チーム共有の研修ライブラリを設定する
Scholarly の共有研修ライブラリは、チームのライブラリです。チームに共有されたすべてのソース文書と完成済みの研修コンテンツが、全メンバーがアクセスできる1か所にまとまります。設定するには、Scholarly Teams のワークスペースを作成し、SOP、ポリシー、ハンドブック、録画・録音を追加します。それらのアイテム、フォルダー、またはチーム所有のプロジェクトをチームに共有し、シート数とチームプランを選んでから、メンバーまたは管理者としてユーザーを招待します。各メンバーは、共有ソースから自分用の研修動画、SOP、クイズ、スライド、ポッドキャストを作成できます。オーナーと管理者はアクティビティで利用状況を確認でき、チーム全体の請求は Stripe で1つにまとまります。Premium for Teams は1シートあたり月額 $35 または年額 $336、Laureate for Teams は1シートあたり月額 $110 または年額 $1,056 で、1〜29シートまでセルフサービスで契約できます。
これは共有ワークスペースであり、学習管理システム（LMS）ではありません。コースカタログ、受講登録、期限、修了証の機能はありません。Scholarly Teams と LMS の比較をご覧ください。
ライブラリに表示されるもの
- ソースと完成したコンテンツが、新しい順に並びます。 ポリシーの PDF と、その PDF から作成した研修動画を同じ場所で確認できます。
- 各行に共有した人と日時が表示されるため、承認済みのファイルか、誰かが試しに作成したものかを判断しやすくなります。
- 件数が随時更新される種類別フィルター： すべて、ソース、ドキュメント、ポッドキャスト、議事録、リサーチ、チャット、フォルダーとプロジェクト。
- タイトルと共有した人の名前で検索できます。
- 開かれたアイテムには閲覧数が表示されます。
共有されたコンテンツは、各メンバーのすべてのコンテンツにもチームバッジ付きで表示されるため、普段使っている場所から見つけられます。
設定の手順
1. ワークスペースを作成する
チームを設定を選び、名前を付けて、チームの用途を入力します。たとえば、新入社員の受け入れと研修、ドキュメント作成と SOP の整備などです。チームプランを購入するまでは、ご自身の個人プランで、ご自身の1シートのみを使うワークスペースになります。
2. 最初のソースを追加する
設定中に、ファイル、リンク、またはライブラリのアイテムを1つ追加します。Scholarly はチーム所有のプロジェクトを作成してソースをチームに共有し、入力した用途に合わせた最初のコンテンツの作成を始めます。たとえば、新入社員の受け入れやドキュメント整備向けの SOP です。作成はバックグラウンドで続くため、そのまま次の作業に進めます。
3. 招待する前にライブラリを充実させる
ハンドブック、SOP、ポリシーの PDF、操作説明の録画、製品紹介スライドなど、メンバーが実際に参照する資料をアップロードします。その後、次のいずれかの方法で共有します。
- アイテムまたはフォルダーを開き、共有を開いて、アクセスできるユーザーで、チーム名が表示されたチーム全員を選びます。
- または、チーム → ライブラリ → ライブラリに追加に進みます。
アイテムの所有権は共有した人に残ります。その人はいつでも非公開に戻すことができ、非公開にするとチームからのアクセスはすぐに終了します。
人ごとではなく、繰り返し行う業務ごとに整理します。 メンバーごとに分けるより、新入社員の受け入れ、安全管理、製品、ポリシー、顧客との通話など、業務ごとにフォルダーまたはチームプロジェクトを1つ用意する方が使いやすくなります。招待メールには最近共有されたアイテムの名前が表示されるため、ライブラリを充実させておくと、参加後に何を利用できるかが伝わります。
4. 作成者が離れても残す必要があるものは、チーム所有のプロジェクトに入れる
チーム所有のプロジェクトでは、1つの業務に関するソース、それらから作成した研修コンテンツ、指示をまとめて管理できます。在籍中の全メンバーが個別の招待なしでアクセスでき、各メンバーが追加したものはすべてプロジェクト内に残ります。プロジェクトを作成した人がチームを離れても、プロジェクトはチームに残ります。プロジェクトのチャットとプロジェクトのメモリは、各ユーザー本人だけに公開されます。
