Η Βιβλιοθήκη και τα Έργα της ομάδας σας

Μια ομάδα έχει αξία μόνο όταν το υλικό βρίσκεται σε ένα μέρος και η δουλειά παραμένει διαθέσιμη μετά την αποχώρηση του ατόμου που την ξεκίνησε. Αυτά καλύπτονται από δύο διαφορετικές λειτουργίες, τη βιβλιοθήκη ομάδας και τα έργα που ανήκουν στην ομάδα. Αυτή η σελίδα εξηγεί και τις δύο.

Άνοιγμα της ομάδας σας

Πατήστε Ομάδα στην πλαϊνή μπάρα. Ανοίγει η Βιβλιοθήκη, επειδή το κοινόχρηστο υλικό είναι ο λόγος ύπαρξης του χώρου εργασίας. Στο επάνω μέρος υπάρχουν πέντε ενότητες:

Ενότητα	Σε τι χρησιμεύει
Βιβλιοθήκη	Όλα όσα έχουν κοινοποιηθεί στην ομάδα, πηγές και ολοκληρωμένες δημιουργίες μαζί
Προφίλ AI	Κοινόχρηστα προφίλ προσαρμογής που μπορεί να εφαρμόσει κάθε μέλος
Άτομα	Προσκλήσεις, ρόλοι, σύνδεσμος συμμετοχής και αιτήματα συμμετοχής
Επισκόπηση	Θέσεις, πρόοδος ρύθμισης, η δική σας θέση και η αναφορά δραστηριότητας
Χρέωση	Πρόγραμμα, θέσεις, στοιχεία πληρωμής και πολιτική μοντέλων AI, μόνο για διαχειριστές

Τα μέλη μπορούν να περιηγούνται στη Βιβλιοθήκη και να ανοίγουν τις άλλες ενότητες, αλλά οι διαθέσιμες ενέργειες εξαρτώνται από τον ρόλο τους. Η Χρέωση και οι αναφορές δραστηριότητας απαιτούν ρόλο Ιδιοκτήτη ή Διαχειριστή. Μόνο αυτοί οι ρόλοι διαχειρίζονται προσκλήσεις και κοινόχρηστα προφίλ AI.

Η βιβλιοθήκη της ομάδας

Στην ενότητα Ομάδα → Βιβλιοθήκη εμφανίζονται όλα όσα έχει κοινοποιήσει οποιοσδήποτε στην ομάδα, πηγές και ολοκληρωμένες δημιουργίες μαζί, με τα πιο πρόσφατα πρώτα. Ένα PDF που μεταφόρτωσε κάποιος εμφανίζεται δίπλα στη βιντεοδιάλεξη που δημιουργήθηκε από αυτό, επειδή στην πράξη χρειάζεστε και τα δύο.

Εδώ εμφανίζονται και οι δικές σας κοινοποιήσεις, με την ένδειξη Κοινοποιήθηκε από εσάς. Δεν υπάρχει ξεχωριστή προβολή «οι κοινοποιήσεις μου» που πρέπει να ελέγχετε παράλληλα.

Φίλτρα ανά τύπο. Μια σειρά φίλτρων, Όλα, Πηγές, Έγγραφα, Podcast, Σημειώσεις συναντήσεων, Έρευνα, Συνομιλίες, Φάκελοι και έργα, περιορίζει τη λίστα. Κάθε φίλτρο εμφανίζει έναν αριθμό που ενημερώνεται άμεσα, ώστε να βλέπετε με μια ματιά ότι η βιβλιοθήκη περιέχει εννέα πηγές και δύο ερευνητικές αναφορές, χωρίς να πατήσετε τίποτα.

Αναζήτηση. Το πεδίο αναζήτησης καλύπτει τους τίτλους και το άτομο που τα κοινοποίησε. Η αναζήτηση «Εισαγωγική εκπαίδευση» βρίσκει το εγχειρίδιο. Το όνομα ενός συναδέλφου βρίσκει όλα όσα έχει συνεισφέρει.

Κάθε γραμμή δείχνει ποιος κοινοποίησε το στοιχείο και πότε. Κάθε στοιχείο εμφανίζει την ένδειξη Κοινοποιήθηκε από [name] και πότε προστέθηκε, ώστε η προέλευσή του να είναι πάντα σαφής. Γνωρίζετε αν βλέπετε την πολιτική που ανάρτησε ο υπεύθυνος συμμόρφωσης ή ένα προσχέδιο που δοκίμασε κάποιος.

