فتح قائمة التنقلإغلاق قائمة التنقل
الدليلالمواد التدريبية

تحويل مستندات العمل إلى مواد تدريبية

المادة موجودة لديك بالفعل: كتيب من 60 صفحة، أو مجلد سياسات PDF، أو ملاحظات إصدار الربع الماضي، أو مكالمة مسجلة مع الشخص الذي يعرف كيف يسير العمل فعليا. ما ينقصك هو نسخة يستطيع شخص آخر التعلم منها خلال عشرين دقيقة.

هذا ما تتناوله الصفحة: تحويل مستند تملكه بالفعل إلى مادة قابلة للتعليم، مثل إجراء يتبعه شخص، أو فيديو قصير يشاهده، أو موجز يطالعه، أو اختبار يتحقق من فهمه.

هذا دليل لمسار العمل. لكل أداة مقال مستقل؛ أما هنا فنركز على الأدوات التي تختارها وترتيب استخدامها وسببه.

ابدأ بالمخرج، لا بالأداة

الخطأ الشائع هو فتح الأداة المألوفة بدلا من الأداة المناسبة لما تريد تسليمه. استخدم جديد أو المزيد من الأدوات لاختيار النتيجة المطلوبة. يجمع الجدول الأدوات بحسب نوع المخرج:

المجموعة الأدوات النتيجة
الاستماع والمشاهدة بودكاست، محاضرة فيديو، تفريغ نصي مادة يمكن تلقيها دون قراءة، مثل شرح مسموع أو حلقة مناسبة للتنقل، أو نص واضح لجلسة
العرض شرائح، رسم معلوماتي، خريطة ذهنية مادة تقدمها أمام جمهور أو صورة واحدة تفهم بنظرة
الكتابة تقرير، إجراء تشغيل قياسي، دراسة حالة، ملاحظات اجتماع، صفحة، مستند ذكاء اصطناعي مستند يقرؤه شخص أو يتبعه أو يتداوله
البحث والبيانات بحث معمق، جدول بيانات، خط زمني إجابة باستشهادات أو بيانات منظمة أو تسلسل أحداث

استخدم رفع لإضافة ملف أو لصق نص أو اختيار رابط. يتوفر Google Drive في محدد المصادر بعد ربطه. وتشمل صيغ الدراسة البطاقات وأدلة الدراسة وأوراق العمل والكتب القصصية. وتقدم مجموعة فارغ بدايات مثل جدول أو مجموعة بطاقات أو اختبار أو PDF أو مجلد.

اختر الصف المناسب لطريقة استخدام المادة. إذا كان على الناس تنفيذ شيء، فاختر إجراء تشغيل قياسيا. وإذا احتاجوا إلى فهمه، فاختر محاضرة فيديو أو دليل دراسة. وإذا أردت معرفة مدى استيعابهم، فاختر اختبارا.

أربعة مسارات عملية

يحدد كل مسار مصدرا فعليا وتسلسلا للمخرجات وسبب ترتيبه. تعتمد كل خطوة على المصادر نفسها، فلا تحتاج إلى رفعها مجددا.

1. تهيئة موظف جديد

المصدر: دليل الموظف، وملفان أو ثلاثة للسياسات، وتسجيل مشاركة شاشة لشخص يؤدي العمل.

التسلسل: إجراء تشغيل قياسي ← دليل دراسة ← اختبار.

سبب الترتيب: يأتي الإجراء أولا لأنه يحول المادة إلى أفعال مرتبة، وهو ما لا توضحه الكتيبات عادة بأفضل صورة. بعد استقرار الخطوات، يشرح دليل الدراسة أسبابها، ويتحقق الاختبار من استيعاب الموظف للنقاط المهمة. البدء بالعكس قد ينتج دليلا يشرح عملية لم تحددها جيدا بعد.

ارفع التسجيل بجوار المستندات كمصدر. فتعليقات الخبير الجانبية، مثل «توقفنا عن فعل ذلك بهذه الطريقة في مارس»، غالبا من أثمن ما لديك، ولا توجد في الكتيب.

2. تدريب الفرق على منتج يصدر تحديثات

المصدر: ملاحظات الإصدار ومواصفاته لكل تحديث.

التسلسل: محاضرة فيديو قصيرة لكل إصدار ← موجز من صفحة واحدة عبر مستند الذكاء الاصطناعي.

