Työasiakirjoista koulutusmateriaalia
Lataa palveluun toimintaohje, käytäntöjä sisältävä PDF, käsikirja tai diaesitys, niin Scholarly muuntaa sen selostetuksi koulutusvideoksi. Se kirjoittaa selostuksen vain valitsemiesi sivujen pohjalta ja luo sitten animoituja kohtauksia, joissa on luvut, tekstitykset, litterointi ja kysymyksiä katsojalle. Videossa ei ole avataria, ja saat linkin tai MP4-tiedoston SCORM-paketin sijaan. Free-tilillä saat yhden noin 2 minuutin videon yhdestä enintään 8 Mt:n tiedostosta (PDF-tiedoston ensimmäiset 32 sivua). Voit katsoa videon ja jakaa sen linkillä. Maksullisilla tilauksilla tavoitepituus voi olla enintään 45 minuuttia, ja videon voi ladata MP4-tiedostona.
Materiaali on jo olemassa. Se voi olla 60-sivuinen käsikirja, kansio täynnä käytäntöjä sisältäviä PDF-tiedostoja, viime vuosineljänneksen julkaisutiedot tai tallennettu puhelu henkilön kanssa, joka tietää, miten asia oikeasti toimii. Vielä puuttuu versio, josta joku toinen voi oppia asian kahdessakymmenessä minuutissa.
Tämä sivu käsittelee juuri sitä: muunna jo omistamasi asiakirja materiaaliksi, josta voi oppia. Se voi olla noudatettava toimintaohje, lyhyt katsottava video, silmäiltävä tiivistelmä tai testi, joka osoittaa asian menneen perille.
Tämä on työnkulkuopas. Jokaisella työkalulla on oma artikkelinsa. Tällä sivulla kerrotaan, mitä työkaluja kannattaa käyttää, missä järjestyksessä ja miksi.
Muunna toimintaohje tai käytäntö selostetuksi koulutusvideoksi
- Lataa asiakirja palveluun. PDF, Word-tiedosto ja PowerPoint-esitys sopivat kaikki. Jos käsikirja on pitkä, valitse vain kyseistä menettelyä käsittelevät sivut.
- Avaa Uusi → Videoluento. Valitse pituus, kieli ja ääni. Maksullisilla tilauksilla tavoitepituus on 1–45 minuuttia, Free-tilauksella noin 2 minuuttia. Selostus on saatavilla yli 70 kielellä.
- Säilytä hyväksytty sanamuoto tarvittaessa. Ota käyttöön Käytä käsikirjoitustani sellaisenaan, niin kertoja lukee lähteesi sanasta sanaan opetuskäsikirjoituksen kirjoittamisen sijaan.
- Tarkista video. Lue litterointi ja katso video ennen muita. Menettelystä vastaavan henkilön tulisi hyväksyä se.
- Jaa video. Julkaise se tiimin Kirjastossa tai lähetä linkki. Maksullisilla tilauksilla voit myös ladata enintään 1080p-tarkkuuden MP4-tiedoston ja vientipaketin, joka sisältää
.vtt- ja.srt-tekstitykset intranetiä tai oppimisalustaa varten. Luo samasta tiedostosta testi, jos haluat tarkistaa osaamisen erikseen.
Video kuluttaa oletusmallilla 1 AI-luontikrediitin. Yli 15 minuutin video kuluttaa lisäksi 1 krediitin ja yli 30 minuutin video 2 krediittiä.
Mitä toiminto ei tee
- Ei avataria. Videossa ei ole ruudulla näkyvää esittäjää, huulisynkronointia tai kuvapankkivideota. Video koostuu selostetuista animoiduista kohtauksista.
- Ei SCORM-, xAPI- tai LTI-tukea. Vie video oppimisalustaan MP4-tiedostona tai upotuksena.
- Ei ilmoittautumisia, määräpäiviä, tehtävänantoja tai todistuksia. Scholarly ei ole oppimisalusta. Maksullisella tiimitilauksella Jaetut luennot näyttää, kuka avasi tiimille jaetun luennon, katsoiko hän sen loppuun ja miten hän vastasi kysymyksiin. Tiedot kuvaavat katselua ja vastauksia, eivät virallisesti vahvistettua suoritusta.
