Privacy, cookies en je gegevens

Dit is het praktische antwoord op de vraag 'Wie kan dit zien?', geschreven voor wie Scholarly gebruikt, niet voor juristen. Je leest wat privé is, wat er verandert als je iets deelt, wat je cookiekeuzes precies doen en hoe je dingen verwijdert.

De juridisch bindende details staan in het Privacybeleid. Deze pagina legt hetzelfde product uit in gewone taal. Bij verschillen geldt het Privacybeleid.

Standaard privé

Content die je in je persoonlijke bibliotheek maakt, is in eerste instantie alleen toegankelijk voor jouw account. Een gedeeld project of een project van een team heeft een eigen groep gebruikers met toegang. Materiaal dat je daar opslaat, kan dus beschikbaar zijn voor mensen die eraan samenwerken:

• Bronnen die je uploadt: PDF's, Word- en PowerPoint-bestanden, afbeeldingen, audio, links en alles wat je uit een gekoppeld account importeert.
• Chats: elk gesprek, inclusief de bronnen die eraan zijn gekoppeld.
• Creaties: studiehandleidingen, SOP's, rapporten, dia's, videocolleges, podcasts, flashcardsets, spreadsheets, vergadernotities en alles wat je verder genereert.
• Projecten: het project, de bronnen, instructies, het geheugen en de chats.

Je persoonlijke bibliotheek is geen openbaar overzicht waarin anderen je werk kunnen ontdekken. Deel een item, nodig anderen uit om samen te werken of sla materiaal op in een gedeeld project om het beschikbaar te maken voor anderen. Controleer zowel wie toegang heeft tot het project als de instellingen voor Delen van het item zelf.

Je materiaal en het trainen van AI-modellen

Dit is de vraag waarop mensen het vaakst een duidelijk antwoord willen, dus: je privécontent wordt standaard niet gebruikt om AI-modellen voor algemeen gebruik te trainen. Voor elk optioneel trainingsprogramma zou je apart en goed geïnformeerd toestemming moeten geven. Voor gegevens uit een gekoppelde dienst, bijvoorbeeld bestanden uit Google Drive, blijven altijd de eigen strengere beperkingen gelden. Dit staat uitdrukkelijk in de Gebruiksvoorwaarden van Scholarly.

Een onderscheid dat vaak verloren gaat, is belangrijk: een AI-model gebruiken om je verzoek te beantwoorden is niet hetzelfde als een model trainen op je verzoek. Als je een studiehandleiding van je PDF laat maken, wordt de inhoud van die PDF naar een model gestuurd zodat het de handleiding kan schrijven. Zo werkt die functie. Dat is niet hetzelfde als je PDF opnemen in de trainingsgegevens van een model.

Zoek je dit antwoord voor een beveiligings- of inkoopbeoordeling in plaats van voor jezelf? Gegevens, privacy en modelinstellingen in Teams is voor die doelgroep geschreven. Het Privacybeleid geeft het contractuele antwoord.

Delen is een bewuste keuze

Open Delen bij een item en kies wie toegang krijgt:

Zichtbaarheid	Wie kan het openen
Alleen mensen die je uitnodigt	Jij en uitgenodigde personen die zijn ingelogd met het e-mailadres waarop ze zijn uitgenodigd
Iedereen in je team	Elk actief lid van je Scholarly-team, wanneer deze optie beschikbaar is
Iedereen met de link	Iedereen met de URL; niet opgenomen in Ontdekken of zoekresultaten
Openbaar	Iedereen, waarbij geschikt werk wordt opgenomen in Ontdekken en zoekresultaten

Je kiest dit per item. Als je één document deelt, deel je daarmee niet de bovenliggende map of het project. Als je een map of project deelt, kun je daarmee toegang geven tot het materiaal erin. Zie Delen en samenwerken voor uitnodigingen, toegangsverzoeken en weergavestatistieken.

Cookiekeuzes

Op de openbare pagina's van Scholarly, zoals de homepage, functie- en prijspagina's en de blog, verschijnt bij je eerste bezoek een korte cookiebanner. Die heeft twee knoppen:

• Accepteren: optionele advertentiecookies en advertentiemetingen worden ingeschakeld.
• Weigeren: ze blijven uitgeschakeld.

