Partage et collaboration

Scholarly vous permet de partager tout ce que vous avez créé avec un collègue, un client, votre équipe ou toute personne disposant d'un lien. La plupart des types de contenus prennent en charge le partage, les statistiques de consultation, les commentaires et la duplication. Vous pouvez aussi permettre aux personnes de demander l'accès aux éléments privés pour qu'un lien sans les bonnes autorisations ne les laisse pas sans solution.

Ce que vous pouvez partager

• Dossiers
• Pages
• PDF
• Jeux de fiches
• Notes de réunion IA
• Podcasts
• Rapports de recherche
• Cours vidéo
• Diapositives IA
• Conversations avec l'IA

Ouvrir la fenêtre de partage

Cliquez sur le bouton Partager dans l'en-tête de n'importe quelle page de contenu. La fenêtre de partage s'ouvre sur Qui peut y accéder, puis affiche le lien et les personnes ayant accès. Choisissez le public avant de copier ou d'envoyer le lien.

Sur téléphone, le bouton Partager ouvre d'abord le menu de partage natif de votre téléphone. Vous pouvez ainsi envoyer le lien directement dans Messages, Mail, WhatsApp, AirDrop ou toute autre application installée. Choisissez Plus d'options pour ouvrir la fenêtre de partage complète.

Choisir un public

Les contenus personnels sont Privés par défaut. Les contenus classés dans un projet partagé ou appartenant à une équipe peuvent aussi être accessibles par l'intermédiaire de ce projet. Vérifiez à la fois l'élément et son projet lorsque vous choisissez un public.

• Uniquement les personnes invitées : les personnes invitées se connectent avec l'adresse e-mail utilisée pour l'invitation. Les autres peuvent demander l'accès.
• Toute personne disposant du lien : les personnes peuvent ouvrir le lien sans compte. Le contenu n'apparaît ni dans Explorer ni dans les résultats de recherche.
• Public : les types de contenus compatibles peuvent aussi apparaître dans Explorer et les résultats de recherche. Utilisez cette option pour permettre aux personnes de découvrir votre travail.

Rendre un contenu visible publiquement est un choix distinct de l'envoi d'un lien non répertorié. Les dossiers, fichiers et projets ne proposent pas l'option de visibilité Public. Lisez le texte à côté de Copier le lien : pour un élément privé, il précise si la copie du lien ouvrira l'accès à l'équipe ou à toute personne disposant du lien.

Partager avec votre équipe

Si vous êtes membre actif d'un forfait Team ou Enterprise, la fenêtre de partage propose aussi Tous les membres de [team name]. Le texte d'aide l'indique clairement : tous les membres de votre équipe peuvent consulter le contenu, mais vous seul pouvez le modifier.

• Tous les membres de votre équipe peuvent consulter l'élément ; vous seul pouvez le modifier.
• Cette option apparaît uniquement si vous êtes membre actif d'une équipe. Consultez Scholarly Teams.
• Elle fonctionne pour tous les types de contenus, y compris les dossiers.

Codes QR

Utilisez le bouton Code QR à côté du lien pour afficher et télécharger un code QR qui renvoie vers la même adresse partagée. Retour vous ramène au choix du public et à la liste des personnes. Le code QR est pratique pour :

• L'afficher sur une présentation ou un tableau afin que les personnes présentes puissent le scanner pour ouvrir le contenu.
• L'imprimer sur un document à distribuer ou un support de formation.
• Partager en personne sans saisir l'URL.

Un code QR renvoie vers le même lien partagé. Pour un élément privé, vous devez donc choisir un public avant d'en générer un : un code QR que personne ne peut ouvrir n'est pas utile sur un document distribué. Les boutons de partage indiquent aussi le changement de public avant la copie d'un lien auparavant privé.

Inviter par e-mail

Vous souhaitez envoyer un contenu à des personnes précises ? Ouvrez la fenêtre de partage et ajoutez leurs adresses e-mail dans la section Inviter. Chaque personne invitée reçoit un e-mail contenant un lien Ouvrir, accessible d'un simple geste.

Si vous avez invité la mauvaise personne par erreur, le bouton Retirer sur chaque ligne d'invitation est accessible au toucher comme au survol.

Demander l'accès

Lorsqu'une personne ouvre un lien privé sans invitation, elle voit une page Demander l'accès qui lui permet de poursuivre. Une personne non connectée peut saisir son adresse e-mail et demander l'accès sans créer de compte. Une personne connectée peut faire la demande depuis son compte et ajouter une note facultative. Le propriétaire reçoit un e-mail indiquant le nom du demandeur et l'élément concerné.

