Data, personvern og modellkontroller i Teams

Send denne siden til den som skal godkjenne Scholarly, enten det er en sikkerhetsansvarlig, en IT-leder eller en innkjøpskontakt. Den forklarer hva som skjer med teamets materiale, hva en administrator styrer, hva en administrator kan se, og hva som forblir privat uansett hvem som spør.

Juridisk bindende detaljer finner du i personvernerklæringen. Denne siden beskriver hvordan produktet fungerer.

Hva Scholarly gjør med teamets materiale

Kildene dine behandles for å levere funksjonene du ber om. Når noen lager et sammendrag av en håndbok, blir håndboken lest for å lage sammendraget. Når noen stiller et spørsmål som skal besvares ut fra kildene, blir de relevante kildene lest for å svare. Det er hele omfanget.

Privat brukerinnhold brukes som standard ikke til å trene generelle AI-modeller. Et eventuelt frivillig treningsprogram vil kreve et separat, informert samtykke. Data fra tilkoblede tjenester, som filer fra Google Drive, er uansett underlagt egne, strengere begrensninger. Dette står uttrykkelig i Scholarlys bruksvilkår. Se bruksvilkårene og personvernerklæringen.

Å kjøre en AI-modell for å svare på forespørselen din er ikke det samme som å trene en modell på forespørselen din. Forskjellen er viktig i en gjennomgang, og disse to tingene blir ofte blandet sammen.

Velg hvilke AI-modeller teamet kan bruke

Administratorer angir modellreglene for hele teamet under Team → Fakturering → Abonnement og AI-modeller.

Modell for modell eller etter nivå

Katalogen viser alle modellene gruppert etter selskapet bak dem: OpenAI, Anthropic, Google, xAI, Meta og en godkjent gruppe med åpen kildekode fra Mistral, Z.ai og Moonshot AI. Detaljer om hosting og datalagring vises der de er tilgjengelige. Du kan:

• Søke i katalogen etter modell- eller selskapsnavn.
• Filtrere etter Alle, Aktivert eller Deaktivert.
• Se hvor mange opprettingsverktøy hver modell støtter, slik at du vet hva som faktisk påvirkes når du slår den av.
• Se en oppdatert oversikt, «X av Y modeller er tilgjengelige for medlemmer», slik at du slipper å gjette på hvor mange modeller en regel påvirker.

Overordnede brytere gjelder nivåer og grupper i stedet for enkeltmodeller: nivået Premium-modeller, gruppen Frontier-modeller og den utvidede katalogen med åpen kildekode utover det kuraterte standardutvalget.

En regel kan bare begrense tilgang

Denne regelen hindrer overraskelser i begge retninger:

En teamregel kan bare begrense tilgang. Den låser ikke opp betalte modeller for en Free-konto. Betalte plasser, inkludert Premium, kan bruke støttede Frontier-modeller i opprettingsverktøyene til den viste kredittkostnaden, med mindre teamreglene blokkerer dem. Når du aktiverer en modell, fjerner du begrensningen i teamreglene. Det gjør ikke modellen tilgjengelig i et verktøy den ikke støtter.

Krev ingen datalagring

Hvis organisasjonen din har regler for databehandling som utelukker leverandører som lagrer forespørselsdata, slår du på Krev ingen datalagring på samme sted.

Hva det gjør: Bare modeller med en leverandørrute som er godkjent for ingen datalagring, forblir tilgjengelige for teamet. Alt annet blokkeres for alle medlemmer, uten at noen trenger å få beskjed om hvilke modeller de skal unngå.

Hvilke modeller som fortsatt er tilgjengelige: Nok til å få gjort arbeidet. Kravet om ingen datalagring begrenser katalogen uten å tømme den. Modeller fra flere leverandører er fortsatt tilgjengelige i chatten og opprettingsverktøyene. Det nøyaktige utvalget vises til enhver tid i katalogen med filteret Aktivert. Det er et mer pålitelig svar enn en liste skrevet her.

