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GuidaLibreria di formazione

Crea una libreria di formazione condivisa per il tuo team

Una libreria di formazione condivisa in Scholarly è la Libreria del tuo team: tutti i documenti di origine e i materiali formativi completati che vengono condivisi con il team, in un unico luogo accessibile a ogni membro. Per crearla, crea uno spazio di lavoro Scholarly Teams, aggiungi procedure operative standard, politiche, manuali e registrazioni, condividili con il team (oppure condividi una cartella o un progetto di proprietà del team), scegli i posti e un piano per il team, quindi invita le persone come Membri o Amministratori. Ogni membro può trasformare le fonti condivise in video di formazione, procedure operative standard, quiz, presentazioni e podcast. Proprietari e Amministratori possono monitorare l'utilizzo in Attività, e l'intero team riceve un'unica fattura Stripe: Premium for Teams a $35 per posto al mese o $336 per posto all'anno, oppure Laureate for Teams a $110 per posto al mese o $1.056 per posto all'anno, con acquisto in autonomia da 1 a 29 posti.

È uno spazio di lavoro condiviso, non un sistema di gestione dell'apprendimento. Non include un catalogo di corsi, iscrizioni, scadenze o attestati di completamento. Consulta Scholarly Teams a confronto con un LMS.

Cosa contiene la libreria

  • Fonti e lavori completati insieme, dai più recenti. Il PDF di una politica si trova accanto al video di formazione creato a partire da quel documento.
  • Chi ha condiviso il contenuto e quando, in ogni riga, così nessuno deve chiedersi se un file sia la versione approvata o una prova.
  • Filtri per tipo con conteggi aggiornati in tempo reale: Tutti, Fonti, Documenti, Podcast, Appunti della riunione, Ricerca, Chat, Cartelle e progetti.
  • Ricerca nei titoli e nel nome della persona che ha condiviso il contenuto.
  • Conteggi delle visualizzazioni per gli elementi aperti dalle persone.

I lavori condivisi compaiono anche nella sezione Tutti i contenuti di ogni membro, con l'etichetta Team, così ciascuno li trova dove cerca abitualmente.

Configurazione passo dopo passo

1. Crea lo spazio di lavoro

Scegli Configura un team, assegnagli un nome e indica di cosa si occupa (per esempio inserimento e formazione del personale, oppure documentazione e procedure operative standard). Prima dell'acquisto di un piano per il team, lo spazio di lavoro comprende un solo posto, il tuo, sul tuo piano personale.

2. Aggiungi la prima fonte

Durante la configurazione, aggiungi un file, un link o un elemento della libreria. Scholarly crea un progetto di proprietà del team, condivide la fonte con il team e prepara una prima bozza di contenuto adatta all'attività che hai indicato, per esempio una procedura operativa standard per l'inserimento del personale e la documentazione. La creazione prosegue in background mentre continui a lavorare.

3. Popola la libreria prima di invitare qualcuno

Carica i materiali che le persone consultano davvero: il manuale, le procedure operative standard, i PDF delle politiche, le dimostrazioni registrate, la presentazione del prodotto. Poi condividili:

  • Apri un elemento o una cartella, apri Condividi e, sotto Chi può aprirlo, scegli Tutti in seguito dal nome del tuo team, oppure
  • Vai su Team → Libreria → Aggiungi alla libreria.

La proprietà resta alla persona che ha condiviso l'elemento. Può renderlo di nuovo privato in qualsiasi momento, interrompendo immediatamente l'accesso del team.

Organizza i contenuti per attività ricorrente, non per persona. Una cartella o un progetto del team per ogni attività, come Inserimento del personale, Sicurezza, Prodotto, Politiche e Chiamate con i clienti, funziona meglio di una cartella per ogni collega. Le email di invito indicano gli elementi condivisi più di recente: una libreria ben fornita rende quindi chiaro cosa troveranno le persone che accettano l'invito.

