Ekip kitaplığınız ve ekip projeleriniz

Bir ekibin faydalı olabilmesi için materyallerin tek bir yerde toplanması ve çalışmanın, onu başlatan kişi ayrıldıktan sonra da devam etmesi gerekir. Bunları iki farklı özellik sağlar: ekip kitaplığı ve ekibe ait projeler. Bu sayfada ikisini de ele alıyoruz.

Ekibinizi açma

Kenar çubuğunda Ekip seçeneğine tıklayın. Çalışma alanının varlık nedeni paylaşılan materyaller olduğu için Kitaplık açılır. Üst kısımda beş bölüm bulunur:

Bölüm	Ne işe yarar?
Kitaplık	Ekiple paylaşılan her şey, kaynaklar ve tamamlanan çalışmalar bir arada
Yapay zekâ profilleri	Her üyenin uygulayabileceği paylaşılan özelleştirme profilleri
Kişiler	Davetler, roller, katılma bağlantısı ve katılma istekleri
Genel bakış	Kullanıcı lisansları, kurulum ilerlemesi, kendi kullanıcı lisansınız ve Etkinlik raporu
Faturalandırma	Plan, kullanıcı lisansları, ödeme bilgileri ve yapay zekâ modeli politikası, yalnızca yöneticiler

Üyeler Kitaplığa göz atabilir ve diğer bölümleri açabilir, ancak yapabilecekleri işlemler rollerine bağlıdır. Faturalandırma ve Etkinlik raporları için Sahip veya Yönetici rolü gerekir. Davetleri ve paylaşılan yapay zekâ profillerini yalnızca bu roller yönetebilir.

Ekip kitaplığı

Ekip → Kitaplık, herkesin ekiple paylaştığı her şeyi listeler. Kaynaklar ve tamamlanan çalışmalar, en yenisi başta olacak şekilde bir aradadır. Birinin yüklediği PDF, ondan oluşturulan video dersin yanında yer alır, çünkü genellikle ikisine de ihtiyaç duyarsınız.

Kendi paylaşımlarınız da burada Sizin paylaştıklarınız etiketiyle görünür. Ayrıca takip etmeniz gereken ayrı bir "paylaşımlarım" görünümü yoktur.

Türe göre filtreler. Tümü, Kaynaklar, Belgeler, Podcast'ler, Toplantı notları, Araştırma, Sohbetler, Klasörler ve projeler filtreleri listeyi daraltır. Her biri güncel öğe sayısını gösterir. Böylece hiçbir yere tıklamadan kitaplıkta dokuz kaynak ve iki araştırma raporu olduğunu bir bakışta görebilirsiniz.

Arama. Arama kutusu başlıkları ve paylaşan kişiyi kapsar. "İşe uyum" araması el kitabını bulur. Bir ekip arkadaşınızın adı ise onun eklediği her şeyi getirir.

Her satırda kimin, ne zaman paylaştığı belirtilir. Her öğede Paylaşan: [name] bilgisi ve ne zaman eklendiği gösterilir. Böylece içeriğin nereden geldiği belirsiz kalmaz. Baktığınız belgenin uyum sorumlusunun paylaştığı politika mı, yoksa birinin denemek için hazırladığı taslak mı olduğunu bilirsiniz.

Görüntülenme sayıları. İnsanların açtığı öğelerde görüntülenme sayısı gösterilir. Bu, kitaplığın kullanıldığını mı yoksa yalnızca doldurulduğunu mu anlamanın en kolay yoludur.

Henüz hiçbir şey yoksa boş görünümde İlk kaynağınızı veya üretiminizi paylaşın seçeneği sunulur. Böylece paylaşımın nereden yapıldığını aramak zorunda kalmazsınız.

Paylaşılan çalışmalar kendi kitaplığınızda da görünür

Ekip materyallerine ulaşmak için Ekip sayfasını ziyaret etmeniz gerekmez. Ekiple paylaşılan her şey, Tüm içerik görünümünde kendi çalışmalarınızın yanında yer alır. Üzerinde, paylaşan kişinin adını belirten bir Ekip rozeti bulunur.

Bu bilinçli bir tercihtir. Ayrı bir yerde duran paylaşılan kitaplık bir kez ziyaret edilir. Zaten baktığınız yerde görünen kitaplık ise kullanılır.

