Implementar Scholarly en tu equipo

Comprar licencias es la parte fácil. Esta guía trata sobre lo que determina si un espacio de trabajo de equipo se integra en la rutina: qué contenido incluir, quiénes empiezan y cómo saber si está funcionando.

Se da por hecho que ya creaste un espacio de trabajo. Si aún no lo has hecho, empieza por Primeros pasos con Equipos. Allí elegirás las licencias y un plan de equipo antes de invitar a tu equipo.

Semana 1: Elegir una tarea, no toda la empresa

Durante la configuración del equipo, ya se te pidió una fuente y se creó un primer borrador de un recurso a partir de ella. Ese proyecto compartido es tu punto de partida, no una página en blanco. La primera semana consiste en ampliarlo hasta convertirlo en una biblioteca útil para una tarea recurrente.

La forma más común de que una implementación se estanque es empezar con «todos pueden usarlo para cualquier cosa». Elige una sola tarea recurrente que a tu equipo ya le cueste hacer bien o le tome demasiado tiempo:

• Incorporación de personal: convierte el manual, los PDF de políticas y una explicación grabada en una guía de estudio y un cuestionario que las nuevas contrataciones realmente completen.
• Capacitación de producto o ventas: convierte las notas de versión y los documentos de especificaciones en un video explicativo corto y un informe de una página por versión.
• Material de capacitación: convierte la sesión grabada de un especialista en un plan de clase, una hoja de ejercicios y un conjunto de tarjetas de estudio.
• Trabajo para clientes o investigación: convierte un conjunto de informes en un resumen de investigación con citas sobre el que todo el equipo pueda hacer preguntas.

Semana 1: Ampliar la Biblioteca compartida

Una biblioteca con poco contenido es el principal indicador de que una implementación no se afianzará. Antes de que lleguen más personas, agrega material real:

1. Usa el proyecto de equipo que se creó durante la configuración o crea uno para la tarea que elegiste.
2. Agrega los documentos fuente, las grabaciones y las presentaciones que las personas realmente consultan, no sus resúmenes.
3. Abre Compartir en la carpeta y elige Todos en [team name].

Comparte las fuentes, no solo los resultados. Un PDF compartido puede convertirse en una docena de cosas distintas en manos de una docena de personas; un resumen compartido solo se puede leer.

Realiza tú la tarea de principio a fin antes de invitar a más personas. Crearás el primer recurso verdaderamente útil y descubrirás qué le falta a la Biblioteca.

Consulta Compartir con tu equipo.

Semana 2: Invitar primero a las personas adecuadas

Invita a las dos o tres personas más involucradas en esa tarea, no a todo el departamento. Asigna al menos a una de ellas el rol de Administrador para que no seas la única persona que puede agregar licencias o resolver problemas de acceso.

Envía invitaciones desde Equipo → Personas, o crea un enlace para unirse y compártelo en el chat de tu equipo. En Personas también recibes las solicitudes para unirse, que puedes aprobar o rechazar.

Los correos de invitación incluyen enlaces al trabajo compartido más reciente, por lo que agregar contenido a la Biblioteca antes de invitar es lo que hace que la invitación resulte relevante. Dirige a todos a ese material compartido y propón algo concreto para probar: «crea un cuestionario para ti a partir del proyecto de incorporación» funciona mejor que «explora un poco».

Semana 2: Definir las reglas desde el principio

Conviene decidir pronto dos ajustes de administración, en Equipo → Facturación → Plan y modelos de IA:

• Acceso a modelos: qué modelos y niveles pueden usar los miembros.
• Exigir retención cero de datos: si tu organización tiene una política de manejo de datos, activa esta opción para que solo sigan disponibles los modelos que usan rutas aprobadas con retención cero.

Luego configura un perfil en Equipo → Perfiles de IA: instrucciones compartidas, un modelo preferido y tu identidad visual. Las diapositivas, los documentos y los videos de todos los integrantes tendrán una apariencia coherente sin que nadie tenga que volver a escribir las indicaciones.

Consulta Administrar tu equipo para conocer ambas opciones, y Datos, privacidad y controles de modelos en Equipos si alguien necesita aprobar la política.

Semanas 3–4: Evaluar la adopción con honestidad

Abre Equipo → Vista general → Actividad. De forma predeterminada, muestra los últimos 30 días y puedes cambiar a los últimos 7. Lo que buscas es una sola cosa: ¿hay más de una persona creando?

• Varios miembros activos y creaciones constantes: está funcionando. Agrega la siguiente tarea y el siguiente proyecto.
• La actividad se concentra en ti: casi siempre se debe a una Biblioteca con poco contenido o que no responde a las necesidades del equipo, no a la falta de interés. Pregunta a los miembros menos activos qué intentaban hacer y agrega la fuente que necesitaban.
• Las personas crean, pero no regresan: el resultado les pareció interesante, pero no útil. Pasa a una tarea que tenga una fecha límite.

La Biblioteca es la segunda señal que conviene revisar: los elementos tienen un contador de visualizaciones, así que puedes ver qué fuentes abrieron realmente las personas y cuáles considerabas importantes, pero nadie consultó.

Los informes de actividad muestran datos agregados de forma intencional: incluyen cantidades, nunca títulos de contenido ni instrucciones. La excepción es Clases compartidas, que muestra quién terminó cada clase en video o podcast que compartiste con el equipo y cómo le fue en sus preguntas.

Después, ampliar el uso

Una vez que la primera tarea funcione sin ti, repite el proceso: una nueva tarea, un nuevo proyecto propiedad del equipo para que permanezca independientemente de quién lo haya creado, e invita a las personas responsables. Quienes llegan mediante una invitación acceden a la Biblioteca del equipo, así que asegúrate de compartir el material de la nueva tarea antes de enviar las invitaciones.

Puedes agregar licencias en cualquier momento desde Equipo → Facturación, y las invitaciones pendientes reservan una licencia hasta que se aceptan.

Preguntas frecuentes

¿Las personas necesitan capacitación? No. Indícales un proyecto y una tarea. Las herramientas se entienden por sí solas cuando hay material real con el que trabajar.

¿Qué pasa si alguien ya paga Scholarly por su cuenta? Conserva el plan que ofrezca más beneficios. Unirse a un equipo nunca reduce el nivel del plan de nadie.

¿Las personas pueden ver el trabajo privado de los demás? No. El trabajo personal sigue siendo privado, a menos que se comparta directamente o mediante un proyecto. Los informes de uso para administradores muestran cantidades, mientras que los informes de clases compartidas muestran el progreso y los resultados de las preguntas del material que ya se compartió con el equipo.

¿Podemos sacar de Scholarly lo que creamos? Sí, consulta Exportar tu trabajo.

¿Qué pasa si necesitamos más de 29 licencias? Ese es el límite de contratación por autoservicio. Contáctanos desde la página de Equipos y te ayudaremos con los siguientes pasos. Esa también es la vía para implementar Scholarly en varios departamentos o gestionar facturación y órdenes de compra.

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