オーナーと管理者は、チームプロジェクトを直接作成できます。個人プロジェクトは、その作成者、オーナー、または管理者がチームに移管できます。
5. 最初の研修コンテンツを作成する
共有ソースから、新しく参加した人が最初に使うものを作成します。SOP、ナレーション付き研修動画、クイズや試験、スライドなどです。それぞれをチームに共有するか、チームプロジェクトに保存します。
作成結果を統一するには、オーナーまたは管理者がチーム → AI プロフィールから共有の AI プロフィールを公開できます。組織共通の指示、優先するモデル、ビジュアルの設定を含められます。全メンバーが、どの作成画面でも適用できます。
6. シート数とプランを選ぶ
Premium for Teams または Laureate for Teams を選び、月払いか年払い（年払いは20%お得）と、シート数を指定します。シート数は、在籍中のメンバーと承認待ちの招待の合計以上にする必要があります。決済は Stripe で行われ、同じワークスペースがそのままアップグレードされます。コンテンツもプロジェクトも引き継がれます。
7. メンバーを招待する
ユーザー → チームメンバーを招待で、一度に最大 100件のメールアドレスを貼り付け、メンバーまたは管理者を選びます。または、参加リンクを作成してチャットツールに投稿します。リンクを開いた人は、シート数の上限までメンバーとして参加できます。詳しくは後述します。
8. 最初の1か月は利用状況を確認する
チーム → 概要 → アクティビティを開きます。2週間たっても利用者が1〜2人にとどまる場合、関心がないのではなく、ライブラリの内容が不足していることがよくあります。チームに Scholarly を導入するをご覧ください。
オーナー、管理者、メンバーの権限
| 操作 | オーナー | 管理者 | メンバー |
|---|---|---|---|
| ライブラリ、共有アイテム、チームプロジェクトを開く | 可 | 可 | 可 |
| 自分のコンテンツをチームに共有する、または非公開に戻す | 可 | 可 | 可 |
| チームプランのモデルと週ごとの利用枠で作成する | 可 | 可 | 可 |
| 共有 AI プロフィールを適用する | 可 | 可 | 可 |
| 共有 AI プロフィールを作成・変更する | 可 | 可 | 不可 |
| チーム所有のプロジェクトを作成する、またはチームプロジェクトを1人のメンバーに譲渡する | 可 | 可 | 不可 |
| メールで招待する、招待を再送・取り消しする | 可 | 可 | 不可 |
| 参加リンクを作成・再発行・無効化する | 可 | 可 | 不可 |
| 参加リクエストを承認・拒否する | 可 | 可 | 不可 |
| メンバーを管理者に変更する、またはメンバーを削除する | 可 | 可 | 不可 |
| 他の管理者の役割を変更する、または削除する | 可 | 不可 | 不可 |
| アクティビティレポートを確認する | 可 | 可 | 不可 |
| 請求を開く：シート、支払い方法、請求書 | 可 | 可 | 不可 |
| チームの請求でメンバー用のクレジットパックを購入する | 可 | 可 | 不可 |
| AI モデルポリシーとデータ保持ゼロを必須にする設定を管理する | 可 | 可 | 不可 |
| チームを退出する | 有料契約がなく、自分だけが在籍するワークスペースを閉じる場合のみ | 可 | 可 |
オーナーは、ワークスペースを作成した人です。ユーザーページからオーナーの役割を変更したり、オーナーを削除したりすることはできません。また、誰も自分自身の役割を変更したり、自分自身を削除したりすることはできません。管理者とメンバーは、代わりにチームを退出を使います。アクティビティ、モデルポリシー、共有 AI プロフィールには、有料のチームプランが必要です。
メンバーの招待
- メールで招待： 一度に最大100件のアドレスを、メンバーまたは管理者として招待できます。空きシート数を超える人数を招待しようとすると、Scholarly が事前に警告します。すでにメンバーになっている人、招待済みの人、別のチームに所属している人はスキップされます。
