İş belgelerini eğitim materyaline dönüştürme

Materyal zaten elinizde. 60 sayfalık bir el kitabı, politika PDF'lerinden oluşan bir klasör, geçen çeyreğin sürüm notları, işin gerçekte nasıl yürüdüğünü bilen kişiyle yapılmış bir görüşmenin kaydı. Eksik olan, başka birinin yirmi dakikada öğrenebileceği bir sürümü.

Bu sayfanın konusu tam olarak bu: elinizdeki bir belgeyi eğitimde kullanılabilecek bir içeriğe dönüştürmek. Birinin izleyebileceği bir standart çalışma prosedürü, seyredebileceği kısa bir video, göz atabileceği kısa bir bilgilendirme belgesi veya konuyu kavradığını gösteren bir test.

Bu bir iş akışı rehberidir. Her aracın ayrı bir makalesi var. Bu sayfa, hangi araçları hangi sırayla ve neden kullanacağınızı anlatır.

Araçtan değil, elde etmek istediğiniz sonuçtan başlayın

En yaygın hata, ihtiyacınız olan çıktıya uygun aracı değil, tanıdığınız aracı açmaktır. İstediğiniz sonucu seçmek için Yeni veya Diğer araçlar seçeneğini kullanın. Bu tablo, araçları ürettikleri çıktı türüne göre gruplandırır:

Grup	İçindeki araçlar	Elde edeceğiniz çıktı
Dinle ve izle	Podcast, video ders, döküm oluşturma	Okumadan takip edilebilen bir içerik, seslendirilmiş bir açıklama, işe gidiş yolunda dinlenebilecek uzunlukta bir bölüm, bir oturumun düzenli dökümü
Sun	Slaytlar, infografik, zihin haritası	Sunum yaparken kullanacağınız bir içerik veya bir bakışta anlaşılabilecek tek bir görsel
Yaz	Rapor, standart çalışma prosedürü, vaka incelemesi, toplantı notları, sayfa, yapay zekâ belgesi	Okunan, uygulanan veya başkalarıyla paylaşılan bir belge
Araştırma ve veri	Derin araştırma, hesap tablosu, zaman çizelgesi	Kaynak atıfları içeren bir yanıt, yapılandırılmış bir veri kümesi, olayların sıralaması

Dosya eklemek, metin yapıştırmak veya bağlantı seçmek için Yükle seçeneğini kullanın. Google Drive bağlantısını kurduktan sonra kaynak seçiciden dosyalarınıza erişebilirsiniz. Çalışma biçimleri arasında bilgi kartları, çalışma kılavuzları, çalışma kâğıtları ve hikâye kitapları bulunur. Boş grubu; tablo, deste, test, PDF veya klasör gibi başlangıç seçenekleri sunar.

Materyalin nasıl kullanılacağına uygun satırı seçin. İnsanlar bir şey yapacaksa, standart çalışma prosedürü gerekir. Bir şeyi anlamaları gerekiyorsa, video ders veya çalışma kılavuzu gerekir. Öğrendiklerinin akılda kalıp kalmadığını bilmek istiyorsanız, test gerekir.

İşe yarayan dört yöntem

Bu yöntemlerin her biri somut bir kaynağı, bir içerik zincirini ve bu sıranın nedenini belirtir. Her adım aynı kaynakları kullandığından yeniden yükleme yapmanız gerekmez.

1. Yeni bir çalışanın işe uyumu

Kaynak: çalışan el kitabı, iki veya üç politika PDF'i ve işi yapan birinin ekran paylaşımı kaydı.

Zincir: standart çalışma prosedürü → çalışma kılavuzu → test.

Neden bu sıra: standart çalışma prosedürü önce gelir, çünkü materyali sıralı eylemlere dönüştürmeyi gerektirir. El kitaplarının en zayıf olduğu nokta da budur. Adımlar netleştiğinde çalışma kılavuzu bunların arkasındaki gerekçeleri açıklar, test ise yeni çalışanın önemli kısımları gerçekten kavrayıp kavramadığını gösterir. Sırayı tersine çevirirseniz çalışma kılavuzunuz, henüz netleştirmediğiniz bir süreci öğretir.