- Ei vaatimustenmukaisuuden hyväksyntää. Käsikirjoitus perustuu asiakirjaasi, mutta tekoäly voi silti tehdä virheitä. Scholarly ei voi arvioida, onko käytäntösi ajan tasalla tai täyttääkö se valvovan viranomaisen vaatimukset. Pyydä käytännöstä vastaavaa henkilöä tarkistamaan jokainen video ja säilytä viralliset koulutustiedot järjestelmässä, jonka auditoijasi jo hyväksyvät.
Vertailu muihin työkaluihin
Valitse työkalu sen mukaan, mitä videolta vaaditaan. Nämä tiedot tarkistettiin kunkin toimittajan sivustolta 30. lokakuuta 2026. Tilaukset muuttuvat, joten tarkista tiedot ennen ostamista.
| Työkalu | Lähtöaineisto | Esittäjä ruudulla | SCORM-vienti | Valitse, kun |
|---|---|---|---|---|
| Scholarly | PDF, Word, PowerPoint, muistiinpanot, linkit | Ei ole | Ei ole | Haluat vain asiakirjaasi perustuvan selostuksen, testin samasta tiedostosta sekä linkin tai MP4-tiedoston |
| Colossyan | PDF, PowerPoint, Word, URL, käsikirjoitus | Tekoälyavatarit | 5 kuukaudessa Professional-tilauksella, rajattomasti Enterprise-tilauksella, ei Starter-tilauksella | Tarvitset avatarin ja jakelun oppimisalustan kautta |
| Synthesia | Asiakirjat, kehotteet, PowerPoint, käsikirjoitus | Tekoälyavatarit | Enterprise | Ruudulla näkyvä esittäjä on videon keskeinen osa |
| HeyGen | PowerPoint, PDF, käsikirjoitus | Tekoälyavatarit | Business | Haluat avatareja ja äänen kloonauksen |
| Guidde | Näyttötallenne; PDF-tiedostot, diaesitykset ja asiakirjat Business-tilauksella | Selostus näyttötallenteen päällä; virtuaalinen avatar lisäosana ja mukautetut avatarit Enterprise-tilauksella | Enterprise | Menettely tehdään ohjelmistossa, jonka käyttöä voit tallentaa |
| Gemini Notebook (aiemmin NotebookLM) | Muistikirjan lähteet | Ei mainittu | Ei mainittu | Haluat lähteistäsi nopean yleiskatsausvideon; Free- ja Plus-tilaukset eivät sisällä vesileiman poistoa |
Jos ruudulla näkyvä esittäjä tai SCORM-seuranta on ehdoton vaatimus, jokin avatarityökaluista on parempi hankinta. Lue tarkemmat Synthesia-, Colossyan- ja Guidde-vertailut.
Aloita lopputuloksesta, älä työkalusta
Yleisin virhe on avata tuttu työkalu sen sijaan, että valitsisi tarvittavaan lopputulokseen sopivan. Valitse haluamasi lopputulos kohdasta Uusi tai Lisää työkaluja. Tämä taulukko ryhmittelee työkalut lopputuloksen mukaan:
| Ryhmä | Sisältö | Mitä saat |
|---|---|---|
| Kuuntele ja katso | Podcast, videoluento, litterointi | Materiaalia, jota voi käyttää lukematta: selostetun esittelyn, työmatkan mittaisen jakson tai selkeän litteroinnin tilaisuudesta |
| Esitä | Diat, infografiikka, miellekartta | Esitysmateriaalia tai yhden visuaalisen kokonaisuuden, jonka ymmärtää yhdellä silmäyksellä |
| Kirjoita | Raportti, toimintaohje, tapaustutkimus, kokousmuistiinpanot, sivu, Tekoälyasiakirja | Asiakirjan luettavaksi, noudatettavaksi tai jaettavaksi |
| Tutkimus ja data | Syvätutkimus, laskentataulukko, aikajana | Vastauksen lähdeviitteineen, jäsennellyn tietoaineiston tai tapahtumaketjun |
Lisää tiedosto, liitä tekstiä tai valitse linkki toiminnolla Lataa palveluun. Google Drive on käytettävissä lähdevalitsimessa yhdistämisen jälkeen. Opiskelumuotoihin kuuluvat muistikortit, yhteenvedot, tehtävämonisteet ja tarinakirjat. Tyhjä-ryhmästä voit aloittaa esimerkiksi taulukon, korttipakan, testin, PDF-tiedoston tai kansion.
