팀에 Scholarly 도입하기

사용자 라이선스를 구매하는 건 쉬워요. 이 가이드는 팀 워크스페이스가 실제로 자리 잡을지를 결정하는 부분을 다뤄요. 어떤 자료를 넣고, 누가 먼저 시작하며, 잘 활용되고 있는지 어떻게 확인할지 알아보세요.

이미 워크스페이스를 만들었다고 가정하고 설명할게요. 아직 만들지 않았다면 Teams 시작하기부터 확인해 주세요. 팀원을 초대하기 전에 사용자 라이선스 수와 팀 요금제를 선택할 수 있어요.

1주 차: 회사 전체가 아닌 하나의 업무 정하기

팀 설정 과정에서 이미 소스를 추가하고 첫 결과물의 초안을 만들었을 거예요. 빈 페이지가 아니라 그 공유 프로젝트에서 시작하면 돼요. 1주 차에는 반복적으로 하는 업무 하나에 쓸 수 있는 실질적인 라이브러리로 확장해 보세요.

도입이 정체되는 가장 흔한 이유는 "누구나 무엇에든 쓸 수 있다"는 생각으로 시작하는 거예요. 팀이 이미 하고 있지만 매끄럽게 처리하지 못하거나 시간이 오래 걸리는 반복 업무 하나를 골라 보세요.

• 온보딩: 업무 안내서, 정책 PDF, 사용 방법을 설명한 녹화 자료를 신입 직원이 실제로 끝까지 학습할 만한 학습 가이드와 퀴즈로 만들어 보세요.
• 제품 또는 영업 지원: 릴리스 노트와 사양 문서를 릴리스별 짧은 설명 동영상과 한 페이지 요약 자료로 만들어 보세요.
• 교육 자료: 분야별 전문가의 녹화 세션을 수업 계획안, 학습지, 플래시카드 세트로 만들어 보세요.
• 고객 업무 또는 리서치: 여러 보고서를 출처가 명시된 리서치 요약으로 만들어 팀 전체가 질문하며 살펴볼 수 있게 해 보세요.

1주 차: 공유 라이브러리 확장하기

자료가 부족한 라이브러리는 도입이 자리 잡지 못할 가능성을 보여 주는 가장 큰 신호예요. 더 많은 사람이 참여하기 전에 실제 자료를 채워 주세요.

1. 팀 설정 과정에서 만든 프로젝트를 사용하거나, 선택한 업무에 맞는 프로젝트를 만드세요.
2. 사람들이 실제로 찾아 쓰는 원본 문서, 녹음, 슬라이드 자료를 추가하세요. 요약본만 넣지 마세요.
3. 폴더에서 공유를 열고 [team name]의 모든 멤버를 선택하세요.

결과물만이 아니라 소스를 공유하세요. 공유한 PDF 하나로 열두 명이 서로 다른 열두 가지 콘텐츠를 만들 수 있지만, 공유한 요약은 읽는 데만 쓸 수 있어요.

초대 범위를 넓히기 전에 해당 업무를 처음부터 끝까지 직접 해 보세요. 실제로 유용한 첫 결과물을 만들고, 라이브러리에 어떤 자료가 더 필요한지도 알 수 있어요.

팀과 공유하기를 참고해 주세요.

2주 차: 처음 함께할 사람 고르기

부서 전체가 아니라 해당 업무와 가장 밀접한 두세 명을 초대하세요. 그중 적어도 한 명에게 관리자 역할을 부여해 사용자 라이선스 추가나 접근 권한 문제 해결을 혼자 맡지 않도록 하세요.

팀 → 멤버에서 초대장을 보내거나, 참여 링크를 만들어 팀 채팅에 올리세요. 멤버에서는 참여 요청을 받고 승인하거나 거절할 수도 있어요.

초대 이메일에는 가장 최근에 공유한 작업이 링크로 표시돼요. 그래서 초대하기 전에 라이브러리에 자료를 채워 두어야 초대받은 사람이 바로 활용할 수 있어요. 모두에게 공유 자료를 안내하고 구체적으로 해 볼 일 하나를 제안하세요. "한번 써 보세요"보다는 "온보딩 프로젝트로 학습할 퀴즈를 만들어 보세요"가 더 효과적이에요.

2주 차: 운영 기준 정하기

팀 → 결제 → 요금제 및 AI 모델에서 다음 두 가지 관리자 설정을 미리 정해 두면 좋아요.

• 모델 접근 권한: 멤버가 사용할 수 있는 모델과 등급을 정해요.
• 데이터 무보관 필수: 조직에 데이터 처리 정책이 있다면 이 설정을 켜세요. 승인된 데이터 무보관 경로를 사용하는 모델만 이용할 수 있게 돼요.

