La Bibliothèque et les Projets de votre équipe

Une équipe n'est utile que si les contenus sont réunis au même endroit et si le travail reste accessible après le départ de la personne qui l'a commencé. Ces deux besoins correspondent à deux fonctionnalités distinctes, la bibliothèque d'équipe et les projets appartenant à l'équipe. Cette page présente les deux.

Accéder à votre équipe

Cliquez sur Équipe dans la barre latérale. La Bibliothèque s'ouvre par défaut, car les contenus partagés sont la raison d'être de l'espace de travail. Cinq sections figurent en haut de la page :

Section	Utilité
Bibliothèque	Tous les contenus partagés avec l'équipe, sources et créations réunies
Profils IA	Profils de personnalisation partagés que chaque membre peut appliquer
Personnes	Invitations, rôles, lien d'adhésion et demandes d'adhésion
Vue d'ensemble	Licences, progression de la configuration, votre propre licence et rapport d'activité
Facturation	Forfait, licences, informations de paiement et politique relative aux modèles IA, réservés aux administrateurs

Les membres peuvent parcourir la Bibliothèque et ouvrir les autres sections, mais les actions disponibles dépendent de leur rôle. La Facturation et les rapports d'activité nécessitent le rôle de Propriétaire ou d'Administrateur. Seuls ces rôles permettent de gérer les invitations et les profils IA partagés.

La bibliothèque d'équipe

Équipe → Bibliothèque répertorie tout ce qui a été partagé avec l'équipe, sources et créations réunies, des plus récentes aux plus anciennes. Un PDF importé par un membre côtoie le cours vidéo créé à partir de ce document, car en pratique, les deux sont utiles.

Vos propres partages apparaissent aussi ici, avec la mention Partagé par vous. Vous n'avez pas à consulter une vue « Mes partages » distincte pour tout retrouver.

Filtres par type. Une rangée de filtres, Tout, Sources, Documents, Podcasts, Notes de réunion, Recherche, Discussions, Dossiers et projets, permet d'affiner la liste. Chacun affiche un nombre actualisé en temps réel : vous pouvez ainsi voir d'un coup d'œil que la bibliothèque contient neuf sources et deux rapports de recherche, sans cliquer.

Recherche. Le champ de recherche porte sur les titres et la personne qui a partagé les contenus. « Intégration » permet de retrouver le guide d'accueil ; le nom d'un collègue permet de retrouver toutes ses contributions.

Chaque ligne indique qui a partagé le contenu et quand. Chaque élément affiche Partagé par [nom] et sa date d'ajout. Son origine est donc toujours claire : vous savez si vous consultez la politique publiée par la personne responsable de la conformité ou un brouillon qu'un membre a essayé.

Nombre de vues. Les éléments consultés affichent un nombre de vues. C'est l'indicateur le plus simple pour savoir si la bibliothèque est utilisée ou simplement remplie.

Si elle est encore vide, le message Partager votre première source ou création vous indique comment commencer.

Les contenus partagés apparaissent aussi dans votre propre bibliothèque

Vous n'avez pas besoin d'ouvrir la page Équipe pour accéder aux contenus de l'équipe. Tout ce qui est partagé avec elle apparaît dans Tous les contenus, à côté de votre propre travail, avec un badge Équipe indiquant la personne qui l'a partagé.

C'est un choix délibéré : une bibliothèque partagée isolée dans un espace distinct n'est souvent visitée qu'une fois. Une bibliothèque qui apparaît là où vous cherchez déjà est utilisée.

Ajouter un élément à la bibliothèque

Deux chemins mènent au même résultat :

1. Depuis la page Équipe : Équipe → Bibliothèque → Ajouter à la bibliothèque, puis choisissez ce que vous souhaitez partager.
2. Depuis l'élément lui-même : ouvrez Partager et choisissez Tout le monde dans [nom de l'équipe].

L'action est identique. Dans les deux cas :

• Chaque membre actif peut ouvrir l'élément.
• La personne qui le partage en reste propriétaire. Elle seule peut le modifier, sauf si elle accorde séparément un droit de modification.
• Elle peut le rendre à nouveau privé à tout moment, ce qui met immédiatement fin à l'accès de l'équipe.
• Retirer un membre met fin à son accès à la bibliothèque. Le travail présent dans sa bibliothèque personnelle reste dans son compte. Les contenus appartenant à un projet d'équipe restent avec l'équipe.

Cela fonctionne pour tous les types de contenus : dossiers, pages, PDF, enregistrements, podcasts, cours vidéo, notes de réunion, sessions de recherche, discussions et projets.

Projets appartenant à l'équipe

Un projet réunit les sources, les créations, les discussions et les tâches programmées liées à un même travail. Un projet appartenant à l'équipe répond à une question que le partage ne résout pas : que se passe-t-il lorsque la personne qui l'a créé quitte l'équipe ?

Lorsqu'un projet appartient à une équipe :

• Chaque membre actif peut l'ouvrir sans invitation. Personne n'a besoin d'être ajouté, et personne n'a à penser à le faire. Les nouveaux membres y accèdent dès qu'ils rejoignent l'équipe.
• Les contenus classés dans le projet appartenant à l'équipe restent dans ce projet. Les Propriétaires et les Administrateurs gèrent son contenu et sa destination. Les Membres peuvent consulter les sources, discuter en privé et modifier le descriptif partagé ainsi que les instructions, mais rejoindre l'équipe ne leur donne pas automatiquement le droit de gérer les contenus.
• Le projet reste accessible après le départ de son créateur. Le projet, ses sources et tout ce qui en a été créé restent avec l'équipe. C'est tout l'intérêt.
• L'en-tête du projet indique l'équipe propriétaire, pour que vous sachiez toujours dans quel type de projet vous vous trouvez.
• La galerie Projets regroupe les projets d'équipe au-dessus de vos projets personnels, sous les titres Projets d'équipe et Projets personnels.