4. Usa i progetti di proprietà del team per ciò che deve restare anche dopo l'uscita dell'autore

Un progetto di proprietà del team riunisce le fonti, i materiali formativi ricavati da esse e le istruzioni per una specifica attività. Ogni membro attivo può aprirlo senza un invito separato, tutto ciò che ciascuno aggiunge rimane al suo interno e il progetto resta al team se la persona che lo ha creato se ne va. Le chat e le memorie del progetto restano private per ciascuna persona.

Proprietari e Amministratori possono creare direttamente progetti del team. La persona che ha creato un progetto personale, oppure un Proprietario o un Amministratore, può trasferirlo al team.

5. Crea i primi contenuti formativi

A partire dalle fonti condivise, crea ciò che i nuovi arrivati useranno per primo: una procedura operativa standard, un video di formazione con narrazione, un quiz o una simulazione d'esame, una presentazione. Condividi ogni contenuto con il team oppure inseriscilo nel progetto del team.

Per mantenere coerenti i risultati, un Proprietario o un Amministratore può pubblicare un profilo IA condiviso (istruzioni interne, modello preferito e identità visiva) da Team → Profili IA. Ogni membro può applicarlo in qualsiasi finestra di creazione.

6. Scegli i posti e un piano

Scegli Premium for Teams o Laureate for Teams, con fatturazione mensile o annuale (l'annuale consente di risparmiare il 20%), e il numero di posti. I posti devono coprire i membri attivi e gli inviti in sospeso. Il pagamento avviene tramite Stripe e aggiorna lo spazio di lavoro esistente, mantenendo gli stessi contenuti e progetti.

7. Invita le persone

In Persone → Invita colleghi, incolla fino a 100 indirizzi email alla volta e scegli Membro o Amministratore. Oppure crea un link di adesione e pubblicalo nel tuo strumento di chat: chiunque lo apra entra come Membro, fino al raggiungimento del numero di posti disponibili. Trovi i dettagli più avanti.

8. Monitora l'utilizzo nel primo mese

Apri Team → Panoramica → Attività. Se dopo due settimane l'attività è concentrata su una o due persone, la causa abituale è una libreria poco fornita, non la mancanza di interesse. Consulta Introduci Scholarly nel tuo team.

Permessi di Proprietario, Amministratore e Membro

Azione Proprietario Amministratore Membro
Aprire la Libreria, gli elementi condivisi e i progetti del team Sì Sì Sì
Condividere il proprio lavoro con il team o renderlo di nuovo privato Sì Sì Sì
Creare con i modelli e i limiti settimanali del piano del team Sì Sì Sì
Applicare profili IA condivisi Sì Sì Sì
Creare o modificare profili IA condivisi Sì Sì No
Creare un progetto di proprietà del team o trasferire un progetto del team a un singolo membro Sì Sì No
Invitare via email, inviare di nuovo o revocare inviti Sì Sì No
Creare, rigenerare o disattivare il link di adesione Sì Sì No
Approvare o rifiutare richieste di adesione Sì Sì No
Promuovere un Membro ad Amministratore o rimuovere un Membro Sì Sì No
Modificare il ruolo di un altro Amministratore o rimuoverlo Sì No No
Visualizzare il report Attività Sì Sì No
Aprire Fatturazione: posti, metodo di pagamento, fatture Sì Sì No
Acquistare un pacchetto di crediti per un membro con addebito al team Sì Sì No
Impostare i criteri per i modelli IA e Richiedi conservazione zero dei dati Sì Sì No
Lasciare il team Solo chiudendo uno spazio di lavoro senza piano a pagamento di cui è l'unico membro Sì Sì

Il Proprietario è la persona che ha creato lo spazio di lavoro. Il ruolo di Proprietario non può essere modificato o rimosso dalla pagina Persone e nessuno può modificare il proprio ruolo o rimuovere sé stesso; Amministratori e Membri usano invece Lascia il team. Attività, criteri per i modelli e profili IA condivisi richiedono un piano per il team a pagamento.