그런 다음 팀 → AI 프로필에서 공유 지침, 선호 모델, 브랜드의 시각적 스타일을 설정하세요. 누구도 요구 사항을 매번 다시 입력할 필요 없이 모든 팀원의 슬라이드, 문서, 동영상에 일관된 스타일이 적용돼요.

두 설정 모두 팀 관리하기에서 자세히 알아볼 수 있어요. 정책 담당자의 승인이 필요하다면 Teams의 데이터, 개인정보 보호 및 모델 제어도 참고해 주세요.

3~4주 차: 실제 활용 현황 살펴보기

팀 → 개요 → 활동을 여세요. 기본으로 최근 30일이 표시되며, 최근 7일로 바꿀 수 있어요. 확인할 핵심은 하나예요. 본인 외에도 콘텐츠를 만드는 사람이 있나요?

• 여러 멤버가 꾸준히 콘텐츠를 만들고 있어요: 잘 활용되고 있는 거예요. 다음 업무와 프로젝트를 추가하세요.
• 활동이 본인에게 집중돼 있어요: 대부분 관심 부족보다는 라이브러리의 자료가 부족하거나 업무에 맞지 않기 때문이에요. 활동이 적은 멤버에게 무엇을 하려고 했는지 물어보고 필요한 소스를 추가하세요.
• 콘텐츠를 만들지만 다시 돌아오지 않아요: 결과물이 흥미롭기는 했지만 실용적이지 않았던 거예요. 마감 기한이 있는 업무에 활용해 보세요.

라이브러리는 두 번째로 살펴볼 만한 지표예요. 항목마다 조회수가 표시되므로 사람들이 실제로 연 소스와, 중요하다고 생각했지만 아무도 열지 않은 소스를 확인할 수 있어요.

활동 보고서는 의도적으로 집계 수치만 제공해요. 콘텐츠 제목이나 프롬프트는 표시하지 않아요. 예외는 공유 강의예요. 팀과 공유한 각 동영상 강의나 팟캐스트를 누가 완료했는지, 관련 질문에서 어떤 결과를 얻었는지 확인할 수 있어요.

그다음에는 범위를 넓히세요

첫 번째 업무가 본인 없이도 잘 진행되면 같은 과정을 반복하세요. 새 업무를 정하고, 처음 만든 사람이 떠나더라도 유지되도록 새로운 팀 소유 프로젝트를 만든 뒤, 그 업무를 담당하는 사람들을 초대하세요. 초대받은 팀원은 팀 라이브러리로 이동하므로 초대장을 보내기 전에 새 업무에 필요한 자료를 공유해 두세요.

사용자 라이선스는 언제든 팀 → 결제에서 추가할 수 있어요. 대기 중인 초대는 수락될 때까지 사용자 라이선스 하나를 차지해요.

자주 묻는 질문

사용법 교육이 필요한가요? 아니요. 프로젝트 하나와 할 일 하나를 안내해 주세요. 실제 자료가 있으면 도구를 어떻게 활용할지 자연스럽게 알 수 있어요.

이미 Scholarly 개인 요금제를 결제하고 있는 사람이 있다면 어떻게 되나요? 두 요금제 중 더 높은 혜택을 제공하는 요금제가 유지돼요. 팀에 참여한다고 해서 요금제가 낮아지는 일은 없어요.

다른 사람의 비공개 작업을 볼 수 있나요? 아니요. 개인 작업은 직접 공유하거나 프로젝트를 통해 공유하지 않는 한 비공개로 유지돼요. 관리자용 사용량 보고서에는 집계 수치가 표시돼요. 공유 강의 보고서에는 이미 팀에 공유된 자료의 진행 상황과 질문 결과가 표시돼요.

결과물을 Scholarly 밖으로 내보낼 수 있나요? 네. 작업 내보내기를 참고해 주세요.

사용자 라이선스가 29개보다 많이 필요하면 어떻게 하나요? 직접 구매할 수 있는 한도는 29개예요. Teams 페이지에서 문의해 주시면 이후 절차를 안내해 드릴게요. 여러 부서에 걸친 도입이나 청구서 및 구매 주문서 관련 문의도 같은 경로로 보내 주세요.

관련 문서

• Teams 시작하기: 워크스페이스를 만들고 사람들을 초대해요.
• 팀과 공유하기: 공유 라이브러리를 구성해요.
• 팀 라이브러리와 팀 프로젝트: 새로운 업무마다 활용하기 좋은 기본 단위를 알아봐요.
• 팀 관리하기: 역할, 모델 접근 권한, 프로필, 활동을 관리해요.
• Scholarly Teams: 요금제, 가격, 각 사용자 라이선스에 포함된 기능을 알아봐요.