Deljenje z ekipo

V delovnem prostoru ekipe možnost Deli poleg povabljenih oseb in dostopa prek povezave ponuja tudi Vsi v ekipi [team name]. Vse, kar delite na ta način, se prikaže v Knjižnici ekipe, na zavihku, ki se odpre ob obisku strani ekipe.

Delite z ekipo

1. Odprite vsebino ali mapo.
2. Odprite Deli.
3. Izberite Vsi v ekipi [team name].

Odpre jo lahko vsak aktiven član. Prikaže se v Knjižnici ekipe, kjer so viri in končni izdelki zbrani skupaj, najnovejši na vrhu. Iščete lahko po naslovu ali osebi, ki je vsebino delila, in filtrirate po vrsti. V vsaki vrstici je navedeno, kdo je vsebino delil in kdaj. Ista vsebina se prikaže tudi v razdelku Vsa vsebina z oznako Ekipa in imenom osebe, ki jo je delila, zato je nikomur ni treba iskati drugje.

To velja za vse vrste vsebin: mape, strani, datoteke PDF, videoposnetke, podkaste, zapiske sestankov z UI, raziskovalne seje, klepete in projekte.

Deljenje projekta

Ko projekt delite z ekipo, vsem omogočite dostop do celotne vsebine projekta, vključno z mapami in vsem, kar je shranjeno v njih. Deljeni projekt je pravi delovni prostor, ne kopija samo za branje: člani ga odprejo s svojega seznama v razdelku Projekti, v klepetu uporabljajo skupne vire in vidijo, kdo je še dejaven v njem.

Klepeti v projektu se nikoli ne delijo. Vaši pogovori s pomočnikom projekta in njegov projektni spomin ostanejo zasebni, tudi ko delite sam projekt.

Projekti ekipe

Projekt je lahko v lasti ekipe, namesto posameznika.

• Vsak aktiven član ga lahko odpre brez ločenega povabila.
• Vse, kar prispeva posamezen član, ostane v projektu.
• Projekt ostane na voljo tudi, ko njegov ustvarjalec zapusti ekipo.
• V glavi projekta je navedena ekipa, ki je njegova lastnica, na zavihku sodelavcev pa je pojasnjeno lastništvo.
• Projekti ekipe so v galeriji projektov združeni nad osebnimi projekti.

Osebni projekt lahko prenesete na ekipo, projekt ekipe pa predate posameznemu članu. V obeh primerih potrditveno pogovorno okno pred potrditvijo natančno navede, kdo pridobi in kdo izgubi dostop.

Za vsako ponavljajočo se nalogo ustvarite svoj projekt ekipe, da delo ostane na voljo tudi po odhodu osebe, ki ga je vzpostavila. Celoten vodnik najdete v članku Knjižnica ekipe in projekti ekipe.

Ustvarite uporabno knjižnico

Deljenje mape je najhitrejši način za vzpostavitev enotnega vira zanesljivih informacij:

1. Ustvarite mapo za projekt, program usposabljanja, področje pravilnikov ali raziskovalno temo.
2. Dodajte datoteke PDF, posnetke, zapiske in ustvarjena gradiva, ki jih člani potrebujejo.
3. Mapo delite z možnostjo Vsi v ekipi [team name].

Člani ekipe lahko nato odprejo te vire, postavljajo vprašanja na njihovi podlagi in ustvarjajo lastne izdelke, kot so povzetek, videoposnetek za usposabljanje, kviz ali enostranski pregled, v okviru omejitev svojega veljavnega paketa. Njihova poraba nikoli ne zmanjša razpoložljive količine drugih članov.

Nekaj navad, s katerimi bo skupna knjižnica ostala uporabna:

• Organizirajte po potrebah, ne po osebah. Mapa ali projekt ekipe za vsako ponavljajočo se nalogo (uvajanje, izdelek, pravilniki, klici s strankami) je uporabnejša rešitev kot mapa za vsakega člana.
• Delite vir, ne le končnega izdelka. Deljeno datoteko PDF lahko uporabite na številne načine, deljeni povzetek pa lahko le preberete.
• Skrbite za ažurnost. Zastarele dokumente zamenjajte, namesto da dodajate drugo kopijo. Kakovost odgovorov na podlagi virov je odvisna od vsebine mape.

Lastništvo in nadzor

• Oseba, ki vsebino deli, ostane njen lastnik in lahko kadar koli znova izbere Samo povabljene osebe. Dostop ekipe se takoj konča.
• V deljenem projektu lahko člani v klepetu uporabljajo vse vire ter urejajo skupni opis in navodila.
• Dodajanje ali odstranjevanje vsebine projekta, upravljanje članov, spreminjanje privzetega profila in arhiviranje ostajajo v pristojnosti lastnika projekta in skrbnikov ekipe.
• Ko člana odstranite, izgubi dostop do skupne Knjižnice, vendar vsebina v njegovi osebni knjižnici ostane v njegovem računu. Gradivo v lasti projekta ekipe ostane ekipi.
• Ekipa ne vidi ničesar, kar hranite zunaj nje. Gradivo je lahko deljeno tudi prek deljenega projekta ali projekta v lasti ekipe, zato preverite, kam ga shranjujete.

Preverite, kdo odpira deljene vsebine

Pogovorno okno za deljenje prikazuje, kdo je odprl vsebino in kdaj. Odprtje se šteje enkrat na osebo na dan, vaša lastna odprtja pa se nikoli ne štejejo. Enako število ogledov je prikazano tudi v vrsticah Knjižnice, zato lahko vidite, kateri viri so dosegli člane in katerih ni odprl nihče.

Pri videopredavanju ali podkastu, deljenem z ekipo, možnost Preveri, kdo je dokončal v isti vrstici odpre tabelo s podatki za vsakega člana: kako daleč je prišel, ali je vsebino dokončal in kakšen rezultat je dosegel pri vprašanjih. Za to potrebujete plačljiv paket za ekipe.

Tedensko e-poštno sporočilo o dejavnosti deljenja povzema iste podatke, zato vam jih ni treba iskati.

Vidnost

Vidnost	Kdo lahko odpre vsebino
Samo povabljene osebe	Vi in povabljene osebe, prijavljene z e-poštnim naslovom, na katerega so prejele povabilo
Vsi v ekipi [team name]	Vsak aktiven član vaše ekipe v Scholarly
Vsak s povezavo	Vsak, ki ima povezavo, ki ni javno objavljena, ob upoštevanju njenih nastavitev dostopa
Javno	Vsakdo, pri čemer so ustrezne vsebine navedene tudi v razdelku Razišči in v iskanju

Povezano

• Preverjanje, kdo je dokončal predavanje: napredek in rezultati posameznikov pri deljenih predavanjih z izvozom v CSV.

• Knjižnica ekipe in projekti ekipe, podroben pregled zavihka Knjižnica in projektov v lasti ekipe.

• Upravljanje ekipe, uporabniška mesta, vloge, dejavnost in pravila uporabe modelov.

• Uvajanje Scholarly v ekipo, praktičen načrt za prvi mesec.

• Izvoz vašega dela, izvoz končnega izdelka v datoteko, ki jo je mogoče urejati.

• Deljenje in sodelovanje, javne povezave, kode QR in neposredna povabila.