Kitaplığa bir şey ekleme

Aynı işlemi yapmanın iki yolu vardır:

1. Ekip sayfasından: Ekip → Kitaplık → Kitaplığa ekle yolunu izleyin ve paylaşmak istediğiniz içeriği seçin.
2. Öğenin kendisinden: Paylaş seçeneğini açın ve Ekipteki herkes: [team name] seçeneğini belirleyin.

İkisi de aynı işlemdir. Her iki durumda da:

• Her aktif üye içeriği açabilir.
• Sahiplik, paylaşan kişide kalır. Ayrıca erişim verilmedikçe düzenleme yetkisi yalnızca o kişiye aittir.
• Paylaşan kişi içeriği istediği zaman yeniden gizli yapabilir ve ekibin erişimi hemen sona erer.
• Bir üye çıkarıldığında kitaplığa erişimi sona erer. Kişisel kitaplığındaki çalışmalar hesabında kalır. Bir ekip projesine ait materyaller ise ekipte kalır.

Bu özellik tüm içerik türlerinde çalışır: klasörler, sayfalar, PDF'ler, kayıtlar, podcast'ler, video dersler, toplantı notları, araştırma oturumları, sohbetler ve projeler.

Ekibe ait projeler

Bir proje, belirli bir çalışmanın kaynaklarını, üretimlerini, sohbetlerini ve planlanmış görevlerini bir arada tutar. Ekibe ait bir proje, paylaşımın yanıtlayamadığı soruya yanıt verir: Bu çalışmayı oluşturan kişi ayrılırsa ne olur?

Bir proje ekibe ait olduğunda:

• Her aktif üye davet olmadan projeyi açabilir. Kimsenin ayrıca eklenmesi gerekmez, kimsenin de onları eklemeyi hatırlaması gerekmez. Yeni üyeler ekibe katıldıklarında erişim kazanır.
• Ekibe ait projeye eklenen materyaller projede kalır. Sahipler ve Yöneticiler projenin içeriğini ve nerede tutulacağını yönetir. Üyeler kaynakları görüntüleyebilir, özel sohbetler yapabilir ve paylaşılan proje özetini ve talimatları düzenleyebilir. Ancak yalnızca ekibe katılarak içerik yönetimi izni kazanmazlar.
• Projeyi oluşturan kişi ayrılsa da proje varlığını sürdürür. Proje, kaynakları ve bunlardan oluşturulan her şey ekipte kalır. Bu özelliğin temel amacı budur.
• Proje başlığında, sahibi olan ekibin adı görünür. Böylece her zaman hangi tür projede olduğunuzu bilirsiniz.
• Projeler galerisi, ekip projelerini kişisel projelerinizin üstünde gruplar. Bunlar Ekip projeleri ve Kişisel projeler başlıkları altında gösterilir.

Proje sahipliğini aktarma

Projenin sahiplik kontrollerinden sahiplik her iki yönde de aktarılabilir. Her yönün belirli sonuçları vardır ve onay iletişim kutusu, işlemi tamamlamadan önce bunları açıklar.

Ekibe aktarma

Projenin sahibi ekip olur. Her aktif üye bu projeye ve içindeki her şeye erişim kazanır. Siz ayrılırsanız proje ekipte kalır.

Bunu, sizin katılımınızdan daha uzun süre devam edecek işler için kullanın: işe uyum süreci, sürekli yürütülen araştırmalar veya başka birinin devralacağı müşteri hesabı gibi.

Bir üyeye aktarma

Seçtiğiniz üye projenin kişisel sahibi olur. Bu işlem mevcut erişimleri kaldırır, bu yüzden sonuçlarını dikkatle okuyun:

• Ekip ve mevcut davetlilerin tümü erişimini kaybeder.
• Herkese açık bağlantılar gizli hâle gelir.
• Yeni sahip, paylaşımı baştan ayarlayabilir.

Bunu, çalışma gerçekten ekibin kapsamından çıkıyorsa kullanın. Örneğin ekipten ayrılarak bağımsızlaşan bir girişim veya yanlış yerde oluşturulmuş kişisel bir yan proje için.

Aktarım sırasında proje kısa süreliğine kilitlenir ve hemen ardından yeni sahibiyle yeniden açılır. Aynı anda yalnızca bir aktarım yapılabilir.

