פתיחת תפריט הניווטסגירת תפריט הניווט
מדריךחומרי הדרכה

הפיכת מסמכי עבודה לחומרי הדרכה

מעלים נוהל עבודה, קובץ PDF של מדיניות, מדריך או מצגת, ו-Scholarly הופך אותם לסרטון הדרכה עם קריינות: הוא כותב את הקריינות רק על סמך העמודים שבחרתם, ואז יוצר סצנות מונפשות עם פרקים, כתוביות, תמליל ושאלות לצופים. אין אווטאר על המסך, ומקבלים קישור או קובץ MP4 במקום חבילת SCORM. חשבון Free מאפשר ליצור סרטון אחד באורך של כ-2 דקות, מקובץ אחד בגודל של עד 8 MB (32 העמודים הראשונים של PDF), לצפייה ולשיתוף בקישור. בתוכניות בתשלום אפשר להגדיר אורך יעד של עד 45 דקות ולהוריד את קובץ ה-MP4.

החומר כבר אצלכם. מדריך בן 60 עמודים, תיקייה של קובצי PDF עם מדיניות, הערות הגרסה מהרבעון הקודם, שיחה מוקלטת עם מי שיודע איך זה באמת עובד. מה שחסר הוא גרסה שמישהו אחר יכול ללמוד ממנה בעשרים דקות.

זו המטרה של הדף הזה: לקחת מסמך שכבר נמצא ברשותכם ולהפוך אותו לחומר שאפשר ללמד באמצעותו: נוהל עבודה שאפשר לפעול לפיו, סרטון קצר לצפייה, תקציר לעיון מהיר או בוחן שבודק אם החומר הובן.

זהו מדריך לתהליך עבודה. לכל כלי יש מאמר משלו; הדף הזה עוסק בבחירת הכלים, בסדר השימוש בהם ובסיבות לכך.

הפיכת נוהל או מסמך מדיניות לסרטון הדרכה עם קריינות

  1. העלאת המסמך. אפשר להשתמש בקובץ PDF, בקובץ Word או במצגת PowerPoint. במדריך ארוך, בחרו רק את העמודים שעוסקים בנוהל הזה.
  2. פתיחת חדש → הרצאת וידאו. בחרו אורך, שפה וקול. בתוכניות בתשלום אפשר להגדיר אורך יעד של 1 עד 45 דקות, ב-Free האורך נשאר כ-2 דקות, והקריינות זמינה ביותר מ-70 שפות.
  3. שמירה על הנוסח המאושר לפי הצורך. הפעילו את שימוש בתסריט שלי כפי שנכתב, והקריינות תקריא את המקור מילה במילה במקום לכתוב תסריט הדרכה.
  4. בדיקת התוצאה. קראו את התמליל וצפו בסרטון לפני שמפיצים אותו. האישור הסופי צריך להגיע מהגורם האחראי לנוהל.
  5. שיתוף. פרסמו בספרייה של הצוות או שלחו קישור. בתוכניות בתשלום אפשר גם להוריד קובץ MP4 ברזולוציה של עד 1080p וחבילת ייצוא עם כתוביות .vtt ו-.srt לשימוש באינטראנט או במערכת LMS. צרו בוחן מאותו קובץ אם דרושה בדיקת ידע נפרדת.

יצירת סרטון במודל ברירת המחדל עולה 1 נקודות יצירה עם AI, בתוספת 1 לאורך של יותר מ-15 דקות או 2 לאורך של יותר מ-30 דקות.

