Je teambibliotheek en teamprojecten

Een team is pas nuttig als het materiaal op één plek staat en het werk behouden blijft wanneer de maker vertrekt. Daarvoor zijn er twee verschillende functies: de teambibliotheek en projecten in teameigendom. Deze pagina behandelt beide.

Je team openen

Klik op Team in de zijbalk. Je komt meteen in de Bibliotheek, want het gedeelde materiaal is waar de werkruimte om draait. Bovenaan staan vijf onderdelen:

Onderdeel	Waarvoor het dient
Bibliotheek	Alles wat met het team is gedeeld, bronnen en afgerond werk bij elkaar
AI-profielen	Gedeelde personalisatieprofielen die elk lid kan toepassen
Personen	Uitnodigingen, rollen, de toetredingslink en toetredingsverzoeken
Overzicht	Licenties, de voortgang van de inrichting, je eigen licentie en het activiteitenrapport
Facturering	Abonnement, licenties, betaalgegevens en AI-modelbeleid, alleen voor beheerders

Leden kunnen de Bibliotheek doorzoeken en de andere onderdelen openen, maar welke acties je kunt uitvoeren, hangt af van je rol. Facturering en activiteitenrapporten zijn alleen toegankelijk voor een Eigenaar of Beheerder. Alleen deze rollen beheren uitnodigingen en gedeelde AI-profielen.

De teambibliotheek

Team → Bibliotheek toont alles wat iemand met het team heeft gedeeld, bronnen en afgerond werk bij elkaar, met het nieuwste bovenaan. Een geüploade PDF staat naast het videocollege dat ermee is gemaakt, omdat je in de praktijk beide nodig hebt.

Ook wat je zelf deelt, staat hier, met het label Gedeeld door jou. Je hoeft dus geen apart overzicht met je eigen gedeelde materiaal bij te houden.

Filters op type. Een rij filters, Alles, Bronnen, Documenten, Podcasts, Vergadernotities, Onderzoek, Chats, Mappen en projecten, beperkt de lijst. Elk filter toont het actuele aantal, zodat je zonder te klikken ziet dat de bibliotheek negen bronnen en twee onderzoeksrapporten bevat.

Zoeken. Met het zoekveld zoek je op titels en de persoon die het materiaal heeft gedeeld. Met 'Onboarding' vind je het handboek. Met de naam van een teamgenoot vind je alles wat die heeft bijgedragen.

Elke rij vermeldt wie en wanneer. Bij elk item staat Gedeeld door [naam] en wanneer het is toegevoegd. Zo is de herkomst altijd duidelijk: je weet of je het beleid bekijkt dat de complianceverantwoordelijke heeft geplaatst, of een concept dat iemand heeft uitgeprobeerd.

Aantal weergaven. Bij items die mensen hebben geopend, staat het aantal weergaven. Dat is de eenvoudigste aanwijzing of de bibliotheek wordt gebruikt of alleen wordt gevuld.

Als er nog niets staat, zie je Je eerste bron of creatie delen, zodat je meteen weet waar je kunt beginnen.

Gedeeld werk staat ook in je eigen bibliotheek

Je hoeft niet naar de teampagina om teammateriaal te openen. Alles wat met het team is gedeeld, verschijnt bij Alle content, naast je eigen werk, met een Team-badge die vermeldt wie het heeft gedeeld.

Dat is bewust zo ingericht: een gedeelde bibliotheek op een aparte plek bezoek je één keer. Een bibliotheek die verschijnt waar je toch al kijkt, gebruik je ook.

Iets aan de bibliotheek toevoegen

Er zijn twee manieren om hetzelfde te doen:

1. Vanaf de teampagina: Team → Bibliotheek → Toevoegen aan bibliotheek. Kies vervolgens wat je wilt delen.
2. Vanuit het item zelf: open Delen en kies Iedereen bij [teamnaam].

Beide manieren werken hetzelfde:

• Elk actief lid kan het openen.
• Het eigendom blijft bij de persoon die het heeft gedeeld. Alleen die persoon kan het bewerken, tenzij er apart toegang wordt verleend.
• Die persoon kan het op elk moment weer privé maken, waarna de toegang voor het team meteen stopt.
• Als je een lid verwijdert, verliest dat lid toegang tot de bibliotheek. Werk in de persoonlijke bibliotheek blijft in het eigen account. Materiaal dat eigendom is van een teamproject, blijft bij het team.

Dit werkt voor elk contenttype: mappen, pagina's, PDF's, opnamen, podcasts, videocolleges, vergadernotities, onderzoekssessies, chats en projecten.

Projecten in teameigendom

Een project houdt de bronnen, creaties, chats en geplande taken voor één opdracht bij elkaar. Een project in teameigendom beantwoordt de vraag die delen niet oplost: wat gebeurt er als de maker vertrekt?

Wanneer een team eigenaar is van een project:

• Elk actief lid kan het zonder uitnodiging openen. Niemand hoeft apart te worden toegevoegd en niemand hoeft eraan te denken dat te doen. Nieuwe leden krijgen toegang zodra ze lid worden van het team.
• Materiaal dat in het project in teameigendom is opgeslagen, blijft bij het project. Eigenaren en Beheerders beheren de content en bepalen waar die wordt ondergebracht. Leden kunnen bronnen bekijken, privé chatten en de gedeelde briefing en instructies bewerken, maar krijgen niet automatisch rechten om content te beheren wanneer ze lid worden.
• Het blijft bestaan als de maker vertrekt. Het project, de bronnen en alles wat ermee is gemaakt, blijven bij het team. Daar draait het om.
• Bovenaan het project staat welk team de eigenaar is, zodat je altijd weet in welk soort project je werkt.
• Het projectenoverzicht groepeert teamprojecten boven je persoonlijke projecten, onder de koppen Teamprojecten en Persoonlijke projecten.

