團隊資料庫與團隊專案

只有當資料集中在同一處，而且建立者離開後工作成果仍能保留，團隊工作空間才有用。這是兩項不同的功能：團隊資料庫與團隊擁有的專案。本頁將介紹這兩項功能。

開啟你的團隊

點選側邊欄的團隊。開啟後會顯示資料庫，因為共用資料正是這個工作空間存在的目的。頂端有五個區塊：

區塊	用途
資料庫	所有與團隊分享的內容，包含來源與完成的作品
AI 設定檔	任何成員都能套用的共用自訂設定檔
人員	邀請、角色、加入連結與加入申請
總覽	席次、設定進度、你自己的席次與活動報表
帳單	方案、席次、付款資訊與 AI 模型政策，僅限管理員

成員可以瀏覽資料庫及開啟其他區塊，但可執行的操作仍依角色而定。帳單與活動報表僅限擁有者或管理員存取；也只有這兩種角色可以管理邀請與共用 AI 設定檔。

團隊資料庫

團隊 → 資料庫會列出所有人與團隊分享的內容，來源與完成的作品放在一起，最新的排在最前面。某人上傳的 PDF 會與根據該 PDF 製作的影片講課並列，因為實際使用時，你通常兩者都需要。

你自己分享的內容也會出現在這裡，並標示為由你分享。不需要另外到「我分享的內容」檢視中比對。

依類型篩選。 一列篩選選項包含全部、來源、文件、Podcast、會議記錄、研究、聊天、資料夾與專案，可縮小清單範圍，而且每個選項都會顯示即時數量。不用點選任何項目，就能一眼看出資料庫中有九個來源與兩份研究報告。

搜尋。 搜尋框會搜尋標題與分享者。搜尋「新人到職」可以找到手冊；搜尋團隊成員的姓名，則能找到對方提供的所有內容。

每一列都會顯示分享者與時間。 每個項目都會顯示由 [name] 分享及分享時間，讓內容出處清楚明瞭。你能知道自己看到的是法遵負責人發布的政策，還是某人試做的草稿。

瀏覽次數。 有人開啟過的項目會顯示瀏覽次數。這是最容易取得的指標，可幫助你判斷資料庫是否真的有人使用，還是只是持續堆放內容。

如果資料庫還沒有內容，空白畫面會提供分享第一個來源或創作，讓你不用猜測該從哪裡開始分享。

共用內容也會出現在你自己的資料庫

你不必前往團隊頁面，也能存取團隊資料。所有與團隊分享的內容都會出現在你的所有內容中，與你自己的作品並列，並帶有團隊標籤，顯示分享者姓名。

這是刻意的設計：如果共用資料庫位於獨立頁面，大家可能只會造訪一次；如果它出現在你原本就會查看的地方，就更容易被使用。

將內容加入資料庫

有兩種方式可以完成同一件事：

1. 從團隊頁面操作：前往團隊 → 資料庫 → 加入資料庫，再選擇要分享的內容。
2. 從項目本身操作：開啟分享，再選擇 [team name] 的所有成員。

這兩種方式的效果相同。無論使用哪一種：

• 每位有效成員都能開啟內容。
• 擁有權仍屬於分享者。 除非另外授予權限，否則仍只有分享者可以編輯。
• 分享者隨時可以將內容改回私人，團隊的存取權會立即終止。
• 移除成員後，該成員就無法再存取資料庫；其個人資料庫中的作品仍會保留在自己的帳號中；由團隊專案擁有的資料則會留在團隊。