מה הכלי לא עושה

  • אין אווטאר. אין מגיש על המסך, סנכרון שפתיים או קטעי וידאו ממאגר. הסרטון מורכב מסצנות מונפשות עם קריינות.
  • אין SCORM, xAPI או LTI. אפשר להכניס את הסרטון למערכת LMS כקובץ MP4 או בהטמעה.
  • אין הרשמה לקורסים, מועדי הגשה, מטלות או תעודות. Scholarly אינו מערכת LMS. בתוכנית צוות בתשלום, הרצאות משותפות מציגות מי פתח הרצאה ששותפה עם הצוות, אם הצפייה הושלמה ומה היה הציון בשאלות שלה. זהו דיווח על צפייה ותשובות, ולא אישור רשמי להשלמת הדרכה.
  • אין אישור עמידה בדרישות רגולטוריות. התסריט מבוסס על המסמך שלכם, אבל AI עדיין עלול לטעות, ו-Scholarly לא יכול לקבוע אם המדיניות שלכם מעודכנת או עומדת בדרישות הרגולטור. יש להעביר כל סרטון לבדיקה של הגורם האחראי למדיניות, ולשמור רשומות הדרכה רשמיות במערכת שכבר מקובלת על המבקרים שלכם.

השוואה לחלופות

בחרו לפי מה שהסרטון צריך לעשות. המידע הבא נבדק באתר של כל ספק ב-30 באוקטובר 2026. התוכניות משתנות, לכן כדאי לבדוק לפני הרכישה.

כלי חומר מוצא מגיש על המסך ייצוא SCORM מתי לבחור בו
Scholarly PDF, Word, PowerPoint, הערות, קישורים אין אין כשרוצים קריינות שנכתבת רק על סמך המסמך שלכם, בוחן מאותו קובץ וקישור או MP4
Colossyan PDF, PowerPoint, Word, URL, תסריט אווטארים מבוססי AI 5 בחודש ב-Professional, ללא הגבלה ב-Enterprise, לא זמין ב-Starter כשצריך אווטאר והעברה דרך מערכת LMS
Synthesia מסמכים, הנחיות, PowerPoint, תסריט אווטארים מבוססי AI Enterprise כשהמטרה של הסרטון היא להציג מגיש על המסך
HeyGen PowerPoint, PDF, תסריט אווטארים מבוססי AI Business כשרוצים אווטארים ושכפול קול
Guidde הקלטת מסך; קובצי PDF, מצגות ומסמכים ב-Business קריינות על גבי המסך שלכם; תוסף אווטאר וירטואלי ואווטארים מותאמים אישית ב-Enterprise Enterprise כשהתהליך מתבצע בתוכנה שאפשר להקליט
Gemini Notebook (לשעבר NotebookLM) מקורות המחברת לא צוין לא צוין כשרוצים סרטון סקירה מהיר של המקורות; תוכניות Free ו-Plus אינן כוללות הסרת סימן מים

אם מגיש על המסך או מעקב SCORM הם דרישה הכרחית, אחד מכלי האווטארים יהיה רכישה מתאימה יותר. להרחבה, ראו את ההשוואות עם Synthesia, עם Colossyan ועם Guidde.

מתחילים מהתוצר, לא מהכלי

הטעות הנפוצה ביותר היא לפתוח כלי מוכר במקום את הכלי שמתאים לתוצר הדרוש. השתמשו ב-חדש או ב-כלים נוספים כדי לבחור את התוצאה שאתם צריכים. הטבלה מחלקת את הכלים לפי סוג התוצר:

קבוצה מה היא כוללת מה מקבלים
האזנה וצפייה פודקאסט, הרצאת וידאו, תמלול תוכן שאפשר לצרוך בלי לקרוא, סרטון הסבר עם קריינות, פרק באורך שמתאים לנסיעה, תמליל נקי של מפגש
הצגה שקופיות, אינפוגרפיקה, מפת חשיבה חומר להצגה מול קהל, או פריט חזותי אחד שאפשר להבין במבט
כתיבה דוח, נוהל עבודה, חקר מקרה, סיכום פגישה, דף, מסמך AI מסמך לקריאה, לביצוע הוראות או להפצה
מחקר ונתונים מחקר מעמיק, גיליון אלקטרוני, ציר זמן תשובה עם הפניות למקורות, מערך נתונים מובנה, רצף אירועים

השתמשו ב-העלאה כדי להוסיף קובץ, להדביק טקסט או לבחור קישור. Google Drive זמין בבורר המקורות לאחר החיבור. פורמטים ללמידה כוללים כרטיסיות לימוד, סיכומים, דפי עבודה וספרי סיפורים. הקבוצה ריק מציעה נקודות פתיחה כמו טבלה, מצגת, בוחן, PDF או תיקייה.

