Gögn, persónuvernd og líkanastýringar í Teams

Þessa síðu geturðu sent þeim sem þarf að samþykkja Scholarly, hvort sem það er öryggisrýnir, upplýsingatæknistjóri eða tengiliður innkaupa. Hún fjallar um hvað verður um efni teymisins, hverju stjórnandi stýrir, hvað stjórnandi getur séð og hvað helst einkamál óháð því hver spyr.

Lagalega bindandi upplýsingar eru í persónuverndarstefnunni. Þessi síða lýsir því hvernig varan virkar.

Hvernig Scholarly meðhöndlar efni teymisins

Heimildirnar þínar eru unnar til að veita þá eiginleika sem þú biður um. Þegar einhver býr til samantekt úr handbók er handbókin lesin til að semja samantektina. Þegar einhver spyr spurningar sem á að svara út frá heimildum eru viðeigandi heimildir lesnar til að svara henni. Vinnslan takmarkast við það.

Einkaefni notenda er sjálfgefið ekki notað til að þjálfa almenn gervigreindarlíkön. Sérhvert valfrjálst þjálfunarverkefni myndi krefjast sérstaks, upplýsts samþykkis. Gögn úr tengdum þjónustum, svo sem skrár úr Google Drive, lúta ávallt eigin strangari takmörkunum. Þetta kemur skýrt fram í þjónustuskilmálum Scholarly, sjá þjónustuskilmálana og persónuverndarstefnuna.

Að keyra gervigreindarlíkan til að svara beiðni þinni er ekki það sama og að þjálfa líkan á beiðninni. Þessi greinarmunur skiptir máli við úttekt og honum er oftast ruglað saman.

Veldu hvaða gervigreindarlíkön teymið má nota

Stjórnendur stilla líkanareglur fyrir allt teymið undir Teymi → Greiðslur → Áskrift og gervigreindarlíkön.

Eftir einstökum líkönum eða flokkum

Líkanaskráin sýnir öll líkön flokkuð eftir fyrirtækjunum á bak við þau, OpenAI, Anthropic, Google, xAI og Meta, ásamt samþykktum flokki opinna líkana frá Mistral, Z.ai og Moonshot AI. Upplýsingar um hýsingu og varðveislu gagna birtast þar sem þær liggja fyrir. Þú getur:

• Leitað í skránni eftir heiti líkans eða fyrirtækis.
• Síað eftir Öll, Virk eða Óvirk.
• Séð í hversu mörgum sköpunarverkfærum hvert líkan er í boði, svo þú vitir hvaða áhrif það hefur að slökkva á því.
• Lesið uppfærða samantekt, „X af Y líkönum í boði fyrir meðlimi“, svo aldrei þurfi að giska á umfang áhrifa reglunnar.

Víðtækari rofar ná yfir flokka í stað einstakra líkana: flokkinn Premium-líkön, hópinn Frontier-líkön og útvíkkaða skrá opinna líkana umfram sjálfgefna úrvalið.

Regla getur aðeins takmarkað aðgang

Þessi regla kemur í veg fyrir óvæntar niðurstöður í báðar áttir:

Regla teymis getur aðeins takmarkað aðgang. Hún opnar ekki aðgang að greiddum líkönum fyrir Free-reikning. Notendur með greidd sæti, þar á meðal Premium, geta notað studd Frontier-líkön til efnissköpunar fyrir þá inneign sem sýnd er, nema reglur teymisins hindri það. Að virkja líkan fjarlægir þá takmörkun. Það gerir líkanið ekki aðgengilegt í verkfæri sem það styður ekki.

Krefjast engrar varðveislu gagna

Ef reglur fyrirtækisins um meðhöndlun gagna útiloka að þjónustuveitendur varðveiti gögn úr beiðnum skaltu kveikja á Krefjast engrar varðveislu gagna á sama stað.

Hvað þetta gerir: Aðeins líkön þar sem tengingin við þjónustuveituna er samþykkt fyrir enga varðveislu gagna verða áfram í boði fyrir teymið. Öll önnur eru lokuð fyrir alla meðlimi, án þess að þurfa að segja neinum hvaða líkön eigi að forðast.

Hvaða líkön eru áfram í boði: Nægilega mörg til að vinna með. Engin varðveisla gagna þrengir úrvalið í stað þess að tæma það. Líkön frá fleiri en einni þjónustuveitu eru áfram í boði bæði í spjalli og sköpunarverkfærum. Nákvæmt úrval birtist í rauntíma í skránni þegar síað er eftir Virk. Það er áreiðanlegra svar en nokkur listi sem væri skrifaður hér.

Ástæðan fyrir því að líkan er ekki í boði er alltaf skýr. Við lokað líkan kemur fram hvaða regla lokaði því: Lokað vegna reglunnar um enga varðveislu gagna, Lokað vegna reglunnar um Frontier-líkön, Lokað vegna reglunnar um Premium-líkön, Lokað vegna reglunnar um skrá opinna líkana. Stjórnendur sjá ástæðuna í stað þess að líkanið hverfi án skýringa og geta því fengið svar við spurningum um reglurnar í fljótu bragði.

