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GuíaGestionar equipo

Gestionar tu equipo

Tu equipo se encuentra en la página Equipo de la barra lateral, dividida en secciones en la parte superior: Biblioteca, Perfiles de IA, Personas, Vista general y Facturación. Todos los miembros del equipo pueden abrirlas, excepto Facturación, que está reservada a propietarios y administradores.

Sección Para qué sirve
Biblioteca Todo lo compartido con el equipo, con las fuentes y el trabajo terminado juntos, ordenado de más reciente a más antiguo, con filtros por tipo que muestran recuentos en tiempo real, búsqueda por título y por la persona que lo ha compartido, y un contador de visualizaciones en los elementos que se han abierto
Perfiles de IA Perfiles de personalización compartidos que cualquier miembro puede aplicar
Personas Invitar a compañeros, gestionar roles, revocar invitaciones, gestionar el enlace para unirse y aprobar o rechazar solicitudes para unirse
Vista general Un resumen de las licencias, la lista de comprobación de la configuración y la sección Actividad
Facturación Plan, licencias, acceso a modelos de IA, datos de pago y facturas, para propietarios y administradores

La página Equipo se abre en Biblioteca, y es lo primero que ve un nuevo compañero al entrar.

Licencias e invitaciones

El resumen de licencias muestra las activas, compradas, disponibles y pendientes. Las invitaciones pendientes reservan una licencia hasta que se aceptan, se revocan o caducan, así que, si te falta una licencia, revocar una invitación antigua suele ser más rápido que comprar otra.

En Personas → Invitar a compañeros, pega hasta 100 direcciones de correo electrónico a la vez, elige Miembro o Administrador y envía las invitaciones. Scholarly te avisa si invitas a más personas de las que permiten tus licencias y omite las direcciones que ya pertenecen a un miembro, ya tienen una invitación o ya están en otro equipo.

En lugar de invitar por correo electrónico, crea un enlace de invitación y compártelo en tu herramienta de chat. Cualquier persona que lo abra se une como Miembro.

Trátalo como una contraseña: funciona para cualquiera que lo tenga, hasta alcanzar tu número de licencias. Puedes usar Renovar para invalidar el enlace anterior, o Desactivar para deshabilitarlo por completo cuando termines de incorporar al equipo.

Solicitudes para unirse

Cuando alguien solicita acceso a tu espacio de trabajo, aparece una solicitud en Personas. Al aprobarla, se le envía una invitación al equipo; al rechazarla, se cierra la solicitud. El correo de notificación te lleva directamente a la solicitud, para que puedas decidir sin tener que buscarla.

Si no te quedan licencias disponibles, Scholarly te lo indica en ese mismo lugar y te ofrece un enlace a Facturación, en vez de fallar sin avisar.

Cambios en las licencias

  • Eliminar a un miembro libera su licencia de inmediato.
  • Una invitación pendiente reserva una licencia hasta que se acepta, se revoca o caduca.
  • Aprobar una solicitud para unirse requiere una licencia disponible. Si el espacio de trabajo no tiene un plan de equipo, primero mejora el plan del equipo.
  • Revocar una invitación antigua suele ser más rápido que comprar una licencia.

Miembros y roles

  • Propietario: control total del espacio de trabajo y de la facturación.
  • Administrador: puede gestionar miembros, invitaciones, la política de modelos, perfiles y facturación.
  • Miembro: utiliza el acceso Premium o Laureate del equipo y la Biblioteca compartida, sin controles de administración.

Cambia el rol de una persona desde su fila en Personas. Eliminar a un miembro libera su licencia de inmediato; todo lo que haya creado permanece en su propia cuenta.

Proyectos de equipo

Un proyecto puede pertenecer al equipo en lugar de a una sola persona. Cualquier miembro activo puede abrir un proyecto de equipo sin una invitación adicional, todas las aportaciones de cada miembro permanecen en él y el proyecto se conserva aunque quien lo haya creado abandone el equipo.

Un proyecto personal se puede transferir al equipo, y un proyecto de equipo se puede transferir a un miembro. En ambos casos, un cuadro de diálogo de confirmación indica exactamente quién obtiene acceso y quién lo pierde.

Crea un proyecto de equipo para cada tarea recurrente y el trabajo se conservará aunque se marche quien lo organizó. Consulta La Biblioteca y los proyectos de tu equipo para ver la guía completa.

Plan y modelos de IA

Abre Equipo → Facturación → Plan y modelos de IA. Aquí es donde un administrador decide qué modelos de IA puede utilizar el equipo. Los modelos se agrupan por proveedor: OpenAI, Anthropic, Google, xAI, Meta y un grupo de modelos de código abierto aprobados de Mistral, Z.ai y Moonshot AI. El catálogo muestra los detalles de alojamiento y conservación de datos cuando están disponibles. Puedes buscar en el catálogo, filtrar por Activados o Desactivados y ver en cuántas opciones de creación está disponible cada modelo.

Tres interruptores por nivel permiten configurar las opciones generales:

  • Modelos Premium: los modelos de pago de mayor calidad en las opciones de creación compatibles.
  • Modelos de vanguardia: incluidos en las licencias Laureate. Desactiva esta opción para ocultarlos o permite su uso solo a los miembros que tengan Laureate como plan personal.
  • Catálogo ampliado de código abierto: la gama completa de modelos de código abierto, más allá de la selección predeterminada.

Exigir conservación de datos nula

Si tu organización tiene una política de tratamiento de datos, activa Exigir conservación de datos nula en la misma sección. Solo seguirán disponibles para el equipo los modelos cuya vía de acceso a través del proveedor esté aprobada para no conservar datos; los demás se bloquean, y la lista de modelos indica exactamente qué regla ha bloqueado cada uno.

