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ガイド共有

共有と共同作業

Scholarlyでは、作成したコンテンツを同僚、クライアント、チーム、またはリンクを知っている人と共有できます。ほとんどのコンテンツで、共有、閲覧状況の確認、コメント、複製が可能です。非公開のアイテムにはアクセスをリクエストできるため、権限のないリンクを開いた人も、そこで行き止まりになりません。

共有できるもの

  • フォルダ
  • ページ
  • PDF
  • フラッシュカードセット
  • AI議事録
  • ポッドキャスト
  • リサーチレポート
  • 動画講義
  • AIスライド
  • AIチャットの会話

共有ウィンドウを開く

コンテンツページのヘッダーにある共有ボタンをクリックします。共有ウィンドウには、アクセスできる人、リンク、アクセス権を持つ人の順に表示されます。リンクをコピーまたは送信する前に、共有範囲を選択してください。

スマートフォンでは、共有ボタンを押すと、まず端末標準の共有メニューが開きます。メッセージ、メール、WhatsApp、AirDropなど、インストール済みのアプリにリンクを直接送信できます。共有ウィンドウ全体を開くには、その他のオプションを選択してください。

共有範囲を選ぶ

個人のコンテンツは、最初は非公開です。共有プロジェクトやチーム所有のプロジェクトに保存したコンテンツは、そのプロジェクトを通じてアクセスできる場合もあります。共有範囲を選ぶ際は、アイテムと所属するプロジェクトの両方を確認してください。

  • 招待した人のみ：招待された人は、招待先のメールアドレスでログインします。それ以外の人はアクセスをリクエストできます。
  • リンクを知っている全員：アカウントがなくてもリンクを開けます。「見つける」や検索には表示されません。
  • 公開：対応するコンテンツは、「見つける」や検索にも表示できます。作成したものを広く見つけてもらいたい場合に使用します。

検索などで見つけられるようにする設定と、掲載されないリンクを送る設定は別です。フォルダ、ファイル、プロジェクトには「公開」の掲載オプションはありません。リンクをコピーの横にある説明を確認してください。非公開のアイテムでは、コピーによってチームにアクセスを許可するのか、リンクを知っている全員に許可するのかが説明されています。

チームと共有する

TeamまたはEnterpriseプランの有効なメンバーである場合、共有ウィンドウには**[team name]の全員**も表示されます。補足説明には、チーム全員が閲覧でき、編集できるのは自分だけであることが明記されています。

  • チームの全員がアイテムを閲覧できます。変更できるのは自分だけです。
  • このオプションは、チームの有効なメンバーにのみ表示されます。Scholarly Teamsをご覧ください。
  • フォルダを含む、すべてのコンテンツで利用できます。

QRコード

リンクの横にあるQRコードボタンで、同じ共有アドレスのQRコードを表示してダウンロードできます。戻るを押すと、共有範囲とアクセス権を持つ人の一覧に戻ります。QRコードは、次のような場面で便利です。

  • スライドやホワイトボードに表示し、その場にいる人がスキャンして開けるようにする。
  • 配布資料や研修資料に印刷する。
  • 対面で、URLを入力せずに共有する。

QRコードは同じ共有リンクを指すため、非公開のアイテムでは、生成する前に共有範囲を選ぶ必要があります。誰も開けないQRコードを配布資料に載せても役に立たないためです。また、非公開だったリンクをコピーする前には、共有ボタンにも共有範囲の変更内容が表示されます。

メールで招待する

特定の人に送りたい場合は、共有ウィンドウを開き、招待セクションにメールアドレスを追加します。招待された人には、ワンタップでアクセスできる開くリンク付きのメールが届きます。

間違った人を招待した場合は、各招待行の削除ボタンで取り消せます。タッチ操作でも、マウスポインターを重ねた場合でも操作できます。

アクセスをリクエストする

招待されていない人が非公開リンクを開くと、行き止まりになる代わりに、アクセスをリクエストページが表示されます。ログインしていない人も、アカウントを作成せずにメールアドレスを入力してアクセスをリクエストできます。ログイン済みの人は、自分のアカウントからリクエストし、必要に応じてメモを添えられます。所有者には、リクエストした人と対象アイテムが記載されたメールが届きます。

