Configura una biblioteca de capacitación compartida para tu equipo
Una biblioteca de capacitación compartida en Scholarly es la Biblioteca de tu equipo: todos los documentos fuente y todos los materiales de capacitación terminados que alguien comparte con el equipo, en un solo lugar al que acceden todos los miembros. Para configurarla, crea un espacio de trabajo de Scholarly Teams, agrega tus POE, políticas, manuales y grabaciones, compártelos (o comparte una carpeta o un proyecto propiedad del equipo), elige las licencias y un plan de equipo, y luego invita a las personas como Miembros o Administradores. Cada miembro puede transformar las fuentes compartidas en sus propios videos de capacitación, POE, cuestionarios, presentaciones y podcasts. Los Propietarios y Administradores pueden consultar la adopción en Actividad, y todo el equipo comparte una sola factura de Stripe: Premium for Teams a $35 por licencia al mes o $336 por licencia al año, o Laureate for Teams a $110 por licencia al mes o $1,056 por licencia al año, con contratación de autoservicio para 1 a 29 licencias.
Es un espacio de trabajo compartido, no un sistema de gestión del aprendizaje. No incluye catálogo de cursos, inscripciones, fechas límite ni certificados de finalización. Consulta Scholarly Teams frente a un LMS.
Qué contiene la biblioteca
- Fuentes y trabajos terminados juntos, con los más recientes primero. El PDF de una política aparece junto al video de capacitación creado a partir de él.
- Quién lo compartió y cuándo en cada fila, para que nadie se pregunte si un archivo es la versión aprobada o una prueba de alguien.
- Filtros por tipo con conteos en tiempo real: Todo, Fuentes, Documentos, Podcasts, Notas de reunión, Investigación, Chats, Carpetas y proyectos.
- Búsqueda por título y por nombre de la persona que compartió el contenido.
- Conteos de visualizaciones en los elementos que las personas han abierto.
El trabajo compartido también aparece en Todo el contenido de cada miembro con una etiqueta de Equipo, para que las personas lo encuentren donde ya suelen buscar.
Configúrala paso a paso
1. Crea el espacio de trabajo
Elige Configurar un equipo, asígnale un nombre e indica a qué se dedica el equipo (por ejemplo, incorporación y capacitación, o documentación y POE). Antes de comprar un plan de equipo, el espacio de trabajo tiene una sola licencia, la tuya, con tu propio plan personal.
2. Agrega tu primera fuente
Agrega un archivo, enlace o elemento de la biblioteca durante la configuración. Scholarly crea un proyecto propiedad del equipo, comparte la fuente con el equipo y prepara un primer recurso adaptado a la tarea que indicaste, como un POE para incorporación y documentación. La creación continúa en segundo plano mientras sigues con la configuración.
3. Llena la biblioteca antes de invitar a alguien
Sube los materiales que las personas realmente consultan: el manual, los POE, los PDF de políticas, las demostraciones grabadas y la presentación del producto. Luego compártelos:
- Abre un elemento o una carpeta, abre Compartir y, en Quién puede abrirlo, elige Todos en seguido del nombre de tu equipo, o
- Ve a Equipo → Biblioteca → Agregar a la biblioteca.
La propiedad permanece con la persona que compartió el elemento. Puede volver a hacerlo privado en cualquier momento, y el acceso del equipo termina de inmediato.
Organiza por tarea recurrente, no por persona. Una carpeta o un proyecto del equipo por tarea, como Incorporación, Seguridad, Producto, Políticas y Llamadas con clientes, funciona mejor que uno por cada integrante. Los correos de invitación mencionan los elementos compartidos más recientemente, así que una biblioteca con contenido permite que la invitación muestre a qué se están uniendo.
4. Usa proyectos propiedad del equipo para todo lo que deba permanecer cuando su autor se vaya
Un proyecto propiedad del equipo reúne las fuentes, los materiales de capacitación creados a partir de ellas y las instrucciones para una tarea. Todos los miembros activos pueden abrirlo sin una invitación adicional, todo lo que agrega cada miembro permanece en él y el proyecto sigue siendo del equipo si la persona que lo creó se va. Los chats y los recuerdos del proyecto permanecen privados para cada persona.