בחרו בשורה שמתאימה לאופן שבו ישתמשו בחומר. אם צריך לבצע משהו, מתאים נוהל עבודה. אם צריך להבין משהו, מתאימים הרצאת וידאו או סיכום. אם צריך לבדוק אם החומר נקלט, מתאים בוחן.

ארבעה תהליכים שעובדים

כל אחד מהתהליכים הבאים כולל מקור ממשי, רצף תוצרים והסבר לסדר שלהם. כל שלב מבוסס על אותם מקורות, כך שאין צורך להעלות אותם שוב.

1. קליטת עובדים חדשים

מקור: מדריך לעובדים, שניים או שלושה קובצי PDF של מדיניות והקלטת שיתוף מסך של ביצוע העבודה.

רצף: נוהל עבודה → סיכום → בוחן.

למה בסדר הזה: נוהל העבודה מגיע ראשון כי הוא מחייב להפוך את החומר ל-פעולות ברצף, בדיוק מה שמדריך מתקשה לעשות. אחרי שהשלבים מוגדרים, הסיכום מסביר את ההיגיון שמאחוריהם, והבוחן מגלה אם העובדים החדשים באמת קלטו את החלקים החשובים. בסדר ההפוך, הסיכום מלמד תהליך שעדיין לא הוגדר היטב.

העלו את ההקלטה כמקור לצד המסמכים. הערות האגב של המומחה, כמו "הפסקנו לעשות את זה ככה במרץ", הן בדרך כלל התוכן היקר ביותר שיש לכם, והן לא מופיעות בשום מקום במדריך.

2. הכשרת צוותים למוצר שמתעדכן

מקור: הערות גרסה והמפרט של כל גרסה.

רצף: הרצאת וידאו קצרה לכל גרסה → תקציר בן עמוד אחד מ-מסמך AI.

למה בסדר הזה: הכשרה נכשלת כשהיא ארוכה מכדי לצפות בה, לא כשחסר בה עומק. בהדרכה עם קריינות של חמש דקות לכל גרסה צופים; במצגת רבעונית בת 40 עמודים לא. צרו קודם את הסרטון, כי הוא מחייב להחליט מה באמת השתנה עבור הלקוח, ואז הפיקו את התקציר בן העמוד שישמש חומר עזר לנציגים בזמן שיחה.

שמרו על סרטון נפרד לכל גרסה במקום סרטון אחד שהולך ומתארך. קל יותר לעדכן תוצרים קטנים ומתוארכים; תוצר ענק אחד מתיישן כולו בבת אחת.

3. שימור ידע של מומחים לפני עזיבתם

מקור: מפגש מוקלט אחד, הדגמה, ריאיון או סדנה.

רצף: תמליל → מערך שיעור → דף עבודה → ערכת כרטיסיות לימוד.

למה בסדר הזה: התמליל הוא הנכס. אפשר לחפש בו ולצטט ממנו, והוא הבסיס לכל תוצר שיבוא אחריו. לכן צרו אותו ראשון ושמרו אותו, גם אם אף אחד לא קורא אותו מתחילתו ועד סופו. מערך השיעור הופך שעה של דיבור לא מובנה ליחידות שאפשר ללמד, עם מטרות וחלוקת זמנים. דף העבודה מספק פעילות לכל יחידה. כרטיסיות הלימוד מכסות את העובדות וההגדרות המעטות שצריך לזכור בעל פה במקום לחפש.

הקליטו ישירות ב-Scholarly, או העלו הקלטת אודיו שכבר יש לכם. ראו סיכומי פגישות עם AI.

4. עבודה ללקוחות ומחקר

מקור: אוסף של דוחות, דיווחים רשמיים, מסמכי ספקים או מאמרים שפורסמו.

רצף: דוח מחקר עם הפניות למקורות → חקר מקרה.

