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ガイドライブラリとプロジェクト

チームライブラリとチームプロジェクト

チームのワークスペースを役立てるには、資料が一か所にまとまり、作成者が離れても成果が残ることが大切です。この2つを支えるのが、チームライブラリとチーム所有のプロジェクトです。このページでは、両方について説明します。

チームを開く

サイドバーのチームをクリックします。ワークスペースの中心となる共有資料にすぐアクセスできるよう、最初にライブラリが開きます。上部には5つのセクションがあります。

セクション 用途
ライブラリ チームで共有されたすべてのソースと作成物をまとめて表示します
AIプロフィール どのメンバーでも適用できる、共有のカスタマイズ用プロフィールです
メンバー 招待、ロール、参加リンク、参加リクエストを管理します
概要 シート、セットアップの進捗、自分のシート、アクティビティレポートを確認します
請求 プラン、シート、支払い情報、AIモデルの利用ポリシーを管理します。管理者のみ利用できます

メンバーはライブラリを閲覧したり、ほかのセクションを開いたりできますが、実行できる操作はロールによって異なります。請求とアクティビティレポートを利用できるのはオーナーまたは管理者です。招待と共有AIプロフィールの管理も、この2つのロールに限られます。

チームライブラリ

チーム → ライブラリには、チームで共有されたすべての項目が、ソースと作成物をまとめて、新しい順に表示されます。アップロードされたPDFと、それをもとに作成された動画講義が並ぶのは、実際の作業ではどちらも必要になるからです。

自分が共有した項目も、あなたが共有というラベル付きでここに表示されます。別の「自分の共有」画面と照らし合わせる必要はありません。

種類で絞り込み。 すべて、ソース、ドキュメント、ポッドキャスト、議事録、リサーチ、チャット、フォルダとプロジェクトのフィルターで一覧を絞り込めます。各フィルターには最新の件数が表示されるため、何もクリックせずに、ソースが9件、リサーチレポートが2件あるといった状況をひと目で把握できます。

検索。 検索ボックスでは、タイトルと共有した人を検索できます。「オンボーディング」でハンドブックを探したり、チームメンバーの名前でその人が共有したすべての項目を探したりできます。

すべての行に共有者と共有日時を表示。 各項目には**共有者：[名前]**と共有された日時が表示されます。コンプライアンス担当者が共有した規程なのか、誰かが試しに作成した下書きなのか、出所を確認できます。

閲覧数。 誰かが開いた項目には閲覧数が表示されます。資料がただ増えているだけなのか、実際に活用されているのかを、手軽に把握する手がかりになります。

まだ何も共有されていない場合は、最初のソースや作成物を共有という案内が表示されるため、共有をどこから始めればよいか迷うことはありません。

共有された項目は自分のライブラリにも表示されます

チームの資料にアクセスするために、毎回チームページを開く必要はありません。チームで共有された項目は、自分のすべてのコンテンツにも、自分の作成物と並んで表示されます。チームバッジが付き、共有した人の名前も表示されます。

これは意図した設計です。別の場所にある共有ライブラリは、一度見ただけで終わりがちです。普段から使う場所に表示されれば、日々の作業で活用できます。

ライブラリに追加する

追加する方法は2つあります。

  1. チームページから：チーム → ライブラリ → ライブラリに追加を選び、共有する項目を選択します。
  2. 項目から直接：共有を開き、[チーム名]の全員を選択します。

どちらも同じ共有操作です。いずれの方法でも、次のように動作します。

  • 有効なメンバー全員が開けるようになります。
  • 所有権は共有した人に残ります。 別途アクセス権を付与しない限り、編集権限もその人にあります。
  • 共有した人は、いつでも非公開に戻せます。 非公開にすると、チームからのアクセスは直ちに終了します。
  • メンバーを削除すると、その人はライブラリにアクセスできなくなります。個人ライブラリ内の項目はその人のアカウントに残り、チームプロジェクトが所有する資料はチームに残ります。

フォルダ、ページ、PDF、録音・録画、ポッドキャスト、動画講義、議事録、リサーチセッション、チャット、プロジェクトなど、すべてのコンテンツの種類に対応しています。

チーム所有のプロジェクト

プロジェクトは、1つの作業に関するソース、作成物、チャット、スケジュール済みタスクをまとめる場所です。チーム所有のプロジェクトは、共有だけでは解決できない問いに答えます。これを作った人がチームを離れたら、どうなるのでしょうか。

