Uvođenje Scholarlyja u vaš tim

Kupnja korisničkih mjesta jednostavan je dio. Ovaj se vodič bavi onime što odlučuje hoće li tim nastaviti koristiti zajednički radni prostor: što u njega dodati, tko počinje i kako znati da sve funkcionira.

Pretpostavljamo da ste već izradili radni prostor. Ako niste, počnite s člankom Prvi koraci s timovima, gdje ćete odabrati broj korisničkih mjesta i timski plan prije nego što pozovete tim.

1. tjedan: Odaberite jedan zadatak, a ne cijelu tvrtku

Tijekom postavljanja tima već ste dodali izvor iz kojeg je izrađen prvi sadržaj. Taj zajednički projekt vaša je polazna točka. Ne krećete od prazne stranice. U prvom ga tjednu trebate proširiti u korisnu biblioteku za jedan zadatak koji se ponavlja.

Uvođenje najčešće zapne kada počne porukom „svatko ga može koristiti za bilo što”. Odaberite jedan zadatak koji vaš tim redovito obavlja sporo ili nedovoljno dobro:

• Uvođenje novih zaposlenika: pretvorite priručnik, pravilnike u PDF-u i snimljene upute u sažetak i kviz koje će novi zaposlenici doista dovršiti.
• Osposobljavanje za proizvod ili prodaju: pretvorite bilješke o izdanju i specifikacije u kratko videoobjašnjenje i pregled na jednoj stranici za svako izdanje.
• Materijali za obuku: pretvorite snimku predavanja stručnjaka u plan lekcije, radni list i skup kartica za učenje.
• Rad za klijente ili istraživanje: pretvorite skup izvješća u sažetak istraživanja s navedenim izvorima o kojem cijeli tim može postavljati pitanja.

1. tjedan: Proširite zajedničku Biblioteku

Oskudna biblioteka najjasniji je pokazatelj da uvođenje neće zaživjeti. Prije nego što se pridruži više ljudi, dodajte stvarne materijale:

1. Upotrijebite timski projekt izrađen tijekom postavljanja ili izradite novi za odabrani zadatak.
2. Dodajte izvorne dokumente, snimke i prezentacije kojima se ljudi doista služe, a ne njihove sažetke.
3. Otvorite Podijeli na mapi i odaberite Svi u timu [team name].

Dijelite izvore, a ne samo izrađene sadržaje. Desetak ljudi može iz zajedničkog PDF-a izraditi desetak različitih sadržaja, dok zajednički sažetak mogu samo pročitati.

Prije nego što pozovete širi krug ljudi, sami obavite zadatak od početka do kraja. Tako ćete izraditi prvi doista koristan sadržaj i otkriti što još nedostaje Biblioteci.

Pogledajte Dijeljenje s timom.

2. tjedan: Najprije pozovite prave ljude

Pozovite dvije ili tri osobe koje su najviše uključene u taj zadatak, a ne cijeli odjel. Barem jednoj dodijelite ulogu Administrator kako ne biste bili jedina osoba koja može dodavati korisnička mjesta ili rješavati poteškoće s pristupom.

Pošaljite pozivnice iz odjeljka Tim → Osobe ili izradite poveznicu za pridruživanje i objavite je u timskom chatu. U odjeljak Osobe stižu i zahtjevi za pridruživanje koje možete odobriti ili odbiti.

E-poruke s pozivnicama sadrže poveznice na nedavno podijeljene sadržaje, pa je važno napuniti Biblioteku prije slanja pozivnica. Svima pokažite te zajedničke materijale i predložite jedan konkretan zadatak: „izradite si kviz iz projekta za uvođenje novih zaposlenika” korisnije je od „malo isprobajte”.

2. tjedan: Odmah postavite pravila

O dvije administratorske postavke vrijedi odlučiti na početku, u odjeljku Tim → Naplata → Plan i AI modeli:

• Pristup modelima: koje modele i razine članovi mogu koristiti.
• Zahtijevaj nezadržavanje podataka: ako vaša organizacija ima pravila o postupanju s podacima, uključite ovu opciju kako bi ostali dostupni samo modeli koji koriste odobrene načine obrade bez zadržavanja podataka.