- 招待の有効期限は14日間です。承認、取り消し、期限切れのいずれかになるまで、シートが確保されます。放置された招待を取り消す方が、シートを追加購入するより早く対応できることもあります。
- 参加リンク： リンクを開いた人を、シート数の上限までメンバーとして追加します。パスワードと同じように慎重に扱ってください。再発行すると古いリンクが無効になり、無効化するとリンクから参加できなくなります。
- 参加リクエスト： 非公開のチームアイテムを開いた人は、アクセスをリクエストできます。リクエストはユーザー → 参加リクエストに表示され、承認すると正式な招待が送信されます。そのため、空きシートが必要です。
- 1アカウントにつき1チーム： 1つのアカウントが同時にメンバーとして在籍できるチームは1つだけです。
- 決済前： 設定中に追加した招待は保留され、シート数を選んで決済を完了すると送信されます。
メンバーを削除すると、そのシートはすぐに空きます。個人の作成物は本人のアカウントに残り、チーム所有のプロジェクト内にあるものはチームに残ります。
アクティビティレポートで実際に確認できること
チーム → 概要 → アクティビティは、有料チームプランのオーナーと管理者に表示されます。標準では過去 30日間を対象とし、過去 7日間に切り替えることもできます。データは UTC の日付ごとに集計されます。
- 作成済み： 完成した作成物の種類別件数です。解説動画、ポッドキャスト、スライド、ドキュメント、SOP やその他の文書、フラッシュカード、クイズ、リサーチなどが含まれます。
- アクティブメンバー、AI 生成、チャットメッセージ、学習セッション。
- アクティビティの推移と、各ユーザーの件数や最終利用日時を表示するメンバー別の表。
- AI 作成クレジットのカード。メンバーが上限に到達または上限間近の場合に表示され、そのメンバーの行にクレジットを追加が表示されます。
- 共有講義： チームに共有された各動画講義とポッドキャストについて、誰が開いたか、どこまで進んだか、最後まで視聴・聴取したかとその日時、動画内の質問での最高スコアを確認できます。CSV をダウンロードも利用できます。
利用件数には、コンテンツのタイトルやプロンプトは表示されません。共有講義では、チームに共有されたコンテンツの名前だけが表示されます。ライブラリのアイテムには閲覧数が付くため、共有した研修コンテンツが開かれているかをすばやく確認できます。
課題の割り当て、期限、確認・承認の記録、修了証は表示されません。「完了」は講義の最後まで到達したことを意味し、認証された修了を示すものではありません。修了の証明や監査に対応できる修了記録が必要な場合は、LMS で管理してください。
全シートの請求を1つにまとめる
| プラン | 月払い | 年払い | 各シートに含まれるもの |
|---|---|---|---|
| Premium for Teams | 1シートあたり $35 | 1シートあたり $336（月額換算で約 $28） | 週15 AI 作成クレジット、自動でのチャットが無制限、週ごとのプレミアム使用量、最大300 MBのアップロード、最大1,000ページの PDF、作成1件につき最大10件のソース |
| Laureate for Teams | 1シートあたり$110 | 1シートあたり$1,056（月額換算で約$88） | 週80 AI作成クレジット、自動チャット無制限、Premiumの4倍のプレミアム使用量、名前を指定して選べるFrontierモデル、最大1 GBのアップロード、最大3,000ページのPDF、1回の作成につき最大20件のソース |
- ワークスペースに対して Stripe のサブスクリプションは1つで、シート数に応じて課金されます。オーナーと管理者は、チーム → 請求 → 請求を管理からシート、支払い情報、更新、請求書を管理します。
- 利用枠は共有されません。 各シートには、作成、会議、プレミアムチャットの個別の利用枠があり、毎週月曜日の UTC 00:00 にリセットされます。あるメンバーの利用によって、他のメンバーの利用枠が減ることはありません。
- 週の途中で作成クレジットを使い切った場合、オーナーまたは管理者は、チーム → 概要またはチーム → 請求から、そのメンバー向けの買い切りパック（10、35、120、500、2,200クレジット）をチームの請求で購入できます。パックのクレジットはそのメンバーに付与され、有効期限はありません。プレミアム使用量は補充されません。この別枠の利用量を使い切った場合も、リセットされるまでは自動でチャットを続けられます。
