Tiimin Kirjasto ja projektit

Tiimistä on hyötyä vain, jos aineisto on yhdessä paikassa ja työ säilyy myös sen aloittaneen henkilön lähdettyä. Näitä varten on kaksi eri ominaisuutta, tiimin Kirjasto ja tiimin omistamat projektit. Tämä sivu käsittelee molempia.

Tiimin avaaminen

Valitse sivupalkista Tiimi. Näkymä avautuu Kirjastoon, sillä yhteinen aineisto on koko työtilan tarkoitus. Yläreunassa on viisi osiota:

Osio	Käyttötarkoitus
Kirjasto	Kaikki tiimille jaettu, sekä lähteet että valmiit työt
AI-profiilit	Yhteiset mukautusprofiilit, joita kaikki jäsenet voivat käyttää
Henkilöt	Kutsut, roolit, liittymislinkki ja liittymispyynnöt
Yleiskatsaus	Käyttäjäpaikat, käyttöönoton edistyminen, oma käyttäjäpaikkasi ja aktiivisuusraportti
Laskutus	Tilaus, käyttäjäpaikat, maksutiedot ja AI-mallikäytäntö, vain ylläpitäjille

Jäsenet voivat selata Kirjastoa ja avata muita osioita, mutta toiminnot riippuvat roolista. Laskutus ja aktiivisuusraportit edellyttävät omistajan tai ylläpitäjän roolia. Vain näissä rooleissa voi hallita kutsuja ja yhteisiä AI-profiileja.

Tiimin Kirjasto

Tiimi → Kirjasto näyttää kaiken tiimille jaetun, lähteet ja valmiit työt yhdessä, uusimmat ensin. Jonkun lataama PDF on sen pohjalta tehdyn videoluennon vieressä, sillä käytännössä tarvitset molempia.

Myös itse jakamasi sisältö näkyy täällä merkinnällä Sinun jakamasi. Erillistä omien jakojen näkymää ei tarvitse seurata.

Suodatus tyypin mukaan. Suodatinrivi rajaa luetteloa: Kaikki, Lähteet, Asiakirjat, Podcastit, Kokousmuistiinpanot, Tutkimus, Keskustelut ja Kansiot ja projektit. Jokainen suodatin näyttää ajantasaisen määrän, joten näet yhdellä silmäyksellä esimerkiksi, että Kirjastossa on yhdeksän lähdettä ja kaksi tutkimusraporttia.

Haku. Hakukenttä hakee otsikoista ja jakajan nimestä. ”Perehdytys” löytää käsikirjan, ja tiimikaverin nimi löytää kaiken hänen jakamansa.

Jokainen rivi kertoo jakajan ja ajankohdan. Jokaisen kohteen yhteydessä näkyy Jakaja: [name] ja jakoajankohta. Alkuperä on siis aina selvillä: tiedät, katsotko vaatimustenmukaisuudesta vastaavan henkilön julkaisemaa ohjetta vai jonkun kokeilemaa luonnosta.

Katselukerrat. Avatuissa kohteissa näkyy katselukertojen määrä. Se on helpoin tapa nähdä, käytetäänkö Kirjastoa vai täytetäänkö sitä vain.

Jos Kirjastossa ei vielä ole mitään, tyhjä näkymä tarjoaa toiminnon Jaa ensimmäinen lähde tai luomus, jotta sinun ei tarvitse arvailla, mistä jakaminen löytyy.

Jaettu työ näkyy myös omassa Kirjastossasi

Tiimin aineistoon pääsee avaamatta Tiimi-sivua. Kaikki tiimille jaettu näkyy Kaikki sisältö -näkymässä omien töidesi rinnalla. Sisällössä on Tiimi-merkki, joka kertoo jakajan.

Tämä on tarkoituksellista: erillisessä paikassa olevaan yhteiseen Kirjastoon tutustutaan kerran. Kun se näkyy siellä, missä jo muutenkin työskentelet, sitä myös käytetään.

Sisällön lisääminen Kirjastoon

Samaan lopputulokseen on kaksi tapaa:

1. Tiimi-sivulta: valitse Tiimi → Kirjasto → Lisää Kirjastoon ja valitse sitten jaettava sisältö.
2. Itse kohteesta: avaa Jaa ja valitse Kaikki tiimissä [team name].