Kaydı, belgelerle birlikte kaynak olarak yükleyin. Uzmanın konuşma sırasında eklediği “mart ayında bu şekilde yapmayı bıraktık” gibi notlar, genellikle elinizdeki en değerli içeriktir ve el kitabının hiçbir yerinde bulunmaz.

2. Yeni sürümleri yayımlanan bir ürün için ekip eğitimi

Kaynak: her sürümün sürüm notları ve teknik özellik belgesi.

Zincir: her sürüm için kısa bir video ders → Yapay zekâ belgesi ile hazırlanmış tek sayfalık bir bilgilendirme belgesi.

Neden bu sıra: bu tür eğitimler, yeterince derin olmadıkları için değil, düzenli sunulmadıkları için başarısız olur. Her sürüm için hazırlanan beş dakikalık seslendirilmiş bir anlatım izlenir; üç ayda bir hazırlanan 40 sayfalık sunum izlenmez. Önce videoyu hazırlayın, çünkü bu, müşteri açısından gerçekte neyin değiştiğine karar vermenizi sağlar. Ardından satış temsilcisinin görüşme sırasında açık tutabileceği tek sayfalık bir başvuru belgesi oluşturun.

Sürekli uzayan tek bir video yerine her sürüm için ayrı bir video hazırlayın. Küçük ve tarihli içeriklerin güncelliğini yönetmek kolaydır; tek parça büyük bir içerik ise bir anda bütünüyle güncelliğini yitirir.

3. Bir uzman ayrılmadan önce bilgisini kayda alma

Kaynak: bir oturum kaydı, uygulamalı anlatım, görüşme veya atölye çalışması.

Zincir: döküm → ders planı → çalışma kâğıdı → bilgi kartı destesi.

Neden bu sıra: asıl değerli kaynak dökümdür. İçinde arama yapılabilir, kendisine atıfta bulunulabilir ve sonraki tüm içerikler ona dayanır. Bu yüzden kimse baştan sona okumasa bile önce dökümü oluşturun ve saklayın. Ders planı, bir saatlik yapılandırılmamış konuşmayı hedefleri ve süreleri belirlenmiş öğretilebilir bölümlere dönüştürür. Çalışma kâğıdı, öğrenen kişiye her bölümle ilgili yapabileceği bir etkinlik sunar. Bilgi kartları ise gerektiğinde bakmak yerine hatırlanması gereken az sayıdaki bilgi ve tanımı kapsar.

Doğrudan Scholarly içinde kayıt yapın veya elinizdeki ses kaydını yükleyin. Bkz. Yapay zekâ toplantı notları.

4. Müşteri ve araştırma çalışmaları

Kaynak: raporlar, resmî bildirimler, tedarikçi belgeleri veya yayımlanmış makalelerden oluşan bir koleksiyon.

Zincir: kaynak atıfları içeren bir araştırma raporu → vaka incelemesi.

Neden bu sıra: araştırma raporu belgeleri inceleme işini üstlenir ve en önemlisi kaynak atıflarını içerir. Böylece bir müşteri “bu sayı nereden geldi?” diye sorduğunda yanıtı bulmak yarım gün değil, tek tıklama sürer. Vaka incelemesi daha sonra ham belge yığını yerine rapora dayanarak yazılır. Bu da metni kısa tutar ve her iddianın kaynağının izlenebilmesini sağlar.

Vaka incelemeleri; raporlar, kısa bilgilendirme belgeleri, zaman çizelgeleri ve hesap tablolarıyla birlikte Yapay zekâ belgesi aracının ürettiği belge türlerinden biridir.

Önce kaynağı ekleyin

Buradaki hiçbir araç, verdiğiniz materyalin kalitesini aşamaz. Oluşturma penceresini açmadan önce asıl kaynağı ekleyin.

