Compartir con tu equipo
En un espacio de trabajo de equipo, Compartir ofrece la opción Todos en [team name], además de las opciones para personas invitadas y quienes tengan el enlace. Todo lo que se comparte de esa manera aparece en la Biblioteca del equipo, la pestaña que se muestra al abrir la página del Equipo.
Compartir con tu equipo
- Abre el elemento o la carpeta.
- Abre Compartir.
- Elige Todos en [team name].
Todos los miembros activos pueden abrirlo. Aparece en la Biblioteca del equipo: fuentes y trabajos terminados juntos, ordenados del más reciente al más antiguo, con búsqueda por título o por la persona que los compartió y filtros por tipo. Cada fila indica quién lo compartió y cuándo. El mismo trabajo también aparece en Todo el contenido con una etiqueta de Equipo que indica quién lo compartió, para que nadie tenga que buscarlo en otro lugar.
Esto funciona con cualquier tipo de contenido: carpetas, páginas, PDF, videos, podcasts, Notas de reunión con IA, sesiones de investigación, chats y proyectos.
Compartir un proyecto
Compartir un proyecto con el equipo les da a todos acceso a todo su contenido, incluidas las carpetas y todo lo que contienen. Un proyecto compartido es un espacio de trabajo real, no una copia de solo lectura: las personas lo abren desde su propia lista de Proyectos, conversan con el asistente sobre las fuentes compartidas y ven quién más está activo en él.
Los chats del proyecto nunca se comparten. Tus conversaciones con el asistente de un proyecto y la memoria del proyecto que usa ese asistente siguen siendo tuyas, incluso cuando compartes el proyecto.
Proyectos del equipo
Un proyecto puede pertenecer al equipo en lugar de a una persona.
- Todos los miembros activos pueden abrirlo sin una invitación adicional.
- Todo lo que aporta cada miembro permanece en él.
- Se conserva aunque la persona que lo creó salga del equipo.
- El encabezado del proyecto indica a qué equipo pertenece, y la pestaña de colaboradores explica quién es su propietario.
- Los proyectos del equipo se agrupan por encima de los personales en la galería de proyectos.
Un proyecto personal se puede transferir al equipo, y un proyecto del equipo se puede transferir a uno de sus miembros. En ambos casos, el cuadro de confirmación indica exactamente quién obtiene acceso y quién lo pierde antes de que confirmes el cambio.
Crea un proyecto del equipo para cada tarea recurrente y el trabajo se conservará aunque quien lo haya creado se vaya. Consulta Tu Biblioteca del equipo y los proyectos del equipo para ver la guía completa.
Crea una biblioteca útil
Compartir una carpeta es la forma más rápida de establecer una fuente única de referencia:
- Crea una carpeta para el proyecto, programa de capacitación, área de políticas o tema de investigación.
- Agrega los PDF, las grabaciones, las notas y los materiales generados que las personas necesitan.
- Comparte la carpeta con Todos en [team name].
Tus compañeros de equipo podrán abrir esas fuentes, hacer preguntas y obtener respuestas basadas en ellas, y crear sus propios recursos, como una guía de estudio, un video de capacitación, un cuestionario o un informe de una página, según los límites del plan que se aplique a cada uno. Su uso nunca reduce la cuota de nadie más.
Algunos hábitos para mantener una biblioteca compartida útil:
- Organiza según las necesidades, no por persona. Una carpeta o un proyecto del equipo por tarea recurrente (Incorporación, Producto, Políticas, Llamadas con clientes) funciona mejor que uno por compañero.
- Comparte la fuente, no solo el resultado. Un PDF compartido se puede reutilizar de muchas formas distintas; un resumen compartido solo se puede leer.
- Mantenla actualizada. Reemplaza los documentos obsoletos en lugar de agregar una segunda copia. La calidad de las respuestas basadas en las fuentes depende de lo que haya en la carpeta.
Propiedad y control
- La persona que comparte algo conserva su propiedad y puede volver a establecer la visibilidad en Solo las personas que invites en cualquier momento; el acceso del equipo termina de inmediato.
- En un proyecto compartido, los miembros pueden conversar con el asistente sobre las fuentes y editar la descripción y las instrucciones compartidas.
- Agregar o quitar contenido del proyecto, administrar miembros, cambiar el perfil predeterminado y archivar siguen siendo acciones reservadas al propietario del proyecto y a los administradores de tu equipo.
- Quitar a un miembro termina su acceso a la Biblioteca compartida, pero el trabajo de su biblioteca personal permanece en su propia cuenta; el material que pertenece a un proyecto del equipo permanece con el equipo.
- Nada de lo que mantengas fuera del equipo será visible para sus miembros. El material también se puede compartir mediante un proyecto compartido o que pertenezca al equipo, así que revisa dónde lo guardas.
Consulta quién abre el trabajo compartido
La ventana de uso compartido muestra quién ha abierto un elemento y cuándo. Cuenta una apertura por persona al día y nunca incluye tus propias aperturas. Las filas de la Biblioteca muestran el mismo recuento de visualizaciones, para que puedas identificar qué fuentes se consultaron y cuáles nadie abrió.
En una clase en video o un podcast compartido con el equipo, la opción Ver quién terminó, en la misma línea, abre una tabla por persona: cuánto avanzó cada compañero, si terminó y qué puntuación obtuvo en las preguntas del contenido. Esta función requiere un plan de equipo de pago.
Un correo semanal sobre la actividad del contenido compartido resume la misma información, para que no tengas que buscarla.
Visibilidad
| Visibilidad | Quién puede abrirlo |
|---|---|
| Solo las personas que invites | Tú y las personas invitadas que hayan iniciado sesión con la dirección a la que se envió la invitación |
| Todos en [team name] | Todos los miembros activos de tu equipo de Scholarly |
| Cualquier persona con el enlace | Cualquier persona que tenga el enlace no listado, sujeta a sus controles |
| Público | Cualquier persona; el contenido que cumpla los requisitos aparece en Explorar y en las búsquedas |
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