Odpri navigacijski meniZapri navigacijski meni
VodnikUvajanje v ekipo

Uvajanje Scholarly v ekipo

Nakup uporabniških mest je preprost. Ta vodnik obravnava tisto, kar odloča, ali bo delovni prostor ekipe zaživel: kaj vanj vključiti, kdo naj začne in kako ugotoviti, ali deluje.

Predpostavljamo, da ste delovni prostor že ustvarili. Če ga še niste, začnite z vodnikom Prvi koraki z ekipami, kjer boste pred pošiljanjem povabil izbrali uporabniška mesta in paket za ekipo.

1. teden: Izberite eno nalogo, ne celotnega podjetja

Med nastavitvijo ekipe ste že dodali vir, iz katerega je nastal prvi osnutek izdelka. Ta skupni projekt je vaše izhodišče. Ne začenjate s prazno stranjo. V prvem tednu ga razširite v uporabno knjižnico za eno ponavljajočo se nalogo.

Uvajanje najpogosteje zastane, če začnete z mislijo, da »lahko vsak uporablja Scholarly za kar koli«. Izberite eno ponavljajočo se nalogo, ki jo vaša ekipa že opravlja, vendar neučinkovito ali počasi:

  • Uvajanje novih zaposlenih: priročnik, pravilnike v obliki PDF in posneto predstavitev pretvorite v povzetek in kviz, ki ju novi zaposleni dejansko dokončajo.
  • Usposabljanje produktne ali prodajne ekipe: opombe ob izdaji in dokumente s specifikacijami pretvorite v kratek razlagalni videoposnetek in enostranski pregled za vsako izdajo.
  • Gradivo za usposabljanje: posneto predavanje področnega strokovnjaka pretvorite v učni načrt, delovni list in zbirko učnih kartic.
  • Delo za stranke ali raziskovanje: sveženj poročil pretvorite v raziskovalni povzetek z navedbami virov, o katerem lahko vprašanja postavlja celotna ekipa.

1. teden: Razširite skupno Knjižnico

Knjižnica s premalo gradiva je najmočnejši pokazatelj, da uvajanje ne bo zaživelo. Preden povabite več ljudi, dodajte pravo gradivo:

  1. Uporabite projekt ekipe, ki je nastal med nastavitvijo, ali ustvarite novega za izbrano nalogo.
  2. Dodajte izvorne dokumente, posnetke in predstavitve, po katerih ljudje dejansko posegajo, ne njihovih povzetkov.
  3. Pri mapi odprite Deli in izberite Vsi v ekipi [team name].

Delite vire, ne le izdelkov. Iz skupnega dokumenta PDF lahko dvanajst ljudi ustvari dvanajst različnih stvari, skupni povzetek pa lahko le preberejo.

Preden povabite širšo skupino, sami opravite nalogo od začetka do konca. Tako boste ustvarili prvi zares uporaben izdelek in ugotovili, kaj v Knjižnici še manjka.

Glejte Deljenje z ekipo.

2. teden: Najprej povabite prave ljudi

Povabite dve ali tri osebe, ki so najtesneje povezane z izbrano nalogo, ne celotnega oddelka. Vsaj eni dodelite vlogo Skrbnik, da ne boste edini, ki lahko dodaja uporabniška mesta ali ureja dostop.

Povabila pošljite v razdelku Ekipa → Osebe ali ustvarite povezavo za pridružitev in jo objavite v klepetu ekipe. V razdelek Osebe prispejo tudi prošnje za pridružitev, ki jih lahko odobrite ali zavrnete.

E-poštna povabila vsebujejo povezave do nazadnje deljenega gradiva, zato je pomembno, da Knjižnico napolnite pred pošiljanjem povabil. Vse usmerite k temu skupnemu gradivu in jim predlagajte eno konkretno nalogo: »Iz projekta za uvajanje si ustvarite kviz« je učinkoviteje kot »Malo preizkusite«.