سبب الترتيب: يتعثر تدريب الفرق بسبب انتظام تقديمه أكثر من عمقه. يشاهد الناس شرحا مسموعا من خمس دقائق لكل إصدار، بينما قد يتجاهلون عرضا فصليا من 40 صفحة. أنشئ الفيديو أولا ليجبرك على تحديد ما تغير فعليا للعميل، ثم أنشئ الموجز الذي يبقيه ممثل الفريق مفتوحا أثناء المكالمة.

احتفظ بفيديو لكل إصدار بدلا من فيديو واحد يزداد طولا. يسهل تحديث المخرجات الصغيرة المؤرخة، بينما يشيخ العمل الضخم كله دفعة واحدة.

3. توثيق خبرة شخص قبل مغادرته

المصدر: جلسة مسجلة واحدة، مثل شرح عملي أو مقابلة أو ورشة.

التسلسل: نص مفرغ ← خطة درس ← ورقة عمل ← مجموعة بطاقات مراجعة.

سبب الترتيب: النص المفرغ هو الأصل الذي تعتمد عليه بقية المخرجات. يمكن البحث فيه والاستشهاد به، لذا أنشئه أولا واحتفظ به حتى إن لم يقرأه أحد كاملا. تحول خطة الدرس ساعة من الحديث غير المنظم إلى أجزاء قابلة للتعليم بأهداف وتوقيت. وتعطي ورقة العمل المتعلم نشاطا لكل جزء. وتغطي البطاقات الحقائق والتعريفات القليلة التي ينبغي تذكرها دون الرجوع إلى مرجع.

سجل مباشرة في Scholarly أو ارفع صوتا موجودا. راجع ملاحظات الاجتماعات بالذكاء الاصطناعي.

4. عمل العملاء والبحث

المصدر: مجموعة تقارير أو إفصاحات أو مستندات موردين أو أوراق منشورة.

التسلسل: تقرير بحث موثق ← دراسة حالة.

سبب الترتيب: يتولى التقرير قراءة المصادر ويحمل الاستشهادات، لتتمكن عند سؤال العميل «من أين جاء هذا الرقم؟» من الوصول إلى المصدر بنقرة بدلا من قضاء ساعات في البحث. ثم تكتب دراسة الحالة من التقرير لا من كومة المصادر الخام، مما يبقيها مختصرة ويساعد في تتبع ادعاءاتها.

دراسات الحالة من الأنواع التي ينتجها مستند الذكاء الاصطناعي، إلى جانب التقارير والموجزات والخطوط الزمنية والجداول.

أضف المصدر أولا

لا تعوض هذه الأدوات ضعف المادة التي تقدمها. أضف المصدر الفعلي قبل فتح نافذة إنشاء.

  • ما يمكنك رفعه: PDF وWord (.docx) وPowerPoint (.pptx, .ppt) والنص وMarkdown والصور الفوتوغرافية للصفحات والسبورات والصوت وجداول البيانات وملفات البيانات والشيفرة. الجدول الكامل في صيغ الملفات المدعومة.
  • الروابط والفيديو: الصق عنوان صفحة ويب أو PDF أو رابط YouTube. تصبح الندوة أو المحاضرة أو عرض المنتج المسجل مصدرا كغيره. راجع مصادر YouTube.
  • التسجيلات: سجل اجتماعا أو شرحا في المتصفح، أو ارفع صوتا موجودا. تحصل على نص وملخص وإجراءات متابعة، ويمكن استخدام التسجيل مصدرا لمخرجات أخرى. راجع ملاحظات الاجتماعات بالذكاء الاصطناعي.
  • Google Drive: اختر ملفات محددة عبر محدد Google. راجع الاتصالات.

عدد المصادر في عملية واحدة

تستخدم معظم الأدوات حد المصادر في خطتك. لبعض الأدوات، مثل تحويل النص إلى كلام والتفريغ النصي، حد أصغر خاص بالصيغة يظهر في المحدد:

الخطة المصادر لكل عملية إنشاء
Free 1
Premium Lite حيث تتوفر حتى 3
Premium حتى 10
Laureate حتى 20

يحدد هذا العدد ما إذا كان «الدليل وثلاث سياسات والتسجيل» مخرجا واحدا أو أربعة. راجع الخطط والحدود.

استخدم نطاقات الصفحات في PDF الطويل

اختر نطاق صفحات في نافذة الإنشاء. قد ينتج كتيب من 200 صفحة دليل دراسة عاما، بينما ينتج الفصل 4 منه دليلا مركزا. تضييق المصدر من أكثر العادات فائدة في هذا المسار، وأسرع من إعادة إنشاء نتيجة سطحية.

