Introducerea Scholarly în echipa ta

Achiziționarea locurilor e partea ușoară. Acest ghid se concentrează pe ceea ce determină dacă un spațiu de lucru pentru echipă ajunge să fie folosit constant: ce conține, cine începe și cum îți dai seama dacă funcționează.

Presupunem că ai creat deja un spațiu de lucru. Dacă nu, începe cu Primii pași cu Teams, unde vei alege numărul de locuri și un plan pentru echipă înainte de a-ți invita colegii.

Săptămâna 1: Alege o activitate, nu întreaga companie

La configurarea echipei, ai adăugat deja o sursă din care s-a generat o primă versiune a unui material. Acel proiect comun este punctul tău de pornire, nu o pagină goală. În săptămâna 1, obiectivul este să îl extinzi într-o bibliotecă utilă pentru o singură activitate recurentă.

Cel mai des, lansarea se împotmolește când începi cu ideea că „oricine îl poate folosi pentru orice”. Alege o singură activitate recurentă pe care echipa ta o face deja cu dificultate sau prea lent:

• Integrarea noilor angajați: transformă manualul angajatului, PDF-urile cu politici și o prezentare înregistrată într-un rezumat și un test pe care noii angajați chiar le parcurg până la capăt.
• Pregătirea echipelor de produs sau vânzări: transformă notele de lansare și documentele de specificații într-un scurt videoclip explicativ și o sinteză de o pagină pentru fiecare versiune.
• Materiale de instruire: transformă sesiunea înregistrată a unui expert într-un plan de lecție, o fișă de lucru și un set de fișe de studiu.
• Proiecte pentru clienți sau cercetare: transformă un teanc de rapoarte într-o sinteză de cercetare cu citări, pe baza căreia întreaga echipă poate pune întrebări.

Săptămâna 1: Extinde Biblioteca comună

O bibliotecă săracă în materiale este cel mai puternic indiciu că lansarea nu va prinde. Înainte să se alăture mai mulți oameni, adaugă materiale reale:

1. Folosește proiectul creat la configurarea echipei sau creează unul pentru activitatea aleasă.
2. Adaugă documentele-sursă, înregistrările și prezentările pe care oamenii chiar le folosesc, nu rezumatele lor.
3. Deschide Partajează pentru folder și alege Toată lumea din [team name].

Partajează sursele, nu doar rezultatele. Un PDF partajat poate fi transformat într-o duzină de lucruri diferite de o duzină de oameni; un rezumat partajat poate fi doar citit.

Parcurge singur activitatea, de la început până la sfârșit, înainte de a invita mai mulți colegi. Vei crea primul material cu adevărat util și vei afla ce mai lipsește din Bibliotecă.

Vezi Partajarea cu echipa ta.

Săptămâna 2: Invită primii colegi potriviți

Invită cele două sau trei persoane implicate cel mai mult în acea activitate, nu întregul departament. Acordă-i cel puțin uneia rolul de Administrator, ca să nu fii singura persoană care poate adăuga locuri sau rezolva problemele de acces.

Trimite invitații din Echipă → Persoane sau creează un link de înscriere și trimite-l în chatul echipei. Tot în Persoane ajung și cererile de înscriere, pe care le poți aproba sau respinge.

E-mailurile de invitație includ linkuri către cele mai recent partajate materiale, așa că popularea Bibliotecii înainte de a trimite invitațiile le dă colegilor un motiv concret să înceapă. Îndrumă-i pe toți către acele materiale comune și propune-le un lucru concret de încercat: „creează-ți un test din proiectul de integrare” funcționează mai bine decât „joacă-te puțin cu el”.

Săptămâna 2: Stabilește regulile de la început

Merită să stabilești din timp două setări de administrare, în Echipă → Facturare → Plan și modele AI:

• Acces la modele: ce modele și niveluri pot folosi membrii.
• Impune nepăstrarea datelor: dacă organizația ta are o politică privind gestionarea datelor, activează această opțiune. Vor rămâne disponibile doar modelele care folosesc rute aprobate ce nu păstrează datele.