Productanalyse blijft in beide gevallen actief. Daarmee meten we welke onderdelen van het product werken en welke niet, hoeveel mensen een upload hebben voltooid en waar mensen een aanmaakvenster hebben verlaten. Deze gegevens worden nooit voor advertenties gebruikt. Het weigeren van advertentiecookies schakelt productanalyse niet uit.

Je keuze wijzigen

Open Cookievoorkeuren in de voettekst van een openbare pagina, of dezelfde optie in Instellingen, en wijzig je keuze. De wijziging gaat meteen in.

Je keuze wordt opgeslagen in de browser waarin je die hebt gemaakt. Een andere browser, een ander apparaat of een privévenster begint opnieuw en toont de banner weer. Wil je advertentiecookies overal uitschakelen, stel dit dan overal in.

Global Privacy Control

Als je browser een Global Privacy Control-signaal verstuurt, blijven optionele advertenties uitgeschakeld, ongeacht wat er is opgeslagen. Dit geldt ook als je eerder in die browser op Accepteren hebt geklikt. Het paneel met cookievoorkeuren geeft dit duidelijk aan wanneer het signaal wordt gedetecteerd, zodat je altijd weet welke instelling geldt.

Projectchats en projectgeheugen worden nooit gedeeld

Dit is de uitzondering die mensen het vaakst aangenaam verrast.

Als je een project deelt, deel je de inhoud, niet de gesprekken. Uitgenodigde personen en teamgenoten kunnen elk bestand, elke pagina, map, opname en creatie in een project openen. Ze kunnen je chats met de projectassistent niet zien en hebben geen toegang tot het projectgeheugen.

Hetzelfde geldt voor een project dat eigendom is van een team: elk lid werkt met hetzelfde gedeelde materiaal en elk lid houdt daarin eigen privéchats en een eigen privégeheugen. Niemand, ook de projecteigenaar of een teambeheerder niet, kan de gesprekken van iemand anders lezen.

Zie Projecten.

Wat een teambeheerder wel en niet kan zien

Als je lid bent van een Scholarly-team, krijgt je beheerder rapportages over het gebruik, geen inkijk in je werk.

Dit kan je beheerder zien, onder Team → Overzicht → Activiteit:

• Hoeveel leden actief waren.
• Hoeveel creaties zijn voltooid, uitgesplitst naar type.
• Aantallen AI-generaties, chatberichten en studiesessies.
• Dezelfde cijfers uitgesplitst per lid.
• Voor videocolleges en podcasts die met het team zijn gedeeld: titels, wie ze heeft geopend, afspeelvoortgang, voltooiing en scores op vragen, met CSV-export. De maker van een videocollege kan het rapport van het eigen gedeelde videocollege bekijken, zonder de e-mailkolom of CSV-download.

Dit kan je beheerder niet zien:

• De titels van je privéwerk dat je niet met het team hebt gedeeld.
• Je prompts, instructies of chatberichten.
• Bronnen die je niet met het team hebt gedeeld.
• De inhoud van je privéwerk, via welke route in het product dan ook.

De Teambibliotheek bevat werk dat met het team is gedeeld, inclusief materiaal dat toegankelijk is via projecten van het team. Een beheerder kan ook bepalen welke AI-modellen het team mag gebruiken en kan Zero Data Retention verplicht stellen. Dit zijn beleidsinstellingen voor de modellenlijst. Ze geven geen toegang tot de content van een lid. Zie Gegevens, privacy en modelinstellingen in Teams.

Als je een team verlaat of eruit wordt verwijderd, verlies je toegang tot de gedeelde bibliotheek. Persoonlijk werk blijft in je account. Materiaal dat eigendom is van een teamproject blijft bij het team.

Gekoppelde accounts

Door Google Drive te koppelen, geef je Scholarly geen toegang tot je hele Drive.