2. teden: Določite pravila uporabe

O dveh skrbniških nastavitvah se je smiselno odločiti zgodaj, v razdelku Ekipa → Obračunavanje → Paket in modeli UI:

  • Dostop do modelov: katere modele in ravni lahko uporabljajo člani.
  • Zahtevaj ničelno hrambo podatkov: če ima vaša organizacija pravilnik o ravnanju s podatki, vklopite to možnost. Na voljo bodo ostali le modeli z odobrenimi načini obdelave brez hrambe podatkov.

Nato v razdelku Ekipa → Profili UI nastavite profil: skupna navodila, prednostni model in vizualno podobo. Tako bodo predstavitve, dokumenti in videoposnetki vseh članov ekipe videti usklajeno, ne da bi moral vsak znova vnašati ista navodila.

Za oboje glejte Upravljanje ekipe, če mora kdo odobriti pravilnik, pa še Podatki, zasebnost in nadzor modelov v ekipah.

3.–4. teden: Realno ocenite uporabo

Odprite Ekipa → Pregled → Dejavnost. Privzeto se prikaže zadnjih 30 dni, prikaz pa lahko preklopite na zadnjih 7 dni. Zanima vas eno: ali ustvarja več kot ena oseba?

  • Več aktivnih članov, redno ustvarjanje: uvajanje deluje. Dodajte naslednjo nalogo in naslednji projekt.
  • Skoraj vsa dejavnost je vaša: skoraj vedno je težava v premalo obsežni ali neustrezno zasnovani Knjižnici, ne v pomanjkanju zanimanja. Manj dejavne člane vprašajte, kaj so želeli narediti, in dodajte vir, ki so ga potrebovali.
  • Ljudje ustvarjajo, vendar se ne vračajo: izdelek je bil zanimiv, vendar premalo uporaben. Izberite nalogo z določenim rokom.

Drugi pomemben pokazatelj je Knjižnica: pri elementih je prikazano število ogledov, zato lahko vidite, katere vire so ljudje dejansko odprli in kateri so se vam zdeli pomembni, a jih ni odprl nihče.

Poročanje o dejavnosti je namenoma združeno: prikazuje števila, nikoli naslovov vsebin ali pozivov. Izjema so Deljena predavanja, kjer vidite, kdo je dokončal posamezno videopredavanje ali podkast, ki ste ga delili z ekipo, in kako je odgovoril na pripadajoča vprašanja.

Nato razširite uporabo

Ko prva naloga poteka brez vas, ponovite postopek: izberite novo nalogo, ustvarite nov projekt v lasti ekipe, da ostane na voljo tudi po odhodu osebe, ki ga je ustvarila, in povabite ljudi, odgovorne zanj. Člani, ki se pridružijo prek povabila, pristanejo v Knjižnici ekipe, zato poskrbite, da bo gradivo za novo nalogo deljeno, preden pošljete povabila.

Uporabniška mesta lahko kadar koli dodate v razdelku Ekipa → Obračunavanje, povabila v čakanju pa zasedajo mesto, dokler niso sprejeta.

Pogosta vprašanja

Ali ljudje potrebujejo usposabljanje? Ne. Usmerite jih k enemu projektu in eni nalogi. Ko imajo na voljo pravo gradivo, je uporaba orodij razumljiva sama po sebi.

Kaj če nekdo že sam plačuje za Scholarly? Obdrži paket z več ugodnostmi. Pridružitev ekipi nikomur ne zniža ravni paketa.

Ali lahko ljudje vidijo zasebno delo drugih? Ne. Osebno delo ostane zasebno, razen če ga delite neposredno ali prek projekta. Skrbniška poročila o uporabi prikazujejo števila, poročila o deljenih predavanjih pa napredek in rezultate odgovorov za gradivo, ki je že deljeno z ekipo.

Ali lahko izdelke izvozimo iz Scholarly? Da, glejte Izvoz dela.

Kaj če potrebujemo več kot 29 uporabniških mest? To je zgornja meja za samostojni nakup. Obrnite se na nas prek strani za ekipe in skupaj bomo uredili nadaljnje korake. Ta pot je namenjena tudi uvajanju v več oddelkih ter poslovanju z računi in naročilnicami.

Vam je bilo to v pomoč?
PrejšnjePodatki in varnost ekipe