Condividere con il tuo team

Nello spazio di lavoro di un team, Condividi offre l'opzione Tutti in [team name], oltre alla condivisione con persone invitate e tramite link. Tutto ciò che condividi in questo modo compare nella Libreria del team, la scheda che si apre quando accedi alla pagina Team.

Condividere con il tuo team

1. Apri il contenuto o la cartella.
2. Apri Condividi.
3. Scegli Tutti in [team name].

Ogni membro attivo può aprire il contenuto. Compare nella Libreria del team: fonti e lavori completati insieme, dai più recenti, con ricerca per titolo o per persona che li ha condivisi e filtri per tipo. Ogni riga indica chi ha condiviso il contenuto e quando. Lo stesso lavoro compare anche in Tutti i contenuti, con un'etichetta Team che indica la persona che lo ha condiviso, così nessuno deve cercarlo in una sezione separata.

Questa modalità funziona con qualsiasi tipo di contenuto: cartelle, pagine, PDF, video, podcast, Appunti delle riunioni con IA, sessioni di ricerca, chat e progetti.

Condividere un progetto

Condividere un progetto con il team dà a tutti accesso all'intero contenuto del progetto, comprese le cartelle e tutto ciò che contengono. Un progetto condiviso è un vero spazio di lavoro, non una copia di sola lettura: le persone lo aprono dal proprio elenco Progetti, usano la chat per consultare tutte le fonti condivise e vedono chi altro è attivo al suo interno.

Le chat dei progetti non vengono mai condivise. Le tue conversazioni con l'assistente di un progetto e la relativa memoria del progetto restano personali anche quando il progetto è condiviso.

Progetti del team

Un progetto può essere di proprietà del team anziché di una singola persona.

• Ogni membro attivo può aprirlo senza un invito separato.
• Tutto ciò che ogni membro aggiunge rimane al suo interno.
• Il progetto rimane disponibile anche se chi lo ha creato lascia il team.
• L'intestazione del progetto indica il team proprietario e la scheda dei collaboratori chiarisce a chi appartiene.
• Nella galleria dei progetti, quelli del team sono raggruppati sopra quelli personali.

Un progetto personale può essere trasferito al team e un progetto del team può essere ceduto a un singolo membro. In entrambi i casi, la finestra di conferma indica esattamente chi ottiene e chi perde l'accesso prima che tu confermi.

Assegna a ogni attività ricorrente un progetto del team dedicato, così il lavoro rimane disponibile anche quando chi lo ha avviato lascia il team. Consulta La Libreria e i progetti del tuo team per la guida completa.

Creare una libreria utile

Condividere una cartella è il modo più rapido per creare un unico punto di riferimento:

1. Crea una cartella per il progetto, il programma di formazione, l'ambito delle procedure interne o l'argomento di ricerca.
2. Aggiungi i PDF, le registrazioni, gli appunti e i materiali generati di cui le persone hanno bisogno.
3. Condividi la cartella con Tutti in [team name].

I membri del team possono quindi aprire quelle fonti, fare domande basate sui loro contenuti e creare materiali propri, come una guida allo studio, un video formativo, un quiz o una sintesi di una pagina, entro i limiti del piano effettivamente applicato a ciascuno. Il loro utilizzo non riduce mai la quota disponibile degli altri.

Alcune abitudini aiutano a mantenere utile una libreria condivisa:

• Organizza in base alle esigenze, non alle persone. Una cartella o un progetto del team per ogni attività ricorrente (Inserimento, Prodotto, Procedure interne, Chiamate con i clienti) funziona meglio di uno per ogni membro.
• Condividi la fonte, non solo il risultato. Un PDF condiviso può essere riutilizzato in molti modi diversi; un riassunto condiviso può solo essere letto.
• Mantienila aggiornata. Sostituisci i documenti superati anziché aggiungere una seconda copia: la qualità delle risposte basate sulle fonti dipende da ciò che contiene la cartella.

Proprietà e controllo

• Chi condivide un contenuto ne mantiene la proprietà e può ripristinare l'opzione Solo le persone che inviti in qualsiasi momento; l'accesso del team termina immediatamente.
• In un progetto condiviso, i membri possono usare la chat per consultare tutte le fonti e modificare la descrizione e le istruzioni condivise.
• L'aggiunta o la rimozione dei contenuti del progetto, la gestione dei membri, la modifica del profilo predefinito e l'archiviazione restano riservate al proprietario del progetto e agli amministratori del team.
• La rimozione di un membro interrompe il suo accesso alla Libreria condivisa, ma i lavori nella sua libreria personale restano nel suo account; il materiale di proprietà di un progetto del team rimane al team.
• Nulla di ciò che tieni al di fuori del team è visibile al team. Il materiale può essere condiviso anche tramite un progetto condiviso o di proprietà del team, quindi controlla dove lo inserisci.

Vedere chi apre i contenuti condivisi

La finestra di condivisione elenca chi ha aperto un contenuto e quando. Le aperture vengono conteggiate una sola volta al giorno per persona, escludendo sempre le tue. Le righe della Libreria mostrano lo stesso conteggio delle visualizzazioni, così puoi capire quali fonti vengono consultate e quali non sono state aperte da nessuno.

Per una videolezione o un podcast condiviso con il team, Vedi chi ha completato sulla stessa riga apre una tabella con i dati di ogni persona: a che punto è arrivata, se ha completato il contenuto e il punteggio ottenuto nelle relative domande. È necessario un piano per team a pagamento.

Un'email settimanale sull'attività di condivisione riepiloga le stesse informazioni, così non devi cercarle.

Visibilità

Visibilità	Chi può aprire il contenuto
Solo le persone che inviti	Tu e le persone invitate che hanno effettuato l'accesso con l'indirizzo a cui è stato inviato l'invito
Tutti in [team name]	Ogni membro attivo del tuo team Scholarly
Chiunque abbia il link	Chiunque possieda il link non elencato pubblicamente, nel rispetto delle impostazioni di accesso
Pubblico	Chiunque; i contenuti idonei vengono elencati in Esplora e nei risultati di ricerca

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