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AnleitungIm Team teilen

Mit deinem Team teilen

In einem Team-Arbeitsbereich bietet Teilen neben dem Zugriff für eingeladene Personen und per Link auch die Option Alle bei [team name]. Alles, was du so teilst, erscheint in der Bibliothek des Teams. Dieser Tab wird beim Öffnen der Teamseite angezeigt.

Mit deinem Team teilen

  1. Öffne den Inhalt oder Ordner.
  2. Öffne Teilen.
  3. Wähle Alle bei [team name].

Jedes aktive Mitglied kann den Inhalt öffnen. Er erscheint in der Bibliothek des Teams: Quellen und fertige Inhalte an einem Ort, die neuesten zuerst. Du kannst nach Titel oder nach der Person suchen, die etwas geteilt hat, und nach Inhaltstyp filtern. Jede Zeile zeigt, wer den Inhalt wann geteilt hat. Derselbe Inhalt erscheint auch unter Alle Inhalte mit einer Team-Kennzeichnung und dem Namen der Person, die ihn geteilt hat. So muss niemand an einem anderen Ort danach suchen.

Das funktioniert mit allen Inhaltstypen: Ordnern, Seiten, PDFs, Videos, Podcasts, KI-Besprechungsnotizen, Recherchesitzungen, Chats und Projekten.

Ein Projekt teilen

Wenn du ein Projekt mit dem Team teilst, erhalten alle Zugriff auf den gesamten Projektinhalt, einschließlich aller Ordner und der darin abgelegten Inhalte. Ein geteiltes Projekt ist ein vollwertiger Arbeitsbereich, keine schreibgeschützte Kopie: Mitglieder öffnen es über ihre eigene Projektliste, chatten über alle geteilten Quellen hinweg und sehen, wer sonst gerade darin aktiv ist.

Projektchats werden nie geteilt. Deine Unterhaltungen mit dem Projektassistenten und sein Projektgedächtnis bleiben privat, auch wenn du das Projekt selbst teilst.

Teamprojekte

Ein Projekt kann dem Team gehören statt einer einzelnen Person.

  • Jedes aktive Mitglied kann es ohne gesonderte Einladung öffnen.
  • Alles, was Mitglieder beitragen, bleibt darin erhalten.
  • Es bleibt bestehen, auch wenn die Person, die es erstellt hat, das Team verlässt.
  • Im Projektkopf steht, welchem Team das Projekt gehört. Der Tab für Mitwirkende erklärt die Eigentumsverhältnisse.
  • Teamprojekte werden in der Projektgalerie oberhalb der persönlichen Projekte gruppiert.

Ein persönliches Projekt lässt sich an das Team übertragen, ein Teamprojekt an ein einzelnes Mitglied. In beiden Fällen zeigt der Bestätigungsdialog genau, wer Zugriff erhält und wer ihn verliert, bevor du die Übertragung bestätigst.

Lege für jede wiederkehrende Aufgabe ein eigenes Teamprojekt an. So bleibt die Arbeit erhalten, auch wenn die Person, die es eingerichtet hat, das Team verlässt. Die vollständige Anleitung findest du unter Deine Teambibliothek und Teamprojekte.

Eine nützliche Bibliothek aufbauen

Mit einem geteilten Ordner schaffst du am schnellsten eine zentrale, verlässliche Informationsquelle:

  1. Erstelle einen Ordner für das Projekt, das Schulungsprogramm, den Richtlinienbereich oder das Forschungsthema.
  2. Füge die PDFs, Aufnahmen, Notizen und erstellten Materialien hinzu, die dein Team braucht.
  3. Teile den Ordner mit Alle bei [team name].

Teammitglieder können diese Quellen dann öffnen, Fragen dazu stellen und eigene Inhalte erstellen, etwa einen Lernleitfaden, ein Schulungsvideo, ein Quiz oder einen einseitigen Kurzbericht. Dabei gelten die Grenzen ihres jeweils gültigen Tarifs. Ihre Nutzung verringert niemals das Kontingent anderer Mitglieder.

Ein paar Gewohnheiten halten eine gemeinsame Bibliothek nützlich:

  • Nach Bedarf organisieren, nicht nach Personen. Ein Ordner oder Teamprojekt pro wiederkehrender Aufgabe (Einarbeitung, Produkt, Richtlinien, Kundengespräche) ist sinnvoller als eines pro Teammitglied.
  • Die Quelle teilen, nicht nur das Ergebnis. Ein geteiltes PDF lässt sich auf viele verschiedene Arten weiterverwenden. Eine geteilte Zusammenfassung lässt sich nur lesen.
  • Aktuell halten. Ersetze überholte Dokumente, statt eine zweite Kopie hinzuzufügen. Quellenbasierte Antworten sind nur so gut wie die Inhalte im Ordner.

Eigentum und Kontrolle

  • Wer etwas teilt, bleibt Eigentümer und kann den Zugriff jederzeit wieder auf Nur eingeladene Personen setzen. Der Teamzugriff endet sofort.
  • In einem geteilten Projekt können Mitglieder über alle Quellen hinweg chatten sowie die gemeinsame Projektbeschreibung und die Anweisungen bearbeiten.
  • Projektinhalte hinzufügen oder entfernen, Mitglieder verwalten, das Standardprofil ändern und das Projekt archivieren können nur der Projekteigentümer und die Admins deines Teams.
  • Wenn ein Mitglied entfernt wird, verliert es den Zugriff auf die gemeinsame Bibliothek. Inhalte aus seiner persönlichen Bibliothek bleiben in seinem eigenen Konto. Inhalte, die einem Teamprojekt gehören, bleiben beim Team.
  • Alles, was du außerhalb des Teams aufbewahrst, bleibt für das Team unsichtbar. Inhalte können auch über ein geteiltes oder teameigenes Projekt zugänglich sein. Prüfe deshalb, wo du sie ablegst.

Sehen, wer geteilte Inhalte öffnet

Der Dialog zum Teilen zeigt, wer einen Inhalt wann geöffnet hat. Gezählt wird einmal pro Person und Tag. Deine eigenen Aufrufe werden nie mitgezählt. In den Zeilen der Bibliothek steht dieselbe Aufrufzahl. So erkennst du, welche Quellen genutzt werden und welche noch niemand geöffnet hat.

Bei einer mit dem Team geteilten Videolektion oder einem Podcast öffnet Anzeigen, wer fertig ist in derselben Zeile eine Tabelle pro Person: Du siehst, wie weit jedes Teammitglied gekommen ist, ob es den Inhalt abgeschlossen hat und wie es bei den zugehörigen Fragen abgeschnitten hat. Dafür ist ein kostenpflichtiger Teamtarif erforderlich.

Eine wöchentliche E-Mail zur Aktivität geteilter Inhalte fasst dieselben Informationen zusammen. So musst du nicht selbst nachsehen.

Sichtbarkeit

Sichtbarkeit Wer den Inhalt öffnen kann
Nur eingeladene Personen Du und eingeladene Personen, die mit der eingeladenen E-Mail-Adresse angemeldet sind
Alle bei [team name] Jedes aktive Mitglied deines Scholarly-Teams
Alle mit dem Link Alle, die den nicht öffentlich gelisteten Link haben, gemäß den dafür festgelegten Zugriffseinstellungen
Öffentlich Alle. Geeignete Inhalte werden unter „Entdecken“ und in der Suche aufgeführt
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