Los Propietarios y Administradores pueden crear proyectos del equipo directamente. La persona que creó un proyecto personal, o un Propietario o Administrador, puede transferirlo al equipo.
5. Crea los primeros recursos de capacitación
A partir de las fuentes compartidas, crea lo que las personas nuevas usarán primero: un POE, un video de capacitación narrado, un cuestionario o examen, una presentación. Comparte cada recurso con el equipo o guárdalo en el proyecto del equipo.
Para mantener la coherencia de los resultados, un Propietario o Administrador puede publicar un perfil de IA compartido (instrucciones internas, modelo preferido e identidad visual) desde Equipo → Perfiles de IA. Cada miembro puede aplicarlo en cualquier ventana de creación.
6. Elige las licencias y un plan
Elige Premium for Teams o Laureate for Teams, con facturación mensual o anual (la anual ahorra un 20%), y la cantidad de licencias. La cantidad de licencias debe cubrir a los miembros activos más las invitaciones pendientes. El pago se procesa a través de Stripe y actualiza el mismo espacio de trabajo: el mismo contenido y los mismos proyectos.
7. Invita a las personas
En Personas → Invitar integrantes, pega hasta 100 direcciones de correo electrónico a la vez y elige Miembro o Administrador. También puedes crear un enlace para unirse y publicarlo en tu herramienta de chat; cualquier persona que lo abra se une como Miembro, hasta alcanzar la cantidad de licencias disponibles. Encontrarás los detalles más abajo.
8. Observa la adopción durante el primer mes
Abre Equipo → Vista general → Actividad. Si después de dos semanas la actividad se concentra en una o dos personas, la causa habitual es una biblioteca con poco contenido, no la falta de interés. Consulta Implementar Scholarly en tu equipo.
Permisos de Propietario, Administrador y Miembro
| Acción | Propietario | Administrador | Miembro |
|---|---|---|---|
| Abrir la Biblioteca, los elementos compartidos y los proyectos del equipo | Sí | Sí | Sí |
| Compartir su propio trabajo con el equipo o volver a hacerlo privado | Sí | Sí | Sí |
| Crear con los modelos y límites semanales del plan de equipo | Sí | Sí | Sí |
| Aplicar perfiles de IA compartidos | Sí | Sí | Sí |
| Crear o modificar perfiles de IA compartidos | Sí | Sí | No |
| Crear un proyecto propiedad del equipo o transferir un proyecto del equipo a un miembro | Sí | Sí | No |
| Invitar por correo electrónico, reenviar o revocar invitaciones | Sí | Sí | No |
| Crear, regenerar o desactivar el enlace para unirse | Sí | Sí | No |
| Aprobar o rechazar solicitudes para unirse | Sí | Sí | No |
| Ascender a un Miembro a Administrador o quitar a un Miembro | Sí | Sí | No |
| Cambiar el rol de otro Administrador o quitarlo | Sí | No | No |
| Ver el informe de Actividad | Sí | Sí | No |
| Abrir Facturación: licencias, método de pago y facturas | Sí | Sí | No |
| Comprar un paquete de créditos para un miembro con cargo a la factura del equipo | Sí | Sí | No |
| Configurar la política de modelos de IA y Exigir retención cero de datos | Sí | Sí | No |
| Salir del equipo | Solo al cerrar un espacio de trabajo sin plan de pago en el que sea el único integrante | Sí | Sí |
El Propietario es la persona que creó el espacio de trabajo. El rol de Propietario no se puede cambiar ni quitar desde la página Personas, y nadie puede cambiar su propio rol ni quitarse a sí mismo; los Administradores y Miembros usan Salir del equipo. Actividad, la política de modelos y los perfiles de IA compartidos requieren un plan de equipo de pago.
