将工作文档转化为培训材料
你已经有了材料：一本60页的手册、一文件夹的政策PDF、上季度的版本说明，或是一段与业务专家的通话录音。你缺少的是一个能让别人花20分钟就学明白的版本。
这就是本文要介绍的事：把你已有的文档转化为适合教学的内容，比如让人照着执行的SOP、供人观看的短视频、便于快速浏览的简报，以及检验理解程度的测验。
这是一份工作流程指南。每个工具都有专门的文章，本文重点介绍该用哪些工具、按什么顺序用，以及为什么。
先确定产出，再选择工具
最常见的错误是打开自己熟悉的工具，而没有选择适合交付内容的工具。通过新建或更多工具选择你需要的产出。下表按交付内容的类型对工具进行了分组：
| 分组 | 包含的工具 | 最终产出 |
|---|---|---|
| 听与看 | 播客、视频讲座、转录 | 无需阅读就能学习的内容，比如带旁白的讲解、适合通勤时收听的一期节目，或整理清晰的活动转录文本 |
| 演示 | 幻灯片、信息图、思维导图 | 演讲时展示的材料，或让人一眼看懂的可视化内容 |
| 写作 | 报告、SOP、案例研究、会议纪要、页面、AI文档 | 供人阅读、执行或传阅的文档 |
| 研究与数据 | 深度研究、电子表格、时间线 | 带引用的答案、结构化数据集或事件序列 |
使用上传添加文件、粘贴文本或选择链接。连接Google Drive后，即可在来源选择器中使用。学习内容格式包括抽认卡、学习指南、练习单和故事书。空白分组提供表格、演示文稿、测验、PDF或文件夹等起点。
根据材料的使用方式选择对应的分组。如果人们需要执行某项任务，就选择SOP。如果需要理解某个主题，就选择视频讲座或学习指南。如果你想知道他们是否掌握了内容，就选择测验。
四种实用流程
下面每种流程都列出了具体来源、作品制作顺序，以及这样安排的原因。每一步都使用同一批来源，无需重复上传。
1. 新员工入职培训
**来源：**员工手册、两到三份政策PDF，以及一段实际操作的屏幕共享录像。
**为什么按这个顺序：**先制作SOP，因为它会把材料整理成按顺序执行的操作，而这恰好是手册最不擅长呈现的内容。确定步骤后，学习指南会解释每一步背后的原因，测验则能帮助你判断新员工是否真正掌握了关键内容。如果顺序反过来，学习指南教的就会是一套尚未确定的流程。
将录像和文档一起上传为来源。专家随口补充的话，比如“我们从三月起就不再那样做了”，往往是最有价值的内容，而手册里根本找不到。
2. 持续发布产品的业务培训
**来源：**每次发布的版本说明和规格说明。
**流程：**每个版本制作一段简短的视频讲座 → 用AI文档制作一页简报。
**为什么按这个顺序：**这类培训往往是更新节奏出了问题，而不是内容深度不够。每次发布后提供一段五分钟的旁白讲解，有人会看；一份40页的季度演示文稿，则很可能无人问津。先做视频，因为这会促使你明确哪些变化真正影响客户，然后生成一页简报，供销售人员在通话时随时查阅。
每个版本保留一段独立视频，不要不断加长同一段视频。篇幅小、标明日期的作品便于逐步更新；一份庞大的内容则可能整体过时。
3. 在专家离任前留存知识
**来源：**一场录制的活动，可以是操作演示、访谈或工作坊。
**为什么按这个顺序：**转录文本是核心资料。它可以搜索、引用，也是后续所有作品的依据，所以要先生成并保留下来，即使没有人会从头到尾读完。教案将一小时缺乏结构的谈话整理成适合教学的片段，并为每个片段设定目标和时长。练习单让学习者能针对每个片段动手练习。抽认卡则涵盖少数需要记住、而不是临时查阅的事实和定义。
你可以直接在Scholarly中录音，也可以上传已有的音频。参阅AI会议纪要。
4. 客户项目与研究工作
**来源：**一批报告、申报文件、供应商文档或已发表的论文。
**流程：**一份带引用的研究报告 → 一份案例研究。
**为什么按这个顺序：**研究报告会完成资料阅读，更重要的是保留引用。这样，当客户问“这个数字从哪里来”时，点击一次就能找到答案，而不必花一下午查找。随后根据报告撰写案例研究，而不是直接从原始资料堆中撰写，这样才能保持简洁，并让每个论断都有据可查。
案例研究是AI文档支持生成的文档类型之一，此外还支持报告、简报、时间线和电子表格。
先导入来源
产出的质量取决于你提供的材料。打开创建窗口之前，先把实际来源导入。
- **可上传的内容：**PDF、Word（
.docx）、PowerPoint（.pptx、.ppt）、文本和Markdown、图片及纸质页面或白板照片、音频文件、电子表格和数据文件，以及代码。完整支持列表见支持的文件格式。 - **链接和视频：**粘贴网页或PDF网址，或YouTube链接，录制的网络研讨会、会议演讲或产品演示就能像其他材料一样成为来源。参阅YouTube来源。