Après approbation, le demandeur reçoit un e-mail lui permettant d'ouvrir l'élément. S'il est connecté au bon compte, il peut aussi voir la page d'attente se mettre à jour.

Approuver une demande

L'e-mail de demande contient une action Autoriser la consultation pour approuver l'accès du demandeur indiqué, ainsi qu'un lien pour examiner la demande dans Scholarly. Dans la fenêtre de partage, vous pouvez voir qui demande l'accès, lire la note éventuelle et choisir Approuver ou Refuser. Vous pouvez aussi traiter les demandes plus tard depuis la fenêtre de partage de tout élément dont vous êtes propriétaire.

L'approbation ajoute la personne à la liste des invités de l'élément, exactement comme une invitation par e-mail. Vous pouvez révoquer cet accès à tout moment.

Demander l'accès à un lien partagé par quelqu'un d'autre

Le même processus s'applique lorsqu'un lien privé est partagé avec vous. Vous arrivez sur la page Demander l'accès si l'élément est privé et que vous n'avez pas été invité, si le propriétaire a révoqué votre accès depuis, ou si vous vous êtes connecté avec une autre adresse e-mail que celle de l'invitation.

1. Ouvrez le lien partagé.
2. Saisissez l'adresse e-mail qui doit recevoir l'accès ou connectez-vous au compte que vous souhaitez utiliser.
3. Ajoutez éventuellement une courte note pour le propriétaire.
4. Cliquez sur Demander l'accès.

Vous recevez un e-mail dès que le propriétaire approuve la demande. Rouvrez le même lien pour accéder au contenu. S'il refuse ou ne répond pas, la page reste inchangée et vous pouvez refaire une demande plus tard.

Tous les types de contenus partagés prennent en charge ce fonctionnement : jeux de fiches, PDF, cours vidéo IA, podcasts IA, notes de réunion IA, sessions de recherche, conversations avec l'IA et pages.

La page d'accès peut afficher le titre de l'élément, son propriétaire et un aperçu, comme la miniature ou la durée d'une vidéo, pour vous aider à identifier le contenu demandé. Elle ne donne pas accès au contenu complet. Si une invitation a été envoyée à votre adresse e-mail, mais que celle-ci n'a pas été vérifiée sur votre compte, choisissez Vérifier l'adresse e-mail plutôt que de refaire une demande.

Paramètres du lien : mot de passe, expiration et révocation

Un lien public n'a pas à rester actif indéfiniment ni accessible à toutes les personnes ayant un jour obtenu son adresse. Lorsque vous choisissez Toute personne disposant du lien ou Public, un panneau Paramètres du lien apparaît en haut de la liste de partage :

• Mot de passe : toute personne qui ouvre le lien doit d'abord le saisir. De 4 à 72 caractères.
• Expiration du lien : N'expire pas, 24 heures, 7 jours ou une date personnalisée jusqu'à un an à l'avance.
• Enregistrement et exportation : laissez cette option activée ou passez à Consultation uniquement pour empêcher les personnes de sauvegarder une copie ou d'exporter le contenu.
• Révoquer le lien : l'adresse cesse définitivement de fonctionner. Créer un nouveau lien génère une nouvelle adresse.

Ces paramètres s'appliquent à toute personne utilisant le lien public. Les personnes invitées par e-mail et les membres de votre équipe ayant accès à un élément de l'espace de travail partagé continuent à l'ouvrir comme auparavant.

Pour tous les détails, notamment ce que voit la personne dans chaque situation et quel réglage utiliser : Mot de passe, expiration et révocation d'un lien partagé.

Qui a ouvert le contenu

Pour un élément partagé, la fenêtre de partage affiche son activité :

• Qui l'a ouvert et quand : les consultations sont associées à un nom et comptabilisées une seule fois par personne et par jour. Vos propres consultations ne sont jamais comptabilisées.
• Consultations : le nombre de personnes ayant ouvert votre lien.
• Enregistrements : le nombre de personnes ayant copié l'élément dans leur propre compte.

Un e-mail hebdomadaire sur l'activité de partage récapitule ces mêmes informations, avec les consultations des membres de l'équipe et l'activité des liens publics.

Enregistrer dans mon compte

Lorsque le propriétaire autorise l'enregistrement, une personne peut utiliser Enregistrer dans mon compte (l'icône de signet). Un lien public en mode Consultation uniquement désactive l'enregistrement et l'exportation. L'enregistrement crée une copie indépendante qui appartient à cette personne et qu'elle peut modifier. L'original reste inchangé.

