Scholarly in deinem Team einführen

Nutzerplätze zu kaufen ist der einfache Teil. Dieser Leitfaden behandelt das, was darüber entscheidet, ob dein Team den Arbeitsbereich dauerhaft nutzt: welche Inhalte hineinkommen, wer anfängt und woran du erkennst, dass es funktioniert.

Wir gehen davon aus, dass du bereits einen Arbeitsbereich erstellt hast. Falls noch nicht, beginne mit Erste Schritte mit Teams. Dort wählst du Nutzerplätze und einen Teamtarif aus, bevor du dein Team einlädst.

Woche 1: Eine Aufgabe auswählen, nicht das ganze Unternehmen einbeziehen

Beim Einrichten des Teams hast du bereits eine Quelle hinzugefügt und daraus einen ersten Inhalt erstellen lassen. Dieses gemeinsame Projekt ist dein Ausgangspunkt. Du fängst also nicht bei null an. In Woche 1 baust du es zu einer nützlichen Bibliothek für eine wiederkehrende Aufgabe aus.

Am häufigsten gerät die Einführung ins Stocken, wenn sie mit „Alle können es für alles nutzen“ beginnt. Wähle eine einzelne wiederkehrende Aufgabe, die deinem Team bisher schwerfällt oder zu viel Zeit kostet:

• Einarbeitung: Erstelle aus dem Handbuch, den Richtlinien als PDF und einer aufgezeichneten Einführung einen Lernleitfaden und ein Quiz, die neue Mitarbeitende tatsächlich abschließen.
• Produkt- oder Vertriebsschulungen: Erstelle aus Versionshinweisen und Spezifikationen zu jeder neuen Version ein kurzes Erklärvideo und eine einseitige Übersicht.
• Schulungsmaterial: Erstelle aus der aufgezeichneten Schulung einer Fachperson einen Unterrichtsplan, ein Arbeitsblatt und einen Satz Karteikarten.
• Kundenprojekte oder Recherche: Erstelle aus einer Sammlung von Berichten eine Recherchezusammenfassung mit Quellenangaben, zu der das ganze Team Fragen stellen kann.

Woche 1: Die gemeinsame Bibliothek ausbauen

Eine kaum gefüllte Bibliothek ist der stärkste Hinweis darauf, dass eine Einführung scheitern wird. Füge echte Arbeitsmaterialien hinzu, bevor weitere Personen dazukommen:

1. Nutze das Teamprojekt, das beim Einrichten erstellt wurde, oder erstelle eines für die ausgewählte Aufgabe.
2. Füge die Quelldokumente, Aufnahmen und Präsentationen hinzu, auf die dein Team tatsächlich zurückgreift, nicht nur Zusammenfassungen davon.
3. Öffne beim Ordner Teilen und wähle Alle bei [team name].

Teile die Quellen, nicht nur die Ergebnisse. Aus einer geteilten PDF können zwölf Personen zwölf verschiedene Inhalte erstellen. Eine geteilte Zusammenfassung lässt sich nur lesen.

Erledige die Aufgabe selbst einmal von Anfang bis Ende, bevor du weitere Personen einlädst. So erstellst du den ersten wirklich nützlichen Inhalt und erkennst, was in der Bibliothek noch fehlt.

Siehe Inhalte mit deinem Team teilen.

Woche 2: Die richtigen Personen zuerst einladen

Lade die zwei oder drei Personen ein, die am engsten mit dieser Aufgabe zu tun haben, nicht gleich die ganze Abteilung. Gib mindestens einer davon die Rolle Admin, damit du nicht als einzige Person Nutzerplätze hinzufügen oder Zugriffsprobleme lösen kannst.

Versende Einladungen unter Team → Personen oder erstelle einen Beitrittslink und teile ihn im Teamchat. Unter Personen gehen auch Beitrittsanfragen ein, die du genehmigen oder ablehnen kannst.

Einladungs-E-Mails enthalten Links zu den zuletzt geteilten Inhalten. Deshalb wirkt eine Einladung besser, wenn du die Bibliothek vorher füllst. Verweise alle auf dieses gemeinsame Material und eine konkrete Aufgabe zum Ausprobieren: „Erstelle dir ein Quiz aus dem Einarbeitungsprojekt“ ist hilfreicher als „Probier es mal aus“.

Woche 2: Die Rahmenbedingungen einmal festlegen

Zwei Admin-Einstellungen solltest du früh festlegen. Du findest sie unter Team → Abrechnung → Tarif & KI-Modelle:

• Modellzugriff: Welche Modelle und Leistungsstufen Mitglieder nutzen können.
• Datenspeicherung ausschließen: Wenn deine Organisation Richtlinien zum Umgang mit Daten hat, aktiviere diese Option. Dann bleiben nur Modelle verfügbar, die über freigegebene Zugangswege ohne Datenspeicherung genutzt werden.

