Otevřít navigační nabídkuZavřít navigační nabídku
PrůvodceZavedení v týmu

Zavedení Scholarly v týmu

Koupit místa je snadné. Tento průvodce se věnuje tomu, co rozhoduje o tom, zda se týmový pracovní prostor ujme: co do něj vložit, kdo začne a jak poznáte, že funguje.

Předpokládá, že už máte pracovní prostor vytvořený. Pokud ne, začněte článkem Začínáme s Teams. Než pozvete tým, vyberete si tam počet míst a týmový tarif.

1. týden: Vyberte jeden opakující se úkol, ne celou firmu

Při nastavení týmu jste už přidali zdroj, ze kterého vznikl návrh prvního výstupu. Tento sdílený projekt je váš výchozí bod, nezačínáte od nuly. V prvním týdnu ho rozšíříte na skutečnou knihovnu pro jeden opakující se úkol.

Zavádění nejčastěji vázne, když začíná přístupem „každý to může používat na cokoli“. Vyberte jeden opakující se úkol, který váš tým už dělá, ale zatím neefektivně nebo pomalu:

  • Zaškolování nováčků: proměňte příručku, PDF s interními pravidly a nahranou instruktáž ve shrnutí a kvíz, které noví kolegové skutečně dokončí.
  • Podpora produktového nebo obchodního týmu: proměňte poznámky k vydání a dokumenty se specifikacemi v krátké vysvětlující video a jednostránkový přehled ke každému vydání.
  • Školicí materiály: proměňte nahrávku školení od odborníka na dané téma v plán lekce, pracovní list a sadu kartiček.
  • Práce pro klienty nebo výzkum: proměňte hromadu zpráv ve výzkumné shrnutí s citacemi, ke kterému může celý tým pokládat otázky.

1. týden: Rozšiřte sdílenou Knihovnu

Nedostatek materiálů v knihovně je nejsilnějším signálem, že se zavedení neujme. Než dorazí další lidé, vložte do ní skutečné materiály:

  1. Použijte projekt vytvořený při nastavení týmu nebo vytvořte nový pro vybraný úkol.
  2. Přidejte zdrojové dokumenty, nahrávky a prezentace, které lidé skutečně používají, ne jejich shrnutí.
  3. U složky otevřete Sdílet a vyberte Všichni v týmu [team name].

Sdílejte zdroje, nejen výstupy. Ze sdíleného PDF může tucet lidí vytvořit tucet různých věcí. Sdílené shrnutí si mohou pouze přečíst.

Než pozvete širší okruh lidí, projděte celý úkol sami od začátku do konce. Vytvoříte první skutečně užitečný výstup a zjistíte, co v Knihovně ještě chybí.

Viz Sdílení s týmem.

2. týden: Pozvěte nejprve správné lidi

Pozvěte dva nebo tři lidi, kteří mají k danému úkolu nejblíž, ne celé oddělení. Alespoň jednomu z nich přidělte roli Správce, abyste nebyli jediní, kdo může přidávat místa nebo řešit přístup.

Pozvánky odešlete z nabídky Tým → Lidé nebo vytvořte odkaz pro připojení a vložte ho do týmového chatu. Do sekce Lidé také přicházejí žádosti o připojení, které můžete schválit nebo zamítnout.

E-maily s pozvánkou obsahují odkazy na naposledy sdílené výstupy. Když tedy Knihovnu naplníte před pozváním lidí, bude mít pozvánka konkrétní smysl. Nasměrujte všechny na sdílené materiály a jednu konkrétní věc k vyzkoušení: „vytvořte si kvíz z projektu pro zaškolování“ funguje lépe než „trochu si to vyzkoušejte“.

2. týden: Nastavte pravidla hned na začátku

V nabídce Tým → Fakturace → Tarif a modely AI se vyplatí včas rozhodnout o dvou nastaveních pro správce:

  • Přístup k modelům: které modely a úrovně mohou členové používat.
  • Vyžadovat nulové uchovávání dat: pokud má vaše organizace pravidla pro nakládání s daty, zapněte tuto možnost. Dostupné pak zůstanou pouze modely využívající schválené způsoby zpracování bez uchovávání dat.

Poté nastavte profil v nabídce Tým → Profily AI: sdílené pokyny, preferovaný model a vizuální identitu. Prezentace, dokumenty a videa všech členů týmu pak budou mít jednotný vzhled, aniž by někdo musel zadání pokaždé psát znovu.

Obě možnosti popisuje článek Správa týmu. Pokud někdo potřebuje schválit pravidla nakládání s daty, podívejte se také na Data, soukromí a nastavení modelů v Teams.

3.–4. týden: Poctivě zhodnoťte využívání

Otevřete Tým → Přehled → Aktivita. Ve výchozím nastavení zobrazuje posledních 30 dní a lze ji přepnout na posledních 7 dní. Sledujete jedinou věc: tvoří více než jeden člověk?

  • Několik aktivních členů, pravidelná tvorba: funguje to. Přidejte další úkol a další projekt.
  • Většinu aktivity tvoříte vy: téměř vždy je příčinou nedostatečná nebo nevhodně sestavená Knihovna, nikoli nezájem. Zeptejte se méně aktivních členů, co se snažili udělat, a přidejte zdroj, který potřebovali.
  • Lidé tvoří, ale nevracejí se: výstup byl zajímavý, ale málo užitečný. Přejděte k úkolu s konkrétním termínem.

Druhým užitečným ukazatelem je Knihovna: u položek najdete počet zobrazení, takže uvidíte, které zdroje lidé skutečně otevřeli a kterých se nikdo nedotkl, i když vám připadaly důležité.

Přehled aktivity je záměrně souhrnný: zobrazuje počty, nikdy názvy obsahu ani zadání. Výjimkou jsou Sdílené přednášky, kde uvidíte, kdo dokončil jednotlivé videopřednášky nebo podcasty sdílené s týmem a jak si vedl v otázkách k nim.

Poté rozšiřujte dál

Jakmile první úkol funguje bez vás, postup zopakujte: vyberte nový úkol, vytvořte nový projekt vlastněný týmem, aby zůstal zachován bez ohledu na to, kdo ho založil, a pozvěte lidi, kteří za úkol odpovídají. Kolegové přicházející přes pozvánku se dostanou do týmové Knihovny, proto materiály k novému úkolu nasdílejte ještě před odesláním pozvánek.

Místa můžete kdykoli přidat v nabídce Tým → Fakturace. Nevyřízené pozvánky rezervují místo až do přijetí.

Časté otázky

Potřebují lidé školení? Ne. Nasměrujte je na jeden projekt a jeden úkol. Jakmile mají k dispozici skutečné materiály, používání nástrojů je intuitivní.

Co když si někdo už platí osobní tarif Scholarly? Ponechá si výhody toho tarifu, který nabízí více. Připojením k týmu se nikomu tarif nesníží.

Mohou lidé vidět soukromou práci ostatních? Ne. Osobní práce zůstává soukromá, pokud ji nesdílíte přímo nebo prostřednictvím projektu. Přehledy využití pro správce zobrazují počty, zatímco přehledy sdílených přednášek ukazují průběh a výsledky otázek u materiálů, které už byly s týmem sdíleny.

Můžeme výstupy ze Scholarly exportovat? Ano, viz Export práce.

Co když budeme potřebovat více než 29 míst? To je limit samoobslužného nákupu. Kontaktujte nás přes stránku Teams a domluvíme další postup. Stejnou cestou řešíme i zavedení napříč odděleními, fakturaci a objednávky.

Bylo to užitečné?
PředchozíTýmová data a zabezpečení