Apoi configurează un profil în Echipă → Profiluri AI: instrucțiuni comune, un model preferat și identitatea ta vizuală. Prezentările, documentele și videoclipurile tuturor colegilor vor avea un aspect consecvent, fără ca cineva să introducă din nou aceleași cerințe.

Vezi Administrarea echipei tale pentru ambele opțiuni și Date, confidențialitate și controlul modelelor în Teams dacă cineva trebuie să aprobe politica.

Săptămânile 3–4: Evaluează sincer gradul de utilizare

Deschide Echipă → Prezentare generală → Activitate. Se afișează implicit ultimele 30 de zile, iar perioada poate fi schimbată la ultimele 7. Urmărești un singur lucru: creează materiale mai mult de o persoană?

• Mai mulți membri activi, materiale create constant: funcționează. Adaugă următoarea activitate și următorul proiect.
• Aproape toată activitatea îți aparține: aproape întotdeauna, Biblioteca are prea puține materiale sau nu conține ce trebuie, nu e vorba de lipsă de interes. Întreabă-i pe membrii mai puțin activi ce încercau să facă și adaugă sursa de care aveau nevoie.
• Oamenii creează materiale, dar nu revin: rezultatul a fost interesant, însă nu suficient de util. Treci la o activitate cu un termen-limită concret.

Biblioteca este al doilea indicator pe care merită să-l urmărești: materialele au un contor de vizualizări, ca să poți vedea ce surse au deschis oamenii cu adevărat și care dintre cele pe care le credeai importante nu au fost accesate deloc.

Rapoartele de activitate sunt agregate în mod intenționat: afișează numere, niciodată titluri de conținut sau prompturi. Excepția este Prelegeri partajate, unde vezi cine a terminat fiecare prelegere video sau podcast partajat cu echipa și cum s-a descurcat la întrebările aferente.

Apoi extinde utilizarea

După ce prima activitate se desfășoară fără tine, repetă procesul: o activitate nouă, un proiect nou deținut de echipă, care să rămână disponibil indiferent cine l-a configurat, apoi invită persoanele responsabile de acea activitate. Colegii care se alătură printr-o invitație ajung în Biblioteca echipei, așa că asigură-te că materialele pentru noua activitate sunt partajate înainte de a trimite invitațiile.

Poți adăuga oricând locuri din Echipă → Facturare, iar invitațiile în așteptare rezervă câte un loc până când sunt acceptate.

Întrebări frecvente

Oamenii au nevoie de instruire? Nu. Îndrumă-i către un proiect și o sarcină. Instrumentele sunt ușor de înțeles odată ce există materiale reale cu care să lucreze.

Ce se întâmplă dacă cineva plătește deja pentru Scholarly pe cont propriu? Păstrează planul cu cele mai multe beneficii. Alăturarea la o echipă nu reduce niciodată beneficiile nimănui.

Pot oamenii să vadă materialele private ale celorlalți? Nu. Materialele personale rămân private, cu excepția cazului în care sunt partajate direct sau printr-un proiect. Rapoartele de utilizare pentru administratori afișează numere, iar rapoartele pentru prelegerile partajate afișează progresul și rezultatele la întrebări pentru materiale deja partajate cu echipa.

Putem exporta rezultatele din Scholarly? Da, vezi Exportarea materialelor tale.

Ce facem dacă avem nevoie de mai mult de 29 de locuri? Acesta este numărul maxim pe care îl poți gestiona direct. Contactează-ne de pe pagina Teams și te ajutăm mai departe. Tot acolo ne poți contacta pentru o lansare în mai multe departamente sau pentru facturare și comenzi de achiziție.

Articole conexe

• Primii pași cu Teams, creează spațiul de lucru și invită colegi.
• Partajarea cu echipa ta, construiește Biblioteca comună.
• Biblioteca echipei și proiectele de echipă, cadrul firesc pentru fiecare activitate nouă.
• Administrarea echipei tale, roluri, acces la modele, profiluri și Activitate.
• Scholarly Teams, planuri, prețuri și ce include fiecare loc.