- **录音：**在浏览器中录制会议或操作讲解，或上传已有音频。你会得到转录文本、摘要和行动项，录音也可以作为其他创作的来源。参阅AI会议纪要。
- **Google Drive：**通过Google的文件选择器选择具体文件。参阅连接。
一次创作可以组合多少个来源
大多数创作工具遵循你所在套餐的来源数量上限。部分工具（如文本转语音和转录）有更低的格式专属上限，会显示在各自的选择器中：
| 套餐 | 每次创作的来源数量 |
|---|---|
| Free | 1 |
| Premium Lite（如有提供） | 最多3个 |
| Premium | 最多10个 |
| Laureate | 最多20个 |
这个数量决定了“手册加三份政策再加录音”能生成一份作品，还是需要分成四份。参阅套餐与限制。
为较长的PDF指定页码范围
使用PDF时，在创建窗口中选择页码范围。一本200页的手册往往只能生成泛泛而谈的学习指南，而只选其中第4章，就能得到重点明确的内容。缩小来源范围是整个流程中最值得养成的习惯，也比发现内容太浅后重新生成更省时。
让内容符合你所在组织的风格
千篇一律的输出，是大多数人停止使用这类工具的原因。自定义配置可以解决这个问题：一份保存的配置就能将可重复使用的指令（如“使用通俗语言，不使用内部简称，采用英式拼写，始终注明负责团队”）、偏好的AI模型和视觉风格应用到每次创作中。
以下三个层级的作用范围逐步扩大：
- 个人配置：属于你自己，可在每个创建窗口中使用。
- 项目默认配置：将某个配置设为项目默认值，在该项目中发起的每次对话和创作都会自动复用，无需手动选择。参阅项目。
- 团队配置：团队管理员通过团队→AI配置发布共享配置，每位成员都可以应用。由一个人设定团队风格，所有人的演示文稿、文档和视频就能保持一致。
一项工作放在一个项目里
一个项目集中保存某项工作的来源、由这些来源生成的所有内容、相关对话和长期使用的指令。例如“入职培训”“第三季度业务培训”“Acme客户研究”。
即使是小任务，也建议这样做。它的价值会在以后体现出来：六个月后需要更新材料时，所有用过的内容及生成时的指令都已经集中在一处，你不用再回忆哪四份PDF用来生成了哪段视频。
交付成果
你有两种交付方式，各有适用场景。
- 分享链接。这是最快的方式，内容始终保持最新。将访问权限设为任何拥有链接的人或公开后，接收者无需账号即可访问，具体取决于链接设置。你还能看到有多少人打开了链接。所有套餐都支持链接分享；下载PDF需要付费套餐。参阅分享与协作。
- 导出文件。如果内容必须放进学习管理系统（LMS）、企业内网或某人的邮箱，可以导出为Word、PowerPoint，或直接导出到Google Docs / Google Slides。导出可编辑文件需要付费套餐。导出的文件是独立副本，编辑它不会改变原始内容，也不会影响原始内容的分享设置。并非所有类型都支持导出；完整支持列表见导出你的作品。
保持内容最新
基于来源生成内容的优势在于，你可以再次基于来源重新生成。
**重新生成，而不是手动修改。**政策变更时，替换来源文档，再重新生成作品。如果你一直手动修改SOP，底层文档一更新，这些修改就无法自动保留，最终你会同时维护两个版本。让来源成为唯一依据。
安排更新。在创建窗口的最后一步，选择安排时间，即可让创作在指定日期和时间开始，而不是立即开始。你可以设为材料审核日、季度末或其他复审日期。确认选中的来源正是你希望定时任务使用的版本；定时任务不会监测新政策。任务只执行一次，因此在查看上次结果时，记得安排下一次。参阅定时任务。
**替换旧版，不要不断堆积。**文档有新版时，在项目中替换旧版，而不是再加一份。基于来源的输出质量取决于提供给它的内容，两个版本的政策会让答案混杂新旧规定。
在团队中使用这套流程
上面的所有步骤同样适用于团队，另外还有一点：来源保存在共享内容库中，无需每个人都重新上传手册；项目也可以归团队所有，即使创建者离开，工作成果仍然保留。参阅团队内容库与团队项目和Scholarly Teams。
相关内容
- AI SOP，大多数入职培训流程中的核心操作规程文档。
- AI视频讲座，基于你自己的材料生成带旁白的讲解。
- 将SOP或合规手册转化为带旁白的培训视频：针对单项规程或政策的分步指南。
- 自定义配置，一次保存指令、模型和视觉风格，随处复用。
- 导出你的作品，了解哪些类型可以导出到Word、PowerPoint和Google。
- 团队内容库与团队项目，与他人一起使用这套流程。