チームがプロジェクトを所有すると、次のようになります。

  • 有効なメンバー全員が、招待なしで開けます。 個別に追加する必要がないため、追加し忘れる心配もありません。新しいメンバーは、チームに参加するとアクセスできるようになります。
  • チーム所有のプロジェクトに保存した資料は、プロジェクトに残ります。 オーナーと管理者が、そのコンテンツと保存先を管理します。メンバーはソースの閲覧、非公開チャットの利用、共有の概要と指示の編集ができますが、参加しただけでコンテンツの管理権限が付与されるわけではありません。
  • 作成者がチームを離れても、プロジェクトは残ります。 プロジェクト、そのソース、そこから作成されたすべての項目がチームに残ります。これがチーム所有にする一番の目的です。
  • プロジェクトのヘッダーに所有チーム名が表示されるため、どのチームのプロジェクトを開いているかをいつでも確認できます。
  • プロジェクトギャラリーでは、チームプロジェクトが個人プロジェクトの上にまとまって表示されます。 それぞれチームプロジェクトと個人プロジェクトという見出しで分けられます。

プロジェクトを移管する

プロジェクトの所有権の設定から、個人とチームのどちらの方向にも所有権を移管できます。移管先によって異なる影響があり、確定前の確認ダイアログにその内容が表示されます。

チームに移管する

チームが所有者になります。有効なメンバー全員が、このプロジェクトとその中のすべての項目にアクセスできるようになり、自分がチームを離れてもプロジェクトはチームに残ります。

オンボーディング、継続的なリサーチ、後任に引き継ぐ顧客案件など、自分の担当期間を超えて使い続けるものに適しています。

メンバーに移管する

選択したメンバーが、個人として所有者になります。この移管では失われるアクセス権があるため、十分に確認してください。

  • チームと、すでに招待されているすべての人がアクセスできなくなります。
  • 公開リンクは非公開になります。
  • 新しい所有者は、共有を最初から設定し直せます。

独立する事業や、誤ってチーム内に作成した個人のサイドプロジェクトなど、作業をチームの管理から完全に切り離す場合に使います。

移管中はプロジェクトが一時的にロックされ、少し待つと新しい所有者のもとで再び開けるようになります。同時に実行できる移管は1件だけです。

非公開チャットは非公開のままです

チーム所有にしても、この点は変わりません。このページで最も大切なことです。

プロジェクトのチャットとメモリは、決して共有されません。 チーム所有のプロジェクトで作業する各メンバーには、その中に自分専用の非公開チャットと非公開メモリがあります。ソース、指示、コンテンツは共有されますが、会話は共有されません。ほかのメンバー、プロジェクトの所有者、チームの管理者も読むことはできません。

チームではなく、個人を指定して共有したプロジェクトでも同じです。

参加を希望する人を承認する

同僚から転送されたリンクや古いブックマークなどから、非公開のチーム項目にアクセスした人は、その場でアクセスをリクエストできます。これらのリクエストは、メンバーページの参加リクエストにまとめられ、誰が何へのアクセスを求めているかを確認できます。

  • 承認すると、招待欄に入力した場合と同じ正式なチーム招待が送信されます。シートを1つ使用し、その人がライブラリとチームのプランを利用できるようになります。
  • 拒否すると、リクエストが取り下げられます。

空きシートがない場合も、承認が単に失敗するのではなく、その場で理由が表示されます。空きシートがありませんという案内とともに、シートを管理から請求ページに移動してシートを追加できます。別の管理者がすでに対応していた場合は、二重に処理することなく、その旨がScholarlyに表示されます。

活用されるライブラリを整える

ライブラリを作っても誰も開かなくなるのは、よくある失敗です。次の4つの習慣で防げます。

要約だけでなく、実際に参照されるソースを共有します。 共有されたPDFは、使う人によってさまざまな作成物に変えられます。一方、共有された要約は読むことしかできません。繰り返し活用できる資産は、ソースそのものです。

人別ではなく、繰り返し行う業務別に整理します。 メンバーごとにフォルダを作るよりも、オンボーディング、製品、社内規程、顧客との通話など、繰り返し行う業務ごとに1つのフォルダを作るほうが便利です。ライブラリを開く人が探しているのは、特定の同僚ではなく、今の作業に必要なものです。

文書が更新されたら、別のコピーを追加せずに古い文書を置き換えます。 ソースに基づく回答の質は、ライブラリ内の資料に左右されます。同じ規程の異なるバージョンが2つあると、両者が混ざった回答になってしまいます。古いものを新しいものに差し替えてください。

誰かを招待する前に、資料を入れておきます。 招待メールには最近共有された項目の名前が記載されるため、単に登録を促すだけでなく、「2026年版ハンドブックと第3四半期のオンボーディングガイドがある場所」のように、参加先に何があるかが伝わります。空のワークスペースに入った新しいメンバーは、できることが見つからず、そのまま何もせずに終わりがちです。

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