• Yükleyebileceğiniz içerikler: PDF, Word (.docx), PowerPoint (.pptx, .ppt), metin ve Markdown dosyaları, görseller ve basılı sayfaların veya beyaz tahtaların fotoğrafları, ses dosyaları, hesap tabloları ve veri dosyaları ile kod. Tam tablo için Desteklenen dosya biçimleri makalesine bakın.
• Bağlantılar ve videolar: bir web sayfası veya PDF URL'si ya da YouTube bağlantısı yapıştırın. Kayıtlı bir web semineri, konferans konuşması veya ürün demosu da diğerleri gibi bir kaynağa dönüşür. Bkz. YouTube kaynakları.
• Kayıtlar: tarayıcıda bir toplantı veya uygulamalı anlatım kaydedin ya da mevcut bir ses kaydını yükleyin. Bir döküm, özet ve yapılacak işler listesi elde edersiniz. Kayıt, başka içerikler için de kaynak olabilir. Bkz. Yapay zekâ toplantı notları.
• Google Drive: Google'ın dosya seçicisiyle belirli dosyaları seçin. Bkz. Bağlantılar.

Tek bir üretimde kaç kaynak birleştirilebilir?

Çoğu üretim aracı, planınızın kaynak sınırını kullanır. Metni seslendir ve Döküm oluştur gibi bazı araçlarda, kaynak seçicide gösterilen, biçime özel daha düşük bir sınır vardır:

Plan	Üretim başına kaynak
Free	1
Premium Lite, sunulduğu yerlerde	en fazla 3
Premium	en fazla 10
Laureate	en fazla 20

“El kitabı, üç politika belgesi ve kayıt” birleşiminin tek bir içerik mi yoksa dört ayrı içerik mi olacağını belirleyen sayı budur. Bkz. Planlar ve sınırlar.

Uzun PDF'lerde sayfa aralıklarını kullanın

PDF kullanırken oluşturma penceresinde bir sayfa aralığı seçin. 200 sayfalık bir el kitabı genel bir çalışma kılavuzu üretir; aynı el kitabının 4. bölümü ise odaklı bir kılavuz üretir. Kaynağı daraltmak, bu iş akışında en fazla faydayı sağlayan alışkanlıktır ve fazla yüzeysel çıkan bir içeriği yeniden üretmekten daha hızlıdır.

Kurumunuzun dilini yansıtın

Genel geçer çıktılar, çoğu kişinin böyle bir aracı kullanmayı bırakmasının nedenidir. Çözüm, Özelleştirme profilleri: kaydedilmiş tek bir profil, yeniden kullanılabilir talimatları (“sade dil, kurum içi kısaltma kullanma, Britanya İngilizcesi yazımını kullan, sorumlu ekibi her zaman belirt”), tercih edilen yapay zekâ modelini ve görsel kimliği başlattığınız her üretime taşır.

Etkisi giderek artan üç düzey vardır:

• Kişisel profil: size aittir ve her oluşturma penceresinde kullanılabilir.
• Proje varsayılanı: bir profili projenin varsayılanı olarak ayarlayın. Orada başlatılan her sohbet ve üretim, kimsenin ayrıca seçmesine gerek kalmadan bu profili kullanır. Bkz. Projeler.
• Ekip profili: bir ekip yöneticisi, Ekip → Yapay zekâ profilleri bölümünden ortak profiller yayımlar ve her üye bunları uygulayabilir. Kurumun üslubunu bir kişi belirler; herkesin sunumları, belgeleri ve videoları tutarlı olur.

Bir işe ait her şeyi tek projede tutun

Proje, belirli bir işe ait kaynakları, bu kaynaklardan oluşturulan her şeyi, bunlarla ilgili sohbetleri ve kalıcı talimatları bir arada tutar. “İşe uyum”, “3. çeyrek ekip eğitimi”, “Acme müşteri araştırması” gibi.

Bunu küçük işler için de yapın. Faydası daha sonra ortaya çıkar: altı ay sonra materyali güncellemeniz gerektiğinde kullandığınız her şey, üretimde kullanılan talimatlarla birlikte zaten tek bir yerde olur. Hangi dört PDF'in hangi videoda kullanıldığını yeniden bulmanız gerekmez.

Başkalarına ulaştırın

İçeriği ulaştırmanın iki yolu vardır ve her biri farklı ihtiyaçlara uygundur.