Det er alltid tydelig hvorfor noe er utilgjengelig. En blokkert modell viser hvilken regel som blokkerte den: Blokkert av regelen om ingen datalagring, Blokkert av regelen for Frontier-modeller, Blokkert av regelen for Premium-modeller, Blokkert av regelen for katalogen med åpen kildekode. Administratorer får se årsaken, ikke bare at modellen mangler, slik at de raskt får svar på spørsmål om reglene.

Modeller utenfor utvalget som oppfyller kravet om ingen datalagring, har en tydelig advarsel om at leverandøren kan lagre forespørselsdata i henhold til leverandøravtalen. Da kan administratoren ta avgjørelsen med fakta på skjermen i stedet for å stole på hukommelsen.

Hvor modellene kjører

Scholarly bruker modeller fra flere AI-selskaper, inkludert ruter med åpen kildekode og alternativer med hosting i EU for team som må følge europeiske datakrav. Alle ruter med åpen kildekode har hosting i USA, og katalogen viser hostingsted der det er kjent.

Den praktiske fordelen er kontinuitet, ikke variasjon i seg selv. Hvis én leverandør er utilgjengelig, kan en annen aktivert modell gjøre at teamet kan fortsette. Tilgjengeligheten avhenger fortsatt av funksjonen, abonnementet ditt og teamets modellregler. Et arbeidsområde som er koblet til nøyaktig én leverandør, har ikke denne muligheten.

Hvis organisasjonen din trenger at alle modeller har hosting i en bestemt region, bør du snakke med oss før utrullingen. Se Hvem du kan kontakte nedenfor.

Hva administratorer kan og ikke kan se

Bruksrapportering finner du under Team → Oversikt → Aktivitet. Den svarer på «Bruker teamet dette?» og, for forelesninger som er delt med teamet, «Hvem har fullført?». Ikke noe annet.

Hva rapporteringen viser

For de siste 30 dagene, med et alternativ for 7 dager, gruppert etter UTC-dag:

Måltall	Hva som telles
Aktive medlemmer	Medlemmer med målt aktivitet i perioden
Opprettet	Fullførte opprettinger, fordelt på type: øvelseskort, podkaster, møtenotater, forklaringsvideoer, lysbilder, dokumenter, sammendrag, oppgaveark, regneark, research, infografikk, tankekart og mer
AI-genereringer	Utførte genereringshandlinger
Chatmeldinger	Sendte meldinger
Studieøkter	Studieaktivitet

Det finnes en visning av aktivitet over tid og en oversikt per medlem, slik at du kan se forskjellen mellom én ivrig bruker og et team som har tatt verktøyet i bruk.

Fremdrift i delte forelesninger

Med et betalt teamabonnement viser Delte forelesninger under Aktivitet videoforelesningene og podkastene som er delt med teamet. Åpne en av dem for å se følgende for hvert nåværende medlem som har åpnet den:

• når de åpnet den første gang,
• hvor langt de kom, målt som det lengste punktet de nådde,
• om de fullførte den (nådde slutten), og når,
• resultatet deres på spørsmålene i forelesningsvideoen: beste forsøk som antall riktige av totalt antall spørsmål, antall forsøk og hvilke spørsmål de svarte riktig på.

Eiere og administratorer ser dette for alle forelesninger som er delt med teamet, og kan velge Last ned CSV. Den som laget forelesningen, ser den samme tabellen for sin egen forelesning under Del → Se hvem som har fullført, uten e-postkolonnen eller nedlastingsmuligheten. Medlemmer ser ikke hverandres resultater.

Dette er det eneste stedet der rapporteringen viser navn på materiale, og det er et bevisst valg: Det gjelder bare forelesninger noen har valgt å dele med teamet eller lagt i et teameid prosjekt. Det viser bare personer som er med i teamet nå, og inkluderer aldri noe som er holdt privat. Spørsmålene som vises, er forelesningens egne spørsmål, ikke noe et medlem har skrevet.

Hva rapporteringen ikke viser

• Titler på privat eller personlig arbeid. De eneste titlene i rapporteringen er forelesninger som allerede er delt med teamet.
• Ledetekster, instruksjoner eller chatmeldinger. Disse vises aldri til en administrator.
• Private kilder eller opprettinger. Det finnes ingen administratorvisning, eksport eller overstyring som gir tilgang til et medlems private arbeid, og en privat forelesning har ingen fremdriftsrapport.
• Seertid eller oppmerksomhet. «Fullført» betyr at avspilleren nådde slutten. Det beviser ikke at noen så hvert minutt, og Scholarly registrerer ikke hopping i avspillingen, inaktive faner eller tid på skjermen.