Molemmat tekevät saman asian. Kummassakin tapauksessa:

• Jokainen aktiivinen jäsen voi avata sisällön.
• Omistajuus säilyy sisällön jakaneella henkilöllä. Muokkausoikeus säilyy hänellä, ellei sitä myönnetä erikseen muille.
• Hän voi muuttaa sisällön takaisin yksityiseksi milloin tahansa, jolloin tiimin käyttöoikeus päättyy heti.
• Jäsenen poistaminen päättää hänen käyttöoikeutensa Kirjastoon. Hänen henkilökohtaisen Kirjastonsa työt säilyvät hänen tilillään, ja tiimiprojektin omistama aineisto säilyy tiimillä.

Tämä toimii kaikentyyppiselle sisällölle: kansioille, sivuille, PDF-tiedostoille, tallenteille, podcasteille, videoluennoille, kokousmuistiinpanoille, tutkimusistunnoille, keskusteluille ja projekteille.

Tiimin omistamat projektit

Projekti kokoaa yhteen työhön liittyvät lähteet, luomukset, keskustelut ja ajastetut tehtävät. Tiimin omistama projekti vastaa kysymykseen, johon jakaminen ei vastaa: mitä tapahtuu, kun tämän tehnyt henkilö lähtee?

Kun tiimi omistaa projektin:

• Jokainen aktiivinen jäsen voi avata sen ilman kutsua. Ketään ei tarvitse lisätä erikseen eikä kenenkään tarvitse muistaa lisätä heitä. Uudet jäsenet saavat käyttöoikeuden liittyessään tiimiin.
• Tiimin omistamaan projektiin tallennettu aineisto säilyy projektissa. Omistajat ja ylläpitäjät hallitsevat sen sisältöä ja sijaintia. Jäsenet voivat tarkastella lähteitä, keskustella yksityisesti ja muokata yhteistä kuvausta ja ohjeita, mutta pelkkä liittyminen ei anna sisällönhallintaoikeuksia.
• Projekti säilyy, vaikka sen luonut henkilö lähtee. Projekti, sen lähteet ja kaikki niiden pohjalta tehty säilyvät tiimillä. Tämä on koko ominaisuuden tarkoitus.
• Projektin otsake kertoo omistavan tiimin, joten tiedät aina, minkä tyyppisessä projektissa olet.
• Projektit-galleria ryhmittelee tiimin projektit henkilökohtaisten projektiesi yläpuolelle otsikoiden Tiimin projektit ja Henkilökohtaiset projektit alle.

Projektin siirtäminen

Omistajuuden voi siirtää kumpaankin suuntaan projektin omistajuusasetuksista. Kummallakin siirrolla on omat seurauksensa, jotka vahvistusikkuna kertoo ennen siirron vahvistamista.

Siirto tiimille

Tiimistä tulee omistaja. Jokainen aktiivinen jäsen saa käyttöoikeuden projektiin ja kaikkeen sen sisältöön, ja projekti säilyy tiimillä, jos lähdet.

Käytä tätä töihin, joiden elinkaari jatkuu oman osallistumisesi jälkeen: perehdytykseen, jatkuvaan tutkimukseen tai asiakkuuteen, jonka joku muu ottaa hoitaakseen.

Siirto jäsenelle

Valitsemastasi jäsenestä tulee henkilökohtainen omistaja. Tässä siirrossa menetetään käyttöoikeuksia, joten seuraukset kannattaa lukea tarkasti:

• Tiimi ja kaikki aiemmin kutsutut menettävät käyttöoikeutensa.
• Julkiset linkit muuttuvat yksityisiksi.
• Uusi omistaja voi määrittää jakamisen uudelleen alusta.

Käytä tätä, kun työ todella siirtyy pois tiimiltä, esimerkiksi eriytyvään yritykseen tai henkilökohtaiseen sivuprojektiin, joka päätyi väärään paikkaan.

Siirron ajaksi projekti lukittuu hetkeksi ja avautuu pian uudelleen uuden omistajan alaisuudessa. Vain yksi siirto voi olla käynnissä kerrallaan.

