Scholarly kasutuselevõtt tiimis

Kasutajakohtade ostmine on lihtne osa. See juhend käsitleb seda, millest sõltub, kas tiim jääb tööruumi kasutama: millist materjali sinna lisada, kes alustavad ja kuidas aru saada, kas sellest on kasu.

Juhend eeldab, et oled tööruumi juba loonud. Kui ei ole, alusta juhendist Teamsi kasutamise alustamine. Seal valid enne tiimi kutsumist kasutajakohtade arvu ja tiimipaketi.

1. nädal: vali üks tööülesanne, mitte kogu ettevõte

Tiimi seadistamisel paluti sul juba lisada allikas ja loodi selle põhjal esimene materjal. See jagatud projekt on sinu lähtepunkt, seega ei pea sa nullist alustama. Esimese nädala eesmärk on kujundada sellest sisukas teek ühe korduva tööülesande jaoks.

Kõige sagedamini takerdub kasutuselevõtt siis, kui alustatakse mõttega „kõik võivad seda kõigeks kasutada“. Vali üks korduv tööülesanne, mida tiim praegu teeb aeglaselt või kehvasti:

• Uute töötajate sisseelamine: muuda käsiraamat, eeskirjade PDF-id ja salvestatud tutvustus kokkuvõtteks ning testiks, mille uued töötajad ka lõpuni teevad.
• Toote- või müügikoolitus: loo iga väljalaske märkmete ja tehniliste kirjelduste põhjal lühike selgitav video ning üheleheküljeline ülevaade.
• Koolitusmaterjalid: muuda valdkonnaeksperdi salvestatud koolitus tunnikavaks, tööleheks ja õpikaartide komplektiks.
• Kliendi- või uurimistöö: muuda aruannete kogum viidetega uuringukokkuvõtteks, mille kohta kogu tiim saab küsimusi esitada.

1. nädal: täienda jagatud Teeki

Napp teek on kõige selgem märk sellest, et kasutuselevõtt ei pruugi õnnestuda. Enne uute inimeste lisandumist täida see päris töömaterjalidega:

1. Kasuta tiimi seadistamisel loodud projekti või loo valitud tööülesande jaoks uus.
2. Lisa algdokumendid, salvestised ja esitlused, mida inimesed päriselt kasutavad, mitte nende kokkuvõtted.
3. Ava kaustas Jaga ja vali Kõik tiimis [team name].

Jaga allikaid, mitte ainult loodud materjale. Kümme inimest saavad ühest jagatud PDF-ist luua kümme eri asja. Jagatud kokkuvõtet saab üksnes lugeda.

Tee tööülesanne ise algusest lõpuni läbi, enne kui kutsud rohkem inimesi. Nii lood esimese tõeliselt kasuliku materjali ja saad teada, mida Teeki veel lisada.

Vaata juhendit Tiimiga jagamine.

2. nädal: kutsu esmalt õiged inimesed

Kutsu kaks või kolm inimest, kes selle tööülesandega kõige rohkem tegelevad, mitte tervet osakonda. Anna vähemalt ühele neist administraatori roll, et sa ei oleks ainus, kes saab kasutajakohti lisada või juurdepääsuprobleeme lahendada.

Saada kutsed jaotisest Tiim → Inimesed või loo liitumislink ja jaga seda tiimivestluses. Jaotisesse Inimesed saabuvad ka liitumistaotlused, mille saad heaks kiita või tagasi lükata.

Kutsekirjades on lingid viimati jagatud töödele. Seepärast muudab Teegi täitmine enne inimeste kutsumist kutse mõjusamaks. Suuna kõik jagatud materjalide juurde ja paku üks konkreetne ülesanne: „loo sisseelamisprojekti põhjal endale test“ töötab paremini kui „proovi midagi teha“.

2. nädal: määra kasutusreeglid

Kaks administraatori seadet tasub varakult paika panna jaotises Tiim → Arveldamine → Pakett ja AI-mudelid:

• Juurdepääs mudelitele: milliseid mudeleid ja mudelitasemeid liikmed saavad kasutada.
• Nõua andmete mittesäilitamist: kui sinu organisatsioonil on andmetöötluspoliitika, lülita see sisse. Siis jäävad kättesaadavaks ainult mudelid, mille heakskiidetud ühendused ei säilita andmeid.