Les personnes non connectées voient une invitation à s'inscrire qui nomme l'élément consulté, par exemple : « Enregistrer ce jeu de fiches. »

Intégration de vidéos et flux de podcasts privés

Pour un cours vidéo public, ouvrez Partager → Intégrer afin de copier le code d'intégration du lecteur. Les liens protégés par mot de passe, expirés ou révoqués ne peuvent pas servir à une intégration sans restriction d'accès.

Pour un podcast ou un cours vidéo, l'onglet Flux de podcasts vous donne accès à un flux privé contenant vos podcasts et les pistes audio de vos vidéos. Copiez l'URL du flux dans une application de podcasts compatible ou utilisez l'option Apple Podcasts. Gardez cette URL privée : toute personne qui la possède peut écouter les contenus. La réinitialiser rend l'ancienne URL invalide. Spotify ne permet pas d'ajouter ce flux privé.

Avec un forfait d'équipe payant, la personne qui a créé un cours partagé avec son équipe peut utiliser Partager → Voir qui a terminé. Les propriétaires et les administrateurs peuvent aussi consulter la progression dans les cours partagés et exporter les données au format CSV depuis Équipe → Vue d'ensemble. Consultez Données et sécurité de l'équipe pour connaître le périmètre des rapports.

Partagés avec moi

Les pages, jeux de fiches, podcasts, cours vidéo et autres éléments partagés avec vous apparaissent à côté de vos supports de révision récents, avec un libellé Partagé bien visible. Vous n'avez pas à parcourir une section distincte de la barre latérale.

Épingler du contenu

Épinglez n'importe quel type de contenu pour qu'il reste en haut de votre barre latérale et de votre page d'accueil :

• Pages, PDF, jeux de fiches, notes de réunion IA, podcasts, sessions de recherche, cours vidéo, diapositives IA et discussions.

Épinglez un élément depuis l'en-tête de sa page, en survolant sa carte sur la page d'accueil ou en faisant un clic droit dessus.

Partager des discussions avec l'IA

Partagez toute conversation avec l'IA publiquement ou en privé, comme les autres contenus. Les discussions partagées s'affichent en lecture seule : les personnes voient tous les messages et les contenus générés par l'IA, mais ne peuvent pas envoyer de nouveaux messages.

Partager des dossiers

Lorsque vous partagez un dossier, les destinataires accèdent à une vue en lecture seule qui répertorie tout son contenu : PDF, pages, vidéos et tout autre élément que vous y avez classé. Ils peuvent ouvrir chaque élément de la liste comme partout ailleurs dans Scholarly. Le dossier indique qui l'a partagé avec la mention Partagé par [Name].

Partager des projets

Partagez un projet depuis l'onglet Collaborateurs. Les personnes invitées, ou tous les membres de votre équipe si vous choisissez l'accès pour l'équipe, peuvent consulter tout le contenu du projet, y compris les dossiers et tous les éléments qu'ils contiennent.

Les discussions et les mémoires du projet sont privées pour chaque personne. Les membres invités au projet peuvent discuter à partir de l'ensemble des sources partagées et modifier la description et les instructions communes. La gestion des contenus, les invitations, les profils par défaut et l'archivage restent réservés au propriétaire ou aux administrateurs de l'équipe. Un lien public affiche uniquement la vue d'ensemble du projet. Invitez des personnes ou utilisez l'accès pour l'équipe pour leur permettre d'en ouvrir le contenu.

Si un projet appartient à une équipe plutôt qu'à vous, chaque membre actif de cette équipe peut l'ouvrir sans invitation. Il reste dans l'équipe si la personne qui l'a créé la quitte.

Consultez Projets.

À propos de la confidentialité

• Toute personne disposant du lien donne accès à un contenu non répertorié, mais son URL peut être transmise. Public permet en plus de découvrir les contenus compatibles dans Explorer et les résultats de recherche.
• Revenir à Uniquement les personnes invitées rend le lien public existant invalide dès la prochaine tentative d'ouverture.
• Révoquez les invitations individuelles à tout moment depuis la fenêtre de partage. Lors de sa prochaine ouverture du lien, la personne dont l'accès a été révoqué verra la page Demander l'accès.

Articles connexes

• Mot de passe, expiration et révocation d'un lien partagé, mots de passe des liens, dates d'expiration, consultation uniquement et révocation.

• Partager avec votre équipe, bibliothèque partagée de l'équipe et propriété des contenus.

• Projets, collaborateurs des projets et projets appartenant à une équipe.

• Exporter votre travail, envoyer un fichier plutôt qu'un lien.

• Scholarly sur mobile, notamment le menu de partage natif et les codes QR.

• Discussion avec l'IA, partager des discussions à l'aide de liens publics.