Compartir con tu equipo
En un espacio de trabajo de equipo, Compartir ofrece la opción Todos los miembros de [team name], además de las opciones para personas invitadas y para quienes tienen el enlace. Todo lo que compartas de esta forma aparece en la Biblioteca del equipo, la pestaña que se muestra al abrir la página del Equipo.
Compartir con tu equipo
- Abre el elemento o la carpeta.
- Abre Compartir.
- Elige Todos los miembros de [team name].
Todos los miembros activos pueden abrirlo. Aparece en la Biblioteca del equipo: fuentes y trabajos terminados juntos, con los más recientes primero, búsqueda por título o por la persona que lo ha compartido y filtros por tipo. Cada fila indica quién lo ha compartido y cuándo. El mismo trabajo también aparece en Todo el contenido con una etiqueta de Equipo que indica el nombre de la persona que lo ha compartido, para que nadie tenga que buscarlo en otro lugar.
Esto funciona con cualquier tipo de contenido: carpetas, páginas, PDF, vídeos, pódcast, Notas de reunión con IA, sesiones de investigación, chats y proyectos.
Compartir un proyecto
Compartir un proyecto con el equipo permite que todos accedan a todo su contenido, incluidas las carpetas y todo lo que contienen. Un proyecto compartido es un espacio de trabajo real, no una copia de solo lectura: cada persona lo abre desde su propia lista de Proyectos, consulta las fuentes compartidas a través del chat y ve quién más está activo en él.
Los chats de los proyectos nunca se comparten. Tus conversaciones con el asistente de un proyecto y su memoria del proyecto siguen siendo privadas, aunque el propio proyecto esté compartido.
Proyectos de equipo
Un proyecto puede ser propiedad del equipo en lugar de una persona.
- Todos los miembros activos pueden abrirlo sin una invitación adicional.
- Todo lo que aporta cada miembro permanece en él.
- Se conserva aunque la persona que lo creó abandone el equipo.
- La cabecera del proyecto muestra el nombre del equipo propietario y la pestaña de colaboradores explica a quién pertenece.
- Los proyectos de equipo se agrupan por encima de los personales en la galería de proyectos.
Un proyecto personal se puede transferir al equipo y un proyecto de equipo se puede transferir a un miembro. En ambos casos, el cuadro de confirmación indica exactamente quién obtiene acceso y quién lo pierde antes de que confirmes.
Asigna a cada tarea recurrente su propio proyecto de equipo y el trabajo se conservará aunque se marche quien lo creó. Consulta La Biblioteca y los Proyectos de tu equipo para ver la guía completa.
Crear una biblioteca útil
Compartir una carpeta es la forma más rápida de establecer una fuente de referencia única:
- Crea una carpeta para el proyecto, programa de formación, área de políticas o tema de investigación.
- Añade los PDF, las grabaciones, las notas y los materiales generados que necesiten los demás.
- Comparte la carpeta con Todos los miembros de [team name].
Los miembros del equipo pueden abrir esas fuentes, hacer preguntas cuyas respuestas se basen en ellas y crear sus propios recursos, como una guía de estudio, un vídeo de formación, un cuestionario o un informe de una página, con los límites del plan que se les aplique. Su uso nunca reduce la cuota de otra persona.
Algunos hábitos para que una biblioteca compartida siga siendo útil:
- Organiza por necesidad, no por persona. Es mejor tener una carpeta o un proyecto de equipo por tarea recurrente (Incorporación, Producto, Políticas, Llamadas con clientes) que uno por miembro.
- Comparte la fuente, no solo el resultado. Un PDF compartido se puede reutilizar de muchas formas distintas; un resumen compartido solo se puede leer.
- Mantenla al día. Sustituye los documentos obsoletos en lugar de añadir una segunda copia. La calidad de las respuestas basadas en fuentes depende del contenido de la carpeta.
Propiedad y control
- La persona que comparte algo conserva su propiedad y puede volver a establecer Solo las personas que invites en cualquier momento; el acceso del equipo termina de inmediato.
- En un proyecto compartido, los miembros pueden consultar las fuentes a través del chat y editar la descripción y las instrucciones compartidas.
- Añadir o eliminar contenido del proyecto, gestionar miembros, cambiar el perfil predeterminado y archivar siguen siendo funciones exclusivas del propietario del proyecto y de los administradores del equipo.
- Eliminar a un miembro pone fin a su acceso a la Biblioteca compartida, pero el trabajo de su biblioteca personal permanece en su propia cuenta; el material que pertenece a un proyecto de equipo permanece en el equipo.
- El equipo no puede ver nada de lo que mantengas fuera de él. El material también se puede compartir a través de un proyecto compartido o propiedad del equipo, así que comprueba dónde lo guardas.
Ver quién abre el trabajo compartido
La ventana de compartir muestra quién ha abierto un elemento y cuándo. Cuenta una apertura por persona y día, y nunca incluye tus propias aperturas. Las filas de la Biblioteca muestran el mismo número de visualizaciones, para que puedas saber qué fuentes se han consultado y cuáles no ha abierto nadie.
En una clase en vídeo o un pódcast compartido con el equipo, Ver quién ha terminado, en la misma línea, abre una tabla por persona: hasta dónde ha llegado cada miembro, si ha terminado y qué puntuación ha obtenido en las preguntas. Esta función requiere un plan de equipo de pago.
Un correo semanal sobre la actividad del contenido compartido resume la misma información, para que no tengas que buscarla.
Visibilidad
| Visibilidad | Quién puede abrirlo |
|---|---|
| Solo las personas que invites | Tú y las personas invitadas que hayan iniciado sesión con la dirección a la que se envió la invitación |
| Todos los miembros de [team name] | Todos los miembros activos de tu equipo de Scholarly |
| Cualquier persona con el enlace | Cualquier persona que tenga el enlace no listado, sujeta a sus controles de acceso |
| Público | Cualquier persona; el contenido que cumpla los requisitos aparecerá en Explorar y en las búsquedas |
Artículos relacionados
- La Biblioteca y los Proyectos de tu equipo, toda la información sobre la pestaña Biblioteca y los proyectos propiedad del equipo.
- Gestionar tu equipo, licencias, roles, Actividad y política de modelos.
- Implantar Scholarly en tu equipo, un plan práctico para el primer mes.
- Exportar tu trabajo, exporta un recurso terminado como archivo editable.
- Compartir y colaborar, enlaces públicos, códigos QR e invitaciones directas.