Inför Scholarly i ditt team

Att köpa platser är den enkla delen. Den här guiden handlar om det som avgör om teamets arbetsyta blir en del av vardagen: vad ni lägger i den, vilka som börjar och hur du vet att det fungerar.

Guiden utgår från att du redan har skapat en arbetsyta. Om du inte har gjort det börjar du med Kom igång med Teams. Där väljer du platser och en teamplan innan du bjuder in teamet.

Vecka 1: Välj en arbetsuppgift, inte hela företaget

När du konfigurerade teamet fick du lägga till en källa, och ett första utkast skapades utifrån den. Det delade projektet är din utgångspunkt, så du börjar inte från noll. Under vecka 1 bygger du ut det till ett användbart bibliotek för en återkommande arbetsuppgift.

Den vanligaste orsaken till att ett införande stannar av är att man börjar med ”alla kan använda det till vad som helst”. Välj en enda återkommande arbetsuppgift som teamet redan gör långsamt eller med bristande resultat:

• Introduktion för nyanställda: gör om handboken, policydokumenten i PDF-format och en inspelad genomgång till en sammanfattning och ett quiz som nyanställda faktiskt slutför.
• Produkt- eller säljstöd: gör om versionsinformation och specifikationer till en kort förklarande video och en sammanfattning på en sida för varje release.
• Utbildningsmaterial: gör om en ämnesexperts inspelade genomgång till en lektionsplan, ett arbetsblad och en uppsättning studiekort.
• Kund- eller forskningsarbete: gör om en samling rapporter till en forskningssammanfattning med källhänvisningar som hela teamet kan ställa frågor om.

Vecka 1: Bygg ut det gemensamma biblioteket

Ett tunt bibliotek är det tydligaste tecknet på att ett införande inte kommer att få fäste. Lägg in riktigt material innan fler ansluter:

1. Använd teamprojektet som skapades under konfigurationen, eller skapa ett för arbetsuppgiften du valt.
2. Lägg till de källdokument, inspelningar och presentationer som folk faktiskt använder, inte sammanfattningar av dem.
3. Öppna Dela för mappen och välj Alla på [team name].

Dela källorna, inte bara resultaten. En delad PDF kan bli ett dussin olika saker i händerna på ett dussin olika personer. En delad sammanfattning går bara att läsa.

Gör hela arbetsuppgiften själv, från början till slut, innan du bjuder in fler. Då skapar du det första riktigt användbara materialet och upptäcker vad som fortfarande saknas i biblioteket.

Se Dela med ditt team.

Vecka 2: Bjud in rätt personer först

Bjud in de två eller tre personer som arbetar närmast den valda uppgiften, inte hela avdelningen. Ge minst en av dem rollen Administratör, så att du inte är ensam om att kunna lägga till platser eller lösa åtkomstproblem.

Skicka inbjudningar från Team → Personer, eller skapa en anslutningslänk och lägg den i teamchatten. Under Personer kommer också förfrågningar om att gå med som du kan godkänna eller avslå.

Inbjudningsmejlen innehåller länkar till det senast delade materialet. Därför blir inbjudan mer relevant om du fyller biblioteket innan du bjuder in. Hänvisa alla till det delade materialet och ge dem en konkret sak att prova: ”skapa ett quiz åt dig själv från introduktionsprojektet” fungerar bättre än ”testa lite”.

Vecka 2: Bestäm ramarna från början

Två administratörsinställningar är värda att bestämma tidigt, under Team → Fakturering → Plan och AI-modeller:

• Modellåtkomst: vilka modeller och nivåer medlemmarna får använda.
• Kräv att inga data sparas: aktivera detta om organisationen har en policy för datahantering. Då är bara modeller som använder godkända anslutningar där inga data sparas tillgängliga.

Skapa sedan en profil under Team → AI-profiler med gemensamma instruktioner, en föredragen modell och er visuella identitet. Alla teammedlemmars presentationer, dokument och videor får ett enhetligt utseende utan att någon behöver skriva in instruktionerna igen.

Se Hantera ditt team för båda delarna, och Data, integritet och modellkontroller i Teams om någon behöver godkänna policyn.

Vecka 3–4: Granska användningen ärligt

Öppna Team → Översikt → Aktivitet. Vyn visar de senaste 30 dagarna som standard och kan ändras till de senaste 7. Det du vill veta är enkelt: skapar fler än en person material?

• Flera aktiva medlemmar som skapar regelbundet: det fungerar. Lägg till nästa arbetsuppgift och nästa projekt.
• Nästan all aktivitet kommer från dig: det beror nästan alltid på att biblioteket är för tunt eller innehåller fel material, inte på ointresse. Fråga de inaktiva medlemmarna vad de försökte göra och lägg till källan de behövde.
• Folk skapar men kommer inte tillbaka: resultatet var intressant snarare än användbart. Byt till en arbetsuppgift med en deadline.

Biblioteket ger en annan viktig signal: varje objekt har en visningsräknare, så du kan se vilka källor folk faktiskt har öppnat och vilka du trodde var viktiga men som ingen har tittat på.

Aktivitetsrapporteringen visar avsiktligt bara sammanställda antal, aldrig innehållstitlar eller promptar. Undantaget är Delade föreläsningar, som visar vilka som har slutfört varje videoföreläsning eller podd du delat med teamet och hur de klarade frågorna.

Utöka sedan

När den första arbetsuppgiften fungerar utan dig upprepar du processen: välj en ny arbetsuppgift, skapa ett nytt teamägt projekt så att det finns kvar oavsett vem som skapade det och bjud in dem som ansvarar för uppgiften. Teammedlemmar som ansluter via en inbjudan kommer direkt till teamets bibliotek, så se till att materialet för den nya arbetsuppgiften är delat innan inbjudningarna skickas.

Du kan när som helst lägga till platser under Team → Fakturering. Väntande inbjudningar reserverar en plats tills de accepteras.

Vanliga frågor

Behöver folk utbildning? Nej. Hänvisa dem till ett projekt och en uppgift. Verktygen är självinstruerande när det finns riktigt material att arbeta med.

Vad händer om någon redan betalar för Scholarly privat? Personen behåller den plan som ger mest. Ingen får en sämre plan av att gå med i ett team.

Kan folk se varandras privata arbete? Nej. Personligt arbete förblir privat om det inte delas direkt eller genom ett projekt. Administratörernas användningsrapporter visar antal, medan rapporter för delade föreläsningar visar framsteg och frågeresultat för material som redan har delats med teamet.

Kan vi exportera det vi skapar i Scholarly? Ja, se Exportera ditt arbete.

Vad händer om vi behöver fler än 29 platser? Det är gränsen för självbetjäning. Kontakta oss via Teams-sidan, så hjälper vi er vidare. Det är också vägen att gå för införande på flera avdelningar eller för fakturering och inköpsorder.

Relaterat

• Kom igång med Teams, skapa arbetsytan och bjud in personer.
• Dela med ditt team, bygg det gemensamma biblioteket.
• Teamets bibliotek och teamprojekt, det naturliga sättet att samla material för varje ny arbetsuppgift.
• Hantera ditt team, roller, modellåtkomst, profiler och aktivitet.
• Scholarly Teams, planer, priser och vad varje plats innehåller.