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AnleitungSchulungsmaterial

Arbeitsdokumente in Schulungsmaterial verwandeln

Das Material hast du schon: ein 60-seitiges Handbuch, einen Ordner voller Richtlinien als PDF, die Versionshinweise des letzten Quartals, ein aufgezeichnetes Gespräch mit der Person, die weiß, wie das Ganze tatsächlich funktioniert. Was dir fehlt, ist eine Fassung, mit der sich jemand anderes in zwanzig Minuten einarbeiten kann.

Genau darum geht es auf dieser Seite: Ein vorhandenes Dokument in etwas verwandeln, aus dem andere lernen können. Eine Standardarbeitsanweisung zum Befolgen, ein kurzes Video zum Anschauen, ein Kurzbericht zum Überfliegen, ein Quiz, das zeigt, ob das Wissen angekommen ist.

Diese Seite führt dich durch den Ablauf. Für jedes Werkzeug gibt es einen eigenen Artikel. Hier geht es darum, welche du verwendest, in welcher Reihenfolge und warum.

Wähle zuerst das Ergebnis, dann das Werkzeug

Der häufigste Fehler ist, das vertraute Werkzeug zu öffnen statt desjenigen, das zum gewünschten Ergebnis passt. Wähle unter Neu oder Weitere Werkzeuge das Ergebnis aus, das du brauchst. Diese Tabelle ordnet die Werkzeuge nach der Art des Ergebnisses:

Gruppe Enthaltene Werkzeuge Was du damit erhältst
Hören & ansehen Podcast, Videolektion, Transkribieren Inhalte, die sich ohne Lesen aufnehmen lassen: eine vertonte Erklärung, eine Folge für den Arbeitsweg, ein übersichtliches Transkript eines Gesprächs
Präsentieren Folien, Infografik, Mindmap Material für einen Vortrag oder eine einzelne Grafik, die auf einen Blick verständlich ist
Schreiben Bericht, Standardarbeitsanweisung, Fallstudie, Besprechungsnotizen, Seite, KI-Dokument Ein Dokument zum Lesen, Befolgen oder Weitergeben
Recherche & Daten Vertiefte Recherche, Tabelle, Zeitleiste Eine Antwort mit Quellenangaben, einen strukturierten Datensatz, eine Abfolge von Ereignissen

Über Hochladen kannst du eine Datei hinzufügen, Text einfügen oder einen Link auswählen. Sobald du Google Drive verbunden hast, steht es in der Quellenauswahl zur Verfügung. Zu den Lernformaten gehören Karteikarten, Lernleitfäden, Arbeitsblätter und Geschichtenbücher. In der Gruppe Leer kannst du zum Beispiel mit einer Tabelle, einem Kartenstapel, einem Quiz, einem PDF oder einem Ordner beginnen.

Wähle die Zeile danach aus, wie das Material genutzt werden soll. Sollen Menschen etwas tun, brauchst du eine Standardarbeitsanweisung. Sollen sie etwas verstehen, eignet sich eine Videolektion oder ein Lernleitfaden. Willst du wissen, ob das Wissen hängen geblieben ist, brauchst du ein Quiz.

Vier bewährte Abläufe

Jeder dieser Abläufe nennt konkrete Quellen, eine Abfolge von Inhalten und den Grund für diese Reihenfolge. Alle Schritte greifen auf dieselben Quellen zurück. Du musst also nichts erneut hochladen.

1. Neue Mitarbeitende einarbeiten

Quelle: das Mitarbeiterhandbuch, zwei oder drei Richtlinien als PDF und eine Bildschirmaufnahme, in der jemand die Arbeit vorführt.

Abfolge: Standardarbeitsanweisung → Lernleitfaden → Quiz.