Αριθμός προβολών. Τα στοιχεία που έχουν ανοίξει χρήστες εμφανίζουν αριθμό προβολών. Είναι η πιο απλή ένδειξη για το αν η βιβλιοθήκη χρησιμοποιείται ή απλώς γεμίζει.

Αν δεν υπάρχει ακόμη τίποτα, η κενή προβολή προσφέρει την επιλογή Κοινοποιήστε την πρώτη σας πηγή ή δημιουργία, ώστε να μη χρειάζεται να ψάχνετε πού γίνεται η κοινοποίηση.

Το κοινόχρηστο υλικό εμφανίζεται και στη δική σας βιβλιοθήκη

Δεν χρειάζεται να επισκεφθείτε τη σελίδα της Ομάδας για να βρείτε το υλικό της. Οτιδήποτε κοινοποιείται στην ομάδα εμφανίζεται στο Όλο το περιεχόμενο, μαζί με τη δική σας δουλειά, με μια ένδειξη Ομάδα που αναφέρει το άτομο που το κοινοποίησε.

Αυτό είναι σκόπιμο: μια κοινόχρηστη βιβλιοθήκη σε ξεχωριστό προορισμό δέχεται συνήθως μία επίσκεψη. Μια βιβλιοθήκη που εμφανίζεται εκεί όπου ήδη αναζητάτε υλικό χρησιμοποιείται.

Προσθήκη υλικού στη βιβλιοθήκη

Υπάρχουν δύο τρόποι για την ίδια ενέργεια:

1. Από τη σελίδα της Ομάδας: Ομάδα → Βιβλιοθήκη → Προσθήκη στη βιβλιοθήκη και έπειτα επιλέξτε τι θέλετε να κοινοποιήσετε.
2. Από το ίδιο το στοιχείο: ανοίξτε την Κοινοποίηση και επιλέξτε Όλοι στην ομάδα [team name].

Και οι δύο τρόποι κάνουν το ίδιο. Σε κάθε περίπτωση:

• Κάθε ενεργό μέλος μπορεί να το ανοίξει.
• Η ιδιοκτησία παραμένει στο άτομο που το κοινοποίησε. Μόνο εκείνο μπορεί να το επεξεργάζεται, εκτός αν παραχωρηθεί ξεχωριστά σχετική πρόσβαση.
• Μπορεί να το κάνει ξανά ιδιωτικό οποιαδήποτε στιγμή, οπότε η πρόσβαση της ομάδας λήγει αμέσως.
• Η αφαίρεση ενός μέλους τερματίζει την πρόσβασή του στη βιβλιοθήκη. Η δουλειά στην προσωπική του βιβλιοθήκη παραμένει στον λογαριασμό του. Το υλικό που ανήκει σε έργο της ομάδας παραμένει στην ομάδα.

Αυτό ισχύει για κάθε τύπο περιεχομένου: φακέλους, σελίδες, PDF, ηχογραφήσεις, podcast, βιντεοδιαλέξεις, σημειώσεις συναντήσεων, συνεδρίες έρευνας, συνομιλίες και έργα.

Έργα που ανήκουν στην ομάδα

Ένα έργο συγκεντρώνει τις πηγές, τις δημιουργίες, τις συνομιλίες και τις προγραμματισμένες εργασίες που αφορούν μια συγκεκριμένη δουλειά. Ένα έργο που ανήκει στην ομάδα απαντά στο ερώτημα που δεν καλύπτει η κοινοποίηση: τι συμβαίνει όταν αποχωρήσει το άτομο που το δημιούργησε;

Όταν ένα έργο ανήκει στην ομάδα:

• Κάθε ενεργό μέλος μπορεί να το ανοίξει χωρίς πρόσκληση. Δεν χρειάζεται να προστεθεί κανείς ξεχωριστά ούτε να θυμηθεί κάποιος να τον προσθέσει. Τα νέα μέλη αποκτούν πρόσβαση μόλις ενταχθούν στην ομάδα.
• Το υλικό που αποθηκεύεται στο έργο της ομάδας παραμένει στο έργο. Οι Ιδιοκτήτες και οι Διαχειριστές διαχειρίζονται το περιεχόμενο και το πού αποθηκεύεται. Τα μέλη μπορούν να προβάλλουν πηγές, να συνομιλούν ιδιωτικά και να επεξεργάζονται την κοινόχρηστη περιγραφή και τις οδηγίες, αλλά δεν αποκτούν δικαίωμα διαχείρισης περιεχομένου απλώς με τη συμμετοχή τους.
• Παραμένει διαθέσιμο μετά την αποχώρηση του δημιουργού του. Το έργο, οι πηγές του και όλα όσα δημιουργήθηκαν από αυτές παραμένουν στην ομάδα. Αυτός είναι ο βασικός σκοπός.
• Η κεφαλίδα του έργου αναφέρει την ομάδα στην οποία ανήκει, ώστε να γνωρίζετε πάντα σε τι είδους έργο βρίσκεστε.
• Η συλλογή Έργων ομαδοποιεί τα έργα της ομάδας πάνω από τα προσωπικά σας, κάτω από τις επικεφαλίδες Έργα ομάδας και Προσωπικά έργα.