Yksityiset keskustelut pysyvät yksityisinä

Tiimin omistajuus ei muuta tätä. Seuraava on sivun tärkein asia:

Projektin keskusteluja ja muistoja ei koskaan jaeta. Jokaisella tiimin omistamassa projektissa työskentelevällä jäsenellä on siellä omat yksityiset keskustelunsa ja omat yksityiset muistonsa. Lähteet, ohjeet ja sisältö ovat yhteisiä, keskustelut eivät. Kukaan muu jäsen, projektin omistaja tai tiimin ylläpitäjä ei voi lukea niitä.

Sama pätee projektiin, jonka jaat yksittäisille henkilöille tiimin sijaan.

Liittymispyyntöjen hyväksyminen

Tiimin yksityiseen kohteeseen esimerkiksi kollegan välittämän linkin tai vanhan kirjanmerkin kautta saapuva henkilö voi pyytää käyttöoikeutta. Pyynnöt kootaan Henkilöt-sivun Liittymispyynnöt-kohtaan, jossa näkyy, kuka pyytää ja mihin hän pyytää pääsyä.

• Hyväksy lähettää varsinaisen tiimikutsun, samanlaisen kuin kutsukentän kautta lähetetty kutsu. Se käyttää yhden käyttäjäpaikan ja antaa pääsyn Kirjastoon sekä tiimin tilauksen etuihin.
• Hylkää poistaa pyynnön.

Jos käyttäjäpaikkoja ei ole vapaana, hyväksymisen este kerrotaan suoraan näkymässä: Ei vapaita käyttäjäpaikkoja. Hallitse käyttäjäpaikkoja vie Laskutukseen lisäämään paikan. Jos toinen ylläpitäjä on jo käsitellyt pyynnön, Scholarly kertoo siitä eikä käsittele pyyntöä uudelleen.

Kirjaston järjestäminen niin, että sitä käytetään

Yleisin ongelma on Kirjasto, jota kukaan ei avaa. Neljä käytäntöä auttavat ehkäisemään sen.

Jaa lähteitä, joita ihmiset oikeasti tarvitsevat, älä pelkkiä tiivistelmiä. Kaksitoista ihmistä voi tehdä jaetusta PDF-tiedostosta kaksitoista erilaista asiaa. Jaetun tiivistelmän voi vain lukea. Lähde on uudelleenkäytettävä aineisto.

Järjestä toistuvien tehtävien, älä henkilöiden mukaan. Oma kansio kullekin toistuvalle tehtävälle, kuten perehdytykselle, tuotteelle, käytännöille tai asiakaspuheluille, toimii paremmin kuin oma kansio kullekin tiimikaverille. Kirjastoon tullaan tehtävä mielessä, ei kollega mielessä.

Korvaa vanhentuneet asiakirjat sen sijaan, että lisäisit toisen kopion. Lähteisiin perustuvat vastaukset ovat vain niin hyviä kuin Kirjaston aineisto. Saman käytännön kaksi eri versiota tuottavat vastauksia, jotka sekoittavat niitä keskenään. Vaihda vanha uuteen.

Lisää sisältöä ennen kuin kutsut ketään. Kutsusähköpostit nimeävät viimeksi jaetut kohteet, joten jo kutsu kertoo, mihin henkilö on liittymässä: ”vuoden 2026 käsikirja ja Q3-perehdytysopastus” pelkän rekisteröitymispyynnön sijaan. Tyhjään työtilaan saapuvalla uudella jäsenellä ei ole mitään tekemistä, joten hän ei yleensä tee mitään.

Aiheeseen liittyvää

• Jakaminen tiimille, Jaa-ikkuna, omistajuus ja eri näkyvyystasojen merkitys.
• Tiimin hallinta, käyttäjäpaikat, roolit, kutsut ja liittymislinkki.
• Projektit, projektin välilehdet, ohjeet, muisti ja ajastetut tehtävät.
• Tiimien tiedot, yksityisyys ja malliasetukset, mitä ylläpitäjä voi nähdä ja miten mallikäytäntöä hallitaan.
• Scholarlyn käyttöönotto tiimissä, käytännön suunnitelma Kirjaston täyttämiseen ensimmäisen kuukauden aikana.
• Yhteisen koulutuskirjaston luominen tiimille: käyttöönoton vaiheet, käyttöoikeustaulukko ja koulutuskirjaston aktiivisuustiedot.