Los modelos que no cumplen ese requisito muestran una advertencia clara de que su proveedor puede conservar los datos de las solicitudes según el acuerdo con el proveedor, para que el administrador pueda decidir con toda la información a la vista.

Una política de equipo solo puede retirar acceso. No puede conceder a un miembro acceso a un modelo por encima de lo que permite su plan efectivo.

Para obtener una explicación más completa sobre el tratamiento de datos, el entrenamiento de modelos y lo que los administradores pueden y no pueden ver, consulta Datos, privacidad y controles de modelos en equipos.

Perfiles de personalización

Los Perfiles de IA son configuraciones predefinidas compartidas que cualquier miembro puede aplicar en cualquier ventana de creación: instrucciones compartidas, un modelo preferido y una identidad visual. Configura un perfil una sola vez con el estilo de la organización, el tono y la imagen de marca, y las diapositivas, los documentos y los vídeos de todo el equipo mantendrán una apariencia coherente sin que nadie tenga que volver a escribir las instrucciones.

Solo los administradores pueden crear o modificar perfiles. Los miembros los aplican.

Consulta Perfiles de personalización para saber cómo funciona la parte visual.

Actividad

Abre Equipo → Vista general y desplázate hasta Actividad. La actividad es visible para Propietarios y Administradores con un plan de equipo de pago; los Miembros ven sus propios límites en Ajustes → Plan y uso. De forma predeterminada, muestra los últimos 30 días y se puede cambiar a los últimos 7, agrupados por día según UTC:

  • Creaciones: creaciones completadas, desglosadas por tipo (tarjetas de estudio, pódcasts, notas de reunión, vídeos explicativos, diapositivas, documentos, guías de estudio, hojas de ejercicios, hojas de cálculo, investigaciones, infografías, mapas mentales y más).
  • Miembros activos con actividad registrada.
  • Generaciones con IA: acciones de generación utilizadas.
  • Mensajes de chat y sesiones de estudio.
  • Actividad a lo largo del tiempo, con una tabla por miembro que puedes desplegar.
  • Clases compartidas: todas las clases en vídeo y los pódcasts compartidos con el equipo, con el número de compañeros que los han abierto, cuántos los han terminado y su puntuación media en las preguntas. Abre uno para ver la tabla por persona: cuándo lo abrió cada persona, hasta dónde llegó, si lo terminó y cuándo, y su mejor resultado en cada pregunta. Descargar CSV exporta esa tabla.

Los informes de uso muestran recuentos, nunca títulos de contenido ni instrucciones. Las clases compartidas son la única excepción, de forma deliberada: solo incluyen clases que ya se han compartido con el equipo y solo a los miembros actuales. Te permiten saber si el equipo está adoptando Scholarly y quién ha completado la formación que has compartido, no lo que ha escrito cada persona. No hay un saldo de créditos del equipo ni un informe de coste por acción, porque el uso se contabiliza por persona. Consulta Datos, privacidad y controles de modelos en equipos para saber exactamente qué se muestra y qué no.

Límites por miembro

No hay un monedero de créditos compartido, una reserva común de tokens ni un saldo de equipo; las recargas se asignan a un miembro concreto (consulta más abajo). Cada licencia activa recibe el plan que haya comprado el equipo: Premium Teams incluye el catálogo Premium y sus 15 Créditos de creación con IA semanales; Laureate Teams incluye Laureate y sus 80 créditos. Los contadores de subidas, PDF, voz, estudio y creación se mantienen separados para cada miembro, por lo que la actividad de un compañero nunca reduce la asignación de otro.

Los miembros ven sus propios contadores y cuándo se restablecen en Ajustes → Plan y uso.

Cuando un miembro agota sus créditos

Agotar los Créditos de creación con IA semanales nunca implica comprar otro espacio de trabajo. Un Propietario o Administrador puede comprar un paquete de créditos para esa persona mediante un pago único a cargo del equipo:

  • En Equipo → Vista general, la tarjeta Créditos de creación con IA marca a los miembros como Límite alcanzado o Cerca del límite, con un botón Añadir créditos en su fila. El botón Añadir créditos de la parte superior de la tarjeta te permite elegir a cualquier miembro.
  • En Equipo → Facturación, la sección Créditos extra para miembros abre la misma ventana.

Elige al miembro y un paquete (10, 35, 120, 500 o 2,200 créditos) y paga en Stripe Checkout. El cargo se aplica a la facturación del equipo, no a tu tarjeta personal, y aparece en el historial de facturación del equipo como un paquete de créditos para un miembro. Los créditos se asignan a ese miembro, nunca caducan y solo se utilizan después de agotar su asignación semanal. La tarjeta de créditos muestra los créditos del paquete que aún no ha gastado como +N extra.

Los miembros con una licencia de pago también pueden comprar un paquete para sí mismos desde el aviso de límite o desde Ajustes → Plan y uso; ese cargo se aplica a su propia tarjeta. Consulta Paquetes de Créditos de creación con IA.

La Biblioteca es el segundo indicador que merece la pena consultar: los elementos tienen un contador de visualizaciones, para que puedas ver qué fuentes compartidas ha abierto realmente el equipo. En una clase en vídeo o un pódcast compartidos, su creador también puede abrir Compartir → Ver quién ha terminado.

Facturación

Equipo → Facturación → Gestionar facturación abre el portal de facturación, donde puedes cambiar el número de licencias de pago, actualizar los datos de pago, revisar las condiciones de renovación y cancelación y descargar facturas.

En Facturación también se encuentra Plan y modelos de IA, de modo que el plan y la política de modelos están en la misma página.

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