Valitse rivi sen mukaan, miten materiaalia käytetään. Jos ihmisten on tarkoitus tehdä jotain, tarvitset toimintaohjeen. Jos heidän pitää ymmärtää jotain, tarvitset videoluennon tai yhteenvedon. Jos haluat tietää, jäikö asia mieleen, tarvitset testin.
Neljä toimivaa työnkulkua
Jokaisessa esimerkissä kuvataan todellinen lähdeaineisto, tuotosten ketju ja järjestyksen perustelu. Jokainen vaihe käyttää samoja lähteitä, joten niitä ei tarvitse ladata uudelleen.
1. Uuden työntekijän perehdytys
Lähde: henkilöstökäsikirja, kaksi tai kolme käytäntöjä sisältävää PDF-tiedostoa ja näyttöjaon tallenne, jossa joku tekee kyseistä työtä.
Ketju: toimintaohje → yhteenveto → testi.
Miksi tässä järjestyksessä: toimintaohje tulee ensin, koska se pakottaa jäsentämään materiaalin peräkkäisiksi toimiksi. Juuri siinä käsikirja on heikoimmillaan. Kun vaiheet ovat selvillä, yhteenveto selittää niiden perustelut ja testi kertoo, omaksuiko uusi työntekijä olennaiset asiat. Jos teet ne toisessa järjestyksessä, yhteenvetosi opettaa prosessia, jota et ole vielä määritellyt tarkasti.
Lataa tallenne lähteeksi asiakirjojen rinnalle. Asiantuntijan sivuhuomautukset, kuten ”lopetimme tuon toimintatavan maaliskuussa”, ovat yleensä arvokkainta saatavilla olevaa sisältöä, eikä niitä löydy käsikirjasta.
2. Tuotekoulutus julkaisujen yhteydessä
Lähde: kunkin julkaisun julkaisutiedot ja määrittely.
Ketju: lyhyt videoluento kustakin julkaisusta → yhden sivun tiivistelmä Tekoälyasiakirjalla.
Miksi tässä järjestyksessä: tuotekoulutus epäonnistuu, kun se on liian pitkä katsottavaksi, ei silloin, kun siitä puuttuu syvyyttä. Julkaisukohtainen viiden minuutin selostettu esittely katsotaan, 40-sivuista neljännesvuosittaista diaesitystä ei. Tee video ensin, koska se pakottaa päättämään, mikä asiakkaan kannalta oikeasti muuttui. Luo sitten yhden sivun tiivistelmä, jonka myyjä voi pitää auki puhelun aikana.
Pidä kustakin julkaisusta oma video yhden jatkuvasti kasvavan videon sijaan. Pienet, päivätyt tuotokset vanhenevat hallitusti. Yksi suuri kokonaisuus vanhenee kerralla.
3. Asiantuntijan tiedon talteenotto ennen hänen lähtöään
Lähde: yksi tallennettu tilaisuus, läpikäynti, haastattelu tai työpaja.
Ketju: litterointi → oppituntisuunnitelma → tehtävämoniste → muistikorttipakka.
Miksi tässä järjestyksessä: litterointi on keskeinen aineisto. Siitä voi hakea tietoa, siihen voi viitata ja jokainen myöhempi tuotos perustuu siihen. Tee se siis ensin ja säilytä se, vaikka kukaan ei lukisi sitä alusta loppuun. Oppituntisuunnitelma muuntaa tunnin jäsentymättömän puheen opetettaviksi osioiksi, joilla on tavoitteet ja aikataulu. Tehtävämoniste antaa oppijalle tekemistä jokaiseen osioon. Muistikortit kattavat ne muutamat faktat ja määritelmät, jotka on muistettava ulkoa hakemisen sijaan.
Tallenna suoraan Scholarlyyn tai lataa palveluun olemassa oleva äänitallenne. Katso Tekoälyllä laaditut kokousmuistiinpanot.
4. Asiakas- ja tutkimustyö
Lähde: joukko raportteja, viranomaisasiakirjoja, toimittajien asiakirjoja tai julkaistuja tutkimuksia.
Ketju: lähdeviitteillä varustettu tutkimusraportti → tapaustutkimus.
Miksi tässä järjestyksessä: tutkimusraportti kokoaa luetun tiedon ja säilyttää olennaiset lähdeviitteet. Kun asiakas kysyy ”mistä tuo luku tuli”, vastaus löytyy yhdellä napsautuksella iltapäivän selvittelyn sijaan. Tapaustutkimus kirjoitetaan sitten raportin pohjalta alkuperäisen aineistopinon sijaan. Näin se pysyy lyhyenä ja jokaisen väitteen alkuperä voidaan jäljittää.