Warum diese Reihenfolge: Die Standardarbeitsanweisung kommt zuerst, weil sie das Material in aufeinanderfolgende Handlungsschritte übersetzt. Genau darin sind Handbücher oft am schwächsten. Sobald die Schritte feststehen, erklärt der Lernleitfaden die Hintergründe. Das Quiz zeigt dir anschließend, ob die neue Person die wichtigen Inhalte tatsächlich aufgenommen hat. Gehst du in umgekehrter Reihenfolge vor, vermittelt dein Lernleitfaden einen Ablauf, den du noch gar nicht festgelegt hast.

Lade die Aufnahme zusammen mit den Dokumenten als Quelle hoch. Beiläufige Hinweise der Fachperson wie „Seit März machen wir das anders“ sind oft die wertvollsten Informationen, die du hast. Im Handbuch stehen sie nirgends.

2. Teams auf neue Produktversionen vorbereiten

Quelle: Versionshinweise und die Spezifikation zu jeder Veröffentlichung.

Abfolge: eine kurze Videolektion pro Veröffentlichung → ein einseitiger Kurzbericht mit KI-Dokument.

Warum diese Reihenfolge: Produktschulungen scheitern an der Regelmäßigkeit, nicht an der inhaltlichen Tiefe. Eine fünfminütige vertonte Einführung zu jeder Veröffentlichung wird angesehen, eine 40-seitige Quartalspräsentation eher nicht. Erstelle zuerst das Video. Dabei musst du entscheiden, was sich für die Kundschaft tatsächlich geändert hat. Erstelle danach den Einseiter als Unterlage, die Mitarbeitende im Vertrieb während eines Kundengesprächs geöffnet lassen können.

Erstelle ein Video pro Veröffentlichung, statt ein einziges Video immer weiter auszubauen. Kleine, datierte Inhalte lassen sich leichter aktuell halten. Ein einziges großes Video veraltet dagegen als Ganzes.

3. Fachwissen sichern, bevor jemand geht

Quelle: eine aufgezeichnete Einführung, ein Interview, ein Workshop oder eine andere Sitzung.

Abfolge: Transkript → Unterrichtsplan → Arbeitsblatt → Karteikartenstapel.

Warum diese Reihenfolge: Das Transkript ist die wertvolle Grundlage. Es lässt sich durchsuchen und zitieren, und alle späteren Inhalte bauen darauf auf. Erstelle es deshalb zuerst und bewahre es auf, auch wenn niemand es von Anfang bis Ende liest. Der Unterrichtsplan macht aus einer Stunde unstrukturiertem Gespräch einzelne Lerneinheiten mit Zielen und Zeitvorgaben. Das Arbeitsblatt gibt Lernenden zu jeder Einheit eine Aufgabe. Die Karteikarten decken die wenigen Fakten und Definitionen ab, die sie auswendig wissen müssen, statt sie nachzuschlagen.

Nimm direkt in Scholarly auf oder lade eine vorhandene Audiodatei hoch. Siehe KI-Besprechungsnotizen.

4. Kundenprojekte und Recherche

Quelle: eine Sammlung von Berichten, eingereichten Unternehmensunterlagen, Anbieterunterlagen oder veröffentlichten wissenschaftlichen Arbeiten.

Abfolge: ein Recherchebericht mit Quellenangaben → eine Fallstudie.

Warum diese Reihenfolge: Der Recherchebericht bündelt die Auswertung der Unterlagen und enthält vor allem die Quellenangaben. Fragt ein Kunde „Woher stammt diese Zahl?“, ist die Antwort nur einen Klick entfernt, statt einen Nachmittag Recherche zu kosten. Die Fallstudie wird anschließend auf Grundlage des Berichts geschrieben, nicht anhand der gesamten ursprünglichen Sammlung. So bleibt sie kurz und jede Aussage nachvollziehbar.

Fallstudien gehören zu den Dokumenttypen, die KI-Dokument erstellen kann, ebenso wie Berichte, Kurzberichte, Zeitleisten und Tabellen.