• Bağlantı paylaşın. En hızlı yöntemdir, her zaman güncel kalır, bağlantı ayarlarına bağlı olarak Bağlantıya sahip herkes veya Herkese açık seçeneğiyle hesap gerektirmeden çalışır ve kaç kişinin açtığını gösterir. Bağlantıyla paylaşım her planda kullanılabilir; PDF indirmek için ücretli plan gerekir. Bkz. Paylaşım ve iş birliği.
• Dosyayı dışa aktarın. İçeriğin öğrenme yönetim sisteminizde (LMS), intranetinizde veya birinin gelen kutusunda bulunması gerekiyorsa Word, PowerPoint biçiminde ya da doğrudan Google Docs / Google Slides hizmetlerine dışa aktarın. Düzenlenebilir biçimlerde dışa aktarmak için ücretli plan gerekir. Dışa aktarılan dosya ayrı bir kopyadır; bu dosyayı düzenlemek özgün içeriği değiştirmez ve özgün içeriğin paylaşım ayarlarını etkilemez. Her içerik türü dışa aktarılamaz. Tam tablo için Çalışmalarınızı dışa aktarma makalesine bakın.

Güncel tutun

Bir kaynaktan içerik üretmenin avantajı, aynı kaynaktan yeniden üretim yapabilmenizdir.

Elle düzenlemek yerine yeniden üretin. Politika değiştiğinde kaynak belgeyi değiştirin ve içeriği yeniden üretin. Standart çalışma prosedürünü elle düzenliyorsanız, temel aldığı belge değiştiği anda bu düzenlemeler boşa gider ve aynı bilginin iki ayrı sürümünü güncel tutmak zorunda kalırsınız. Esas alınan bilgi kaynakta bulunsun.

Güncellemeyi planlayın. Oluşturma penceresinin son adımındaki Planla seçeneği, üretimi hemen başlatmak yerine belirli bir gün ve saat için sıraya alır. Gözden geçirme tarihinizi, çeyrek sonunu veya başka bir inceleme tarihini seçin. Seçili kaynakların, planlanan görevin kullanmasını istediğiniz sürümler olduğunu doğrulayın; planlama özelliği yeni politikaları takip etmez. Planlanan görevler tek seferliktir, bu nedenle son görevin sonucunu aldığınızda bir sonrakini planlayın. Bkz. Planlanan görevler.

Biriktirmek yerine değiştirin. Bir belgenin yeni sürümü çıktığında projeye ikinci bir kopya eklemek yerine eskisini yenisiyle değiştirin. Kaynağa dayalı çıktının kalitesi, kullanılan materyalin kalitesine bağlıdır. Aynı politikanın iki sürümü, ikisini harmanlayan yanıtlar üretilmesine yol açar.

Bu iş akışını bir ekipte kullanma

Yukarıdaki her şey bir ekip için de aynı şekilde çalışır. Tek bir farkla: kaynaklar ortak bir kitaplıkta tutulur, böylece kimsenin el kitabını yeniden yüklemesi gerekmez. Ayrıca projenin sahibi ekip olabilir; böylece projeyi kuran kişi ayrılsa bile çalışma devam eder. Bkz. Ekip kitaplığınız ve ekip projeleri ve Scholarly Teams.

İlgili makaleler

• Yapay zekâ standart çalışma prosedürleri, çoğu işe uyum içerik zincirinin merkezindeki prosedür belgesi.
• Yapay zekâ video dersleri, kendi materyalinizden oluşturulan seslendirilmiş anlatımlar.
• Bir standart çalışma prosedürünü veya uyum el kitabını seslendirilmiş eğitim videosuna dönüştürme: tek bir prosedür veya politika için adım adım rehber.
• Özelleştirme profilleri, bir kez kaydedilip her yerde yeniden kullanılan talimatlar, model ve görsel kimlik.
• Çalışmalarınızı dışa aktarma, hangi türlerin Word, PowerPoint ve Google hizmetlerine aktarılabildiği.
• Ekip kitaplığınız ve ekip projeleri, bu iş akışını başkalarıyla birlikte yürütme.