Delen en samenwerken

Met Scholarly kun je alles wat je hebt gemaakt delen met een collega, een klant, je team of iedereen met een link. De meeste inhoudstypen ondersteunen delen, weergavestatistieken, reacties en kopiëren. Je kunt mensen ook toegang laten aanvragen tot privé-items, zodat ze verder kunnen als ze een link openen waarvoor ze geen toegang hebben.

Wat je kunt delen

• Mappen
• Pagina's
• PDF's
• Flashcardsets
• AI-vergadernotities
• Podcasts
• Onderzoeksrapporten
• Videocolleges
• AI-dia's
• AI-chatgesprekken

Het deelvenster openen

Klik op de knop Delen bovenaan een inhoudspagina. Het deelvenster opent met Wie kan dit openen, gevolgd door de link en de mensen met toegang. Kies eerst wie toegang krijgt voordat je de link kopieert of verstuurt.

Op je telefoon opent de knop Delen eerst het ingebouwde deelmenu, zodat je de link direct kunt versturen via Berichten, Mail, WhatsApp, AirDrop of een andere geïnstalleerde app. Kies Meer opties om het volledige deelvenster te openen.

Kiezen wie toegang krijgt

Persoonlijke inhoud is standaard Privé. Inhoud in een gedeeld project of een project dat eigendom is van een team kan ook via dat project toegankelijk zijn. Controleer zowel het item als het bijbehorende project wanneer je kiest wie toegang krijgt.

• Alleen mensen die je uitnodigt: uitgenodigde mensen loggen in met het e-mailadres waarvoor ze zijn uitgenodigd. Anderen kunnen toegang aanvragen.
• Iedereen met de link: mensen kunnen de link zonder account openen. Het item wordt niet weergegeven in Ontdekken of zoekresultaten.
• Openbaar: ondersteunde inhoudstypen kunnen ook worden weergegeven in Ontdekken en zoekresultaten. Gebruik dit als je wilt dat mensen je werk kunnen vinden.

Openbaar vindbaar maken is een aparte keuze naast het versturen van een link die niet in overzichten staat. Mappen, bestanden en projecten bieden de optie Openbaar niet. Lees de toelichting naast Link kopiëren: bij een privé-item staat daar of kopiëren toegang geeft aan het team of aan iedereen met de link.

Delen met je team

Als je actief lid bent van een Team- of Enterprise-abonnement, biedt het deelvenster ook Iedereen bij [teamnaam]. De toelichting is duidelijk: iedereen in je team kan het item bekijken, maar alleen jij kunt het bewerken.

• Iedereen in je team kan het item bekijken; alleen jij kunt wijzigingen aanbrengen.
• Deze optie verschijnt alleen als je actief lid bent van een team. Zie Scholarly Teams.
• Werkt voor elk inhoudstype, inclusief mappen.

QR-codes

Gebruik de knop QR-code naast de link om een QR-code voor hetzelfde gedeelde adres te bekijken en te downloaden. Met Terug ga je terug naar de toegangsinstellingen en de lijst met personen. Een QR-code is handig om:

• Op dia's of een whiteboard te tonen, zodat iedereen in de ruimte de code kan scannen om het item te openen.
• Op een hand-out of in trainingsmateriaal af te drukken.
• Iets persoonlijk te delen zonder de URL te hoeven typen.

Een QR-code verwijst naar dezelfde gedeelde link. Daarom wordt je bij een privé-item gevraagd te kiezen wie toegang krijgt voordat je een code genereert: een QR-code die niemand kan openen, is niet handig op een hand-out. De deelknoppen geven ook aan wie toegang krijgt voordat je een link kopieert die eerst privé was.

Uitnodigen per e-mail

Wil je iets met specifieke mensen delen? Open het deelvenster en voeg hun e-mailadressen toe in het gedeelte Uitnodigen. Iedereen die je uitnodigt, krijgt een e-mail met een link Openen waarmee het item met één tik te openen is.

Heb je per ongeluk de verkeerde persoon uitgenodigd? De knop Verwijderen bij elke uitnodiging werkt zowel bij aanraken als wanneer je er met de muis overheen beweegt.

Toegang aanvragen

Als iemand een privélink opent zonder uitnodiging, verschijnt de pagina Toegang aanvragen, zodat die persoon verder kan. Een bezoeker die niet is ingelogd, kan een e-mailadres invoeren en toegang aanvragen zonder een account aan te maken. Een ingelogde bezoeker kan vanuit het eigen account een aanvraag doen en eventueel een bericht toevoegen. De eigenaar ontvangt een e-mail met de naam van de aanvrager en het item.

Na goedkeuring ontvangt de aanvrager een e-mail om het item te openen. Als de aanvrager met het juiste account is ingelogd, wordt ook de wachtpagina bijgewerkt.