اجعل المحتوى يعبر عن مؤسستك

المخرجات العامة من أسباب التوقف عن استخدام أدوات كهذه. تساعد ملفات التخصيص على ذلك: يحمل ملف محفوظ واحد تعليمات قابلة لإعادة الاستخدام، مثل «لغة واضحة، بلا اختصارات داخلية، وتهجئة بريطانية، واذكر الفريق المسؤول دائما»، مع نموذج مفضل وهوية بصرية إلى كل عملية تبدأها.

ثلاثة مستويات يتسع أثرها تدريجيا:

  • ملف شخصي: لك، ومتاح في كل نافذة إنشاء.
  • افتراضي المشروع: عين ملفا افتراضيا للمشروع لتستخدمه كل محادثة وعملية تبدأ داخله دون اختيار يدوي. راجع المشروعات.
  • ملف فريق: ينشر المسؤول ملفات مشتركة من الفريق ← ملفات الذكاء الاصطناعي، ويستطيع كل عضو تطبيقها. يحدد شخص واحد الأسلوب لتتناسق عروض الجميع ومستنداتهم وفيديوهاتهم.

اجمع العمل الواحد في مشروع واحد

يضم المشروع مصادر العمل وما أنشئ منها ومحادثاتها وتعليماتها المستمرة. قد تسميه «تهيئة الموظفين» أو «تدريب الربع الثالث» أو «بحث العميل Acme».

افعل ذلك حتى للأعمال الصغيرة. تتضح فائدته لاحقا: عندما تحدث المادة بعد ستة أشهر، تجد كل ما استخدمته في مكان واحد مع تعليمات إنشائه، دون محاولة تذكر أي أربعة ملفات PDF استخدمت في أي فيديو.

تسليم العمل

لديك طريقتان للتسليم، ولكل منهما استخدام مناسب.

  • شارك رابطا. الأسرع، ويعرض النسخة الحالية دائما، ويعمل دون حساب مع أي شخص لديه الرابط أو عام بحسب إعدادات الرابط، ويخبرك بعدد من فتحه. تتوفر مشاركة الروابط على كل الخطط؛ أما تنزيل PDF فيحتاج إلى خطة مدفوعة. راجع المشاركة والتعاون.
  • صدر الملف. عندما يجب وضعه في نظام إدارة التعلم أو الشبكة الداخلية أو صندوق بريد شخص، صدره إلى Word أو PowerPoint أو مباشرة إلى Google Docs / Google Slides. يتطلب التصدير القابل للتحرير خطة مدفوعة، وينشئ نسخة مستقلة؛ تعديلها لا يغير الأصل ولا إعدادات مشاركته. ليس كل نوع قابلا لكل صيغة، والجدول الكامل في تصدير عملك.

إبقاء المادة محدثة

ميزة الإنشاء من مصدر أنك تستطيع إعادة الإنشاء منه.

أعد الإنشاء بدلا من التحرير اليدوي. عندما تتغير السياسة، استبدل المصدر وأنشئ المخرج مجددا. إذا كنت تعدل الإجراء يدويا، فقد تفقد تلك التعديلات عند تغير المستند الأساسي، وتجد نفسك تدير نسختين مختلفتين. اجعل المصدر هو المرجع.

جدول التحديث. في الخطوة الأخيرة من نافذة الإنشاء، يضع جدولة العملية في موعد محدد بدلا من بدئها الآن. اختر تاريخ المراجعة أو نهاية الربع أو موعدا آخر. تأكد من أن المصادر المختارة هي النسخ التي تريد استخدامها؛ فالجدولة لا تراقب السياسات الجديدة. وهي لمرة واحدة، لذا جدول التالية عندما تراجع النتيجة السابقة. راجع المهام المجدولة.

استبدل بدلا من التكديس. عندما تحل نسخة محل مستند، استبدله في المشروع بدلا من إضافة نسخة ثانية. تعتمد جودة المخرجات على ما أمامها، وقد تجعل نسختان من سياسة واحدة الإجابات تجمع بينهما.

تطبيق ذلك في فريق

يعمل كل ما سبق بالطريقة نفسها للمجموعة، مع إضافة واحدة: توضع المصادر في مكتبة مشتركة فلا يعيد الجميع رفع الدليل، ويمكن للفريق امتلاك المشروع ليبقى العمل بعد مغادرة من أعده. راجع مكتبة الفريق ومشروعاته وScholarly Teams.

هل كان هذا مفيدًا؟
السابقالخصوصية والبياناتالتاليصيغ الملفات