Μεταβίβαση έργου

Η ιδιοκτησία μπορεί να μεταβιβαστεί και προς τις δύο κατευθύνσεις, από τις επιλογές ιδιοκτησίας του έργου. Κάθε κατεύθυνση έχει συγκεκριμένες συνέπειες, τις οποίες εξηγεί το παράθυρο επιβεβαίωσης πριν προχωρήσετε.

Μεταβίβαση στην ομάδα

Η ομάδα γίνεται ιδιοκτήτης. Κάθε ενεργό μέλος αποκτά πρόσβαση στο έργο και σε όλα όσα περιέχει, ενώ το έργο παραμένει στην ομάδα αν αποχωρήσετε.

Χρησιμοποιήστε αυτή την επιλογή για οτιδήποτε θα συνεχιστεί μετά τη δική σας συμμετοχή: εισαγωγική εκπαίδευση, διαρκή έρευνα ή τον λογαριασμό πελάτη που θα αναλάβει κάποιος άλλος.

Μεταβίβαση σε μέλος

Το μέλος που επιλέγετε γίνεται ο προσωπικός ιδιοκτήτης. Αυτή η μεταβίβαση καταργεί υπάρχουσες προσβάσεις, οπότε αξίζει να διαβάσετε τα παρακάτω δύο φορές:

• Η ομάδα και όλοι όσοι έχουν ήδη προσκληθεί χάνουν την πρόσβαση.
• Οι δημόσιοι σύνδεσμοι γίνονται ιδιωτικοί.
• Ο νέος ιδιοκτήτης μπορεί να ρυθμίσει ξανά την κοινοποίηση από την αρχή.

Χρησιμοποιήστε την όταν η δουλειά φεύγει πράγματι από το πλαίσιο της ομάδας, όπως για μια δραστηριότητα που ανεξαρτητοποιείται ή ένα προσωπικό παράλληλο έργο που βρέθηκε σε λάθος μέρος.

Κατά τη μεταβίβαση, το έργο κλειδώνει για λίγο και ανοίγει ξανά σύντομα με τον νέο ιδιοκτήτη του. Μπορεί να εκτελείται μόνο μία μεταβίβαση κάθε φορά.

Οι ιδιωτικές συνομιλίες παραμένουν ιδιωτικές

Η ιδιοκτησία από την ομάδα δεν αλλάζει αυτόν τον κανόνα, και αυτή είναι η πιο σημαντική πρόταση της σελίδας:

Οι συνομιλίες και οι μνήμες του έργου δεν κοινοποιούνται ποτέ. Κάθε μέλος που εργάζεται σε έργο της ομάδας έχει μέσα σε αυτό τις δικές του ιδιωτικές συνομιλίες και τις δικές του ιδιωτικές μνήμες. Οι πηγές, οι οδηγίες και το περιεχόμενο είναι κοινόχρηστα. Οι συνομιλίες παραμένουν ιδιωτικές. Κανένα άλλο μέλος, κανένας ιδιοκτήτης έργου και κανένας διαχειριστής ομάδας δεν μπορεί να τις διαβάσει.

Το ίδιο ισχύει για ένα έργο που κοινοποιείτε σε μεμονωμένα άτομα αντί για ολόκληρη την ομάδα.

Έγκριση αιτημάτων συμμετοχής

Κάποιος που ανοίγει ένα ιδιωτικό στοιχείο της ομάδας, από σύνδεσμο που προώθησε ένας συνάδελφος ή από έναν παλιό σελιδοδείκτη, μπορεί να ζητήσει πρόσβαση αντί να βρεθεί σε αδιέξοδο. Αυτά τα αιτήματα συγκεντρώνονται στη σελίδα Άτομα, στην ενότητα Αιτήματα συμμετοχής, όπου εμφανίζεται ποιος υποβάλλει το αίτημα και σε τι ζήτησε πρόσβαση.

