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AnleitungRechnungen & Kostenerstattung

Rechnungen und Kostenerstattung für Scholarly

Die meisten Menschen, die für Scholarly bezahlen, nutzen es beruflich. Dazu gehört meist auch die Buchhaltung: eine Rechnung mit Firmennamen, eine Umsatzsteuer-ID für die Umsatzsteuervoranmeldung und jemand, der die Ausgaben genehmigt. Hier erfährst du, wie alle drei Punkte funktionieren.

Deinen Firmennamen auf der Rechnung angeben

Beim Bezahlen kannst du Scholarly als Unternehmen statt als Privatperson buchen. Fülle dazu auf der Bezahlseite die optionalen Felder aus:

  • Firmenname: das Unternehmen, an das die Rechnung ausgestellt wird.
  • Steuer-ID: VAT, GST, ABN oder die in deinem Land verwendete Kennung. Wähle den Typ aus und gib die Nummer ein.
  • Rechnungsadresse: die Adresse, die auf der Rechnung stehen soll.

Deine Angaben erscheinen auf der Rechnung für diese Zahlung und auf allen folgenden Rechnungen. Du musst sie also nur einmal eingeben. Lässt du die Felder leer, wird die Rechnung wie bisher auf dich persönlich ausgestellt.

Wenn du bereits ein Abo abgeschlossen hast, ohne diese Felder auszufüllen, sende die Angaben per E-Mail an hello@scholarly.so. Wir stellen die Rechnung dann neu aus.

Was dir die Bezahlseite anzeigt

Bevor du bezahlst, fasst die Zeile über dem Bezahlbutton genau zusammen, was du kaufst: den Tarif, die monatliche oder jährliche Abrechnung, die enthaltenen Credits für KI-Inhalte pro Woche und den Hinweis, dass du jederzeit in den Einstellungen kündigen kannst. So gibt es keine Überraschungen und du musst dir die Angaben nicht aus einer Rechnungsposition erschließen.

Ein mitgebrachter Aktionscode wird beim Bezahlen direkt angewendet. Das optionale Codefeld erscheint, wenn du über einen dafür vorgesehenen Aktionskanal auf die Bezahlseite kommst. Bei regulären Aufrufen bleibt es ausgeblendet.

Rechnungen herunterladen

Gehe zu Einstellungen → Tarif & Nutzung. Dort sind alle bisherigen Zahlungen aufgelistet. Klicke auf eine Zahlung, um die Rechnung anzusehen oder als PDF herunterzuladen. Sie enthält alles, was deine Buchhaltung braucht: Betrag, Datum, Tarif, Steuern und deine Unternehmensdaten, falls du sie angegeben hast.

Die Kosten genehmigen lassen

Wenn jemand den Kauf vorher genehmigen muss, findest du auf der Tarifseite den Link Kosten erstatten lassen? E-Mail an deine Führungskraft. Er öffnet einen vorgefertigten Entwurf in deinem eigenen E-Mail-Programm mit:

  • einer kurzen Erklärung, was Scholarly ist und wie es die vorhandenen Dokumente, Aufnahmen und Notizen deines Teams nutzt;
  • den gerade angezeigten monatlichen und jährlichen Preisen für Premium sowie dem monatlichen Preis für Laureate, in deiner Währung;
  • dem Hinweis, dass die Rechnung deinen Firmennamen und deine Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer enthalten kann;
  • einem Link zur öffentlichen Preisseite, damit deine Führungskraft die Angaben selbst prüfen kann.

Du kannst den Entwurf vor dem Senden beliebig bearbeiten. Er wird in deinem E-Mail-Programm geöffnet und nicht von Scholarly versendet. Dabei werden keine Informationen an uns weitergegeben.

Sinnvolle Ergänzungen für die E-Mail

Drei Punkte sind oft entscheidend für die Genehmigung. Sie betreffen deine konkrete Situation, nicht den Tarif:

  • Welche Materialien du verwenden möchtest. „Unser Einarbeitungshandbuch und die aufgezeichneten Produktschulungen“ ist ein überzeugenderes Argument als „ein KI-Tool“.
  • Welche Arbeit dadurch entfällt. Eine Videolektion oder eine Standardarbeitsanweisung aus einem vorhandenen Dokument erspart Arbeit, die sonst jemand von Hand erledigen müsste.
  • Jährliche Abrechnung bei einem Jahresbudget. Wenn eine jährliche Abrechnung verfügbar ist, zeigt die Tarifseite die Ersparnis an. Außerdem erhältst du eine Rechnung statt zwölf.

Wenn du für eine Gruppe kaufst

Ein Arbeitsbereich in Scholarly Teams bündelt alle Nutzerplätze auf einer Rechnung. Es gibt keine separate Rechnung pro Person, was die Abwicklung für die Buchhaltung meist erleichtert.

  • Vor der Zahlung zeigt die Bezahlseite den Tarif, die Anzahl der Nutzerplätze, den Abrechnungszeitraum und den Gesamtbetrag an.
  • Den Abrechnungsverlauf des Teams findest du unter Team → Abrechnung, einschließlich aller Credit-Pakete, die ein Inhaber oder Admin für ein Mitglied gekauft hat.
  • Teams kannst du für 1–29 Nutzerplätze selbst buchen. Wenn du mehr Nutzerplätze, einen Kauf auf Rechnung, eine Bestellung per Bestellauftrag oder eine Prüfung durch euren Einkauf brauchst, kontaktiere uns über die Teams-Seite.

Antworten auf Fragen zu Sicherheit und Daten, die bei einer Prüfung durch den Einkauf aufkommen, findest du unter Daten, Datenschutz und Modelleinstellungen in Teams.

Häufige Fragen

Kann ich von einem persönlichen Tarif zur Teamabrechnung wechseln?
Ja. Richte einen Teamarbeitsbereich ein und kaufe Nutzerplätze. Dein persönliches Abo läuft separat und kann gekündigt werden, sobald du einen Nutzerplatz im Team hast.

Kann ich statt mit Karte auf Rechnung oder per Überweisung bezahlen?
Bei der selbstständigen Buchung kannst du mit Kredit- und Debitkarte bezahlen. Für einen Kauf auf Rechnung oder eine Bestellung per Bestellauftrag kontaktiere uns über die Teams-Seite.

Sind Steuern im angezeigten Preis enthalten?
Den berechneten Betrag und gegebenenfalls anfallende Steuern findest du im Gesamtbetrag auf der Bezahlseite und auf der Rechnung. Gib für die Rechnungsstellung die Steuer-ID deines Unternehmens an. Wenn deine Buchhaltung Fragen dazu hat, kontaktiere hello@scholarly.so.

Erhalte ich automatisch einen Zahlungsbeleg?
Ja, nach jeder erfolgreichen Zahlung erhältst du einen Zahlungsbeleg per E-Mail. Die vollständige Rechnung ist jederzeit unter Einstellungen → Tarif & Nutzung verfügbar.

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