La Libreria e i Progetti del tuo team

Un team è utile solo se il materiale si trova in un unico posto e il lavoro resta disponibile anche quando chi lo ha avviato se ne va. Sono due funzionalità diverse, la libreria del team e i progetti di proprietà del team: questa pagina le descrive entrambe.

Accedere al tuo team

Fai clic su Team nella barra laterale. Si apre la Libreria, perché il materiale condiviso è la ragione d'essere dello spazio di lavoro. In alto trovi cinque sezioni:

Sezione	A cosa serve
Libreria	Tutto ciò che viene condiviso con il team, fonti e lavori completati insieme
Profili IA	Profili di personalizzazione condivisi che ogni membro può applicare
Persone	Inviti, ruoli, link di adesione e richieste di adesione
Panoramica	Posti, avanzamento della configurazione, il tuo posto e il rapporto sulle attività
Fatturazione	Piano, posti, dati di pagamento e criteri per i modelli IA, solo per gli amministratori

I membri possono esplorare la Libreria e aprire le altre sezioni, ma le azioni disponibili dipendono dal ruolo. La Fatturazione e i rapporti sulle attività richiedono il ruolo di Proprietario o Amministratore; solo questi ruoli possono gestire gli inviti e i profili IA condivisi.

La libreria del team

Team → Libreria elenca tutto ciò che è stato condiviso con il team, fonti e lavori completati insieme, dal più recente. Un PDF caricato da qualcuno compare accanto alla videolezione creata a partire da quel documento, perché nella pratica servono entrambi.

Qui compaiono anche i contenuti che hai condiviso tu, con l'etichetta Condiviso da te. Non c'è una vista separata delle tue condivisioni da confrontare.

Filtri per tipo. Una serie di filtri, Tutti, Fonti, Documenti, Podcast, Appunti della riunione, Ricerca, Chat, Cartelle e progetti, restringe l'elenco. Ciascuno mostra un conteggio aggiornato, così puoi vedere a colpo d'occhio che la libreria contiene nove fonti e due relazioni di ricerca, senza fare clic.

Ricerca. La casella di ricerca cerca nei titoli e nei nomi di chi ha condiviso i contenuti. «Inserimento» trova il manuale; il nome di un collega trova tutto ciò che ha condiviso.

Ogni riga indica chi ha condiviso il contenuto e quando. Ogni elemento mostra Condiviso da [name] e la data di condivisione, così la provenienza è sempre chiara: sai se stai consultando la policy pubblicata dal responsabile della conformità o una bozza di prova.

Conteggio delle visualizzazioni. Gli elementi che sono stati aperti mostrano il numero di visualizzazioni. È il modo più immediato per capire se la libreria viene usata o soltanto riempita.

Se non c'è ancora nulla, la schermata vuota propone Condividi la tua prima fonte o creazione, senza costringerti a cercare la funzione di condivisione.

Il lavoro condiviso compare anche nella tua libreria

Non devi visitare la pagina Team per accedere al materiale del team. Tutto ciò che viene condiviso con il team compare in Tutti i contenuti, insieme al tuo lavoro, con un'etichetta Team che indica chi lo ha condiviso.

È una scelta voluta: una libreria condivisa in una sezione separata viene visitata una volta. Se compare dove cerchi già, viene usata.

Aggiungere contenuti alla libreria

Ci sono due modi per ottenere lo stesso risultato:

1. Dalla pagina Team: Team → Libreria → Aggiungi alla libreria, poi scegli cosa condividere.
2. Dal contenuto stesso: apri Condividi e scegli Tutti i membri di [team name].

L'operazione è la stessa. In entrambi i casi:

• Ogni membro attivo può aprire il contenuto.
• La proprietà resta a chi lo ha condiviso. Solo questa persona può modificarlo, a meno che non conceda separatamente l'accesso in modifica.
• Può renderlo di nuovo privato in qualsiasi momento, interrompendo immediatamente l'accesso del team.
• Rimuovere un membro interrompe il suo accesso alla libreria; il lavoro nella sua libreria personale resta nel suo account; il materiale di proprietà di un progetto del team resta al team.

Questo vale per qualsiasi tipo di contenuto: cartelle, pagine, PDF, registrazioni, podcast, videolezioni, appunti delle riunioni, sessioni di ricerca, chat e progetti.

Progetti di proprietà del team

Un progetto riunisce fonti, creazioni, chat e attività programmate relative a un lavoro. Un progetto di proprietà del team risponde alla domanda che la condivisione lascia aperta: cosa succede quando chi lo ha creato se ne va?