Tapaustutkimus on yksi Tekoälyasiakirjan tuottamista asiakirjatyypeistä raporttien, tiivistelmien, aikajanojen ja laskentataulukoiden ohella.
Lisää lähde ensin
Mikään tässä ei toimi paremmin kuin sille annettu materiaali. Lisää oikea lähde ennen luonti-ikkunan avaamista.
- Mitä voit ladata palveluun: PDF-tiedostoja, Word-tiedostoja (
.docx), PowerPoint-tiedostoja (.pptx,.ppt), tekstiä ja Markdownia, kuvia ja valokuvia painetuista sivuista tai valkotauluista, äänitiedostoja, laskentataulukoita ja datatiedostoja sekä koodia. Koko taulukko on artikkelissa Tuetut tiedostomuodot. - Linkit ja videot: liitä verkkosivun tai PDF-tiedoston URL-osoite tai YouTube-linkki. Tallennettu verkkoseminaari, konferenssiesitys tai tuotedemo toimii lähteenä siinä missä muukin aineisto. Katso YouTube-lähteet.
- Tallenteet: tallenna kokous tai läpikäynti selaimessa tai lataa olemassa oleva äänitallenne palveluun. Saat litteroinnin, yhteenvedon ja toimenpiteet, ja tallennetta voi käyttää minkä tahansa muun tuotoksen lähteenä. Katso Tekoälyllä laaditut kokousmuistiinpanot.
- Google Drive: valitse haluamasi tiedostot Googlen tiedostovalitsimella. Katso Yhteydet.
Kuinka monta lähdettä yhteen tuotokseen voi yhdistää
Useimmat luontityökalut noudattavat tilauksesi lähderajaa. Joillakin työkaluilla, kuten Tekstistä puheeksi- ja Litterointi-työkaluilla, on pienempi, muotokohtainen raja, joka näkyy niiden valitsimessa:
| Tilaus | Lähteitä tuotosta kohti |
|---|---|
| Free | 1 |
| Premium Lite, jos saatavilla | enintään 3 |
| Premium | enintään 10 |
| Laureate | enintään 20 |
Tämä luku ratkaisee, syntyykö ”käsikirjasta, kolmesta käytäntöasiakirjasta ja tallenteesta” yksi tuotos vai neljä. Katso Tilaukset ja rajat.
Käytä sivualueita pitkissä PDF-tiedostoissa
Valitse PDF-tiedostolle sivualue luonti-ikkunassa. 200-sivuinen käsikirja tuottaa epämääräisen yhteenvedon, mutta saman käsikirjan luku 4 tuottaa täsmällisen. Lähteen rajaaminen on koko tämän työnkulun hyödyllisin yksittäinen tapa. Se on myös nopeampaa kuin liian pinnalliseksi jääneen tuotoksen luominen uudelleen.
Käytä organisaatiosi omaa tyyliä
Yleisluonteinen lopputulos on syy siihen, miksi monet lopettavat tällaisen työkalun käytön. Mukautusprofiilit ratkaisevat ongelman: yksi tallennettu profiili tuo uudelleenkäytettävät ohjeet (”selkeä kieli, ei sisäisiä lyhenteitä, brittienglannin oikeinkirjoitus, nimeä aina vastuutiimi”), ensisijaisen tekoälymallin ja visuaalisen ilmeen jokaiseen aloittamaasi tuotokseen.
Kolme tasoa, joiden vaikutus kasvaa järjestyksessä:
- Henkilökohtainen profiili: oma profiilisi, käytettävissä jokaisessa luonti-ikkunassa.
- Projektin oletusprofiili: aseta profiili projektin oletukseksi, niin jokainen siellä aloitettu keskustelu ja tuotos käyttää sitä ilman erillistä valintaa. Katso Projektit.
- Tiimiprofiili: tiimin ylläpitäjä julkaisee jaettuja profiileja kohdassa Tiimi → Tekoälyprofiilit, ja jokainen jäsen voi käyttää niitä. Yksi henkilö määrittää yhteisen tyylin, ja kaikkien diaesitykset, asiakirjat ja videot ovat yhtenäisiä.
Pidä yksi työkokonaisuus yhdessä projektissa
Projekti kokoaa yhden työkokonaisuuden lähteet, kaikki niistä tehdyt tuotokset, niihin liittyvät keskustelut ja pysyvät ohjeet. Esimerkiksi ”Perehdytys”, ”Q3-tuotekoulutus” tai ”Acmen asiakastutkimus”.
