Contraseña, vencimiento y revocación de un enlace compartido
Un enlace puede seguir siendo accesible hasta que cambies su configuración. Envías un borrador a una persona y, seis meses después, la dirección todavía se abre para cualquiera que la haya recibido.
La Configuración del enlace resuelve eso. Un enlace público de Scholarly puede requerir una contraseña, vencer automáticamente, permitir solo la visualización o revocarse por completo.
Dónde encontrar estos controles
- Abre el elemento y presiona Compartir.
- Elige Cualquier persona con el enlace o Público, cuando esté disponible. La configuración del enlace se aplica a ambos tipos de enlace.
- El panel Configuración del enlace está en la parte superior de la lista de personas con acceso.
Estos controles funcionan igual en todo lo que puedes compartir: páginas, PDF, mazos de tarjetas de estudio, cuestionarios, podcasts, clases en video, notas de reunión, informes de investigación, archivos, carpetas, proyectos y chats con IA. No requieren un plan específico.
Una aclaración importante. Estos controles se aplican a cualquier persona que use el enlace público. Las personas que invitaste por correo electrónico y tu equipo, en el caso de un elemento del espacio de trabajo compartido, pueden seguir abriéndolo como antes. Agregar una contraseña al enlace no bloquea de repente al colega que invitaste directamente.
Contraseña
Escribe una contraseña y presiona Establecer. A partir de ese momento, cualquier persona que abra el enlace verá "Este enlace requiere una contraseña" y tendrá que ingresarla antes de que se cargue el contenido.
- Usa entre 4 y 72 caracteres.
- Actualizar reemplaza la contraseña. Las personas que tengan la anterior necesitarán la nueva.
- Quitar contraseña elimina este requisito y mantiene el enlace activo.
Una vez establecida, el panel muestra Contraseña activada para que puedas identificarlo de un vistazo.
Envía la contraseña por separado del enlace. Pegar ambos en el mismo mensaje equivale a no tener contraseña.
Vencimiento del enlace
Elige cuánto tiempo seguirá vigente la dirección:
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| No vence | Es la opción predeterminada. El enlace funciona hasta que cambies algo. |
| 24 horas | Útil para una revisión puntual. |
| 7 días | Útil para una ronda de comentarios. |
| Fecha personalizada | Elige una fecha futura, hasta un año después de hoy, y luego presiona Guardar fecha. |
Una vez configurado, el panel muestra Vence el {date}. Después de ese momento, el enlace muestra "Este enlace ha vencido" en lugar del contenido. El elemento no se modifica: sigue en tu biblioteca y puedes extender o eliminar el vencimiento cuando quieras.
Guardar y exportar
De forma predeterminada, el enlace permite guardar una copia y exportar. Quien lo abra sigue necesitando el plan que requiera esa exportación. Permitir la exportación no habilita las descargas de pago para una cuenta Free. Alguien que abra tu mazo puede guardarlo en su propia cuenta y llevárselo.
Presiona Solo ver para desactivar esas opciones: no se podrá guardar una copia ni exportar. El panel mostrará "Solo ver. Las opciones de guardar y exportar están desactivadas." Presiona Permitir guardar para volver a activarlas.
Usa la opción de solo visualización para material que quieras que se lea, pero que no se redistribuya: un documento de políticas, un entregable para un cliente o un borrador de contenido de capacitación. Es una medida disuasoria, no un cifrado: cualquier persona que pueda ver una página aún puede leerla, tomar una captura de pantalla o transcribirla.
Revocar un enlace
Revocar enlace desactiva la dirección. Cualquier persona que la abra después, incluso si la guardó en sus favoritos, verá "Este enlace ha sido revocado."
Este es el control que debes usar cuando un enlace llegó a un lugar que no tenías previsto, en vez de cambiar la contraseña y esperar que eso sea suficiente.
La revocación no se puede revertir para esa dirección. El panel mostrará "Este enlace está revocado. Crea uno nuevo para volver a compartir." Presiona Crear nuevo enlace para generar una dirección nueva y compartirla en su lugar. La anterior seguirá desactivada.
Revocar el acceso de una sola persona
Si el problema es una persona en particular y no el enlace, no necesitas ninguno de los controles anteriores. En la lista de invitaciones de la ventana para compartir, revoca el acceso de esa persona. La próxima vez que abra el enlace, verá la página Solicitar acceso. Consulta Compartir y colaborar.
Elegir el control adecuado
| Situación | Qué usar |
|---|---|
| Enviar un borrador para revisión esta semana | Vencimiento de 7 días |
| Material que no debería reenviarse | Contraseña + Solo ver |
| Un enlace que se filtró | Revocar enlace y luego Crear nuevo enlace |
| Una persona ya no debería tener acceso | Revocar su invitación, no el enlace |
| Algo realmente público, como un trabajo de tu portafolio o una muestra | Dejar todo abierto |
Qué ven las personas que abren el enlace
| Estado | Qué dice la página |
|---|---|
| Contraseña establecida | Este enlace requiere una contraseña, con un campo para ingresarla |
| Vencido | Este enlace ha vencido |
| Revocado | Este enlace ha sido revocado |
| Privado, sin invitación previa | La página Solicitar acceso |
Estos estados no otorgan acceso al contenido completo. La página para solicitar acceso a un elemento privado puede mostrar el título, el propietario y una vista previa, como la miniatura o la duración de un video. No muestra la lista de invitaciones.
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