Brukstall er bevisst samlet på overordnet nivå. Rapporteringen forteller en administrator om teamet tar Scholarly i bruk, og hvem som har fullført opplæringen de fikk tilsendt, uten å vise hva enkeltpersoner har skrevet. Det finnes heller ingen kredittsaldo for teamet eller rapport om kostnad per handling, fordi grensene gjelder per person.

Hva som forblir privat i et team

Når du blir med i et team, blir ikke kontoen din åpen for innsyn.

• Personlig innhold er privat fra starten. Alle i [team name] deler et element med teamet. Materiale kan også være tilgjengelig fordi det er lagt i et delt eller teameid prosjekt. Alle med lenken gir tilgang via lenken uten å liste innholdet offentlig. Offentlig gjør kvalifisert innhold synlig i Utforsk og søk.
• Prosjektchatter og prosjektminner deles aldri. Selv i et prosjekt som teamet eier, har hvert medlem sine egne private chatter og sine egne private minner. Ingen andre medlemmer, prosjekteiere eller administratorer kan lese dem.
• Administratorkontroller styrer regler, ikke innsyn. En administrator kan bestemme hvilke modeller teamet kan bruke, kreve ingen datalagring, publisere delte profiler og administrere plasser og roller. Ingenting av dette gir tilgang til et medlems private innhold.
• Når du forlater teamet eller blir fjernet, mister du tilgang, men beholder eierskapet. Et medlem som slutter, mister umiddelbart tilgangen til det delte biblioteket og teamets abonnement. Arbeid i det personlige biblioteket blir værende på medlemmets konto. Arbeid i et teameid prosjekt blir hos teamet.

For den personlige versjonen av dette kan du se Personvern, informasjonskapsler og dataene dine.

Tilkoblede kontoer

Google Drive kobles til per medlem og per fil.

• Filer velges gjennom Googles egen filvelger. Scholarly kan bare bruke filene medlemmet valgte, samt filer som Scholarly oppretter der når medlemmet eksporterer noe.
• Scholarly kan ikke bla gjennom resten av Drive: verken mapper som ikke er valgt, eller filer andre har delt med personen.
• Tilgangen til valgte filer er skrivebeskyttet: Scholarly leser filene for å svare på spørsmål og lage innhold. Scholarly redigerer ikke, endrer ikke navn, deler ikke videre og sletter ikke noe.
• Et medlem kan når som helst koble fra under Tilkoblinger, eller trekke tilbake tilgangen fra Google-kontoen sin. Frakobling stopper fremtidig tilgang. Alt som allerede er importert eller generert, fjernes separat.

Se Tilkoblinger.

Hvem du kan kontakte

Teams med selvbetjening dekker 1–29 betalte plasser. Snakk direkte med oss når:

• En gjennomgang av sikkerhet, personvern eller innkjøp krever svar som er spesifikke for organisasjonen din.
• Du trenger at alle modeller har hosting i en bestemt region.
• Du ruller ut på tvers av avdelinger, trenger mer enn 29 plasser eller trenger fakturering eller en innkjøpsordre.

Bruk Snakk med teamet vårt på Teams-siden, og fortell oss hva du skal rulle ut. Vi svarer på e-post, vanligvis innen én virkedag. Vi svarer heller på et konkret spørsmål enn at noen som gjennomfører en vurdering, må utlede svaret fra en hjelpeartikkel.

Relatert

• Personvern, informasjonskapsler og dataene dine, de samme spørsmålene sett fra en enkeltbrukers konto.
• Administrer teamet ditt, plasser, roller, invitasjoner og hvor du finner de ulike kontrollene.
• Teambiblioteket og teamprosjektene dine, hva det delte biblioteket inneholder, og hvem som eier hva.
• AI-modeller, modellkatalogen og hvordan modellvalget påvirker det du lager.
• Scholarly Teams, abonnementer, plasser og hva et team inkluderer.