès d'une personne
Si le problème concerne une personne en particulier plutôt que le lien, aucune des options ci-dessus n'est nécessaire. Dans la liste des invitations de la fenêtre de partage, révoquez l'accès de cette personne. La prochaine fois qu'elle ouvrira le lien, elle verra la page Demander l'accès. Consultez Partage et collaboration.
Choisir le bon paramètre
| Situation | Option à utiliser |
|---|---|
| Envoyer un brouillon à relire cette semaine | Expiration après 7 jours |
| Partager du contenu qui ne doit pas être transmis à d'autres | Mot de passe + Consultation seule |
| Un lien a été divulgué | Révoquer le lien, puis Créer un nouveau lien |
| Une personne ne doit plus avoir accès au contenu | Révoquer son invitation, pas le lien |
| Partager du contenu réellement public, une réalisation de portfolio ou une présentation de votre travail | Laisser l'accès entièrement ouvert |
Ce que voient les personnes qui ouvrent le lien
| État | Ce que la page affiche |
|---|---|
| Mot de passe défini | Ce lien nécessite un mot de passe, avec un champ de mot de passe |
| Lien expiré | Ce lien a expiré |
| Lien révoqué | Ce lien a été révoqué |
| Élément privé, aucune invitation reçue | La page Demander l'accès |
Ces états ne donnent pas accès au contenu complet. La page de demande d'accès à un élément privé peut afficher son titre, son propriétaire et un aperçu, par exemple la miniature ou la durée d'une vidéo. Elle n'affiche pas la liste des invitations.
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