Invitare le persone

  • Via email: fino a 100 indirizzi alla volta, ciascuno come Membro o Amministratore. Scholarly ti avvisa prima che tu inviti più persone di quanti siano i posti liberi e ignora chi è già membro, ha già ricevuto un invito o fa già parte di un altro team.
  • Gli inviti scadono dopo 14 giorni e occupano un posto finché non vengono accettati, revocati o non scadono. Revocare un vecchio invito è spesso più rapido che acquistare un posto.
  • Link di adesione: aggiunge chiunque lo apra come Membro, fino al raggiungimento del numero di posti disponibili. Trattalo come una password. Rigenera invalida il vecchio link; Disattiva lo disabilita.
  • Richieste di adesione: chi arriva su un elemento privato del team può chiedere l'accesso. La richiesta compare in Persone → Richieste di adesione e, quando viene approvata, viene inviato un vero e proprio invito che richiede un posto libero.
  • Un team per account: un account può essere membro attivo di un solo team alla volta.
  • Prima del pagamento: gli inviti aggiunti durante la configurazione restano in attesa e vengono inviati dopo che hai scelto i posti e completato il pagamento.

La rimozione di un membro libera immediatamente il suo posto. Le sue creazioni personali restano nel suo account; tutto ciò che si trova in un progetto di proprietà del team resta al team.

Come funzionano realmente i report sulle attività

Team → Panoramica → Attività è visibile a Proprietari e Amministratori con un piano per il team a pagamento. Per impostazione predefinita copre gli ultimi 30 giorni, oppure gli ultimi 7, con dati raggruppati per giorno UTC:

  • Creazioni: creazioni completate suddivise per tipo (video esplicativi, podcast, diapositive, documenti, procedure operative standard e altri documenti, schede di ripasso, quiz, ricerche e altro).
  • Membri attivi, generazioni IA, messaggi in chat e sessioni di studio.
  • Attività nel tempo e una tabella per membro con i conteggi e l'ultima attività di ciascuna persona.
  • Un riquadro Crediti di creazione IA che contrassegna i membri con Limite raggiunto o Limite quasi raggiunto, con l'azione Aggiungi crediti nella rispettiva riga.
  • Lezioni condivise: per ogni videolezione e podcast condiviso con il team, chi lo ha aperto, fino a che punto è arrivato, se e quando lo ha terminato e il suo miglior punteggio nelle domande integrate nel video, con Scarica CSV.

I conteggi di utilizzo non mostrano mai i titoli dei contenuti o i prompt; le lezioni condivise riportano solo i nomi dei contenuti condivisi con il team. Gli elementi della Libreria mostrano un conteggio delle visualizzazioni, il segnale più immediato per capire se i materiali formativi condivisi vengono aperti.

Cosa non mostra: attività assegnate, scadenze, conferme formali o attestati. «Completato» significa che una persona ha raggiunto la fine della lezione, non che il completamento sia stato attestato. Se ti servono attestazioni o prove di completamento valide ai fini di un audit, conservale nel tuo LMS.

Un'unica fattura per tutti i posti

Piano Mensile Annuale Ogni posto include
Premium for Teams $35 per posto $336 per posto (circa $28 al mese) 15 Crediti di creazione IA a settimana, chat illimitata con Automatico, quota settimanale di Utilizzo Premium per la chat, caricamenti fino a 300 MB, PDF fino a 1.000 pagine, fino a 10 fonti per creazione
Laureate for Teams $110 per posto $1,056 per posto (circa $88 al mese) 80 Crediti di creazione IA a settimana, chat illimitata con Automatico, quota di Utilizzo Premium per la chat pari a 4× quella di Premium, Modelli di punta selezionabili per nome, caricamenti fino a 1 GB, PDF fino a 3,000 pagine, fino a 20 fonti per creazione
  • Un unico abbonamento Stripe per lo spazio di lavoro, con prezzo per posto. Proprietari e Amministratori gestiscono posti, dati di pagamento, rinnovo e fatture da Team → Fatturazione → Gestisci fatturazione.
  • Nessun saldo condiviso. Ogni posto ha le proprie quote per creazioni, riunioni e Utilizzo Premium della chat, che si rinnovano ogni lunedì alle 00:00 UTC. L'utilizzo di un membro non consuma la quota di un collega.
  • Quando un membro esaurisce i crediti di creazione durante la settimana, un Proprietario o un Amministratore può acquistare per lui un pacchetto una tantum (10, 35, 120, 500 o 2.200 crediti) con addebito al team da Team → Panoramica o Team → Fatturazione. I crediti del pacchetto vengono assegnati a quel membro e non scadono mai. Non ricaricano l'Utilizzo Premium della chat; quando questa quota separata è esaurita, il membro può continuare a usare la chat con Automatico fino al rinnovo.
  • Acquisto in autonomia da 1 a 29 posti. Per un numero maggiore di posti, un'adozione in più reparti o esigenze di fatturazione e ordini di acquisto, contattaci dalla pagina Teams.

