將工作文件轉為培訓教材
上傳 SOP、政策 PDF、手冊或投影片簡報，Scholarly 就能將其轉為附旁白的培訓影片：僅根據你選取的頁面撰寫旁白，再製作成動畫場景，並附上章節、字幕、逐字稿，以及供觀眾作答的問題。影片沒有出鏡的虛擬人物，你取得的是連結或 MP4，而非 SCORM 套件。Free 帳戶可使用一個不超過 8 MB 的檔案（PDF 的前 32 頁），製作一部約 2 分鐘的影片，並透過連結觀看及分享。付費方案可將影片目標長度設為最長 45 分鐘，並下載 MP4。
你已經有素材了。可能是一本 60 頁的手冊、一個放滿政策 PDF 的資料夾、上一季的版本資訊，或一段與熟悉實際作業方式的人通話的錄音。你缺少的是能讓其他人在二十分鐘內學會這些內容的版本。
這就是本頁要介紹的工作：將你現有的文件轉為可供教學的內容：讓人照著執行的 SOP、可觀看的短片、能快速瀏覽的簡報文件，以及確認學習成效的測驗。
這是一份工作流程指南。每項工具都有自己的說明文章；本頁著重於該使用哪些工具、使用順序，以及背後的原因。
將 SOP 或政策轉為附旁白的培訓影片
- 上傳文件。 PDF、Word 檔案或 PowerPoint 簡報都可以。如果是較長的手冊，請只選取與這項程序相關的頁面。
- 開啟「新增 → 影片講解」。 選擇長度、語言和聲音。付費方案可設定 1 至 45 分鐘的目標長度，Free 則維持約 2 分鐘，旁白支援超過 70 種語言。
- 視需要保留已核准的措辭。 開啟照原文使用我的講稿，旁白就會逐字朗讀你的來源內容，而不會另外撰寫教學講稿。
- 審閱內容。 在其他人觀看前，先閱讀逐字稿並觀看影片。應由負責該程序的人確認核准。
- 分享影片。 發布到團隊資料庫或傳送連結。付費方案也能下載最高 1080p 的 MP4，以及包含
.vtt和.srt字幕的匯出套件，供內部網站或 LMS 使用。如果需要獨立的評量，可使用同一個檔案製作測驗。
使用預設模型製作一部影片需花費 1 點 AI創作點數，超過 15 分鐘另加 1 點，超過 30 分鐘另加 2 點。
它無法做到的事
- 沒有虛擬人物。 沒有出鏡的講者、對嘴效果或素材影片。影片以旁白搭配動畫場景呈現。
- 不支援 SCORM、xAPI 或 LTI。 請以 MP4 或嵌入方式將影片加入 LMS。
- 沒有報名、截止日期、作業或證書功能。 Scholarly 不是 LMS。付費團隊方案的已分享的講解會顯示誰開啟了分享給團隊的講解、是否看完，以及題目的作答分數。這些資料記錄的是播放與作答情況，並非經認證的完成紀錄。
- 無法提供合規簽核。 講稿取自你的文件，但 AI 仍可能出錯，而且 Scholarly 無法判斷政策是否為最新版本，或是否符合主管機關的規範。請讓政策負責人審閱每部影片，並將正式培訓紀錄保存在稽核人員已認可的系統中。
與其他工具的比較
請根據影片必須達成的目的選擇工具。以下資訊於 2026 年 10 月 30 日查閱各供應商網站取得，方案可能變動，購買前請再次確認。
| 工具 | 起始素材 | 畫面中的講者 | SCORM 匯出 | 適用情況 |
|---|---|---|---|---|
| Scholarly | PDF、Word、PowerPoint、筆記、連結 | 無 | 無 | 你希望旁白僅根據自己的文件撰寫、使用同一檔案製作測驗，並取得連結或 MP4 |
| Colossyan | PDF、PowerPoint、Word、URL、講稿 | AI 虛擬人物 | Professional 每月 5 次，Enterprise 不限次數，Starter 不提供 | 你需要虛擬人物，並透過 LMS 提供內容 |
| Synthesia | 文件、提示詞、PowerPoint、講稿 | AI 虛擬人物 | Enterprise | 影片的重點就是讓講者出現在畫面中 |
| HeyGen | PowerPoint、PDF、講稿 | AI 虛擬人物 | Business | 你需要虛擬人物和聲音複製功能 |
| Guidde | 螢幕錄製；Business 另支援 PDF、簡報和文件 | 螢幕畫面搭配旁白；可加購虛擬人物，Enterprise 提供自訂虛擬人物 | Enterprise | 操作程序是在可錄製畫面的軟體中進行 |