Invitar a las personas
- Por correo electrónico: hasta 100 direcciones a la vez, cada una con el rol de Miembro o Administrador. Scholarly te avisa antes de invitar a más personas de las que permiten tus licencias disponibles y omite a quienes ya son miembros, ya tienen una invitación o ya pertenecen a otro equipo.
- Las invitaciones vencen después de 14 días y reservan una licencia hasta que se aceptan, se revocan o vencen. Revocar una invitación antigua suele ser más rápido que comprar una licencia.
- Enlace para unirse: agrega como Miembro a cualquier persona que lo abra, hasta alcanzar la cantidad de licencias disponibles. Trátalo como una contraseña. Regenerar invalida el enlace anterior; Desactivar lo deshabilita.
- Solicitudes para unirse: quien llegue a un elemento privado del equipo puede solicitar acceso. La solicitud aparece en Personas → Solicitudes para unirse, y aprobarla envía una invitación real que necesita una licencia disponible.
- Un equipo por cuenta: una cuenta solo puede ser miembro activo de un equipo a la vez.
- Antes del pago: las invitaciones que agregas durante la configuración quedan en espera y se envían una vez que eliges las licencias y completas el pago.
Quitar a un miembro libera su licencia de inmediato. Sus creaciones personales permanecen en su propia cuenta; todo lo que esté en un proyecto propiedad del equipo permanece con el equipo.
Cómo funcionan realmente los informes de Actividad
Equipo → Vista general → Actividad está disponible para Propietarios y Administradores con un plan de equipo de pago. Abarca los últimos 30 días de forma predeterminada, o los últimos 7, agrupados por día en UTC:
- Creado: creaciones terminadas desglosadas por tipo (videos explicativos, podcasts, diapositivas, documentos, POE y otros documentos, tarjetas de estudio, cuestionarios, investigaciones y más).
- Miembros activos, generaciones con IA, mensajes de chat y sesiones de estudio.
- Actividad a lo largo del tiempo y una tabla por miembro con los conteos y la última actividad de cada persona.
- Una tarjeta de Créditos de creación con IA que indica qué miembros están En el límite o Cerca del límite, con la opción Agregar créditos en su fila.
- Clases compartidas: para cada clase en video y podcast compartido con el equipo, quién lo abrió, hasta dónde llegó, si lo terminó y cuándo, y su mejor puntuación en las preguntas dentro del video, con la opción Descargar CSV.
Los conteos de uso nunca muestran títulos de contenido ni instrucciones para la IA; las clases compartidas solo identifican lo que se compartió con el equipo. Los elementos de la Biblioteca incluyen un conteo de visualizaciones, que es la señal más rápida para saber si las personas están abriendo los materiales de capacitación compartidos.
Lo que no muestra: tareas asignadas, fechas límite, constancias de aprobación ni certificados. «Finalizado» significa que alguien llegó al final de la clase, no que exista una constancia formal de finalización. Si necesitas constancias o pruebas de finalización válidas para auditorías, consérvalas en tu LMS.
Una sola factura para todas las licencias
| Plan | Mensual | Anual | Cada licencia incluye |
|---|---|---|---|
| Premium for Teams | $35 por licencia | $336 por licencia (aproximadamente $28 al mes) | 15 Créditos de creación con IA por semana, chat ilimitado con Automático, uso semanal de chat Premium, archivos de hasta 300 MB, PDF de hasta 1,000 páginas, hasta 10 fuentes por creación |
| Laureate for Teams | $110 por licencia | $1,056 por licencia (aproximadamente $88 al mes) | 80 Créditos de creación con IA por semana, chat ilimitado en Automático, 4× el Uso Premium del chat de Premium, Modelos de vanguardia seleccionables por nombre, archivos de hasta 1 GB, PDF de hasta 3,000 páginas, hasta 20 fuentes por creación |
- Una sola suscripción de Stripe para el espacio de trabajo, con precio por licencia. Los Propietarios y Administradores gestionan las licencias, los datos de pago, la renovación y las facturas desde Equipo → Facturación → Administrar facturación.
- Sin saldo compartido. Cada licencia tiene sus propios cupos de creación, reuniones y chat Premium, que se restablecen todos los lunes a las 00:00 UTC. El uso de un miembro no consume el cupo de un compañero.
