共有リンクのパスワード、有効期限、無効化
リンクは、設定を変更するまでアクセス可能な状態が続くことがあります。下書きを1人に送っただけでも、6か月後には、そのリンクを入手した誰もが引き続き開ける状態になっているかもしれません。
そんなときに役立つのがリンク設定です。Scholarlyの公開リンクには、パスワードの設定、有効期限の設定、閲覧のみへの制限、リンク自体の無効化ができます。
設定の場所
- アイテムを開き、共有を押します。
- リンクを知っている全員を選びます。公開が選べる場合は、そちらでも構いません。リンク設定はどちらにも適用されます。
- 共有リストの上部にリンク設定パネルがあります。
ページ、PDF、フラッシュカードのデッキ、クイズ、ポッドキャスト、動画講義、議事録、調査レポート、ファイル、フォルダー、プロジェクト、AIチャットなど、共有できるすべてのアイテムで同じように使えます。どのプランでも利用できます。
適用範囲にご注意ください。 これらの設定は、公開リンクを使ってアクセスするすべての人に適用されます。メールで招待した人や、共有ワークスペースのアイテムにアクセスするチームメンバーは、これまでどおり開けます。リンクにパスワードを設定しても、直接招待した同僚が突然アクセスできなくなることはありません。
パスワード
パスワードを入力して設定を押します。それ以降、リンクを開いた人には**「このリンクにはパスワードが必要です」**と表示され、パスワードを入力するまでコンテンツは読み込まれません。
- 4〜72文字で設定してください。
- 更新を押すとパスワードが置き換わります。以前のパスワードを持っている人にも、新しいパスワードが必要になります。
- パスワードを削除を押すと、パスワードなしでリンクを開けるようになります。
設定すると、パネルにパスワード設定済みと表示されるので、設定状況をひと目で確認できます。
パスワードはリンクとは別に送ってください。同じメッセージに両方を貼り付けると、パスワードを設定していないのと同じです。
リンクの有効期限
リンクをいつまで使えるようにするかを選びます。
| 選択肢 | 動作 |
|---|---|
| 無期限 | 初期設定です。設定を変更するまでリンクを使えます。 |
| 24時間 | 一度きりのレビューに適しています。 |
| 7日間 | 一定期間、フィードバックを集める場合に適しています。 |
| 日付を指定 | 1年先までの任意の未来の日付を選び、日付を保存を押します。 |
設定すると、パネルに**有効期限：{date}と表示されます。有効期限を過ぎると、コンテンツの代わりに「このリンクの有効期限は切れています」**と表示されます。アイテム自体には影響せず、ライブラリに残ります。有効期限はいつでも延長または解除できます。
保存とエクスポート
初期設定では、リンクからコピーの保存とエクスポートができます。ただし、エクスポートに特定のプランが必要な場合は、閲覧者もそのプランに加入している必要があります。エクスポートを許可しても、Freeアカウントで有料のダウンロード機能を使えるようにはなりません。デッキを開いた人は、自分のアカウントに保存して手元に残せます。
閲覧のみを押すと、コピーの保存もエクスポートもできなくなります。パネルには**「閲覧のみ。保存とエクスポートは無効です。」**と表示されます。再び許可するには、保存を許可を押します。
ポリシー文書、顧客への納品物、研修コンテンツの下書きなど、読んでもらいたいものの再配布は避けたい資料には、閲覧のみの設定が適しています。ただし、これは再配布を抑止するための機能であり、暗号化ではありません。ページを閲覧できる人は、内容を読んだり、スクリーンショットを撮ったり、文字を入力し直して書き写したりできます。
リンクの無効化
リンクを無効化を押すと、そのリンクは使えなくなります。それ以降にリンクを開いた人には、ブックマークしていた人も含めて、**「このリンクは無効になっています。」**と表示されます。
リンクが意図しない相手に渡ってしまった場合は、パスワードを変更するだけで済ませず、この設定を使ってください。
一度無効にしたリンクは元に戻せません。パネルには**「このリンクは無効になっています。再度共有するには、新しいリンクを作成してください。」**と表示されます。新しいリンクを作成を押して新しいリンクを発行し、そちらを共有してください。古いリンクは引き続き使えません。
特定の人のアクセス権を取り消す
リンク自体ではなく、特定の人のアクセスを止めたい場合は、上記の設定を使う必要はありません。共有ウィンドウの招待リストで、その人のアクセス権を取り消してください。その人が次にリンクを開くと、アクセスをリクエストページが表示されます。共有と共同作業をご覧ください。
状況に合った設定を選ぶ
| 状況 | 使用する設定 |
|---|---|
| 今週中にレビューしてもらうために下書きを送る | 有効期限を7日間に設定 |
| 転送してほしくない資料を共有する | パスワード + 閲覧のみ |
| リンクが外部に漏れた | リンクを無効化し、新しいリンクを作成 |
| 特定の人のアクセスを止める | リンクではなく、その人への招待を取り消す |
| ポートフォリオの作品や制作事例など、広く公開したいものを共有する | 制限を設定せずに公開 |
閲覧者に表示される内容
| 状態 | ページの表示 |
|---|---|
| パスワード設定済み | このリンクにはパスワードが必要ですというメッセージとパスワード入力欄 |
| 有効期限切れ | このリンクの有効期限は切れています |
| 無効化済み | このリンクは無効になっています |
| 非公開で、招待されていない | アクセスをリクエストページ |
これらの状態では、コンテンツ全体にはアクセスできません。非公開アイテムのアクセスリクエストページには、タイトル、所有者、動画のサムネイルや再生時間などのプレビューが表示される場合があります。招待リストは表示されません。
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