Özel sohbetler gizli kalır

Projenin ekibe ait olması bunu değiştirmez. Bu, sayfadaki en önemli cümledir:

Proje sohbetleri ve proje bellekleri asla paylaşılmaz. Ekibe ait bir projede çalışan her üyenin, proje içinde kendi özel sohbetleri ve kendi özel bellekleri bulunur. Paylaşılan kaynaklar, talimatlar ve içerikler ortaktır. Konuşmalar ise özeldir. Başka hiçbir üye, proje sahibi veya ekip yöneticisi bunları okuyamaz.

Aynısı, ekiple değil belirli kişilerle paylaştığınız bir proje için de geçerlidir.

Katılmak isteyen kişileri onaylama

Bir iş arkadaşının ilettiği bağlantı veya eski bir yer imi üzerinden ekibe özel bir öğeye ulaşan kişi, çıkmaza girmek yerine erişim isteyebilir. Bu istekler, Kişiler sayfasındaki Katılma istekleri bölümünde toplanır. Burada kimin neye erişim istediği gösterilir.

• Onayla, kişiye davet kutusuna adresi yazılarak gönderilen davetle aynı, gerçek bir ekip daveti gönderir. Bu işlem bir kullanıcı lisansı kullanır ve kişiye kitaplığa ve ekibin planına erişim sağlar.
• Reddet, isteği kapatır.

Boş kullanıcı lisansı yoksa onaylama işlemi başarısız olmak yerine durum aynı yerde açıklanır: Kullanılabilir kullanıcı lisansı yok. Kullanıcı lisanslarını yönet seçeneği, lisans eklemek için sizi Faturalandırma bölümüne götürür. Başka bir yönetici isteği zaten işleme aldıysa Scholarly aynı işlemi tekrar yapmak yerine bunu size bildirir.

İnsanların kullanacağı bir kitaplık oluşturma

En sık karşılaşılan sorun, kitaplığın kimse tarafından açılmamasıdır. Dört alışkanlık bunu önler.

Özetleri değil, insanların gerçekten başvurduğu kaynakları paylaşın. Paylaşılan bir PDF, on iki farklı kişi tarafından on iki farklı içeriğe dönüştürülebilir. Paylaşılan bir özet ise yalnızca okunabilir. Yeniden kullanılabilen asıl materyal kaynaktır.

Kişiye göre değil, tekrarlanan işe göre düzenleyin. Her ekip arkadaşı için bir klasör oluşturmak yerine, düzenli yapılan her iş için bir klasör oluşturmak daha faydalıdır: İşe uyum, Ürün, Politikalar, Müşteri görüşmeleri. İnsanlar kitaplığa bir iş yapmak için gelir, belirli bir iş arkadaşını düşünerek değil.

İkinci bir kopya eklemek yerine eski belgeleri yenileriyle değiştirin. Kaynaklara dayalı yanıtların kalitesi, kitaplıktaki içeriklerin kalitesine bağlıdır. Aynı politikanın iki sürümü, ikisinin arasında kalan yanıtlar üretir. Eski sürümü yenisiyle değiştirin.

Birini davet etmeden önce kitaplığa içerik ekleyin. Davet e-postalarında en son paylaşılan öğelerin adları yer alır. Böylece davet, yalnızca bir kaydolma isteği olmak yerine kişinin neye katıldığını anlatır: örneğin "2026 el kitabı ve 3. çeyrek işe uyum rehberi". Boş bir çalışma alanına gelen yeni üyenin yapacak bir şeyi yoktur ve genellikle hiçbir şey yapmaz.

İlgili makaleler

• Ekibinizle paylaşma, Paylaş penceresi, sahiplik ve her görünürlük düzeyinin anlamı.
• Ekibinizi yönetme, kullanıcı lisansları, roller, davetler ve katılma bağlantısı.
• Projeler, bir proje içindeki sekmeler, talimatlar, bellek ve planlanmış görevler.
• Ekiplerde veri, gizlilik ve model kontrolleri, bir yöneticinin neleri görebileceği ve model politikası kontrolleri.
• Ekibinizde Scholarly kullanımını başlatma, kitaplığı doldurmak için ilk aya yönelik pratik bir plan.
• Ekibiniz için paylaşılan bir eğitim kitaplığı oluşturma: eğitim kitaplığı için kurulum adımları, izinler tablosu ve Etkinlik bölümü.