| Gemini Notebook（前稱 NotebookLM） | 筆記本來源 | 未列出 | 未列出 | 你想快速製作來源內容的概覽影片；Free 和 Plus 方案不提供移除浮水印功能 |
如果畫面中必須有講者，或必須支援 SCORM 追蹤，選購其中一款虛擬人物工具會更合適。如需更完整的說明，請參閱與 Synthesia、Colossyan 和 Guidde 的比較。
從所需成果開始選擇工具
最常見的錯誤，是開啟自己熟悉的工具，而不是符合交付成果需求的工具。使用新增或更多工具選擇所需成果。下表依交付成果類型將工具分組：
| 群組 | 包含的工具 | 可取得的成果 |
|---|---|---|
| 聆聽與觀看 | Podcast、影片講解、轉錄 | 不必閱讀就能吸收的內容、附旁白的解說、適合通勤時收聽的節目，以及整理清楚的活動逐字稿 |
| 展示 | 投影片、資訊圖表、心智圖 | 可供你上台講解的內容，或讓人一眼掌握的單張視覺圖表 |
| 撰寫 | 報告、SOP、個案研究、會議記錄、頁面、AI 文件 | 供人閱讀、依循或傳閱的文件 |
| 研究與資料 | 深度研究、試算表、時間軸 | 附有引用來源的答案、結構化資料集，以及事件順序 |
使用上傳加入檔案、貼上文字或選擇連結。連線 Google Drive 後，即可從來源選擇器中使用。學習格式包括學習卡、摘要、學習單和故事書。空白群組則提供表格、簡報、測驗、PDF 或資料夾等起始選項。
依照教材的使用方式選擇對應的列。如果人們需要執行某項工作，就選 SOP。如果需要理解某件事，就選影片講解或摘要。如果需要確認他們是否記住內容，就選測驗。
四種實用流程
以下每種流程都列出實際來源、一連串產出，以及採用該順序的原因。每個步驟都使用相同來源，因此不必重新上傳。
1. 新人到職培訓
**來源：**員工手冊、兩到三份政策 PDF，以及某人實際執行工作的螢幕分享錄影。
**採用這個順序的原因：**先製作 SOP，因為它會將素材整理成依序執行的動作，而這正是手冊最不擅長呈現的部分。步驟確定後，再用摘要說明背後的原因，最後透過測驗確認新人是否確實吸收重要內容。如果反過來做，摘要教的就會是尚未確定的流程。
將錄影與文件一起上傳為來源。專家隨口補充的話，例如「我們三月就不再那樣做了」，通常是最有價值的內容，而且手冊裡完全找不到。
2. 已推出產品的內部培訓
**來源：**每個版本的版本資訊與規格文件。
**流程：**每次發布製作一部簡短的影片講解 → 使用 AI 文件製作一頁式簡報文件。
**採用這個順序的原因：**內部培訓失敗，往往是因為內容太長、沒人看完，而不是深度不足。每次發布的五分鐘旁白導覽會有人看，40 頁的季度簡報則不會。先製作影片，因為這會迫使你釐清對客戶來說究竟有什麼改變，再產生一頁式文件，讓業務代表在通話時隨時參考。
每次發布都保留獨立影片，不要持續擴充同一部影片。篇幅小且標有日期的成果，即使時間過去仍容易判讀；一份龐大整合內容則會整份一起過時。
3. 在專家離開前留存知識
**來源：**一場錄製的活動，例如操作導覽、訪談或工作坊。
**採用這個順序的原因：**逐字稿就是核心資產。它可以搜尋、引用，也是後續所有成果的依據，因此即使沒有人會從頭讀到尾，也應先製作並保存。教案會將一小時缺乏結構的談話轉為可教學的單元，並附上目標與時間安排。學習單讓學習者能針對每個單元實際練習。學習卡則涵蓋少數必須記住、而不能只靠查閱的事實與定義。
直接在 Scholarly 中錄音，或上傳現有音訊。請參閱 AI 會議記錄。
4. 客戶與研究工作
**來源：**一疊報告、申報文件、供應商文件或已發表的論文。
**流程：**附引用來源的研究報告 → 個案研究。
**採用這個順序的原因：**研究報告會完成閱讀整理，更關鍵的是保留引用來源。因此，當客戶問「這個數字是哪裡來的」，只要點一下就能找到答案，不必花上整個下午。接著根據報告撰寫個案研究，而不是直接使用原始文件堆，才能保持篇幅精簡，並讓每項主張都有跡可循。
個案研究是 AI 文件可產生的文件類型之一，其他還包括報告、簡報文件、時間軸與試算表。
先匯入來源
這裡所有成果的品質，都取決於你提供的素材。開啟建立視窗前，先匯入實際來源。
- **可上傳的內容：**PDF、Word（