Zatim postavite profil u odjeljku Tim → AI profili: zajedničke upute, željeni model i vizualni identitet. Prezentacije, dokumenti i videozapisi svih članova tima izgledat će usklađeno, bez ponovnog upisivanja istih uputa.

Za obje mogućnosti pogledajte Upravljanje timom, a ako netko treba odobriti pravila, pogledajte Podaci, privatnost i kontrole modela u timovima.

3.–4. tjedan: Realno procijenite korištenje

Otvorite Tim → Pregled → Aktivnost. Prikaz se otvara za posljednjih 30 dana, a možete ga prebaciti na posljednjih 7 dana. Tražite odgovor na jedno pitanje: stvara li sadržaje više od jedne osobe?

• Više aktivnih članova, redovito stvaranje sadržaja: uvođenje je uspješno. Dodajte sljedeći zadatak i sljedeći projekt.
• Aktivnost je uglavnom vaša: gotovo je uvijek riječ o oskudnoj Biblioteci ili materijalima koji ne odgovaraju potrebama, a ne o nezainteresiranosti. Pitajte neaktivne članove što su pokušavali napraviti i dodajte izvor koji im je trebao.
• Ljudi stvaraju sadržaje, ali se ne vraćaju: rezultat im je bio zanimljiv, ali ne i koristan. Prijeđite na zadatak s konkretnim rokom.

Biblioteka je drugi vrijedan pokazatelj: stavke imaju broj pregleda, pa možete vidjeti koje su izvore ljudi doista otvorili, a koje ste smatrali važnima, ali ih nitko nije pogledao.

Izvješća o aktivnosti namjerno prikazuju zbirne podatke: brojke, bez naslova sadržaja ili upita. Iznimka su Podijeljena predavanja, gdje možete vidjeti tko je dovršio svako videopredavanje ili podcast koji ste podijelili s timom i kako je odgovorio na pripadajuća pitanja.

Zatim proširite korištenje

Kada se prvi zadatak počne obavljati bez vas, ponovite postupak: odaberite novi zadatak, izradite novi projekt u vlasništvu tima kako ne bi ovisio o osobi koja ga je postavila i pozovite osobe odgovorne za taj zadatak. Članovi koji se pridruže putem pozivnice dolaze u timsku Biblioteku, pa prije slanja pozivnica provjerite jesu li materijali za novi zadatak podijeljeni.

Korisnička mjesta možete dodati u bilo kojem trenutku u odjeljku Tim → Naplata, a pozivnice na čekanju zauzimaju mjesto dok ih primatelji ne prihvate.

Česta pitanja

Treba li ljudima obuka? Ne. Uputite ih na jedan projekt i jedan zadatak. Alati su jasni sami po sebi kada postoje stvarni materijali na kojima ih mogu koristiti.

Što ako netko već osobno plaća Scholarly? Zadržava plan s većim mogućnostima. Pridruživanje timu nikome ne smanjuje pogodnosti plana.

Mogu li članovi vidjeti tuđe privatne sadržaje? Ne. Osobni sadržaji ostaju privatni dok ih ne podijelite izravno ili putem projekta. Administratorska izvješća o korištenju prikazuju brojke, dok izvješća o podijeljenim predavanjima prikazuju napredak i rezultate odgovora na pitanja za materijale koji su već podijeljeni s timom.

Možemo li izvesti sadržaje iz Scholarlyja? Da, pogledajte Izvoz sadržaja.

Što ako nam zatreba više od 29 korisničkih mjesta? To je najveći broj koji možete samostalno ugovoriti. Javite nam se putem stranice za timove i pomoći ćemo vam s daljnjim koracima. Istim nam se putem obratite za uvođenje u više odjela ili za plaćanje po računu i narudžbenice.

Povezani članci

• Prvi koraci s timovima, izradite radni prostor i pozovite ljude.
• Dijeljenje s timom, izgradite zajedničku Biblioteku.
• Timska Biblioteka i timski projekti, prirodna cjelina za svaki novi zadatak.
• Upravljanje timom, uloge, pristup modelima, profili i Aktivnost.
• Scholarly Teams, planovi, cijene i što uključuje svako korisničko mjesto.