- 1〜29シートはセルフサービスで契約できます。 それを超えるシート数、複数部門への導入、請求書払いや発注書への対応については、Teams ページからお問い合わせください。
主な情報の一覧
- サービスの内容： 1つのソースライブラリ、チーム所有のプロジェクト、3つの役割、アクティビティレポート、1つにまとまった請求を備えた共有ワークスペースです。
- 役割： オーナー（すべての管理権限を持ち、ワークスペースごとに1人）、管理者（ユーザー、招待、モデルポリシー、プロフィール、請求、アクティビティを管理します。メンバーは管理できますが、他の管理者は管理できません）、メンバー（ライブラリとチームプランを利用します）。
- 招待： 一度に最大100件のメールアドレスを招待できます。招待の有効期限は14日間です。参加リンクからはメンバーとして参加します。
- レポート： オーナーと管理者が利用できます。対象期間は30日間または7日間です。種類別とメンバー別の件数を表示し、タイトルやプロンプトは表示しません。チームに共有された講義については、ユーザーごとの進捗（完了、クイズのスコア）を確認でき、CSV にも出力できます。修了証や修了の証明機能はありません。
- 料金： Premium for Teams は1シートあたり月額 $35 または年額 $336、Laureate for Teams は1シートあたり月額 $110 または年額 $1,056 です。1〜29シートまでセルフサービスで契約できます。
- 連携： Google Drive のファイルをソースとして使用でき、Google Docs と Slides にエクスポートできます。現在、接続に対応しているのは Google Drive です。
- 含まれないもの： 受講登録、期限、修了証、SCORM、共有のクレジット枠。
よくある質問
利用するには LMS が必要ですか？
いいえ。多くのチームは、ライブラリとリンクだけで研修コンテンツを共有しています。すでに LMS を利用している場合は、受講登録と修了管理には引き続き LMS を使い、そこに掲載するコンテンツを Scholarly で作成できます。
メンバーは、他の人が共有したものを削除できますか？
いいえ。アイテムの所有権は共有した人に残ります。メンバーを削除すると、その人はライブラリにアクセスできなくなりますが、個人で作成したものは本人のアカウントに残ります。
管理者は、オーナーや他の管理者を削除できますか？
いいえ。管理者が管理できるのはメンバーです。管理者の役割変更や削除ができるのはオーナーだけです。また、ユーザーページからオーナーの役割を変更したり、オーナーを削除したりすることはできません。
メンバーは、アクティビティレポートや請求情報を確認できますか？
いいえ。アクティビティと請求は、オーナーと管理者のみが利用できます。メンバーは、設定 → プランと使用量で自分の利用上限を確認できます。
Google Drive からドキュメントを取り込めますか？
はい。Google Drive を接続し、Google のファイル選択画面からファイルを選ぶと、チャット、ディープリサーチ、作成画面で使うソースになります。Scholarly は、選択した Drive ファイルを読み取り、Google Docs や Slides にエクスポートする際に新しいファイルを作成できます。Drive 内のすべてのファイルを閲覧することはありません。
メンバーが退職した場合はどうすればよいですか？
ユーザーからそのメンバーを削除します。シートはすぐに空きます。チーム所有のプロジェクトにあるものはチームに残るため、繰り返し使う研修コンテンツはチームプロジェクトで管理することをおすすめします。
Teams に無料トライアルはありますか？
いいえ。決済前のワークスペースは、ご自身のプランでご自身の1シートだけを使う状態です。チームプランをアップグレードすると、シートの追加、チームメンバーの招待、アクティビティ、モデルポリシー、共有プロフィールが利用できるようになります。
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