Obre el menú de navegacióTanca el menú de navegació
GuiaDesplegament a l’equip

Com desplegar Scholarly al teu equip

Comprar places és la part fàcil. Aquesta guia tracta del que determina si un espai de treball d’equip arrela: què hi poses, qui comença i com saps si funciona.

Donem per fet que ja has creat un espai de treball. Si encara no ho has fet, comença per Primers passos amb Teams, on triaràs les places i un pla d’equip abans de convidar-hi l’equip.

Setmana 1: Tria una tasca, no tota l’empresa

Durant la configuració de l’equip ja se t’ha demanat una font i se n’ha creat un primer esborrany de contingut. Aquest projecte compartit és el teu punt de partida, no una pàgina en blanc. La primera setmana consisteix a ampliar-lo fins a tenir una biblioteca útil per a una tasca recurrent.

La causa més habitual que un desplegament s’encalli és començar amb «tothom ho pot fer servir per a qualsevol cosa». Tria una sola tasca recurrent que el teu equip ja faci amb dificultats o lentament:

  • Acollida de personal: transforma el manual, els PDF de polítiques internes i una presentació enregistrada en un resum i un qüestionari que les noves incorporacions acabin de debò.
  • Preparació dels equips de producte o vendes: transforma les notes de versió i els documents d’especificacions en un vídeo explicatiu breu i una fitxa d’una pàgina per a cada versió.
  • Material de formació: transforma la sessió enregistrada d’un expert en la matèria en un pla de lliçó, un full d’exercicis i un conjunt de targetes d’estudi.
  • Treball per a clients o de recerca: transforma un conjunt d’informes en un resum de recerca amb citacions sobre el qual tot l’equip pugui fer preguntes.

Setmana 1: Amplia la Biblioteca compartida

Una biblioteca amb poc contingut és el principal indicador que un desplegament no arrelarà. Abans que hi arribi més gent, afegeix-hi material real:

  1. Fes servir el projecte d’equip creat durant la configuració o crea’n un per a la tasca que has triat.
  2. Afegeix-hi els documents font, els enregistraments i les presentacions que la gent consulta habitualment, no resums d’aquests materials.
  3. Obre Comparteix a la carpeta i tria Tothom de [team name].

Comparteix les fonts, no només els resultats. Dotze persones poden transformar un PDF compartit en dotze coses diferents; un resum compartit només es pot llegir.

Fes tu mateix tota la tasca, de principi a fi, abans d’ampliar les invitacions. Crearàs el primer contingut realment útil i descobriràs què falta encara a la Biblioteca.

Consulta Com compartir amb el teu equip.

Setmana 2: Convida les primeres persones adequades

Convida les dues o tres persones més vinculades a aquesta tasca, no tot el departament. Assigna el rol d’Administrador com a mínim a una d’elles perquè no siguis l’única persona que pot afegir places o resoldre problemes d’accés.

Envia invitacions des d’Equip → Persones, o crea un enllaç d’accés i comparteix-lo al xat de l’equip. A Persones també arriben les sol·licituds d’accés perquè les puguis aprovar o rebutjar.

Els correus d’invitació inclouen enllaços al treball compartit més recent. Per això, omplir la Biblioteca abans de convidar-hi ningú fa que la invitació tingui sentit. Indica a tothom on és aquest material compartit i proposa una acció concreta: «crea’t un qüestionari a partir del projecte d’acollida» funciona millor que «prova-ho una mica».

Setmana 2: Defineix els límits des del principi

Val la pena decidir aviat dues opcions d’administració, a Equip → Facturació → Pla i models d’IA:

  • Accés als models: quins models i nivells poden fer servir els membres.
  • Exigeix la retenció zero de dades: si la teva organització té una política de tractament de dades, activa aquesta opció i només quedaran disponibles els models que utilitzin vies aprovades sense retenció de dades.

Després, configura un perfil a Equip → Perfils d’IA: instruccions compartides, un model preferit i la teva identitat visual. Les diapositives, els documents i els vídeos de tots els membres de l’equip tindran un aspecte coherent sense que ningú hagi de tornar a escriure les instruccions.

Consulta Com gestionar el teu equip per a totes dues opcions, i Dades, privadesa i controls dels models a Teams si algú ha d’aprovar la política.

Setmanes 3–4: Avalua l’adopció amb honestedat

Obre Equip → Resum → Activitat. S’hi mostren els darrers 30 dies, però pots canviar als darrers 7. Busques una cosa: hi ha més d’una persona creant contingut?

  • Diversos membres actius i creacions constants: funciona. Afegeix-hi la tasca següent i el projecte següent.
  • L’activitat es concentra en tu: gairebé sempre indica que la Biblioteca té poc contingut o no s’ajusta a les necessitats, no pas falta d’interès. Pregunta als membres menys actius què intentaven fer i afegeix-hi la font que necessitaven.
  • La gent crea contingut, però no torna: el resultat era interessant, però poc útil. Passa a una tasca amb una data límit.

La Biblioteca és el segon indicador que val la pena consultar: els elements tenen un recompte de visualitzacions, de manera que pots veure quines fonts ha obert realment la gent i quines et semblaven importants, però ningú no ha consultat.

Els informes d’activitat mostren dades agregades expressament: inclouen recomptes, però mai títols de contingut ni instruccions. L’excepció és Lliçons compartides, que mostra qui ha acabat cada lliçó en vídeo o pòdcast que has compartit amb l’equip i quins resultats ha obtingut a les preguntes.

Després, amplia’n l’ús

Quan la primera tasca funcioni sense tu, repeteix el procés: una tasca nova, un projecte propietat de l’equip nou perquè es mantingui independentment de qui l’hagi creat, i invitacions per a les persones que se n’encarreguen. Els membres que s’incorporen mitjançant una invitació arriben a la Biblioteca de l’equip, així que assegura’t que el material de la nova tasca estigui compartit abans d’enviar les invitacions.

Pots afegir places en qualsevol moment des d’Equip → Facturació, i les invitacions pendents reserven una plaça fins que s’accepten.

Preguntes habituals

Cal formar la gent? No. Indica’ls un projecte i una tasca. Les eines s’entenen soles quan hi ha material real amb què treballar.

Què passa si algú ja paga Scholarly a títol personal? Conserva el pla amb més prestacions. Incorporar-se a un equip no fa baixar mai de pla ningú.

Els membres poden veure el treball privat dels altres? No. El treball personal continua sent privat, tret que es comparteixi directament o mitjançant un projecte. Els informes d’ús per a administradors mostren recomptes, mentre que els informes de lliçons compartides mostren el progrés i els resultats de les preguntes del material que ja s’ha compartit amb l’equip.

Podem exportar els resultats de Scholarly? Sí, consulta Com exportar el teu treball.

Què passa si necessitem més de 29 places? Aquest és el límit de la contractació autònoma. Contacta amb nosaltres des de la pàgina de Teams i t’ajudarem a continuar. Aquesta també és la via per desplegar Scholarly en diversos departaments o per gestionar factures i ordres de compra.

T’ha estat útil?
AnteriorDades i seguretat de l’equip