Füge zuerst die Quellen hinzu

Die Ergebnisse sind nur so gut wie das Material, das du bereitstellst. Füge deshalb die eigentlichen Quellen hinzu, bevor du den Erstellungsdialog öffnest.

  • Was du hochladen kannst: PDFs, Word (.docx), PowerPoint (.pptx, .ppt), Text und Markdown, Bilder und Fotos von gedruckten Seiten oder Whiteboards, Audiodateien, Tabellen und Datendateien sowie Code. Die vollständige Übersicht findest du unter Unterstützte Dateiformate.
  • Links und Videos: Füge die URL einer Webseite oder eines PDFs oder einen YouTube-Link ein. Ein aufgezeichnetes Webinar, ein Konferenzvortrag oder eine Produktdemo wird so zu einer Quelle wie jede andere. Siehe YouTube-Quellen.
  • Aufnahmen: Nimm eine Besprechung oder Einführung im Browser auf oder lade eine vorhandene Audiodatei hoch. Du erhältst ein Transkript, eine Zusammenfassung und Aufgaben. Die Aufnahme kann außerdem als Quelle für weitere Inhalte dienen. Siehe KI-Besprechungsnotizen.
  • Google Drive: Wähle einzelne Dateien über die Dateiauswahl von Google aus. Siehe Verbindungen.

Wie viele Quellen du für einen Inhalt kombinieren kannst

Für die meisten Werkzeuge gilt das Quellenlimit deines Tarifs. Einige Werkzeuge, etwa Text-zu-Sprache und Transkribieren, haben ein niedrigeres, formatspezifisches Limit. Dieses wird in der jeweiligen Quellenauswahl angezeigt:

Tarif Quellen pro erstelltem Inhalt
Free 1
Premium Lite, sofern angeboten bis zu 3
Premium bis zu 10
Laureate bis zu 20

Diese Zahl entscheidet darüber, ob „das Handbuch plus drei Richtlinien plus die Aufnahme“ zu einem Inhalt oder zu vier einzelnen Inhalten wird. Siehe Tarife und Limits.

Nutze Seitenbereiche bei langen PDFs

Wähle bei einem PDF im Erstellungsdialog einen Seitenbereich aus. Ein 200-seitiges Handbuch ergibt einen vagen Lernleitfaden. Kapitel 4 desselben Handbuchs ergibt einen gezielten. Die Quelle einzugrenzen bringt in diesem gesamten Ablauf am meisten und geht schneller, als ein zu oberflächliches Ergebnis erneut erstellen zu lassen.

Lass die Inhalte nach deiner Organisation klingen

Austauschbare Ergebnisse sind der Grund, warum viele Menschen ein solches Werkzeug nicht weiter nutzen. Anpassungsprofile schaffen Abhilfe: Ein gespeichertes Profil übernimmt wiederverwendbare Anweisungen („einfache Sprache, keine internen Kürzel, britische Rechtschreibung, immer das zuständige Team nennen“), ein bevorzugtes KI-Modell und ein visuelles Erscheinungsbild für jeden Inhalt, den du neu erstellst.

Drei Ebenen mit zunehmender Reichweite:

  • Persönliches Profil: dein Profil, verfügbar in jedem Erstellungsdialog.
  • Projektstandard: Lege ein Profil als Standard für ein Projekt fest. Jeder Chat und jeder Inhalt, der dort gestartet wird, verwendet es automatisch, ohne dass es jemand auswählen muss. Siehe Projekte.
  • Teamprofil: Ein Team-Admin veröffentlicht gemeinsame Profile unter Team → KI-Profile. Jedes Mitglied kann sie anwenden. Eine Person legt den einheitlichen Stil fest, und die Präsentationen, Dokumente und Videos aller Mitglieder passen zusammen.