Líkön utan hópsins sem uppfyllir kröfuna um enga varðveislu bera skýra viðvörun um að þjónustuveitan kunni að varðveita gögn úr beiðnum samkvæmt samningi við hana. Stjórnandi getur því tekið ákvörðun með staðreyndirnar á skjánum í stað þess að treysta á minnið.

Hvar líkönin eru keyrð

Scholarly beinir beiðnum til líkana frá ýmsum gervigreindarfyrirtækjum, þar á meðal opinna líkana og valkosta sem eru hýstir innan ESB fyrir teymi sem þurfa að uppfylla evrópskar gagnakröfur. Allar tengingar við opin líkön eru hýstar í Bandaríkjunum og hýsingarstaður er merktur í skránni þar sem hann er þekktur.

Hagnýta ástæðan fyrir þessu er samfelld þjónusta, fremur en fjölbreytni ein og sér. Ef ein þjónustuveita er óaðgengileg gæti annað virkt líkan gert teyminu kleift að halda áfram. Aðgengi fer þó eftir eiginleikanum, áskriftinni þinni og líkanareglum teymisins. Vinnusvæði sem er aðeins tengt einni þjónustuveitu hefur ekki þennan möguleika.

Ef fyrirtækið þitt þarf að hafa öll líkön hýst á tilteknu svæði skaltu ræða það við okkur áður en innleiðing hefst. Sjá Hvert skal leita hér að neðan.

Hvað stjórnendur geta séð og hvað ekki

Notkunarskýrslur eru undir Teymi → Yfirlit → Virkni. Þær svara spurningunni „Er teymið að nota þetta?“ og, fyrir fyrirlestra sem er deilt með teyminu, „Hver hefur lokið þessu?“ Engu öðru.

Hvað skýrslurnar sýna

Gögn fyrir síðustu 30 daga, með möguleika á 7 dögum, flokkuð eftir dögum í UTC:

Mælikvarði	Hvað er talið
Virkir meðlimir	Meðlimir með mælda virkni á tímabilinu
Búið til	Fullunnið efni, sundurliðað eftir tegund: námskort, hlaðvörp, fundargerðir, útskýringarmyndbönd, glærur, skjöl, samantektir, verkefnablöð, töflureiknar, rannsóknir, upplýsingamyndir, hugarkort og fleira
Gervigreindarmyndanir	Fjöldi aðgerða til að mynda efni
Spjallskilaboð	Send skilaboð
Námslotur	Námsvirkni

Þar er yfirlit yfir virkni yfir tíma og sundurliðun eftir meðlimi, svo þú getir greint á milli eins áhugasams notanda og teymis sem hefur tekið verkfærið í notkun.

Framvinda í fyrirlestrum sem er deilt

Á greiddri teymisáskrift sýnir Deildir fyrirlestrar (undir Virkni) myndbandsfyrirlestra og hlaðvörp sem er deilt með teyminu. Opnaðu færslu til að sjá eftirfarandi fyrir hvern núverandi meðlim sem hefur opnað hana:

• hvenær viðkomandi opnaði hana fyrst,
• hversu langt viðkomandi komst, miðað við lengsta punkt sem náðist,
• hvort viðkomandi lauk henni (náði til enda) og hvenær,
• niðurstöður viðkomandi í spurningum fyrirlestrarins sem birtast í myndbandinu: besta tilraun sem fjöldi réttra svara af heildarfjölda, fjöldi tilrauna og hvaða spurningum var svarað rétt.

Eigendur og stjórnendur sjá þetta fyrir alla fyrirlestra sem er deilt með teyminu og geta valið Sækja CSV. Höfundur fyrirlestrarins sér sömu töflu fyrir sinn eigin fyrirlestur undir Deila → Sjá hverjir luku, án tölvupóstsdálksins og niðurhalsmöguleikans. Meðlimir sjá ekki niðurstöður hver annars.

Þetta er eini staðurinn þar sem skýrslur nefna efni og það er með ráðum gert. Þetta nær aðeins yfir fyrirlestra sem einhver kaus að deila með teyminu (eða vistaði í verkefni í eigu teymisins), sýnir aðeins fólk sem er nú í teyminu og inniheldur aldrei neitt sem er haldið lokuðu. Spurningarnar sem birtast eru spurningar fyrirlestrarins sjálfs, ekki neitt sem meðlimur sló inn.