Een aanvraag goedkeuren

De aanvraagmail bevat de actie Toegang geven om de genoemde aanvrager goed te keuren, plus een link om de aanvraag in Scholarly te bekijken. In het deelvenster zie je wie toegang vraagt en welk bericht die persoon eventueel heeft toegevoegd. Je kunt kiezen voor Goedkeuren of Afwijzen. Je kunt aanvragen ook later afhandelen via het deelvenster van elk item waarvan jij de eigenaar bent.

Na goedkeuring wordt de persoon toegevoegd aan de uitnodigingslijst van het item, net als bij een uitnodiging per e-mail. Je kunt die toegang op elk moment weer intrekken.

Toegang aanvragen tot de link van iemand anders

Hetzelfde proces werkt andersom wanneer iemand een privélink met jou deelt. Je komt op de pagina Toegang aanvragen als het item privé is en je niet bent uitgenodigd, als de eigenaar je toegang inmiddels heeft ingetrokken of als je bent ingelogd met een ander e-mailadres dan waarvoor je bent uitgenodigd.

1. Open de gedeelde link.
2. Voer het e-mailadres in dat toegang moet krijgen, of log in met het account dat je wilt gebruiken.
3. Voeg eventueel een kort bericht voor de eigenaar toe.
4. Klik op Toegang aanvragen.

Je krijgt een e-mail zodra de eigenaar je aanvraag goedkeurt. Open dezelfde link opnieuw om de inhoud te bekijken. Als de eigenaar je aanvraag afwijst of niet reageert, blijft de pagina ongewijzigd en kun je later opnieuw een aanvraag doen.

Dit werkt voor elk gedeeld inhoudstype: flashcardsets, PDF's, AI-videocolleges, AI-podcasts, AI-vergadernotities, onderzoekssessies, AI-chatgesprekken en pagina's.

De toegangspagina kan de titel, de eigenaar en een voorbeeld van het item tonen, zoals een videominiatuur of de speelduur, zodat je weet waarvoor je toegang aanvraagt. De volledige inhoud blijft afgeschermd. Als er een uitnodiging naar je e-mailadres is gestuurd, maar je dat adres nog niet hebt geverifieerd voor je account, kies dan E-mailadres verifiëren in plaats van opnieuw toegang aan te vragen.

Linkinstellingen: wachtwoord, vervaldatum en intrekken

Een openbare link hoeft niet permanent te zijn of toegankelijk te blijven voor iedereen die het adres ooit heeft gehad. Zodra je Iedereen met de link of Openbaar kiest, verschijnt bovenaan de deellijst een paneel Linkinstellingen:

• Wachtwoord: iedereen die de link opent, moet eerst het wachtwoord invoeren. 4 tot 72 tekens.
• Vervaldatum van de link: Verloopt niet, 24 uur, 7 dagen of een aangepaste datum tot maximaal een jaar in de toekomst.
• Opslaan en exporteren: laat dit ingeschakeld of kies Alleen bekijken, zodat bezoekers geen kopie kunnen opslaan of de inhoud kunnen exporteren.
• Link intrekken: het adres werkt daarna definitief niet meer. Met Nieuwe link maken maak je een nieuwe link aan.

Deze instellingen gelden voor iedereen die de openbare link gebruikt. Mensen die je per e-mail hebt uitgenodigd en je teamleden bij een item in een gedeelde werkruimte blijven het op dezelfde manier openen als voorheen.

Alle details, inclusief wat een bezoeker in elke situatie ziet en welke instelling je wanneer gebruikt: Wachtwoord, vervaldatum en het intrekken van een gedeelde link.

Wie het heeft geopend

Bij een gedeeld item laat het deelvenster zien wat ermee is gebeurd:

• Wie het heeft geopend en wanneer: weergaven met de naam van de bezoeker, eenmaal per persoon per dag geteld. Je eigen weergaven tellen nooit mee.
• Weergaven: hoeveel mensen je link hebben geopend.
• Opgeslagen kopieën: hoeveel bezoekers het item naar hun eigen account hebben gekopieerd.

Een wekelijkse e-mail over deelactiviteit vat dezelfde informatie samen, inclusief weergaven door teamleden en activiteit via openbare links.

Opslaan in mijn account

Als de eigenaar opslaan toestaat, kan een bezoeker Opslaan in mijn account gebruiken (het bladwijzerpictogram). Bij een openbare link met Alleen bekijken zijn opslaan en exporteren uitgeschakeld. Door het item op te slaan, maakt de bezoeker een onafhankelijke kopie waarvan die zelf eigenaar is en die diegene kan bewerken. Het origineel blijft ongewijzigd.

