Scholarly diegimas komandoje

Įsigyti vietas paprasta. Šiame vadove aptariama tai, nuo ko priklauso, ar komanda įpras naudotis darbo erdve: kokia medžiaga joje bus, kas pradės ja naudotis ir kaip suprasite, kad ji naudinga.

Darome prielaidą, kad darbo erdvę jau sukūrėte. Jei dar ne, pradėkite nuo Darbo su Teams pradžios. Ten pasirinksite vietų skaičių ir komandos planą, o tada galėsite pakviesti komandą.

1 savaitė: pasirinkite vieną užduotį, o ne visą įmonę

Kuriant komandos darbo erdvę jau buvo paprašyta pridėti šaltinį ir pagal jį parengtas pirmasis kūrinys. Šis bendras projektas yra jūsų pradžios taškas. Pradėti nuo tuščio lapo nereikia. Pirmąją savaitę jį reikia išplėsti į tikrą biblioteką, skirtą vienai pasikartojančiai užduočiai.

Diegimas dažniausiai stringa tada, kai pradedama nuo minties „visi gali naudoti bet kam“. Pasirinkite vieną pasikartojančią užduotį, kurią jūsų komanda jau dabar atlieka lėtai arba nepakankamai gerai:

• Naujų darbuotojų įvedimas: paverskite darbuotojo vadovą, taisyklių PDF failus ir įrašytą pristatymą santrauka bei žinių patikrinimu, kurį naujokai iš tiesų užbaigtų.
• Produkto ar pardavimų komandų parengimas: iš kiekvienos versijos naujienų ir specifikacijų dokumentų sukurkite trumpą aiškinamąjį vaizdo įrašą ir vieno puslapio apžvalgą.
• Mokymo medžiaga: paverskite srities eksperto užsiėmimo įrašą pamokos planu, užduočių lapu ir mokymosi kortelių rinkiniu.
• Darbas su klientais ar tyrimais: iš ataskaitų rinkinio sukurkite tyrimo santrauką su šaltinių nuorodomis, apie kurią visa komanda galėtų užduoti klausimus.

1 savaitė: papildykite bendrą Biblioteką

Skurdi biblioteka yra ryškiausias ženklas, kad diegimas gali neprigyti. Prieš prisijungiant daugiau žmonių, įkelkite tikros darbo medžiagos:

1. Naudokite komandos projektą, sukurtą pradinės sąrankos metu, arba sukurkite projektą pasirinktai užduočiai.
2. Pridėkite pirminius dokumentus, įrašus ir skaidrių rinkinius, kuriais žmonės iš tiesų naudojasi, o ne jų santraukas.
3. Aplanke atverkite Bendrinti ir pasirinkite Visi iš [team name].

Bendrinkite šaltinius, ne vien rezultatus. Iš bendrinamo PDF failo keliolika žmonių gali sukurti keliolika skirtingų dalykų, o bendrinamą santrauką galima tik perskaityti.

Prieš išsiųsdami daugiau kvietimų, patys atlikite visą užduotį nuo pradžios iki pabaigos. Sukursite pirmą iš tiesų naudingą kūrinį ir sužinosite, ko Bibliotekoje dar trūksta.

Žr. Bendrinimas su komanda.

2 savaitė: pirmiausia pakvieskite tinkamus žmones

Pakvieskite du ar tris žmones, kurie glaudžiausiai susiję su ta užduotimi, o ne visą skyrių. Bent vienam iš jų suteikite Administratoriaus vaidmenį, kad nebūtumėte vienintelis žmogus, galintis pridėti vietų ar sutvarkyti prieigą.

Siųskite kvietimus skiltyje Komanda → Žmonės arba sukurkite prisijungimo nuorodą ir įkelkite ją į komandos pokalbį. Skiltyje Žmonės taip pat gausite prisijungimo prašymus, kuriuos galėsite patvirtinti arba atmesti.

Kvietimų el. laiškuose pateikiamos nuorodos į naujausius bendrinamus darbus, todėl Biblioteką verta papildyti prieš kviečiant žmones. Taip kvietimas iš karto bus prasmingas. Nukreipkite visus į tą bendrą medžiagą ir pasiūlykite vieną konkretų veiksmą: „susikurkite žinių patikrinimą pagal naujų darbuotojų įvedimo projektą“ yra veiksmingiau nei „išbandykite, ką galima nuveikti“.

2 savaitė: iš karto nustatykite naudojimo ribas

Du administravimo nustatymus verta pasirinkti iš anksto skiltyje Komanda → Atsiskaitymas → Planas ir DI modeliai:

• Prieiga prie modelių: kokius modelius ir jų lygius gali naudoti nariai.
• Reikalauti duomenų nesaugojimo: jei jūsų organizacija turi duomenų tvarkymo politiką, įjunkite šį nustatymą. Tada bus pasiekiami tik modeliai, naudojantys patvirtintus duomenų nesaugančius apdorojimo maršrutus.