承認されると、リクエストした人にアイテムを開くためのメールが届きます。リクエストに使用した正しいアカウントでログインしている場合は、待機ページにも承認が反映されます。

リクエストを承認する

リクエストメールには、記載された相手の閲覧を承認する閲覧を許可ボタンと、Scholarlyでリクエストを確認するためのリンクが含まれます。共有ウィンドウでは、リクエストした人と添付されたメモを確認し、承認または拒否を選択できます。自分が所有するアイテムの共有ウィンドウから、後でリクエストに対応することもできます。

承認すると、メールで招待した場合と同じように、その人がアイテムの招待リストに追加されます。アクセス権はいつでも取り消せます。

自分が非公開リンクを受け取った場合も、同じ手順でアクセスをリクエストできます。アイテムが非公開で招待されていない場合、所有者がアクセス権を取り消した場合、または招待先とは異なるメールアドレスでログインした場合には、「アクセスをリクエスト」ページが表示されます。

  1. 共有リンクを開きます。
  2. アクセス権を受け取るメールアドレスを入力するか、使用したいアカウントでログインします。
  3. 必要に応じて、所有者への短いメモを追加します。
  4. アクセスをリクエストをクリックします。

所有者が承認すると、すぐにメールが届きます。同じリンクをもう一度開くと、コンテンツにアクセスできます。拒否された場合や返答がない場合は、そのままのページが表示され、後で再度リクエストできます。

フラッシュカードデッキ、PDF、AI動画講義、AIポッドキャスト、AI議事録、リサーチセッション、AIチャットの会話、ページなど、共有できるすべてのコンテンツがこの機能に対応しています。

アクセスページには、何へのアクセスをリクエストしているか分かるよう、アイテムのタイトル、所有者、動画のサムネイルや再生時間などのプレビューが表示される場合があります。コンテンツ全体が閲覧できるわけではありません。自分のメールアドレスに招待が届いていても、アカウントでそのアドレスの確認が済んでいない場合は、再度リクエストせず、メールアドレスを確認に進んでください。

公開リンクを永続的に使えるようにしたり、アドレスを知っているすべての人にいつまでもアクセスを許可したりする必要はありません。リンクを知っている全員または公開を選ぶと、共有リストの上部にリンク設定パネルが表示されます。

  • パスワード：リンクを開く人は、最初にパスワードを入力する必要があります。4〜72文字で設定できます。
  • リンクの有効期限：無期限、24時間、7日間、または最長1年先までの日付を指定から選べます。
  • 保存とエクスポート：有効のままにするか、閲覧のみに切り替えて、コピーの保存とエクスポートを禁止できます。
  • リンクを無効化：そのアドレスは以後使用できなくなります。新しいリンクを作成で、新しいリンクを発行できます。

これらの設定は、公開リンクを使用するすべての人に適用されます。メールで招待した人や、共有ワークスペースのアイテムにアクセスするチームメンバーは、引き続き従来の方法で開けます。

各状態で閲覧者に何が表示されるか、どの場面でどの設定を使うかなど、詳しくは共有リンクのパスワード、有効期限、無効化をご覧ください。

誰が開いたかを確認する

共有したアイテムの共有ウィンドウでは、利用状況を確認できます。

  • 誰がいつ開いたか：開いた人の名前と日時が表示されます。1人につき1日1回カウントされます。自分で開いた分はカウントされません。
  • 閲覧数：リンクを開いた人の数です。
  • 保存数：自分のアカウントにアイテムをコピーした閲覧者の数です。

毎週届く共有アクティビティメールでも、同じ情報をまとめて確認できます。公開リンクの利用状況に加え、チームメンバーによる閲覧も含まれます。

自分のアカウントに保存する

所有者が保存を許可している場合、閲覧者は自分のアカウントに保存（ブックマークアイコン）を使用できます。閲覧のみの公開リンクでは、保存とエクスポートは無効になります。保存すると、閲覧者が所有し、編集できる独立したコピーが作成されます。元のアイテムは変更されません。