Seejärel loo profiil jaotises Tiim → AI-profiilid: ühised juhised, eelistatud mudel ja visuaalne identiteet. Kõigi tiimiliikmete esitlused, dokumendid ja videod saavad ühtse ilme, ilma et keegi peaks samu juhiseid uuesti sisestama.

Mõlema kohta leiad lisateavet juhendist Tiimi haldamine. Kui keegi peab andmekäitluse reeglid heaks kiitma, vaata ka juhendit Andmed, privaatsus ja mudelite juhtimine Teamsis.

3.–4. nädal: hinda kasutuselevõttu ausalt

Ava Tiim → Ülevaade → Tegevus. Vaikimisi kuvatakse viimased 30 päeva, kuid saad valida ka viimased 7 päeva. Otsid vastust ühele küsimusele: kas materjale loob rohkem kui üks inimene?

• Mitu aktiivset liiget, materjale luuakse järjepidevalt: see toimib. Lisa järgmine tööülesanne ja projekt.
• Peamiselt tegutsed sina: peaaegu alati on põhjus napivõitu või vajadustele mittevastav Teek, mitte huvipuudus. Küsi vaiksematelt liikmetelt, mida nad teha proovisid, ja lisa vajalik allikas.
• Inimesed loovad materjale, kuid ei tule tagasi: tulemus oli huvitav, kuid sellest polnud piisavalt kasu. Vali tööülesanne, millel on konkreetne tähtaeg.

Teek annab teise olulise signaali: igal üksusel on vaatamiste arv. Nii näed, milliseid allikaid inimesed päriselt avasid ja milliseid sina oluliseks pidasid, kuid keegi ei kasutanud.

Tegevusaruanded on teadlikult koondatud: need näitavad arve, mitte sisu pealkirju ega viipasid. Erand on Jagatud loengud, kus näed, kes lõpetas iga tiimiga jagatud videoloengu või taskuhäälingu ning kuidas ta selle küsimustele vastas.

Seejärel laienda kasutust

Kui esimene tööülesanne toimib sinu abita, korda sama: vali uus tööülesanne, loo uus tiimile kuuluv projekt, et see säiliks ka pärast looja lahkumist, ja kutsu selle eest vastutavad inimesed. Kutse kaudu liitujad jõuavad tiimi Teeki, seega jaga uue tööülesande materjale enne kutsete saatmist.

Kasutajakohti saab igal ajal lisada jaotises Tiim → Arveldamine ning ootel kutsed hoiavad kasutajakohta kinni kuni nende vastuvõtmiseni.

Levinud küsimused

Kas inimesed vajavad koolitust? Ei. Suuna nad ühe projekti ja ühe ülesande juurde. Kui olemas on päris materjalid, mille peal tööriistu kasutada, on nende kasutamine arusaadav.

Mis saab siis, kui keegi juba maksab Scholarly isikliku paketi eest? Talle jääb kehtima rohkem võimalusi pakkuv pakett. Tiimiga liitumine ei vähenda kellegi paketi võimalusi.

Kas inimesed näevad üksteise privaatseid töid? Ei. Isiklikud tööd jäävad privaatseks, kui neid ei jagata otse või projekti kaudu. Administraatori kasutusaruanded näitavad arve. Jagatud loengute aruanded näitavad tiimiga juba jagatud materjalide läbimist ja küsimuste tulemusi.

Kas saame loodud materjalid Scholaryst välja eksportida? Jah, vaata juhendit Oma tööde eksportimine.

Mis saab siis, kui vajame üle 29 kasutajakoha? See on iseteeninduse ülempiir. Võta meiega ühendust Teamsi lehe kaudu ja aitame edasi. Sama kanalit kasuta ka mitut osakonda hõlmava kasutuselevõtu ning arvete ja ostutellimuste puhul.

Seotud juhendid

• Teamsi kasutamise alustamine, loo tööruum ja kutsu inimesed.
• Tiimiga jagamine, kujunda jagatud Teek.
• Tiimi Teek ja tiimiprojektid, loomulik viis iga uue tööülesande korraldamiseks.
• Tiimi haldamine, rollid, juurdepääs mudelitele, profiilid ja tegevus.
• Scholarly Teams, paketid, hinnad ja iga kasutajakoha võimalused.