Tada skiltyje Komanda → DI profiliai sukurkite profilį: nustatykite bendras instrukcijas, pageidaujamą modelį ir savo vizualinį identitetą. Visų komandos narių skaidrės, dokumentai ir vaizdo įrašai bus vienodo stiliaus, niekam nereikės iš naujo įvesti tų pačių nurodymų.

Apie abu šiuos dalykus skaitykite straipsnyje Komandos valdymas, o jei kas nors turi patvirtinti duomenų tvarkymo politiką, žr. Duomenys, privatumas ir modelių valdymas Teams.

3–4 savaitės: sąžiningai įvertinkite naudojimą

Atverkite Komanda → Apžvalga → Veikla. Iš pradžių rodomos paskutinės 30 dienų, bet galite pasirinkti paskutines 7 dienas. Ieškote vieno dalyko: ar kuria daugiau nei vienas žmogus?

• Keli aktyvūs nariai, nuolat kuriamas turinys: viskas veikia. Pridėkite kitą užduotį ir kitą projektą.
• Beveik visa veikla yra jūsų: beveik visada tai reiškia, kad Bibliotekoje per mažai medžiagos arba ji neatitinka poreikių, o ne tai, kad žmonėms neįdomu. Paklauskite mažiau aktyvių narių, ką jie bandė padaryti, ir pridėkite jiems reikalingą šaltinį.
• Žmonės kuria, bet negrįžta: rezultatas buvo įdomus, tačiau nepraktiškas. Pasirinkite užduotį, kuri turi konkretų terminą.

Biblioteka yra antras vertingas rodiklis: prie elementų pateikiamas peržiūrų skaičius, todėl galite matyti, kuriuos šaltinius žmonės iš tiesų atvėrė, o kuriuos laikėte svarbiais, bet niekas jais nepasinaudojo.

Veiklos ataskaitose sąmoningai pateikiami apibendrinti duomenys: matomi skaičiai, bet niekada nerodomi turinio pavadinimai ar užklausos. Išimtis yra Bendrinamos paskaitos. Šioje skiltyje matyti, kas užbaigė kiekvieną su komanda bendrintą vaizdo paskaitą ar tinklalaidę ir kaip atsakė į jos klausimus.

Tada plėskite naudojimą

Kai pirmoji užduotis atliekama ir be jūsų, pakartokite procesą: pasirinkite naują užduotį, sukurkite naują komandai priklausantį projektą, kad jis išliktų nepriklausomai nuo jį sukūrusio žmogaus, ir pakvieskite už tą užduotį atsakingus žmones. Per kvietimą prisijungę komandos nariai patenka į komandos Biblioteką, todėl naujos užduoties medžiagą bendrinkite dar prieš išsiųsdami kvietimus.

Vietų bet kada galite pridėti skiltyje Komanda → Atsiskaitymas, o nepriimti kvietimai rezervuoja vietą, kol bus priimti.

Dažniausi klausimai

Ar žmones reikia apmokyti? Ne. Nukreipkite juos į vieną projektą ir vieną užduotį. Kai yra tikros medžiagos, su kuria galima dirbti, įrankiais naudotis nesunku.

O jei kas nors jau asmeniškai moka už Scholarly? Jam lieka daugiau galimybių suteikiantis planas. Prisijungus prie komandos niekieno planas nesumažinamas.

Ar žmonės gali matyti vieni kitų privačius darbus? Ne. Asmeniniai darbai lieka privatūs, nebent jais bendrinama tiesiogiai arba per projektą. Administratorių naudojimo ataskaitose rodomi skaičiai, o bendrinamų paskaitų ataskaitose pateikiama pažanga ir atsakymų į klausimus rezultatai tik tos medžiagos, kuria jau bendrinama su komanda.

Ar galime eksportuoti rezultatus iš Scholarly? Taip, žr. Darbų eksportavimas.

O jei mums reikės daugiau nei 29 vietų? Tai savitarnos riba. Susisiekite su mumis per Teams puslapį ir padėsime toliau. Taip pat kreipkitės, jei norite diegti Scholarly keliuose skyriuose arba atsiskaityti pagal sąskaitas faktūras ir pirkimo užsakymus.

Susiję straipsniai

• Darbo su Teams pradžia, sukurkite darbo erdvę ir pakvieskite žmones.
• Bendrinimas su komanda, kurkite bendrą Biblioteką.
• Komandos Biblioteka ir komandos projektai, patogus pagrindas kiekvienai naujai užduočiai.
• Komandos valdymas, vaidmenys, prieiga prie modelių, profiliai ir Veikla.
• Scholarly Teams, planai, kainos ir tai, kas įtraukta į kiekvieną vietą.