Quando un progetto appartiene a un team:

• Ogni membro attivo può aprirlo senza invito. Non serve aggiungere nessuno, né ricordarsi di farlo. I nuovi membri ottengono l'accesso entrando nel team.
• Il materiale archiviato nel progetto di proprietà del team resta nel progetto. Proprietari e Amministratori ne gestiscono i contenuti e la destinazione. I membri possono visualizzare le fonti, usare le chat private e modificare la descrizione condivisa e le istruzioni, ma entrare nel team non conferisce loro il permesso di gestire i contenuti.
• Resta disponibile anche quando chi lo ha creato lascia il team. Il progetto, le sue fonti e tutto ciò che è stato creato a partire da esse restano al team. È proprio questo lo scopo.
• L'intestazione del progetto indica il team proprietario, così sai sempre in che tipo di progetto ti trovi.
• La galleria Progetti raggruppa i progetti del team sopra quelli personali, sotto le intestazioni Progetti del team e Progetti personali.

Trasferire un progetto

Puoi trasferire la proprietà in entrambe le direzioni tramite i controlli di proprietà del progetto. Ogni direzione ha conseguenze specifiche, indicate nella finestra di conferma prima di procedere.

Trasferire al team

Il team diventa proprietario. Ogni membro attivo ottiene l'accesso al progetto e a tutto ciò che contiene, e il progetto resta al team se te ne vai.

Usa questa opzione per qualsiasi lavoro destinato a durare oltre il tuo coinvolgimento: inserimento dei nuovi assunti, ricerca continuativa, gestione di un cliente che passerà a qualcun altro.

Trasferire a un membro

Il membro scelto diventa il proprietario a titolo personale. Questo trasferimento comporta la perdita degli accessi esistenti, quindi vale la pena leggere con attenzione:

• Il team e tutte le persone già invitate perdono l'accesso.
• I link pubblici diventano privati.
• Il nuovo proprietario può configurare di nuovo la condivisione da zero.

Usa questa opzione quando il lavoro esce davvero dall'ambito del team, per esempio per un'attività che diventa indipendente o un progetto personale finito nel posto sbagliato.

Durante il trasferimento, il progetto viene bloccato brevemente e si riapre poco dopo con il nuovo proprietario. È possibile eseguire un solo trasferimento alla volta.

Le chat private restano private

La proprietà del team non cambia questo principio, ed è la frase più importante della pagina:

Le chat e le memorie del progetto non vengono mai condivise. Ogni membro che lavora in un progetto di proprietà del team ha al suo interno le proprie chat private e le proprie memorie private. Le fonti, le istruzioni e i contenuti condivisi sono comuni; le conversazioni no. Nessun altro membro, proprietario del progetto o amministratore del team può leggerle.

Lo stesso vale per un progetto che condividi con singole persone anziché con il team.

Approvare le richieste di adesione

Chi arriva su un contenuto privato del team, tramite un link inoltrato da un collega o un vecchio segnalibro, può richiedere l'accesso anziché trovarsi davanti a un vicolo cieco. Queste richieste vengono raccolte nella pagina Persone, sotto Richieste di adesione, con l'indicazione di chi richiede l'accesso e a cosa.

• Approva invia un vero invito al team, identico a quello inviato tramite la casella degli inviti, occupando un posto e dando accesso alla libreria e al piano del team.
• Rifiuta respinge la richiesta.

Se non ci sono posti disponibili, la schermata spiega il problema invece di far fallire l'approvazione: Nessun posto disponibile, con Gestisci posti che porta alla Fatturazione per aggiungerne uno. Se un altro amministratore ha già gestito la richiesta, Scholarly te lo segnala anziché ripetere l'operazione.

Organizzare la libreria perché venga usata

Una libreria che nessuno apre è il problema più comune. Quattro abitudini aiutano a evitarlo.

Condividi le fonti che le persone cercano davvero, non i riassunti. Un PDF condiviso può essere trasformato in una dozzina di contenuti diversi da altrettante persone. Un riassunto condiviso si può solo leggere. La fonte è la risorsa riutilizzabile.

Organizza per attività ricorrente, non per persona. Una cartella per ogni attività svolta regolarmente, Inserimento, Prodotto, Policy, Chiamate con i clienti, funziona meglio di una cartella per ogni collega. Le persone arrivano nella libreria con un compito da svolgere, non pensando a un collega.

Sostituisci i documenti superati invece di aggiungere una seconda copia. La qualità delle risposte basate sulle fonti dipende da ciò che contiene la libreria, e due versioni della stessa policy producono risposte che cercano di conciliarle. Sostituisci la vecchia versione.

Aggiungi qualcosa prima di invitare qualcuno. Le email di invito indicano i contenuti condivisi più di recente, così l'invito stesso chiarisce cosa troverà la persona, «il manuale 2026 e la guida all'inserimento del terzo trimestre», anziché limitarsi a chiedere di registrarsi. Un nuovo membro che arriva in uno spazio di lavoro vuoto non ha nulla da fare e di solito non fa nulla.

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