• Toegang geldt per bestand. Je selecteert bestanden via de bestandskiezer van Google zelf. Scholarly kan alleen de geselecteerde bestanden gebruiken, plus bestanden die het daar aanmaakt wanneer je iets exporteert.
• Scholarly kan de rest van je Drive niet doorzoeken: geen mappen die je niet hebt geselecteerd, geen bestanden die een collega met je heeft gedeeld, niets buiten je selectie.
• Geselecteerde bestanden worden alleen gelezen: Scholarly leest ze om vragen te beantwoorden en creaties te maken. Het bewerkt, hernoemt, deelt of verwijdert niets in je Drive.
• Je kunt de koppeling op elk moment verbreken via Koppelingen, of de toegang intrekken via je Google-account.

Als je de koppeling verbreekt, stopt toekomstige toegang. Bestanden die je al hebt geïmporteerd, chats en alles wat je hebt gegenereerd, worden daardoor niet verwijderd. Verwijder die apart. Zie Koppelingen.

Een link delen en de toegang intrekken

Met Iedereen met de link krijg je een adres dat niet in openbare overzichten staat en dat kijkers kunnen doorsturen. Met Openbaar kan geschikte content ook worden gevonden via Ontdekken en zoekresultaten. Beide opties geven een bredere groep toegang dan een uitnodiging per e-mail.

Om die toegang te beëindigen, open je Delen en kies je Alleen mensen die je uitnodigt. De toegang stopt meteen: de volgende keer dat iemand de oude link opent, verschijnt het scherm om toegang aan te vragen in plaats van je content. Dat geldt ook als die persoon de link eerder al had geopend.

Je kunt ook één uitnodiging per e-mail intrekken vanuit het deelvenster zonder iets anders te wijzigen, en afzonderlijke toegangsverzoeken goedkeuren of weigeren wanneer ze binnenkomen.

Content verwijderen

Het verwijderen van een item in Scholarly kun je ongedaan maken. Het verdwijnt van je Home-pagina en uit je bibliotheek, zoekresultaten en mappen. Je vindt het onder Bibliotheek → Filter → Onlangs verwijderd, waar je het met Herstellen precies terugzet zoals het was. Er wordt niets automatisch geleegd, dus je hoeft geen deadline in de gaten te houden.

Omdat verwijderen omkeerbaar is, moet je delen eerst uitschakelen als je wilt voorkomen dat iemand iets kan openen via een link die je al hebt verstuurd. Zie Content verwijderen en herstellen.

Je account verwijderen

Wil je alles verwijderen in plaats van één item? Ga dan naar Instellingen → Mijn account → Account verwijderen. Scholarly vraagt om een bevestiging en een optionele reden. Daarna gebeurt het volgende:

1. Je krijgt meteen een bevestiging en wordt uitgelogd, zowel in die browser als in elke andere sessie van je account.
2. Het verwijderen wordt op de achtergrond afgerond. De facturering afhandelen en je content in het hele product wissen duurt langer dan één klik. Scholarly laat je daarom niet op dat scherm wachten.
3. Opnieuw inloggen kan pas als het verwijderen klaar is. Tot die tijd wordt een inlogpoging, of het aanmaken van een nieuw account met hetzelfde e-mailadres, tegengehouden. Je krijgt de melding dat het verwijderen nog bezig is. Probeer het even later opnieuw. Het nieuwe account werkt dan normaal.

Accountverwijdering kan niet ongedaan worden gemaakt. Wil je alleen stoppen met betalen? Zeg dan je abonnement op. Zie Facturering en abonnementen.

Vragen die deze pagina niet beantwoordt

Voor contractuele vragen, bewaartermijnen, rechtsgronden, subverwerkers, regionale hosting of een beoordeling door je beveiligings- of inkoopteam lees je het Privacybeleid en neem je vervolgens contact met ons op. We beantwoorden liever je specifieke vraag rechtstreeks dan dat je het antwoord uit een helpartikel moet afleiden.

Gerelateerd

• Delen en samenwerken, het deelvenster, uitnodigingen, toegangsverzoeken en weergavestatistieken.
• Gegevens, privacy en modelinstellingen in Teams, de versie van deze pagina voor teams, beheerders en beveiligingsbeoordelaars.
• Koppelingen, Google Drive koppelen en de koppeling verbreken.
• Content verwijderen en herstellen, verwijderde items vinden en herstellen.
• Instellingen, waar je cookievoorkeuren, koppelingen en accountinstellingen vindt.