فتح قائمة التنقلإغلاق قائمة التنقل
الدليلبدء الاستخدام في الفريق

بدء استخدام Scholarly في فريقك

شراء المقاعد هو الجزء السهل. يتناول هذا الدليل الجزء الذي يحدد ما إذا كان استخدام مساحة عمل الفريق سيستمر: ما الذي تضيفه إليها، ومن يبدأ، وكيف تعرف أنها تحقق النتائج المرجوة.

يفترض الدليل أنك أنشأت مساحة عمل بالفعل. إذا لم تفعل ذلك بعد، فابدأ بدليل بدء استخدام الفرق، حيث ستختار المقاعد وخطة الفريق قبل دعوة فريقك.

الأسبوع 1: اختر مهمة واحدة، لا الشركة بأكملها

طلب منك إعداد الفريق بالفعل إضافة مصدر، وأنشأ منه مسودة محتوى أول. هذا المشروع المشترك هو نقطة انطلاقك، فلا تبدأ من صفحة فارغة. يركز الأسبوع 1 على توسيعه ليصبح مكتبة فعلية تدعم مهمة متكررة واحدة.

السبب الأكثر شيوعا لتعثر بدء الاستخدام هو الانطلاق بفكرة «يمكن للجميع استخدامه لأي شيء». اختر مهمة متكررة واحدة يؤديها فريقك بالفعل ببطء أو بصورة غير مرضية:

  • تهيئة الموظفين الجدد: حول دليل الموظفين وملفات السياسات بصيغة PDF وشرحا مسجلا إلى دليل دراسي واختبار قصير يكملهما الموظفون الجدد فعلا.
  • تمكين فرق المنتج أو المبيعات: حول ملاحظات الإصدار ومستندات المواصفات إلى فيديو توضيحي قصير وموجز من صفحة واحدة لكل إصدار.
  • المواد التدريبية: حول جلسة مسجلة لخبير في المجال إلى خطة درس وورقة عمل ومجموعة من بطاقات المراجعة.
  • عمل العملاء أو البحث: حول مجموعة من التقارير إلى ملخص بحثي موثق بالمراجع يمكن للفريق بأكمله طرح الأسئلة حوله.

الأسبوع 1: وسع المكتبة المشتركة

قلة محتوى المكتبة هي أقوى مؤشر على أن بدء الاستخدام لن ينجح. قبل انضمام المزيد من الأشخاص، أضف مواد فعلية:

  1. استخدم المشروع الذي أنشأه إعداد الفريق، أو أنشئ مشروعا للمهمة التي اخترتها.
  2. أضف المستندات المصدرية والتسجيلات والعروض التقديمية التي يرجع إليها الأشخاص فعلا، لا ملخصاتها.
  3. افتح مشاركة في المجلد واختر الجميع في [اسم الفريق].

شارك المصادر، ولا تكتف بمشاركة المخرجات. يمكن لاثني عشر شخصا تحويل ملف PDF مشترك إلى اثني عشر نوعا مختلفا من المحتوى، أما الملخص المشترك فلا يمكن إلا قراءته.

نفذ المهمة بنفسك من البداية إلى النهاية قبل توسيع نطاق الدعوات. ستنتج أول محتوى مفيد فعلا، وستعرف ما الذي لا تزال المكتبة تحتاج إليه.

راجع المشاركة مع فريقك.

الأسبوع 2: ادع الأشخاص المناسبين أولا

ادع الشخصين أو الثلاثة الأكثر ارتباطا بتلك المهمة، لا القسم بأكمله. امنح واحدا منهم على الأقل دور المشرف حتى لا تكون الشخص الوحيد القادر على إضافة المقاعد أو معالجة مشكلات الوصول.

أرسل الدعوات من الفريق ← الأشخاص، أو أنشئ رابط انضمام وضعه في محادثة فريقك. تصل طلبات الانضمام أيضا إلى الأشخاص لتوافق عليها أو ترفضها.

تعرض رسائل الدعوة الإلكترونية أحدث الأعمال المشتركة على هيئة روابط، لذا فإن تزويد المكتبة بالمحتوى قبل الدعوة هو ما يجعل الدعوة مؤثرة. وجه الجميع إلى تلك المواد المشتركة وإلى شيء محدد يجربونه: «أنشئ لنفسك اختبارا قصيرا من مشروع تهيئة الموظفين الجدد» أفضل من «جربه قليلا».

الأسبوع 2: اضبط الضوابط مرة واحدة

يستحق إعدادان إداريان اتخاذ قرار بشأنهما مبكرا، ضمن الفريق ← الفوترة ← الخطة ونماذج الذكاء الاصطناعي:

  • الوصول إلى النماذج: النماذج والفئات التي يمكن للأعضاء استخدامها.
  • اشتراط عدم الاحتفاظ بالبيانات: إذا كانت مؤسستك تتبع سياسة للتعامل مع البيانات، ففعل هذا الخيار لتبقى متاحة فقط النماذج التي تستخدم مسارات معتمدة لا تحتفظ بالبيانات.