Hvað skýrslurnar sýna ekki

• Titla á einkaefni eða persónulegri vinnu. Einu titlarnir í skýrslunum eru á fyrirlestrum sem þegar er deilt með teyminu.
• Kvaðningar, fyrirmæli eða spjallskilaboð. Þetta er aldrei sýnt stjórnanda.
• Einkaheimildir eða efni sem er búið til í einkarými. Ekkert stjórnandayfirlit, útflutningur eða framhjáheimild veitir aðgang að einkavinnu meðlims og engin framvinduskýrsla er til fyrir einkafyrirlestur.
• Áhorfstíma eða athygli. „Lokið“ merkir að spilarinn náði til enda. Það sannar ekki að viðkomandi hafi horft á hverja mínútu og Scholarly skráir ekki þegar efni er sleppt, flipa í aðgerðaleysi eða tíma á skjá.

Notkunartölur eru teknar saman af ásetningi. Skýrslurnar segja stjórnanda hvort teymið sé að taka Scholarly í notkun og hverjir hafi lokið þjálfuninni sem þeim var send, en ekki hvað einstakur notandi skrifaði. Einnig er engin sameiginleg inneignarstaða teymis eða skýrsla um kostnað á aðgerð, því mörk gilda fyrir hvern einstakling.

Hvað helst einkamál innan teymis

Að ganga í teymi gerir reikninginn þinn ekki sýnilegan öllum.

• Persónulegt efni er lokað í upphafi. Allir hjá [team name] deilir atriði með teyminu. Efni getur einnig verið aðgengilegt vegna þess að það er vistað í sameiginlegu verkefni eða verkefni í eigu teymisins. Allir með tengilinn er óskráð birting. Opinbert gerir efni sem uppfyllir skilyrðin finnanlegt í Kanna og leit.
• Verkefnaspjöllum og verkefnisminni er aldrei deilt. Jafnvel í verkefni í eigu teymisins hefur hver meðlimur sín eigin einkaspjöll og sitt eigið einkaminni. Enginn annar meðlimur, verkefniseigandi eða stjórnandi getur lesið þau.
• Stýringar stjórnenda setja reglur en veita ekki aðgang. Stjórnandi getur ákveðið hvaða líkön teymið má nota, krafist engrar varðveislu gagna, birt sameiginleg snið og stjórnað sætum og hlutverkum. Ekkert af þessu veitir aðgang að einkaefni meðlims.
• Að yfirgefa teymi eða vera fjarlægður úr því lýkur aðgangi en breytir ekki eignarhaldi. Meðlimur sem fer missir strax aðgang að sameiginlega safninu og áskrift teymisins. Vinna í persónulegu safni viðkomandi verður áfram á reikningnum hans. Vinna í verkefni í eigu teymisins verður eftir hjá teyminu.

Sjá Persónuvernd, vafrakökur og gögnin þín fyrir umfjöllun um þetta frá sjónarhóli einstaklings.

Tengdir reikningar

Google Drive er tengt fyrir hvern meðlim og hverja skrá fyrir sig.

• Skrár eru valdar í skráavali Google sjálfs. Scholarly getur aðeins notað þær skrár sem meðlimurinn valdi, auk skráa sem Scholarly býr þar til þegar viðkomandi flytur eitthvað út.
• Scholarly getur ekki flett í gegnum annað efni á Drive: hvorki óvaldar möppur né skrár sem aðrir hafa deilt með viðkomandi.
• Aðgangur að völdum skrám er skrifvarinn: Scholarly les skrárnar til að svara spurningum og búa til efni. Það breytir engu, endurnefnir ekkert, deilir engu áfram og eyðir engu.
• Meðlimur getur aftengt hvenær sem er undir Tengingar eða afturkallað aðgang á Google-reikningnum sínum. Aftenging stöðvar frekari aðgang. Efni sem þegar hefur verið flutt inn eða búið til er fjarlægt sérstaklega.

Sjá Tengingar.

Hvert skal leita

Teams í sjálfsafgreiðslu er í boði fyrir 1–29 greidd sæti. Hafðu beint samband við okkur þegar:

• Öryggis-, persónuverndar- eða innkaupaúttekt krefst svara sem eiga sérstaklega við fyrirtækið þitt.
• Þú þarft að hafa öll líkön hýst á tilteknu svæði.
• Þú ert að innleiða lausnina í fleiri deildum, þarft fleiri en 29 sæti eða þarft reikning eða innkaupapöntun.

Veldu Ræða við teymið okkar á Teams-síðunni og segðu okkur hvað þú ert að innleiða. Við svörum með tölvupósti, yfirleitt innan eins virks dags. Við viljum frekar svara nákvæmri spurningu en að úttektaraðili þurfi að álykta svarið út frá hjálpargrein.

Tengt efni

• Persónuvernd, vafrakökur og gögnin þín, sömu spurningar frá sjónarhóli einstaklingsreiknings.
• Umsjón með teyminu þínu, sæti, hlutverk, boð og hvar hverja stýringu er að finna.
• Safn og verkefni teymisins, hvað sameiginlega safnið geymir og hver á hvað.
• Gervigreindarlíkön, líkanaskráin og hvernig val á líkani hefur áhrif á efnið sem verður til.
• Scholarly Teams, áskriftir, sæti og hvað fylgir teymi.