Tee näin myös pienissä töissä. Hyöty näkyy myöhemmin: kun materiaali on päivitettävä kuuden kuukauden kuluttua, kaikki käyttämäsi aineisto ja sen tuottaneet ohjeet ovat jo yhdessä paikassa. Sinun ei tarvitse selvittää uudelleen, mitkä neljä PDF-tiedostoa olivat minkäkin videon lähteinä.
Toimita materiaali eteenpäin
Voit toimittaa materiaalin kahdella tavalla. Kummallakin on omat vahvuutensa.
- Jaa linkki. Nopein tapa, aina ajan tasalla ja toimii ilman tiliä asetuksella Kaikki linkin saaneet tai Julkinen, linkin asetusten mukaan. Näet myös, kuinka moni avasi sen. Linkin jakaminen on käytettävissä kaikilla tilauksilla. PDF-tiedostojen lataaminen edellyttää maksullista tilausta. Katso Jakaminen ja yhteistyö.
- Vie tiedosto. Kun materiaalin on oltava oppimisalustassa, intranetissä tai jonkun sähköpostissa, vie se Word- tai PowerPoint-tiedostoksi tai suoraan Google Docsiin / Google Slidesiin. Muokattavat viennit edellyttävät maksullista tilausta. Viety tiedosto on erillinen kopio: sen muokkaaminen ei muuta alkuperäistä eikä alkuperäisen jakoasetuksia. Kaikkia tyyppejä ei voi viedä. Koko taulukko on artikkelissa Töiden vieminen.
Pidä materiaali ajan tasalla
Lähteeseen perustuvan luomisen etu on, että voit luoda tuotoksen uudelleen samasta lähteestä.
Luo uudelleen käsin muokkaamisen sijaan. Kun käytäntö muuttuu, korvaa lähdeasiakirja ja luo tuotos uudelleen. Jos olet muokannut toimintaohjetta käsin, muokkaukset katoavat lähdeasiakirjan muuttuessa ja päädyt ylläpitämään kahta totuuden versiota. Pidä lähde ensisijaisena.
Ajasta päivitys. Luonti-ikkunan viimeisessä vaiheessa Ajasta lisää tuotoksen jonoon tietylle päivälle ja kellonajalle sen sijaan, että luominen alkaisi heti. Valitse ajankohdaksi tarkistuspäivä, vuosineljänneksen loppu tai muu arviointipäivä. Varmista, että valitut lähteet ovat ne versiot, joita haluat ajastetun tehtävän käyttävän. Ajastus ei seuraa uusia käytäntöjä. Ajastus on kertaluonteinen, joten ajasta seuraava, kun tarkistat edellisen tuloksen. Katso Ajastetut tehtävät.
Korvaa, älä kerrytä. Kun asiakirja korvataan uudella, vaihda se projektissa uuden kopion lisäämisen sijaan. Lähteisiin perustuva lopputulos on vain niin hyvä kuin käytettävissä oleva aineisto. Saman käytännön kaksi versiota tuottavat vastauksia, jotka sekoittavat niiden sisältöä.
Käyttö tiimissä
Kaikki edellä kuvattu toimii samalla tavalla ryhmässä yhdellä lisäyksellä: lähteet ovat jaetussa Kirjastossa, joten kenenkään ei tarvitse ladata käsikirjaa uudelleen. Projekti voi myös olla tiimin omistama, jolloin työ säilyy sen perustaneen henkilön lähdettyä. Katso Tiimin Kirjasto ja tiimiprojektit ja Scholarly Teams.
Aiheeseen liittyvää
- Tekoälyllä laaditut toimintaohjeet, useimpien perehdytysketjujen keskeinen tuotos.
- Tekoälyvideoluennot, selostettuja esittelyjä omasta materiaalistasi.
- Katso, kuka suoritti luennon, henkilökohtaiset tiedot tiimille jaetuista luennoista.
- Mukautusprofiilit, kerran tallennetut ohjeet, malli ja visuaalinen ilme kaikkialla käytettäväksi.
- Töiden vieminen, mitä tyyppejä voi viedä Wordiin, PowerPointiin ja Googlen palveluihin.
- Tiimin Kirjasto ja tiimiprojektit, tämän työnkulun käyttäminen yhdessä muiden kanssa.