Transférer un projet

Vous pouvez transférer la propriété dans les deux sens depuis les commandes de gestion de la propriété du projet. Chaque sens de transfert a des conséquences précises, que la boîte de dialogue de confirmation détaille avant votre validation.

Transférer à l'équipe

L'équipe devient propriétaire. Chaque membre actif accède au projet et à tout son contenu, et le projet reste avec l'équipe si vous la quittez.

Utilisez cette option pour tout travail qui doit durer au-delà de votre propre participation : intégration des nouveaux membres, recherche continue ou dossier client qu'une autre personne reprendra.

Transférer à un membre

Le membre choisi devient propriétaire à titre personnel. Ce transfert entraîne des pertes d'accès qu'il faut bien comprendre :

• L'équipe et toutes les personnes déjà invitées perdent leur accès.
• Les liens publics deviennent privés.
• Le nouveau propriétaire peut reconfigurer le partage depuis le début.

Utilisez cette option lorsque le travail sort réellement du cadre de l'équipe, par exemple pour une activité qui devient indépendante ou un projet personnel classé au mauvais endroit.

Pendant le transfert, le projet est brièvement verrouillé, puis redevient accessible quelques instants plus tard avec son nouveau propriétaire. Un seul transfert peut avoir lieu à la fois.

Les discussions privées restent privées

Le fait qu'un projet appartienne à l'équipe ne change rien à ce principe, le plus important de cette page :

Les discussions et les mémoires du projet ne sont jamais partagées. Chaque membre travaillant dans un projet appartenant à l'équipe y dispose de ses propres discussions privées et de ses propres mémoires privées. Les sources, les instructions et les contenus partagés sont communs, mais les conversations restent privées. Aucun autre membre, propriétaire du projet ou administrateur de l'équipe ne peut les lire.

Il en va de même pour un projet que vous partagez avec des personnes individuellement plutôt qu'avec l'équipe.

Approuver les demandes d'adhésion

Une personne qui arrive sur un élément privé de l'équipe, par un lien transmis par un collègue ou un ancien favori, peut demander l'accès au lieu de rester bloquée. Ces demandes sont regroupées sur la page Personnes, sous Demandes d'adhésion, avec l'identité de la personne et l'accès demandé.

• Approuver lui envoie une véritable invitation à rejoindre l'équipe, identique à celle envoyée depuis le champ d'invitation. Cette invitation occupe une licence et lui donne accès à la bibliothèque ainsi qu'au forfait de l'équipe.
• Refuser rejette la demande.

Si aucune licence n'est disponible, l'interface l'indique directement au lieu de laisser l'approbation échouer : Aucune licence disponible, avec l'action Gérer les licences, qui ouvre la Facturation pour en ajouter une. Si un autre administrateur a déjà traité la demande, Scholarly vous en informe au lieu de la traiter deux fois.

Organiser la bibliothèque pour qu'elle soit utilisée

Une bibliothèque que personne n'ouvre est un écueil courant. Quatre habitudes permettent de l'éviter.

Partagez les sources que les gens consultent réellement, plutôt que des résumés. Un PDF partagé peut servir à créer une douzaine de contenus différents pour une douzaine de personnes différentes. Un résumé partagé ne peut qu'être lu. La source est la ressource réutilisable.

Organisez les contenus par tâche récurrente, pas par personne. Un dossier par activité régulière, Intégration, Produit, Politiques, Appels clients, est plus utile qu'un dossier par collègue. Les gens consultent la bibliothèque pour accomplir une tâche, pas pour retrouver le travail d'une personne.

Remplacez les documents obsolètes au lieu d'ajouter une deuxième copie. La qualité des réponses fondées sur les sources dépend de ce que contient la bibliothèque. Deux versions d'une même politique produisent des réponses qui mélangent les deux. Remplacez l'ancienne version.

Ajoutez du contenu avant d'inviter qui que ce soit. Les e-mails d'invitation nomment les éléments partagés les plus récents. L'invitation indique donc ce que la personne va rejoindre, « le guide 2026 et le parcours d'intégration du troisième trimestre », au lieu de simplement lui demander de s'inscrire. Un nouveau membre qui arrive dans un espace de travail vide n'a rien à faire et, généralement, ne fait rien.

Articles connexes

• Partager avec votre équipe, la fenêtre Partager, la propriété et la signification de chaque niveau de visibilité.
• Gérer votre équipe, les licences, les rôles, les invitations et le lien d'adhésion.
• Projets, les onglets, les instructions, la mémoire et les tâches programmées dans un projet.
• Données, confidentialité et contrôle des modèles dans les équipes, ce qu'un administrateur peut voir et les paramètres de la politique relative aux modèles.
• Déployer Scholarly dans votre équipe, un plan pratique pour alimenter la bibliothèque au cours du premier mois.
• Créer une bibliothèque de formation partagée pour votre équipe : les étapes de configuration, le tableau des autorisations et la section Activité pour une bibliothèque de formation.