這適用於任何內容類型，包括資料夾、頁面、PDF、錄音、Podcast、影片講課、會議記錄、研究工作階段、聊天與專案。

團隊擁有的專案

專案會將同一項工作的來源、創作、聊天與排程任務集中管理。團隊擁有的專案能解決單純分享無法回答的問題：建立這些內容的人離開後，會發生什麼事？

當專案由團隊擁有時：

• 每位有效成員都能直接開啟，無須邀請。 不必逐一新增成員，也不必記得替新成員開通權限。新成員加入團隊後，就能取得存取權。
• 放入團隊專案的資料會留在專案中。 擁有者與管理員負責管理內容及其存放位置。成員可以檢視來源、進行私人聊天，以及編輯共用簡介與指示，但不會僅因加入團隊就取得內容管理權限。
• 建立者離開後，專案仍會保留。 專案、其中的來源，以及根據這些來源製作的所有內容，都會留在團隊。這正是這項功能的目的。
• 專案頁首會顯示擁有該專案的團隊名稱，讓你隨時知道目前開啟的是哪一種專案。
• 專案總覽會將團隊專案排在個人專案上方，分別放在團隊專案與個人專案標題下。

移轉專案

你可以從專案的擁有權控制項，將擁有權往兩個方向移轉。每個方向都有特定影響，確認對話框會在你確認前清楚說明。

移轉給團隊

團隊會成為擁有者。每位有效成員都能存取這個專案及其中所有內容，而且即使你離開，專案也會留在團隊。

如果某項工作的存續時間會超過你參與的期間，就適合使用這個方式，例如新人到職訓練、持續進行的研究，或之後會由其他人接手的客戶業務。

移轉給成員

你選擇的成員會成為個人擁有者。這個操作會移除既有的存取設定，值得仔細確認：

• 團隊與所有已受邀的人都會失去存取權。
• 公開連結會改為私人。
• 新擁有者可以重新設定分享。

當工作確實要離開團隊範圍時，就適合使用這個方式，例如獨立出去的事業，或誤放在團隊中的個人副業專案。

移轉進行時，專案會短暫鎖定，稍後便會以新擁有者的身分重新開放。同一時間只能進行一次移轉。

私人聊天會維持私密

團隊擁有權不會改變這一點，而這也是本頁最重要的一句話：

專案聊天與專案記憶絕不會共用。 每位在團隊專案中工作的成員，都有自己的私人聊天與私人記憶。來源、指示與內容由大家共用，對話則不會。其他成員、專案擁有者及團隊管理員都無法讀取。

如果你將專案分享給個別使用者，而非整個團隊，也同樣適用。

核准加入申請

當有人開啟私人團隊項目時，例如同事轉寄的連結或舊書籤，可以申請存取權，而不會無路可走。這些申請會集中在人員頁面的加入申請中，顯示申請者及其申請存取的內容。

• 核准會寄出正式的團隊邀請，與在邀請框中輸入對方資料後寄出的邀請相同，會占用一個席次，並讓對方取得資料庫與團隊方案的使用權。
• 拒絕會駁回申請。

如果席次已用完，介面會直接說明原因，而不是讓操作失敗：顯示沒有可用席次，並提供管理席次，帶你前往帳單頁面新增席次。如果其他管理員已處理該申請，Scholarly 會告知你，避免重複操作。

建立大家會使用的資料庫

資料庫最常見的失敗情況，就是沒有人開啟。以下四個習慣可以避免這種情況。

分享大家真正需要取用的來源，而不只是摘要。 同一份共用 PDF，可以讓十幾個人各自製作不同的內容；共用摘要則只能閱讀。來源才是可重複運用的資產。

依照經常執行的工作分類，而不是依人分類。 為重複執行的工作各建一個資料夾，例如新人到職、產品、政策、客戶通話，會比替每位團隊成員各建一個資料夾更實用。大家是帶著任務來資料庫找資料，而不是想著某位同事。

取代過時文件，不要再加一份副本。 依據來源產生的回答，品質取決於資料庫中的內容。同一份政策若有兩個版本，回答可能會混合兩者的說法。請將舊版本替換掉。

邀請任何人之前，先放入一些內容。 邀請電子郵件會列出最近分享的項目名稱，因此邀請本身就能說明對方將加入什麼內容，例如「2026 年手冊與第三季新人到職指南」，而不只是單純要求註冊。新成員進入空白的工作空間後，沒有事情可做，通常也就不會採取任何行動。

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