Richte anschließend unter Team → KI-Profile ein Profil ein: mit gemeinsamen Anweisungen, einem bevorzugten Modell und deinem visuellen Erscheinungsbild. So sehen die Folien, Dokumente und Videos aller Teammitglieder einheitlich aus, ohne dass jemand die Vorgaben jedes Mal neu eingeben muss.

Beides wird unter Dein Team verwalten beschrieben. Falls jemand die Richtlinien freigeben muss, hilft Daten, Datenschutz und Modelleinstellungen in Teams weiter.

Woche 3–4: Die tatsächliche Nutzung prüfen

Öffne Team → Übersicht → Aktivität. Standardmäßig werden die letzten 30 Tage angezeigt. Du kannst auch auf die letzten 7 Tage umstellen. Entscheidend ist eine Frage: Erstellt mehr als eine Person Inhalte?

• Mehrere aktive Mitglieder, regelmäßig neue Inhalte: Es funktioniert. Ergänze die nächste Aufgabe und das nächste Projekt.
• Fast alle Aktivitäten gehen von dir aus: Meistens ist die Bibliothek zu dünn oder passt nicht zu den Aufgaben. Desinteresse ist selten der Grund. Frage die weniger aktiven Mitglieder, was sie erledigen wollten, und füge die benötigten Quellen hinzu.
• Mitglieder erstellen Inhalte, kommen aber nicht zurück: Das Ergebnis war interessant, aber nicht nützlich genug. Wähle stattdessen eine Aufgabe mit einem konkreten Termin.

Die Bibliothek liefert ein zweites hilfreiches Signal: Für jeden Eintrag wird die Anzahl der Aufrufe angezeigt. So siehst du, welche Quellen tatsächlich geöffnet wurden und welche du für wichtig gehalten hast, obwohl niemand sie genutzt hat.

Aktivitätsberichte zeigen bewusst nur zusammengefasste Zahlen, niemals Inhaltstitel oder Prompts. Die Ausnahme sind Geteilte Lektionen. Dort siehst du, wer die mit dem Team geteilten Videolektionen oder Podcasts abgeschlossen hat und wie die jeweilige Person bei den zugehörigen Fragen abgeschnitten hat.

Danach ausweiten

Sobald die erste Aufgabe ohne dich läuft, wiederholst du das Vorgehen: eine neue Aufgabe, ein neues Projekt im Besitz des Teams, damit es unabhängig von der Person bestehen bleibt, die es eingerichtet hat, und Einladungen an die dafür Verantwortlichen. Wer einer Einladung folgt, landet in der Teambibliothek. Teile deshalb das Material für die neue Aufgabe, bevor du die Einladungen versendest.

Unter Team → Abrechnung kannst du jederzeit Nutzerplätze hinzufügen. Ausstehende Einladungen reservieren jeweils einen Nutzerplatz, bis sie angenommen werden.

Häufige Fragen

Brauchen die Mitglieder eine Schulung? Nein. Verweise sie auf ein Projekt und eine Aufgabe. Die Werkzeuge erklären sich von selbst, sobald echtes Material zum Arbeiten vorhanden ist.

Was passiert, wenn jemand bereits privat für Scholarly bezahlt? Für diese Person gilt der Tarif mit dem größeren Leistungsumfang. Durch den Beitritt zu einem Team wird niemand auf einen niedrigeren Tarif zurückgestuft.

Können Mitglieder die privaten Inhalte anderer sehen? Nein. Persönliche Inhalte bleiben privat, solange sie nicht direkt oder über ein Projekt geteilt werden. Nutzungsberichte für Admins zeigen Zahlen. Berichte zu geteilten Lektionen zeigen den Fortschritt und die Ergebnisse bei den Fragen zu Material, das bereits mit dem Team geteilt wurde.

Können wir die Ergebnisse aus Scholarly exportieren? Ja, siehe Deine Inhalte exportieren.

Was passiert, wenn wir mehr als 29 Nutzerplätze brauchen? Das ist die Obergrenze für die eigenständige Buchung. Kontaktiere uns über die Teams-Seite, dann kümmern wir uns um die nächsten Schritte. Das ist auch der richtige Weg für eine Einführung über mehrere Abteilungen hinweg oder für den Kauf auf Rechnung und Bestellungen mit Bestellnummer.

Weiterführende Artikel

• Erste Schritte mit Teams, den Arbeitsbereich erstellen und Personen einladen.
• Inhalte mit deinem Team teilen, die gemeinsame Bibliothek aufbauen.
• Deine Teambibliothek und Teamprojekte, die passende Struktur für jede neue Aufgabe.
• Dein Team verwalten, Rollen, Modellzugriff, Profile und Aktivität.
• Scholarly Teams, Tarife, Preise und die Leistungen pro Nutzerplatz.