• Η Έγκριση στέλνει κανονική πρόσκληση στην ομάδα, ίδια με αυτή που στέλνετε από το πεδίο προσκλήσεων. Καταλαμβάνει μία θέση και παρέχει πρόσβαση στη βιβλιοθήκη και στο πρόγραμμα της ομάδας.
• Η Απόρριψη απορρίπτει το αίτημα.

Αν δεν υπάρχουν διαθέσιμες θέσεις, εμφανίζεται σχετική εξήγηση στο ίδιο σημείο αντί να αποτύχει η έγκριση: Δεν υπάρχουν διαθέσιμες θέσεις, με την επιλογή Διαχείριση θέσεων να σας μεταφέρει στη Χρέωση για να προσθέσετε μία. Αν κάποιος άλλος διαχειριστής έχει ήδη χειριστεί το αίτημα, το Scholarly σας ενημερώνει αντί να εκτελέσει την ενέργεια δεύτερη φορά.

Οργάνωση της βιβλιοθήκης ώστε να χρησιμοποιείται

Μια βιβλιοθήκη που δεν ανοίγει κανείς είναι το συνηθέστερο πρόβλημα. Τέσσερις συνήθειες το αποτρέπουν.

Κοινοποιήστε τις πηγές που χρειάζονται πραγματικά οι χρήστες, αντί για περιλήψεις. Ένα κοινόχρηστο PDF μπορεί να μετατραπεί σε δώδεκα διαφορετικά πράγματα από δώδεκα διαφορετικά άτομα. Μια κοινόχρηστη περίληψη μπορεί μόνο να διαβαστεί. Η πηγή είναι το υλικό που μπορεί να επαναχρησιμοποιηθεί.

Οργανώστε ανά επαναλαμβανόμενη εργασία, αντί ανά άτομο. Ένας φάκελος για κάθε εργασία που εκτελείται συχνά, όπως Εισαγωγική εκπαίδευση, Προϊόν, Πολιτικές και Κλήσεις πελατών, λειτουργεί καλύτερα από έναν φάκελο για κάθε μέλος της ομάδας. Οι χρήστες έρχονται στη βιβλιοθήκη με μια εργασία στο μυαλό τους, όχι με έναν συνάδελφο.

Αντικαταστήστε τα παρωχημένα έγγραφα αντί να προσθέτετε δεύτερο αντίγραφο. Η ποιότητα των τεκμηριωμένων απαντήσεων εξαρτάται από το περιεχόμενο της βιβλιοθήκης. Δύο εκδόσεις της ίδιας πολιτικής οδηγούν σε απαντήσεις που συνδυάζουν στοιχεία και από τις δύο. Αντικαταστήστε την παλιά.

Προσθέστε υλικό πριν προσκαλέσετε οποιονδήποτε. Τα email πρόσκλησης αναφέρουν τα στοιχεία που κοινοποιήθηκαν πιο πρόσφατα, ώστε η ίδια η πρόσκληση να εξηγεί τι θα βρει το άτομο, «το εγχειρίδιο του 2026 και την παρουσίαση εισαγωγικής εκπαίδευσης του τρίτου τριμήνου», αντί για ένα απλό αίτημα εγγραφής. Ένα νέο μέλος που φτάνει σε άδειο χώρο εργασίας δεν έχει κάτι να κάνει και συνήθως δεν κάνει τίποτα.

Σχετικά

• Κοινοποίηση στην ομάδα σας, το παράθυρο Κοινοποίησης, η ιδιοκτησία και η σημασία κάθε επιπέδου ορατότητας.
• Διαχείριση της ομάδας σας, θέσεις, ρόλοι, προσκλήσεις και σύνδεσμος συμμετοχής.
• Έργα, καρτέλες, οδηγίες, μνήμη και προγραμματισμένες εργασίες μέσα σε ένα έργο.
• Δεδομένα, απόρρητο και έλεγχοι μοντέλων στις ομάδες, τι μπορεί να δει ένας διαχειριστής και οι ρυθμίσεις πολιτικής μοντέλων.
• Εισαγωγή του Scholarly στην ομάδα σας, ένα πρακτικό πλάνο για τον πρώτο μήνα, ώστε να γεμίσετε τη βιβλιοθήκη.
• Δημιουργία κοινόχρηστης βιβλιοθήκης εκπαίδευσης για την ομάδα σας: τα βήματα ρύθμισης, ο πίνακας δικαιωμάτων και η Δραστηριότητα για μια βιβλιοθήκη εκπαίδευσης.