.docx）、PowerPoint（.pptx、.ppt）、文字與 Markdown、圖片與紙本頁面或白板的照片、音訊檔案、試算表與資料檔案，以及程式碼。完整對照表請參閱支援的檔案格式。 - **連結與影片：**貼上網頁或 PDF URL，或 YouTube 連結，錄製的網路研討會、研討會演講或產品示範就能像其他內容一樣成為來源。請參閱 YouTube 來源。
- **錄音：**在瀏覽器中錄製會議或操作導覽，或上傳現有音訊。你會取得逐字稿、摘要與待辦事項，也能將錄音作為其他任何成果的來源。請參閱 AI 會議記錄。
- **Google Drive：**透過 Google 的檔案選擇器選取特定檔案。請參閱連線。
一次創作可整合多少個來源
多數創作工具會採用方案的來源上限。部分工具，例如文字轉語音和轉錄，則有較低的格式專屬上限，並會顯示在選擇器中：
| 方案 | 每次創作可用的來源數 |
|---|---|
| Free | 1 |
| Premium Lite，限有提供的地區 | 最多 3 |
| Premium | 最多 10 |
| Laureate | 最多 20 |
這個數量決定了「手冊加三份政策加錄音」能否整合為一份成果，或必須分成四份。請參閱方案與限制。
為較長的 PDF 選取頁面範圍
使用 PDF 時，請在建立視窗中選取頁面範圍。200 頁的手冊產生的摘要容易流於籠統；只使用該手冊的第 4 章，則能得到精準的摘要。縮小來源範圍，是整個流程中最值得養成的習慣，也比內容太淺後再重新產生更快。
讓內容符合組織的語氣
產出過於制式，是大多數人停止使用這類工具的原因。自訂設定檔能解決這個問題：只要儲存一份設定檔，就能將可重複使用的指示（例如「用淺白語言、不用內部縮寫、採用英式拼字、一律註明負責團隊」）、偏好的 AI 模型及視覺識別，套用到每次新創作中。
以下三個層級，影響範圍依序擴大：
- 個人設定檔：供你個人使用，可在每個建立視窗中選取。
- 專案預設值：將設定檔設為專案預設值後，在該專案中開始的每段聊天與每次創作都會自動沿用，無須另外選取。請參閱專案。
- 團隊設定檔：團隊管理員可從團隊 → AI 設定檔發布共用設定檔，所有成員都能套用。由一人設定組織風格，就能讓所有人的簡報、文件和影片保持一致。
將同一項工作集中在一個專案中
專案會集中保存某項工作的來源、由來源製作的所有內容、相關聊天，以及固定指示。例如「新人培訓」、「第三季內部培訓」、「Acme 客戶研究」。
即使工作規模很小，也請這樣做。價值會在日後顯現：六個月後需要更新教材時，所有使用過的內容與產生時採用的指示都已集中在同一處，不必重新追查哪四份 PDF 用在了哪部影片中。
交付成果
你有兩種交付方式，各有所長。
- 分享連結。 最快速，且始終顯示最新內容。使用知道連結的任何人或公開設定時，依連結設定而定，對方無須帳戶即可開啟，你也能查看有多少人開啟過。所有方案都可分享連結；下載 PDF 則需要付費方案。請參閱分享與協作。
- 匯出檔案。 內容需要放在 LMS、內部網站或某人的收件匣時，可匯出為 Word、PowerPoint，或直接匯出至 Google Docs / Google Slides。匯出可編輯格式需要付費方案。匯出檔案是獨立副本，編輯副本不會改變原始內容，也不會變更原始內容的分享設定。並非所有類型都支援匯出；完整對照表請參閱匯出你的作品。
保持內容更新
根據來源產生內容的優點，是你可以再次根據來源重新產生。
重新產生，取代手動編輯。 政策變更時，請替換來源文件，再重新產生成果。如果一直手動編輯 SOP，當底層文件更新時，這些修改就無法保留，最後會變成同時維護兩套準確版本。請以來源為準。
排程更新。 在建立視窗的最後一步，排程可將創作安排在指定日期與時間執行，而不是立即開始。將時間設為審閱日、季末或其他審查日期。請確認選取的來源是你希望排程任務使用的版本；排程不會監控新政策。排程只會執行一次，因此處理完上一次成果時，請安排下一次。請參閱排程任務。
替換舊版，不要持續累積。 文件有新版取代時，請替換專案中的舊版，不要再加入第二份副本。以來源為依據的產出品質取決於眼前的素材，而同一政策的兩個版本會讓答案混合兩者。
在團隊中使用這套流程
上述方式同樣適用於團隊，只多了一點：來源存放在共用資料庫中，因此不必每個人都重新上傳手冊；專案也可歸團隊所有，讓工作成果在建立者離開後仍能保留。請參閱團隊資料庫與團隊專案及 Scholarly Teams。