ثم أعد ملف تعريف ضمن الفريق ← ملفات تعريف الذكاء الاصطناعي: تعليمات مشتركة ونموذج مفضل وهويتك البصرية. ستبدو شرائح كل عضو في الفريق ومستنداته وفيديوهاته متسقة دون أن يضطر أحد إلى إعادة كتابة المتطلبات.

راجع إدارة فريقك للاطلاع على الأمرين، والبيانات والخصوصية وضوابط النماذج في الفرق إذا احتاج أحد إلى اعتماد السياسة.

الأسبوعان 3–4: قيم الإقبال على الاستخدام بصدق

افتح الفريق ← نظرة عامة ← النشاط. يعرض هذا القسم آخر 30 يوما عند فتحه، ويمكن تغييره ليعرض آخر 7 أيام. ما تبحث عنه هو أمر واحد: هل ينشئ المحتوى أكثر من شخص واحد؟

  • عدة أعضاء نشطين وإنشاء محتوى بانتظام: الاستخدام يحقق النتائج المرجوة. أضف المهمة التالية والمشروع التالي.
  • النشاط يتركز لديك: يرجع ذلك في الغالب إلى مكتبة قليلة المحتوى أو غير ملائمة للمهمة، وليس إلى غياب الاهتمام. اسأل الأعضاء قليلي النشاط عما كانوا يحاولون فعله، وأضف المصدر الذي احتاجوا إليه.
  • الأشخاص ينشئون المحتوى لكنهم لا يعودون: كانت المخرجات مثيرة للاهتمام أكثر من كونها مفيدة. انتقل إلى مهمة مرتبطة بموعد نهائي.

المكتبة هي المؤشر الثاني الذي يستحق المتابعة: تتضمن العناصر عدد مرات المشاهدة، لتعرف المصادر التي فتحها الأشخاص فعلا، وتلك التي ظننت أنها مهمة لكن لم يفتحها أحد.

تعرض تقارير النشاط بيانات مجمعة عن قصد: فهي تعرض الأعداد، ولا تعرض أبدا عناوين المحتوى أو المطالبات. الاستثناء هو المحاضرات المشتركة، الذي يعرض من أكمل كل محاضرة فيديو أو بودكاست شاركته مع الفريق، وكيف كان أداؤه في الأسئلة المتعلقة به.

ثم وسع نطاق الاستخدام

عندما يبدأ تنفيذ المهمة الأولى دون تدخلك، كرر العملية: مهمة جديدة، ومشروع جديد مملوك للفريق ليستمر بصرف النظر عمن أعده، ثم ادع الأشخاص المسؤولين عنه. يصل أعضاء الفريق الذين ينضمون عبر دعوة إلى مكتبة الفريق، لذا تأكد من مشاركة مواد المهمة الجديدة قبل إرسال الدعوات.

يمكن إضافة المقاعد في أي وقت من الفريق ← الفوترة، وتحجز كل دعوة معلقة مقعدا حتى قبولها.

أسئلة شائعة

هل يحتاج الأشخاص إلى تدريب؟ لا. وجههم إلى مشروع واحد ومهمة واحدة. تتضح طريقة استخدام الأدوات بمجرد توفر مواد فعلية للعمل عليها.

ماذا لو كان أحدهم يدفع بالفعل مقابل اشتراك شخصي في Scholarly؟ يحتفظ بالخطة الأقوى من بين الخطتين. لا يؤدي الانضمام إلى فريق أبدا إلى تخفيض مستوى خطة أي شخص.

هل يمكن للأشخاص رؤية العمل الخاص ببعضهم؟ لا. يظل العمل الشخصي خاصا ما لم تتم مشاركته مباشرة أو من خلال مشروع. تعرض تقارير استخدام المشرف الأعداد، بينما تعرض تقارير المحاضرات المشتركة التقدم ونتائج الأسئلة الخاصة بالمواد التي تمت مشاركتها بالفعل مع الفريق.

هل يمكننا إخراج المخرجات من Scholarly؟ نعم، راجع تصدير عملك.

ماذا لو احتجنا إلى أكثر من 29 مقعدا؟ هذا هو الحد الأقصى للخدمة الذاتية. تواصل معنا من صفحة الفرق وسنتولى الأمر من هناك. وهذا هو المسار أيضا لبدء الاستخدام عبر عدة أقسام، أو للفوترة وأوامر الشراء.

هل كان هذا مفيدًا؟
السابقبيانات الفريق وأمانهاالتاليمكتبة التدريب