למה בסדר הזה: דוח המחקר מבצע את הקריאה, וחשוב מכך, כולל את ההפניות למקורות. כך, כשלקוח שואל "מאיפה הגיע המספר הזה", התשובה נמצאת במרחק לחיצה במקום אחר צוהריים של חיפושים. חקר המקרה נכתב לאחר מכן על סמך הדוח ולא מתוך אוסף המסמכים הגולמי. זה מה ששומר עליו קצר ומאפשר להתחקות אחר המקור של כל טענה.

חקרי מקרה הם אחד מסוגי המסמכים ש-מסמך AI יוצר, לצד דוחות, תקצירים, צירי זמן וגיליונות אלקטרוניים.

קודם מוסיפים את המקור

איכות התוצאה תלויה בחומר שמספקים. לפני שפותחים חלון יצירה, מוסיפים את המקור האמיתי.

  • מה אפשר להעלות: קובצי PDF, Word (.docx), PowerPoint (.pptx, .ppt), טקסט ו-Markdown, תמונות וצילומים של עמודים מודפסים או לוחות, קובצי אודיו, גיליונות אלקטרוניים וקובצי נתונים וקוד. הטבלה המלאה נמצאת ב-פורמטי קבצים נתמכים.
  • קישורים וסרטונים: הדביקו כתובת URL של דף אינטרנט או PDF, או קישור ל-YouTube. וובינר מוקלט, הרצאה מכנס או הדגמת מוצר הופכים למקור כמו כל מקור אחר. ראו מקורות YouTube.
  • הקלטות: הקליטו פגישה או הדגמה בדפדפן, או העלו אודיו קיים. תקבלו תמליל, סיכום ומשימות לביצוע, וההקלטה תוכל לשמש מקור לכל תוצר אחר. ראו סיכומי פגישות עם AI.
  • Google Drive: בחרו קבצים מסוימים באמצעות בורר הקבצים של Google. ראו חיבורים.

כמה מקורות אפשר לשלב ביצירה אחת

רוב כלי היצירה משתמשים במגבלת המקורות של התוכנית שלכם. בכלים מסוימים, כמו טקסט לדיבור ותמלול, יש מגבלה נמוכה יותר לפי הפורמט, והיא מוצגת בבורר שלהם:

תוכנית מקורות לכל יצירה
Free 1
Premium Lite, היכן שהיא מוצעת עד 3
Premium עד 10
Laureate עד 20

זה המספר שקובע אם "המדריך ועוד שלושה מסמכי מדיניות ועוד ההקלטה" יהפכו לתוצר אחד או לארבעה. ראו תוכניות ומגבלות.

שימוש בטווחי עמודים בקובצי PDF ארוכים

בקובץ PDF, בחרו טווח עמודים בחלון היצירה. מדריך בן 200 עמודים מניב סיכום מעורפל; פרק 4 של אותו מדריך מניב סיכום ממוקד. צמצום המקור הוא ההרגל המשתלם ביותר בכל התהליך הזה, והוא מהיר יותר מיצירה מחדש של תוצאה שטחית מדי.

התאמה לשפה ולסגנון של הארגון

תוצרים כלליים מדי הם הסיבה שרוב האנשים מפסיקים להשתמש בכלי כזה. פרופילי התאמה אישית פותרים זאת: פרופיל שמור אחד מעביר לכל יצירה חדשה הנחיות לשימוש חוזר ("שפה פשוטה, בלי קיצורים פנימיים, איות בריטי, תמיד לציין את הצוות האחראי"), מודל AI מועדף וזהות חזותית.

שלוש רמות, לפי היקף ההשפעה:

  • פרופיל אישי: שלכם, זמין בכל חלון יצירה.
  • ברירת מחדל לפרויקט: הגדירו פרופיל כברירת המחדל של פרויקט, וכל צ'אט ויצירה שמתחילים בו ישתמשו בו אוטומטית, בלי צורך לבחור אותו. ראו פרויקטים.
  • פרופיל צוות: מנהלי צוות מפרסמים פרופילים משותפים דרך צוות → פרופילי AI, וכל חברי הצוות יכולים להחיל אותם. אדם אחד מגדיר את סגנון הארגון, והמצגות, המסמכים והסרטונים של כולם יוצאים אחידים.