- Cuando alguien se queda sin créditos de creación a mitad de semana, un Propietario o Administrador puede comprarle un paquete de pago único (10, 35, 120, 500 o 2,200 créditos) con cargo a la factura del equipo desde Equipo → Vista general o Equipo → Facturación. Los créditos del paquete se asignan a ese miembro y nunca vencen. No reponen el Uso Premium del chat; cuando se agota ese cupo independiente, el miembro puede seguir chateando con Automático hasta que se restablezca.
- Contratación de autoservicio de 1 a 29 licencias. Para más licencias, una implementación en varios departamentos o facturación y órdenes de compra, contáctanos desde la página de Teams.
Datos de un vistazo
- Qué es: un espacio de trabajo compartido con una biblioteca de fuentes, proyectos propiedad del equipo, tres roles, informes de actividad y una sola factura.
- Roles: Propietario (control total, uno por espacio de trabajo), Administrador (personas, invitaciones, política de modelos, perfiles, facturación y Actividad; puede gestionar Miembros, pero no a otros Administradores), Miembro (usa la biblioteca y el plan de equipo).
- Invitaciones: hasta 100 correos electrónicos a la vez; las invitaciones vencen después de 14 días; los enlaces para unirse agregan Miembros.
- Informes: para Propietarios y Administradores; 30 o 7 días; conteos por tipo y por miembro, sin títulos ni instrucciones para la IA; progreso por persona (finalización, puntuaciones de cuestionarios) en clases compartidas con el equipo, con CSV; sin certificados ni constancias.
- Precios: Premium for Teams a $35 por licencia al mes o $336 por licencia al año; Laureate for Teams a $110 por licencia al mes o $1,056 por licencia al año; contratación de autoservicio de 1 a 29 licencias.
- Integraciones: archivos de Google Drive como fuentes y Google Docs y Slides como destinos de exportación. Google Drive es la conexión compatible actualmente.
- No incluye: inscripciones, fechas límite, certificados de finalización, SCORM ni un fondo compartido de créditos.
Preguntas frecuentes
¿Necesitamos un LMS para usar esto?
No. Muchos equipos comparten la capacitación solo mediante la Biblioteca y enlaces. Si ya usas un LMS, consérvalo para las inscripciones y la finalización, y usa Scholarly para producir el contenido que publicarás allí.
¿Puede un Miembro eliminar algo que compartió otra persona?
No. La propiedad permanece con la persona que compartió el elemento. Quitar a un miembro termina su acceso a la biblioteca; lo que creó personalmente permanece en su propia cuenta.
¿Puede un Administrador quitar al Propietario o a otro Administrador?
No. Los Administradores gestionan a los Miembros. Solo el Propietario puede cambiar el rol de un Administrador o quitarlo, y el propio rol de Propietario no se puede cambiar ni quitar desde la página Personas.
¿Pueden los Miembros ver el informe de Actividad o la facturación?
No. Actividad y Facturación son para Propietarios y Administradores. Los Miembros ven sus propios límites en Configuración → Plan y uso.
¿Puedo importar documentos de Google Drive?
Sí. Conecta Google Drive y elige archivos con el selector de Google; se convierten en fuentes para Chat, Investigación a fondo y las ventanas de creación. Scholarly puede leer los archivos de Drive que elijas y crear archivos nuevos cuando exportas a Google Docs o Slides; no explora todo tu Drive.
¿Qué pasa cuando alguien deja la empresa?
Quítalo desde Personas. Su licencia se libera de inmediato. Todo lo que esté en un proyecto propiedad del equipo permanece con el equipo, por eso la capacitación recurrente debe guardarse en proyectos del equipo.
¿Hay una prueba gratuita de Teams?
No. Antes del pago, el espacio de trabajo solo incluye tu licencia con tu propio plan. Mejora el plan de tu equipo para agregar licencias, invitar integrantes y desbloquear Actividad, la política de modelos y los perfiles compartidos.
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