Bündle jede Aufgabe in einem Projekt

Ein Projekt enthält die Quellen, alle daraus erstellten Inhalte, die zugehörigen Chats und die dauerhaft geltenden Anweisungen für eine bestimmte Aufgabe. Zum Beispiel „Einarbeitung“, „Produktschulungen Q3“ oder „Recherche für den Kunden Acme“.

Mach das auch bei kleinen Aufgaben. Der Nutzen zeigt sich später: Wenn du das Material in sechs Monaten aktualisieren musst, liegt alles bereits an einem Ort, einschließlich der Anweisungen, mit denen es erstellt wurde. Du musst nicht erst rekonstruieren, welche vier PDFs in welches Video eingeflossen sind.

Gib die Inhalte weiter

Du hast zwei Möglichkeiten, die Inhalte bereitzustellen. Beide haben unterschiedliche Stärken.

  • Einen Link teilen. Das geht am schnellsten, bleibt immer aktuell und funktioniert mit Alle mit dem Link oder Öffentlich je nach Linkeinstellungen auch ohne Konto. Außerdem siehst du, wie viele Personen den Inhalt geöffnet haben. Links kannst du in jedem Tarif teilen. Für PDF-Downloads brauchst du einen kostenpflichtigen Tarif. Siehe Teilen und Zusammenarbeit.
  • Die Datei exportieren. Wenn der Inhalt in deinem Lernmanagementsystem, deinem Intranet oder im Posteingang einer anderen Person liegen soll, exportiere ihn als Word, PowerPoint oder direkt nach Google Docs / Google Slides. Für bearbeitbare Exporte brauchst du einen kostenpflichtigen Tarif. Ein Export ist eine separate Kopie: Änderungen daran verändern weder das Original noch dessen Freigabeeinstellungen. Nicht jeder Inhaltstyp lässt sich exportieren. Die vollständige Übersicht findest du unter Deine Inhalte exportieren.

Halte die Inhalte aktuell

Der Vorteil von Inhalten, die auf einer Quelle basieren: Du kannst sie aus dieser Quelle erneut erstellen lassen.

Erneut erstellen statt von Hand bearbeiten. Ändert sich eine Richtlinie, ersetze das Quelldokument und erstelle den Inhalt erneut. Wenn du die Standardarbeitsanweisung von Hand bearbeitet hast, gehen diese Änderungen verloren, sobald du sie auf Basis des geänderten Dokuments neu erstellst. Am Ende pflegst du zwei unterschiedliche Fassungen. Die Quelle sollte maßgeblich bleiben.

Plane die Aktualisierung. Im letzten Schritt des Erstellungsdialogs kannst du mit Planen einen bestimmten Tag und eine Uhrzeit festlegen, statt die Erstellung sofort zu starten. Wähle dafür deinen Prüftermin, das Quartalsende oder einen anderen Termin zur Überprüfung. Vergewissere dich, dass die ausgewählten Quellen die Versionen sind, die die geplante Aufgabe verwenden soll. Die Planung prüft nicht, ob es neue Richtlinien gibt. Jede Planung gilt nur einmal. Plane deshalb den nächsten Durchlauf, wenn du das letzte Ergebnis überprüfst. Siehe Geplante Aufgaben.

Ersetzen statt ansammeln. Wird ein Dokument durch eine neue Fassung abgelöst, tausche es im Projekt aus, statt eine zweite Kopie hinzuzufügen. Quellenbasierte Ergebnisse sind nur so gut wie das vorliegende Material. Zwei Versionen einer Richtlinie führen zu Antworten, die beide Fassungen vermischen.

So funktioniert es im Team

Alles oben Beschriebene funktioniert für eine Gruppe genauso, mit einer Ergänzung: Die Quellen liegen in einer gemeinsamen Bibliothek, damit niemand das Handbuch erneut hochladen muss. Ein Projekt kann außerdem dem Team gehören, sodass die Arbeit erhalten bleibt, wenn die Person geht, die es eingerichtet hat. Siehe Deine Teambibliothek und Teamprojekte und Scholarly Teams.

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