ログインしていない閲覧者には、*「このフラッシュカードデッキを保存」*のように、閲覧中のアイテムを明示したアカウント登録の案内が表示されます。

動画の埋め込みと非公開ポッドキャストフィード

公開されている動画講義では、共有 → 埋め込みを開くと、プレーヤーの埋め込みコードをコピーできます。パスワードで保護されたリンク、有効期限が切れたリンク、無効化されたリンクは、誰でも視聴できる埋め込みには使用できません。

ポッドキャストや動画講義では、ポッドキャストフィードタブから、自分のポッドキャストと動画の音声を含む非公開フィードを利用できます。フィードURLを対応するポッドキャストアプリにコピーするか、Apple Podcastsのオプションを使用してください。このフィードURLは他の人に公開しないでください。URLを知っている人は誰でも聴くことができます。リセットすると、以前のURLは無効になります。Spotifyは、この非公開フィードの追加に対応していません。

有料チームプランでは、作成者はチームに共有した講義の共有 → 視聴完了者を確認を使用できます。オーナーと管理者は、チーム → 概要から共有講義の進捗を確認し、CSVをエクスポートすることもできます。レポートで確認できる範囲については、チームのデータとセキュリティをご覧ください。

自分に共有されたアイテム

自分に共有されたページ、デッキ、ポッドキャスト、動画講義などは、最近使った学習教材と並んで表示され、分かりやすい共有ラベルが付きます。サイドバーの別の場所を探す必要はありません。

コンテンツをピン留めする

どの種類のコンテンツもピン留めでき、サイドバーとホームページの上部に常に表示できます。

  • ページ、PDF、フラッシュカードデッキ、AI議事録、ポッドキャスト、リサーチセッション、動画講義、AIスライド、チャット。

コンテンツページのヘッダー、ホームページのカードにマウスポインターを重ねたときの操作、またはアイテムの右クリックからピン留めできます。

AIチャットを共有する

AIとの会話は、他のコンテンツと同じように、公開または非公開で共有できます。共有されたチャットは閲覧専用で表示されます。閲覧者はすべてのメッセージとAIが生成したコンテンツを見ることができますが、新しいメッセージは送信できません。

フォルダを共有する

フォルダを共有すると、受け取った人には、PDF、ページ、動画など、その中に保存されているすべてのアイテムが閲覧専用の一覧で表示されます。一覧の各アイテムは、Scholarlyの他の場所と同じように開けます。フォルダには、共有した人が**共有者：[Name]**と表示されます。

プロジェクトを共有する

プロジェクトは共同編集者タブから共有できます。招待した人、またはチームへのアクセスを選択した場合はチーム全員が、フォルダとその中に保存されたものを含む、プロジェクト内のすべてのコンテンツを閲覧できます。

**プロジェクトのチャットとメモリは、各ユーザー本人だけが利用できます。**招待されたプロジェクトメンバーは、共有ソースを横断してチャットし、共有の概要と指示を編集できます。コンテンツ管理、招待、デフォルトプロフィール、アーカイブは、引き続き所有者またはチーム管理者が行います。公開リンクで表示されるのはプロジェクトの概要のみです。中のコンテンツにアクセスできるようにするには、相手を招待するか、チームへのアクセスを設定してください。

プロジェクトを個人ではなくチームが所有している場合、そのチームの有効なメンバー全員が招待なしで開けます。作成者がチームを離れても、プロジェクトはチームに残ります。

プロジェクトをご覧ください。

プライバシーに関する注意事項

  • リンクを知っている全員では一覧や検索に掲載されませんが、URLは転送できます。公開では、それに加えて、対応するコンテンツを「見つける」や検索から見つけられるようになります。
  • 招待した人のみに戻すと、次に誰かが開いたときから既存の公開リンクは無効になります。
  • 個別の招待は、共有ウィンドウからいつでも取り消せます。取り消された人が次にリンクを開くと、代わりに「アクセスをリクエスト」ページが表示されます。
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