Informazioni a colpo d'occhio

  • Cos'è: uno spazio di lavoro condiviso con un'unica libreria di fonti, progetti di proprietà del team, tre ruoli, report sulle attività e un'unica fattura.
  • Ruoli: Proprietario (controllo completo, uno per spazio di lavoro), Amministratore (persone, inviti, criteri per i modelli, profili, fatturazione, Attività; può gestire i Membri ma non gli altri Amministratori), Membro (usa la libreria e il piano del team).
  • Inviti: fino a 100 email alla volta; gli inviti scadono dopo 14 giorni; i link di adesione aggiungono Membri.
  • Report: per Proprietari e Amministratori; 30 o 7 giorni; conteggi per tipo e per membro, senza titoli o prompt; avanzamento individuale (completamento, punteggi dei quiz) nelle lezioni condivise con il team, con CSV; nessun certificato o attestazione.
  • Prezzi: Premium for Teams a $35 per posto al mese o $336 per posto all'anno; Laureate for Teams a $110 per posto al mese o $1.056 per posto all'anno; acquisto in autonomia da 1 a 29 posti.
  • Integrazioni: file di Google Drive come fonti ed esportazione in Google Docs e Slides. Google Drive è il collegamento attualmente supportato.
  • Non inclusi: iscrizioni, scadenze, attestati di completamento, SCORM, un saldo di crediti condiviso.

Domande frequenti

Serve un LMS per usare questa soluzione?

No. Molti team condividono la formazione solo tramite la Libreria e i link. Se usi già un LMS, mantienilo per le iscrizioni e il completamento e usa Scholarly per produrre i contenuti da inserirvi.

Un Membro può eliminare qualcosa che un'altra persona ha condiviso?

No. La proprietà resta alla persona che ha condiviso l'elemento. La rimozione di un membro interrompe il suo accesso alla libreria; ciò che ha creato personalmente resta nel suo account.

Un Amministratore può rimuovere il Proprietario o un altro Amministratore?

No. Gli Amministratori gestiscono i Membri. Solo il Proprietario può modificare il ruolo di un Amministratore o rimuoverlo, e il ruolo di Proprietario non può essere modificato o rimosso dalla pagina Persone.

I Membri possono vedere il report Attività o la fatturazione?

No. Attività e Fatturazione sono riservate a Proprietari e Amministratori. I Membri vedono i propri limiti in Impostazioni → Piano e utilizzo.

Posso importare documenti da Google Drive?

Sì. Collega Google Drive e scegli i file tramite il selettore di Google: diventano fonti per Chat, Ricerca approfondita e finestre di creazione. Scholarly può leggere i file di Drive che selezioni e creare nuovi file quando esporti in Google Docs o Slides; non esplora l'intero contenuto del tuo Drive.

Cosa succede quando qualcuno lascia l'azienda?

Rimuovilo da Persone. Il suo posto si libera immediatamente. Tutto ciò che si trova in un progetto di proprietà del team resta al team: per questo i materiali per la formazione ricorrente vanno conservati nei progetti del team.

È prevista una prova gratuita per Teams?

No. Prima del pagamento, lo spazio di lavoro comprende solo il tuo posto sul tuo piano personale. Passa a un piano superiore per il team per aggiungere posti, invitare colleghi e sbloccare Attività, criteri per i modelli e profili condivisi.

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