Bezoekers die niet zijn ingelogd, zien een registratieverzoek waarin het specifieke item wordt genoemd dat ze bekijken, bijvoorbeeld: "Deze flashcardset opslaan."

Video's insluiten en privépodcastfeeds

Open bij een openbaar videocollege Delen → Insluiten om de insluitcode voor de speler te kopiëren. Links die met een wachtwoord zijn beveiligd, verlopen of ingetrokken zijn, kunnen niet worden gebruikt om de video zonder toegangsbeperkingen in te sluiten.

Bij een podcast of videocollege vind je op het tabblad Podcastfeed een privéfeed met je podcasts en de audio van je video's. Kopieer de feed-URL naar een compatibele podcastapp of gebruik de optie Apple Podcasts. Houd die feed-URL privé: iedereen met de URL kan luisteren. Als je de URL opnieuw instelt, wordt de vorige ongeldig. Spotify ondersteunt het toevoegen van deze privéfeed niet.

Met een betaald teamabonnement kan de maker Delen → Bekijken wie het heeft afgekeken gebruiken voor een college dat met het team is gedeeld. Eigenaren en Beheerders kunnen ook de voortgang van gedeelde colleges bekijken en een CSV exporteren via Team → Overzicht. Zie Teamgegevens en beveiliging voor de reikwijdte van deze rapportages.

Gedeeld met mij

Pagina's, flashcardsets, podcasts, videocolleges en andere items die met je zijn gedeeld, verschijnen naast je recente studiemateriaal met een duidelijk label Gedeeld. Je hoeft dus niet in een apart onderdeel van de zijbalk te zoeken.

Inhoud vastzetten

Zet elk inhoudstype vast, zodat het altijd bovenaan je zijbalk en op je startpagina staat:

• Pagina's, PDF's, flashcardsets, AI-vergadernotities, podcasts, onderzoekssessies, videocolleges, AI-dia's en chats.

Je kunt inhoud vastzetten via de kop van de inhoudspagina, door met de muis over een kaart op de startpagina te bewegen of door met de rechtermuisknop op een item te klikken.

AI-chats delen

Deel elk AI-gesprek openbaar of privé, net als andere inhoud. Gedeelde chats zijn alleen te bekijken: bezoekers zien alle berichten en alle door AI gegenereerde inhoud, maar kunnen geen nieuwe berichten versturen.

Mappen delen

Als je een map deelt, krijgen ontvangers een overzicht van alles wat erin staat, zoals PDF's, pagina's, video's en al het andere dat je erin hebt opgeslagen. Ze kunnen dit overzicht alleen bekijken. Ze kunnen elk item uit die lijst openen, net als elders in Scholarly. De map laat zien wie deze heeft gedeeld, als Gedeeld door [Naam].

Projecten delen

Deel een project via het tabblad Medewerkers. Mensen die je uitnodigt, of iedereen in je team als je teamtoegang kiest, kunnen alle inhoud in het project bekijken, inclusief mappen en alles wat daarin staat.

Projectchats en herinneringen zijn privé voor elke persoon. Uitgenodigde projectleden kunnen chatten over de gedeelde bronnen en de gedeelde projectbeschrijving en instructies bewerken. Inhoud beheren, uitnodigingen versturen, standaardprofielen instellen en archiveren blijven voorbehouden aan de eigenaar of teambeheerders. Een openbare link toont alleen het projectoverzicht. Nodig mensen uit of gebruik teamtoegang om toegang tot de inhoud te geven.

Als een project eigendom is van een team in plaats van van jou, kan elk actief lid van dat team het zonder uitnodiging openen. Het project blijft bij het team als de maker het team verlaat.

Zie Projecten.

Privacy

• Iedereen met de link wordt niet in overzichten weergegeven, maar de URL kan worden doorgestuurd. Openbaar maakt geschikte inhoud daarnaast vindbaar in Ontdekken en zoekresultaten.
• Als je terugschakelt naar Alleen mensen die je uitnodigt, wordt de bestaande openbare link ongeldig zodra iemand deze opnieuw opent.
• Je kunt individuele uitnodigingen op elk moment intrekken via het deelvenster. De volgende keer dat die persoon de link opent, verschijnt de pagina Toegang aanvragen.

Gerelateerd

• Wachtwoord, vervaldatum en het intrekken van een gedeelde link, wachtwoorden voor links, vervaldatums, alleen bekijken en intrekken.

• Delen met je team, de gedeelde teambibliotheek en wie waarvan eigenaar is.

• Projecten, projectmedewerkers en projecten die eigendom zijn van een team.

• Je werk exporteren, een bestand versturen in plaats van een link.

• Scholarly op je mobiel, inclusief het ingebouwde deelmenu en QR-codes.

• AI-chat, chats delen via openbare links.