Een project overdragen

Via de eigendomsinstellingen van het project kun je het eigendom in beide richtingen overdragen. Elke richting heeft specifieke gevolgen. Het bevestigingsvenster legt die uit voordat je bevestigt.

Overdragen aan het team

Het team wordt de eigenaar. Elk actief lid krijgt toegang tot dit project en alles wat erin staat, en het project blijft bij het team als je vertrekt.

Gebruik dit voor werk dat langer meegaat dan jouw betrokkenheid: onboarding, doorlopend onderzoek of een klantdossier dat iemand anders overneemt.

Overdragen aan een lid

Het lid dat je kiest, wordt de persoonlijke eigenaar. Hierbij gaat bestaande toegang verloren, dus lees dit goed:

• Het team en alle bestaande genodigden verliezen toegang.
• Openbare links worden privé.
• De nieuwe eigenaar kan het delen helemaal opnieuw instellen.

Gebruik dit wanneer het werk echt buiten het team komt te liggen, bijvoorbeeld bij een verzelfstandiging of een persoonlijk nevenproject dat op de verkeerde plek terechtkwam.

Tijdens de overdracht wordt het project kort vergrendeld. Even later gaat het weer open onder de nieuwe eigenaar. Er kan maar één overdracht tegelijk plaatsvinden.

Privéchats blijven privé

Teameigendom verandert hier niets aan. Dit is de belangrijkste zin op deze pagina:

Projectchats en projectgeheugen worden nooit gedeeld. Elk lid dat in een project in teameigendom werkt, heeft daarin eigen privéchats en een eigen privégeheugen. De bronnen, instructies en content zijn gedeeld, de gesprekken niet. Geen enkel ander lid, geen projecteigenaar en geen teambeheerder kan ze lezen.

Hetzelfde geldt voor een project dat je met afzonderlijke personen deelt in plaats van met het team.

Toetredingsverzoeken goedkeuren

Iemand die een privé-item van het team opent via een doorgestuurde link of een oude bladwijzer, kan toegang aanvragen in plaats van vast te lopen. Deze verzoeken verschijnen op de pagina Personen, onder Toetredingsverzoeken. Daar zie je wie toegang vraagt en waarvoor.

• Goedkeuren verstuurt een teamuitnodiging, dezelfde uitnodiging als wanneer je iemand via het uitnodigingsveld toevoegt. Daarmee krijgt die persoon een licentie, toegang tot de bibliotheek en toegang tot het teamabonnement.
• Afwijzen wijst het verzoek af.

Als er geen licenties meer beschikbaar zijn, verschijnt er bij het goedkeuren uitleg in plaats van een foutmelding: Geen licenties beschikbaar, met Licenties beheren als link naar Facturering om er een toe te voegen. Als een andere beheerder het verzoek al heeft afgehandeld, laat Scholarly dat weten in plaats van het nogmaals uit te voeren.

De bibliotheek zo inrichten dat mensen die gebruiken

Een bibliotheek die niemand opent, is een veelvoorkomend probleem. Vier gewoonten helpen dit te voorkomen.

Deel de bronnen die mensen echt nodig hebben, geen samenvattingen. Twaalf mensen kunnen van een gedeelde PDF twaalf verschillende dingen maken. Een gedeelde samenvatting kun je alleen lezen. De bron is het herbruikbare materiaal.

Organiseer op terugkerende taken, niet op personen. Eén map per terugkerende taak, zoals Onboarding, Product, Beleid of Klantgesprekken, werkt beter dan één map per teamgenoot. Mensen komen naar de bibliotheek met een taak in gedachten, niet met een collega.

Vervang verouderde documenten in plaats van een tweede exemplaar toe te voegen. Antwoorden op basis van bronnen zijn maar zo goed als het materiaal in de bibliotheek. Twee versies van hetzelfde beleid leveren antwoorden op die ergens tussen beide in zitten. Vervang de oude versie.

Voeg materiaal toe voordat je iemand uitnodigt. Uitnodigingsmails vermelden de laatst gedeelde items. Zo vertelt de uitnodiging meteen waarvoor iemand wordt uitgenodigd: 'het handboek van 2026 en de onboardinghandleiding voor Q3', in plaats van alleen een verzoek om zich te registreren. Een nieuw lid dat in een lege werkruimte terechtkomt, heeft niets te doen en doet meestal ook niets.

Gerelateerd

• Delen met je team, het deelvenster, eigendom en de betekenis van elk zichtbaarheidsniveau.
• Je team beheren, licenties, rollen, uitnodigingen en de toetredingslink.
• Projecten, tabbladen, instructies, geheugen en geplande taken binnen een project.
• Gegevens, privacy en modelinstellingen in Teams, wat een beheerder kan zien en de instellingen voor het modelbeleid.
• Scholarly invoeren in je team, een praktisch plan voor de eerste maand om de bibliotheek te vullen.
• Een gedeelde trainingsbibliotheek voor je team opzetten: de stappen voor de inrichting, de rechtentabel en Activiteit voor een trainingsbibliotheek.