כל משימה בפרויקט אחד

פרויקט מרכז את המקורות, את כל מה שנוצר מהם, את הצ'אטים עליהם ואת ההנחיות הקבועות עבור משימה אחת. "קליטת עובדים", "הכשרה לרבעון Q3", "מחקר ללקוח Acme".

עשו זאת גם במשימות קטנות. הערך מתגלה בהמשך: כשתצטרכו לרענן את החומר בעוד שישה חודשים, כל מה שהשתמשתם בו כבר יהיה במקום אחד, עם ההנחיות שהפיקו אותו, ולא תצטרכו לשחזר אילו ארבעה קובצי PDF שימשו ליצירת כל סרטון.

העברת התוצרים

יש שתי דרכים למסור את התוצרים, וכל אחת מתאימה לצרכים אחרים.

  • שיתוף קישור. הדרך המהירה ביותר, תמיד מעודכנת, מאפשרת גישה ללא חשבון עם כל מי שיש לו קישור או ציבורי, בכפוף להגדרות הקישור, ומציגה כמה אנשים פתחו אותו. שיתוף קישורים זמין בכל התוכניות; הורדת PDF דורשת תוכנית בתשלום. ראו שיתוף ושיתוף פעולה.
  • ייצוא הקובץ. כשהתוצר צריך להיות במערכת LMS, באינטראנט או בתיבת הדואר של מישהו, ייצאו ל-Word, ל-PowerPoint או ישירות ל-Google Docs / Google Slides. ייצוא לפורמטים ניתנים לעריכה דורש תוכנית בתשלום. הקובץ המיוצא הוא עותק נפרד: עריכתו לא משנה את המקור, והגדרות השיתוף של המקור נשארות כפי שהן. לא כל סוגי התוצרים ניתנים לייצוא; הטבלה המלאה נמצאת ב-ייצוא העבודה שלכם.

שמירה על עדכניות

היתרון ביצירה על סמך מקור הוא שאפשר ליצור ממנו מחדש.

יוצרים מחדש במקום לערוך ידנית. כשהמדיניות משתנה, מחליפים את מסמך המקור ויוצרים את התוצר שוב. אם ערכתם את נוהל העבודה ידנית, העריכות האלה אובדות ברגע שמסמך הבסיס משתנה, ובסוף אתם מתחזקים שתי גרסאות של האמת. תנו למקור להיות מקור האמת.

מתזמנים את הרענון. בשלב האחרון של חלון היצירה, תזמון מכניס את היצירה לתור ליום ולשעה מסוימים במקום להתחיל אותה עכשיו. הגדירו את מועד הבדיקה, את סוף הרבעון או מועד בדיקה אחר. ודאו שהמקורות שנבחרו הם הגרסאות שבהן תרצו שהמשימה המתוזמנת תשתמש; התזמון לא עוקב אחר מסמכי מדיניות חדשים. התזמון הוא חד-פעמי, לכן תזמנו את הפעם הבאה כשאתם ניגשים לתוצאה האחרונה. ראו משימות מתוזמנות.

מחליפים, לא צוברים. כשמסמך מוחלף בגרסה חדשה, החליפו אותו בפרויקט במקום להוסיף עותק שני. איכות התוצרים המבוססים על מקורות תלויה בחומר הזמין להם, ושתי גרסאות של מדיניות יוצרות תשובות שמנסות לשלב ביניהן.

עבודה בצוות

כל מה שתואר כאן עובד באותה דרך גם בקבוצה, עם תוספת אחת: המקורות נמצאים בספרייה משותפת, כך שאף אחד לא צריך להעלות שוב את המדריך, ופרויקט יכול להיות בבעלות הצוות כדי שהעבודה תישמר גם אחרי שמי שהקים אותו עוזב. ראו ספריית הצוות ופרויקטים של הצוות ו-Scholarly Teams.

המידע עזר לך?
הקודםפרטיות ונתוניםהבאפורמטי קבצים